35
Набор прав доступа может быть назначен каждому объекту 1С: архив
(документ или папка). Поддерживает наследование групп пользователей и
разрешений, например, документы наследуют разрешения от родительских
папок. Ранжирование разрешений на основе девяти критериев-разрешений на
просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение,
подпись, изменение разрешений, создание и удаление. Все действия
пользователя, связанные с изменениями объекта 1С: Архива, либо доступом к
ним, протоколируются и могут просматриваться специалистом системы.
Основные отличия 1С: Архива от файл-сервера:
- явно разрешать конфликтные ситуации при коллективном
редактировании любого документа;
- автоматически сохранять все версии документов и иметь возможность
сравнивать и возвращать любые из них;
- поиск файлов: полный текст и поля для регистрации и регистрации
карточек;
- эффективно хранить большое количество документов и версий для
формирования распределенного многотомного хранилища документов;
- надежное хранение документов, предотвращая прямой доступ
пользователей к ним.
эффективное управление правами доступа и аудит всех пользовательских
операций;
Интеграция с внешними приложениями:
В состав 1С: Архива включает механизмы для интеграции системы с
внешними приложениями, такими как:
- добавление функциональности в существующие системы 1С: Архива;
- разработка автоматизированных систем пакетной обработки файлов
(включая потоковую обработку);
- создание высокопрофессиональных приложений для обработки
документов в 1С: архивирование;
36
- разработка интернет-решений для доступа к базам документов.
- вызовы функции 1С: Архив могут выполняться из 1С: Предприятия
выпусков 7.7 и 8.0 (с использованием соответствующих компонентов),
программ, написанных на C ++, Visual Basic или Delphi, и любых других
программ, использующих командную строку.
1.2.6.DIRECTUM
DIRECTUM - системы электронного документооборота и управления
взаимодействием предназначены для повышения эффективности работы всех
сотрудников организации в различных областях совместной деятельности.
Система DIRECTUM - это зрелая система ECM (управление
корпоративным контентом), которая поддерживает весь жизненный цикл
управления документами, в то время как традиционные «бумажные» документы
легко подходят для электронного управления документами. DIRECTUM
обеспечивает эффективную организацию и управление бизнес-процессами на
основе технологии документооборота: координация документов, обработка
сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка циклов
продаж и другие интерактивные процессы.Состав системы DIRECTUM:
управление электронными файлами. Создание и хранение
различных неструктурированных документов (текст Microsoft Word,
электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, рисунки
CorelDraw, видео и т. д.); Поддержка версий документов и цифровых подписей;
структура папок файлов; назначение прав доступа к файлам; История работы,
полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление бизнес-процессами. Поддержка координации и
обработки различных этапов жизненного цикла документов (документооборот),
выдача электронных заданий и контроль их выполнения; взаимодействие
сотрудников в бизнес-процессах; поддержка свободных и сложных маршрутов
(рабочий процесс).
37
Управление договорами. Организация процесса утверждения и
регистрации договоров и сопутствующих документов, а также связанных с ними
оперативных работ (поиск, анализ, редактирование и т. д.).
Управление конференцией. Организация подготовки и проведения
собраний (согласование места и времени, состав участников, повестка дня),
формирование и распространение соглашений, мониторинг выполнения
решений собрания.
Канцелярия. Регистрируйте бумажные документы в соответствии с
требованиями ГСДОУ, сохраняйте названия транзакций с помощью гибких
правил нумерации, назначайте и контролируйте местоположение бумажных
документов и обменивайтесь электронными документами с цифровой подписью
с другими организациями.
Управление взаимоотношениями с клиентами. Ведение единой базы
данных организаций и контактов, ведение исторического учета встреч, звонков и
общения с клиентами, поддержка процесса продаж в соответствии с
определенными фазами, планирование маркетинговой кампании, анализ
эффективности продаж и влияния на рынок.
Компоненты:
Возможности системы DIRECTUM значительно расширены за счет
следующих компонентов
Предметно-ориентированый инструмент разработки IS-Builder.
Модификация и разработка новых карт для электронных документов, каталогов,
отчетов, типовых дорожных карт, встроенный язык программирования ISBL,
интеграция с другими системами.
Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services).
Управление хранилищем для хранения больших объемов данных в одной
системе, архивное хранение файлов, обработка данных на носителях, настройка
политик хранения для автоматического перемещения данных между
хранилищами.
38
Сервер веб-доступа. Обработка электронных документов, задач,
заданий через веб-браузер.
Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и механизмов
интеграции, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM с портала на базе
Microsoft SharePoint.
Сервер репликации. Создание географически распределенных
систем для автономной связи, многоуровневых систем для вспомогательных
серверов, настраиваемых компонентов данных репликации.
DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание
документов ЭЦП вне системы DIRECTUM связь между различными
организациями, бесплатное распространение.
Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID.
Маркировка на основе штрих-кода и поиск документов обеспечивают быстрый
доступ к электронным документам из бумажных копий.
Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Пакетный
импорт документов в DIRECTUM из различных источников (сканеры,
многофункциональные устройства, файловые системы, факс, электронная почта
и т. д.).
Службы преобразования файлов (DIRECTUM Transformation
Services). Преобразование документов в другие форматы и извлечение полезной
информации из документов.
Интеграционный инструментарий (DIRECTUM Integration Toolset).
Простая интеграция с системами ERP: двунаправленная синхронизация
каталогов, системных объектов в рабочем процессе, генерация документов и
доступ к ним из системы ERP.
Процесс внедрения системы DIRECTUM:
Выбор и приобретение системы электронного документооборота - это
только первый шаг в создании системы электронного документооборота в
39
организации. Процесс внедрения до того, как система заработает, и он
действительно вступит в силу.
Качественное комплексное внедрение является одной из основных
задач, поставленных DIRECTUM для себя и своих партнеров. Основываясь на
обширном опыте компании по внедрению систем электронного
документооборота, была разработана и постоянно развивается собственная
технология внедрения, в том числе:библиотеку типовых проектных решений;
моделирование бизнес-процессов с использованием самых
современных обозначений BPMN;
четко организовать управление проектом в соответствии с уставом
проекта;
обучение пользователей на законченных курсах с последующей
сертификацией экспертов;
расчет эффективности по итогам внедрения и т.д.
Эта технология предоставляет ряд методологических предложений для
экспертов DIRECTUM или ее партнеров по организации клиентов для
выполнения самостоятельной работы, обеспечивая тем самым множество
вариантов.
С этой технологией внедрения процесс перехода организации на
электронный документооборот становится более простым и последовательным.
В результате заказчик получил полностью внедренную систему электронного
документооборота, когда:
- обработка документов и координация внутри организации могут
осуществляться только в электронном виде с использованием электронных
цифровых подписей;
- старший управленческий персонал обрабатывает документы в системе;
- контроль дисциплины производительности на основе системных данных;
- в системе работают все структурные подразделения, в том числе рядовые
сотрудники;
40
- создан единый репозиторий электронных документов и знаний
компании, все сотрудники могут работать в соответствии с их разрешениями
13
.
Эффект от внедрения DIRECTUM:
Внедрение документооборота - это не просто "дань моде". Это признание
преимуществ внедрения рабочего процесса:
Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM позволяет
отслеживать этапы внедрения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в
организации полностью прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм
рабочего процесса включает в себя все необходимые инструменты для
настройки процесса любой сложности. Система становится мощным
инструментом для бизнес-анализа и позволяет улучшить описание и поддержку
бизнес-процессов.
Устранение несанкционированного доступа. Утечки
конфиденциальной информации могут стоить организациям миллионы
долларов. В отличие от традиционного «бумажного» рабочего процесса, система
DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с
назначенными разрешениями пользователя. Текст документа может быть
дополнительно зашифрован с помощью пароля или цифрового сертификата.
Запишите все действия, выполненные пользователем в документе (чтение,
изменение, подпись).
Улучшенная дисциплина производительности. Согласно статистике,
20% принятых задач не выполняются сотрудниками, ответственными за эти
задачи. Система DIRECTUM обеспечивает полный контроль над всеми этапами
управленческой работы, напрямую влияя на дисциплину производительности
сотрудников. Используя возможности системы, менеджеры могут
гарантировать, что задачи, назначенные сотрудникам, не будут забыты или не
могут быть выполнены.
13
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
41
Выполнение требований стандартов ISO-9000 Внедрение
менеджмента качества сейчас является одним из главных приоритетов для
российских компаний. Система менеджмента качества (СМК), разработанная в
соответствии с требованиями ISO 9001, становится концептуальной основой для
совершенствования системы менеджмента организации.
Одним из требований СМК является прозрачная настройка
документооборота и информационного взаимодействия.
Объяснить преимущества использования DIRECTUM в QMS:
Обеспечить строгое соблюдение части управления документами и
записями стандарта ISO 9001: 2000;
Поддержка сотрудников для обеспечения соблюдения правил в
рамках описанных бизнес-процессов;
Обеспечить финансирование для управленческого контроля
системы менеджмента качества.
Сокращение времени для менеджеров и сотрудников
Использование системы DIRECTUM сокращает время, затрачиваемое
практически на все ежедневные операции с документами (создание, поиск,
утверждение и т. д.). В результате сотрудники могут высвободить время для
выполнения других более умных задач, которые могут привести к большей
прибыли для бизнеса.
o Кроме того, рабочие процессы и результаты всех процессов были
ускорены.
o • Легко внедрять инновации и обучение благодаря системе
уведомлений, построенной на основе системы DIRECTUM:
o o быстро довести новые правила работы до всех сотрудников;
o o Простое изменение маршрутов и шаблонов документов, после
чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
42
Когда система DIRECTUM начинает функционировать,
формируется корпоративная база знаний организации, что сокращает время,
необходимое для обучения новых сотрудников.
Развитие корпоративной культуры: процесс внедрения
электронного документооборота устанавливает и поддерживает корпоративную
культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных
связей привели к формированию команды. В то же время каждый сотрудник все
больше отвечает за качество поставленных перед ним задач.
Повышение конкурентного преимущества. Внедрение системы
электронного документооборота DIRECTUM напрямую влияет на конкурентное
преимущество компании по сравнению с другими участниками рынка. Повысить
скорость и качество обслуживания клиентов, ускоряя движение
информационных потоков и точное управление всеми процессами. Даже
крупные компании стали более гибкими в своей деятельности и стали менее
зависимыми от конкретных «незаменимых» сотрудников.
Преимущества:
Основным преимуществом системы DIRECTUM является понимание
потребностей клиентов. Система представляет собой сочетание хорошо
продуманных и простых принципов работы, которые были тщательно
продуманы.
Фокус на улучшении общей производительности.
Расширенное управление контентом, полная поддержка жизненного
цикла, ввод документов из различных источников, конвертация и хранение
документов в различных форматах.
Наличие инструментов, упрощающих идентификацию и поиск бумажных
документов.
Существуют редакторы для бизнес-ориентированных механизмов рабочих
процессов и типовых дорожных карт, которые можно использовать для
моделирования сложных бизнес-маршрутов.
43
Возможность создавать и управлять практически неограниченным
объемом хранилища документов для различных типов контента в одной системе
в течение всего жизненного цикла документа.
Благодаря наличию модулей управления конференциями, управления
контрактами и управления взаимоотношениями с клиентами функциональность
системы расширяется.
Внедрение механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) было
расширено до перехода к электронному документообороту, включая
использование инструментов защиты паролем, сертифицированных Российской
Федерацией.Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP,
1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
Наличие проверенных технологий для внедрения электронного
документооборота в различных организациях и готовых библиотеках решений.
Географически распределенная работа может быть организована в
автономном режиме и поддерживает иерархию серверов.
Пользователи могут использовать систему двумя способами: через
настольный клиент и через веб-клиент (используя веб-браузер).
Возможность обмена цифровыми документами с цифровыми подписями
между организациями, даже если они используют разные системы управления
документами или не используют их вообще.
Высоко масштабируемая система обеспечивает работу тысяч
пользователей и хранение миллионов различных документов.
Инструмент разработки (IS-Builder) позволяет быстро адаптироваться к
системе, интегрировать ее с другими системами и самостоятельно изменять ее
по мере роста организации.
14
.
Соответствует российским стандартам офисной работы и управления
(ГСДОУ).
14
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
44
Клиенты
Среди клиентов DIRECTUM: ОАО "Саратовский
нефтеперерабатывающий завод", ОАО "Каустик", ООО "Газпром Трансгаз
Чайковcкий", ОАО "Гипрогазцентр", ОАО "Варьеганнефтегаз", ЗАО
"Сургутнефтегазбанк", ОАО "АКИБАНК", ГП "Краснокамская бумажная
фабрика "ГОЗНАК", ЗАО АКБ "НОВИКОМБАНК", ОАО "Галоген".
1.3.Обзор средств реализации
Поскольку область автоматизации относительно проста и существует
большой объем данных того же типа, создание автоматизированной системы
управления документами в СУБД представляется наиболее эффективным
решением.
На сегодняшний день существует более двадцати форматов данных для
настольных СУБД. Однако, исходя из количества проданных копий, наиболее
популярными должны быть признаны Delphi, Paradox, FoxPro и MS Access.
1.3.1.Microsoft Access
Система управления базами данных Microsoft Access является одним из
самых популярных приложений в серии настольных СУБД. Все версии Access
имеют свою библиотеку инструментов, которая значительно упрощает ввод и
обработку данных, извлечение данных и предоставляет информацию в виде
таблиц, графиков и отчетов. Начиная с Access 2000, также были веб-страницы
доступа к данным, которые пользователи могут просматривать с помощью
Internet Explorer.
Кроме того, Access позволяет использовать электронные таблицы и
таблицы в других базах данных рабочего стола и сервера для хранения
информации, необходимой вашему приложению.
Прикрепляя внешние таблицы, пользователи Access будут использовать
базы данных в этих таблицах, как если бы они были таблицами Access. Тем