55
Рисунок 13 – Отчёт по исполнению договоров
56
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Расчёт экономической эффективности проводится в контексте
внедрения автоматизированного программного обеспечения для
автоматизации электронного документооборота для решения задач
организационного управления по части материально-ресурсного обеспечения
предприятия. При этом, внедряемое ПО должно не конфликтовать и не
противоречить алгоритмам текущего ПО компании, используемого для целей
организационного управления в целом.
Экономическая эффективность внедрения ПО «Access» в систему
организационного управления по части материально-ресурсного обеспечения
предприятия заключается в возможности сократить трудозатраты работников
на выполнение их задач в данном направлении, которые на сегодняшний
день осуществляются в ручную. В соответствии с этим произойдёт
сокращение расходов на оплату труда работников, участвующих в процессе
обеспечения предприятия по материально-ресурсной части.
Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников
j-й квалификации С
j
при изменении трудоемкости процессов подготовки и
обработки информации в результате внедрения ПО «Access» определяется по
формуле:
С
j
= С
зпj
(Q
1
– Q
2
) А
2
/ Ф
j
, (1)
где С
зпj
– годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации,
занятого подготовкой и переработкой данных, руб.;
Q
1
, Q
2
– трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в
базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч;
57
А
2
– годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом
варианте программного продукта, натуральных ед.;
Ф
j
– годовой фонд рабочего времени одного работника j-й
квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.
Именно на основании этого и должна формироваться методика расчёта
эффективности разработанного проекта.
Любой расчёт эффективности начинается с расчёта расходов
предприятия на реализацию предлагаемых мероприятий совершенствования
тех или иных бизнес-процессов или проекта в целом. В соответствии с этим,
на первом этапе необходимо рассчитать капитальные и текущие расходы
ЧОУ «Глобус» в соответствии с проектом. Для удобства делать это
рекомендуется в табличной форме, в которой один столбец создан для
названия статьи расходов, а во втором отображается сумма по каждой статье.
В конце все статьи суммируются общим итогом.
Если проект предусматривает не только капитальные, то есть
единоразовые вложения, но и текущие, то есть те, которые сопровождают
предприятие ежемесячно для обеспечения и поддержания проекта,
капитальные и текущие расходы считаются отдельно. Для вычисления
необходимых расходов в первый год после внедрения проекта капитальные и
текущие расходы суммируются. Далее, при расчётах расходов последующих
лет, по проекту учитываются только текущие расходы с учётом
инфляционных изменений.
После расчёта предполагаемых затрат производится расчёт
непосредственной финансовой отдачи от проекта. Учитывая специфику
предложенного проекта, данный расчёт предполагает следующие этапы:
1. Определение основных работников, которые имеют отношение к
организационному управлению по части материально-ресурсного
обеспечения на основании Штатного расписания предприятия и
Должностных инструкций работников исследуемого подразделения.
58
2. Определение средней ежемесячной оплаты труда отмеченных
работников, на основании Ведомостей по оплате труда работников за
последние 12 месяцев или же на основании Штатно-окладного расписания.
3. Определение годового фонда заработной платы. Это можно
сделать на основании Ведомостей по оплате труда работников за последние
12 месяцев или на основании Штатно-окладного расписания формулы 2.
ФОТ
год
= Ср. з/п всех отмеченных работников х 12 мес. (2)
4. Определить годовой фонд рабочего времени. Это можно сделать
с помощью Баланса рабочего времени или по формуле 3.
ФРВ
год
= Кол-во раб. дн. х Кол-во раб. час. х Кол-во рабоч. (3)
5. Определить среднюю стоимость 1 часа работы всех трудящихся,
которые выполняют автоматизируемые функции в ручную (формула 4).
Ср. стоим. 1 раб. ч. = ФОТ
год
/ ФРВ
год
(4)
6. Определить средние затраты работников подразделения на
выполнение одной задачи из списка автоматизируемых задач. Сделать это
можно на основании Табеля рабочего времени и Личных карт учёта рабочего
времени, фотографий рабочего дня.
7. Определить трудозатраты работников автоматизируемого
подразделения при внедрении средств автоматизации, на основании данных,
предоставляемых разработчиками программы.
8. Рассчитать среднее количество задач, выполняемых
сотрудниками автоматизированного подразделения в год (формула 5).
Ср. Кол-во задач = ФРВ
год
/ Время выполнения 1 задачи (5)
59
9. Рассчитать время, необходимое работникам на выполнения
объёма задач за предыдущий год при внедрении автоматизации (формула 6).
Ср. Кол-во задач * Время выполнения 1 задачи новым способом (6)
В завершение производится расчёт экономического эффекта от
реализации предложенного проекта. Для этого из суммы исходных затрат на
выполнение автоматизируемых задач вычитаются затраты в денежном
эквиваленте на аналогичные задачи при внедрении автоматизации и расходы
на внедрение проекта.
На основании полученных данных необходимо сделать выводы о
целесообразности внедрения проекта с экономической точки зрения.
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
На основании методики расчёта экономической эффективности
проекта, представленной в предыдущем разделе данной работы, в контексте
непосредственного расчёта и анализа рассмотрим затраты, которые понесёт
ЧОУ «Глобус» в процессе установки и последующего обслуживания
программы «Access» (табл. 8).
Таблица 8 – Расходы на внедрение электронного документооборота для
решения задач организационного управления по части материально-
ресурсного обеспечения предприятия
№
п/п
Статья расходов
Сумма, руб.
1
Программное обеспечение
35 000
2
Курс по обучению работников пользованию
программой
5 000
Итого
40 000
60
Как видно из представленных данных таблицы 8, стоимость внедрения
электронного документооборота для решения задач организационного
управления по части материально-ресурсного обеспечения предприятия
составит 40 тыс. руб.
В данном случае предполагается, что установку и последующее
обслуживание ПО будет осуществлять системный администратор ЧОУ
«Глобус».
В ЧОУ «Глобус» основными работниками, имеющими отношение к
организационному управлению по части материально-ресурсного
обеспечения, являются сотрудники материально-ресурсного подразделения
отдела АХО.
В соответствии с этим, рассчитаем экономию затрат на оплату труда
сотрудников материально-ресурсного подразделения отдела АХО, оклад
которых в среднем составляет 25 000 руб.
При этом, особенностью оплаты труда сотрудников материально-
ресурсного подразделения отдела АХО является то, что за выполнения
поставленных планов они получают ежемесячную надбавку в размере 20 %
от оклада. В соответствии с этим, как правило, заработная плата
вышеперечисленных работников составляет 30 000 руб.
В ЧОУ «Глобус» на сегодняшний день задействовано 8 работников (без
учёта руководителя, так как он не занимается непосредственным
построением планов и прогнозов). Таким образом, годовой фонд заработной
платы работников материально-ресурсного подразделения отдела АХО
составляет в среднем:
30 000 * 8 * 12 = 2 880 тыс. руб.
Все работники ЧОУ «Глобус» имеют 5-дневную рабочую неделю и 8-
часовой рабочий день. Исходя из того, что количество рабочих дней
сотрудников материально-ресурсного подразделения отдела АХО
61
предприятия в год составляет 249 дней, годовой фонд рабочего времени
сотрудников ЧОУ «Глобус» составляет 1992 часа. Следовательно, стоимость
1 часа работы работников материально-ресурсного подразделения отдела
АХО составляет:
2880 / (1992 * 8) = 0,18 тыс. руб.
Трудоемкость подготовки и оформления отчётности по материально-
ресурсному обеспечению ЧОУ «Глобус» на всех этапах в ручную, в расчете
на 1 проектный оборот составляет 25 чел./ч. (т.е. на выполнение 1 задачи).
Внедрение ПО «Access» позволит сократить трудозатраты до 10 чел./ч.
Представим расчёт экономии затрат на оплату труда работников
материально-ресурсного подразделения отдела АХО ЧОУ «Глобус» при
внедрении ПО «Access» с помощью данных таблицы 9.
Таблица 9 – Расчёт экономии затрат на оплату труда работников
материально-ресурсного подразделения отдела АХО З ЧОУ «Глобус» при
внедрении ПО «Access»
№
п/п
Показатель
Значение
1
Фонд рабочего времени на 1 чел., ч.
1992
2
Среднесписочная численность работников, чел.
8
3
Фонд рабочего времени всего, чел./ч (1*2)
15936
4
Время выполнения 1 задачи при старом подходе,
чел./ч
25
5
Время выполнения 1 задачи при новом подходе,
чел./ч
10
6
Среднее количество выполняемых за год задач,
шт. (3 / 4)
637,44
7
Время, необходимое на выполнение старого
объёма задач новым способом, ч. (6*5)
6374,4
8
Стоимость 1 чел./ч, тыс. руб.
0,18
9
Стоимость выполнения старого объёма задач при
новом подходе, тыс. руб. (7*8)
1 147,39
62
Таким образом, экономическая эффективность от внедрения ПО
«Access» составит:
2 880 – 1 147,39 – 40 = 1 692.61 тыс. руб.
Как видно из представленных данных внедрение ПО «Access»
действительно эффективно и окупится уже в первый год эксплуатации.
Представленные данные говорят о том, что внедрение ПО «Access»
позволяет сократить штат материально-ресурсного подразделения отдела
АХО на 3 чел. ((2880 – 1147,39) / 12 / 30 = 3,9).
Однако, учитывая то, что у работников материально-ресурсного
подразделения отдела АХО помимо ведения документооборота по
материальному обеспечению школы в функциональных обязанностях так же
есть контроль за их исполнением, в связи с чем работники перегружены,
целесообразно перераспределить их рабочее время, а не увольнять.
Помимо сокращения расходов на оплату труда сотрудников
материально-ресурсного подразделения отдела АХО, компания повысит
качество и точность составляемых долгосрочных планов и прогнозов.
63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе работы в полной мере была выполнена цель работы,
поставленная ранее, а именно автоматизировано электронный
документооборот для решения задач организационного управления на
примере ЧОУ «Глобус».
Для достижения поставленной цели в ходе работы был выполнен
комплекс задач следующего характера:
- представлена технико-экономическая характеристика предметной
области и предприятия;
- охарактеризован комплекс задач, задач и обоснование необходимости
автоматизации документооборота;
- проанализированы существующие разработки и выбрать стратегию
автоматизации документооборота «Глобус»;
- представлено обоснование проектных решений;
- разработан проект автоматизации документооборота предприятия;
- охарактеризовано информационное обеспечение задачи;
- раскрыты особенности программного обеспечения задачи;
- представлен контрольный пример реализации проекта и его описание;
- выбрана и обоснована методика расчёта экономической
эффективности;
- рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
Реализация обозначенных цели и задач работы осуществлялась на
основании ЧОУ «Глобус».
Целевым назначением ЧОУ «Глобус» является:
- предоставление учащимся качественных образовательных услуг;
- максимизация прибыли, как любого коммерческого предприятия;
- занятие предприятием лидирующих позиций на конкурентных рынках
на которых предприятие функционирует.
64
В соответствии с этим в рамках организационного управления
руководство ЧОУ «Глобус» должно обеспечивать:
- бухгалтерский и налоговый документооборот;
- финансовый документооборот;
- внутренняя педагогическая документация;
- внутриорганизационная документация обеспечения учебного
процесса;
- материально-ресурсную составляющую на уровне, позволяющем
выполнить все вышеупомянутые цели.
Анализ основных задач предприятия показал, что больше всего в
организационном управлении ЧОУ «Глобус» в разработке проекта по
автоматизации нуждается документооборот организационного управления в
направлении материально-ресурсного обеспечения школы.
Основные бизнес-процессы должностных лиц сотрудников отдела
АХО по материально-ресурсному обеспечению школы:
создание внутренней заявки на приобретение товара или услуги;
проведение тендера и добавление поставщиков в список
авторизированных поставщиков
выдача заказа исполнителю на товар или услугу;
составление договора;
утверждение договора начальством;
оплата товара или услуги;
составление бухгалтерских проводок.
Входная информация
- Договор на поставку товара
- Договор на предоставление услуг
Выходная информация
- Квартальная таблица
- Отчёт по исполнению договоров.