5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………
. 6
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ
ЧАСТЬ……………………………………..……………… 9
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности частного общеобразовательного
учреждения «Глобус»
……………………………………………………………….9
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации документооборота
………………………………………………..20
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
документооборота «Глобус»
……………………………………………………...21
1.4. Обоснование проектных решений
…………………………………………25
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
…………………………………………………………...29
2.1. Разработка проекта автоматизации документооборота предприятия
……..29
2.2. Информационное обеспечение задачи
………………………………………37
2.3. Программное обеспечение задачи
…………………………………………...40
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
………………..47
6
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА
...53
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
……………………………………………………………………………………….
53
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
………………56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
…………………………………………………………………….60
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
……………………………….64
ПРИЛОЖЕНИЯ
……………………………………………………………………71
7
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день все глобальные, региональные и локальные
процессы современной экономики представляют собой настолько сложные и
полиструктурные системы, что эффективно обрабатывать данные таких
систем человек не в состоянии без помощи автоматизации. Не исключением
являются и экономические процессы каждого отдельно взятого предприятия,
основными из которых являются учёт показателей, формирующих
финансовую среду предприятия. В основе такого учёта лежит
документооборот, составные части которого регламентируют всесторонние
вопросы и аспекты деятельности той или иной компании, позволяя
контролировать финансовое положение, выстраивать стратегии развития и
продвижения.
Для наиболее эффективного ведения документооборота современные
предприятия используют специализированные автоматизированные системы
электронного документооборота.
электронным документооборотом (или ЭДО) понимается способ
организации работы с документами, при котором основная масса документов
организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится
централизованно в так называемых электронных архивах (ЭА), своеобразных
информационных складах, или хранилищах данных. Электронный
документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает
определённую специфику на информационный обмен.
Соответственно под системой электронного документооборота (СЭД) в
узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная
программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными
документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также
взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий
(распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т.
п. В более широком смысле под СЭД понимается современная
8
организационно-технологическая структура, пронизывающая весь
производственный организм, включающая в себя и программную, и
техническую, и методологическую составляющую, а также организационные
и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сравнить с
«кровеносной системой» компании. Заторы в движении документов, их
потеря и обмен «несвежей» (устаревшей, неактуальной, недостоверной)
информацией, в конце концов, становятся причиной «заболевания
организма». Тромбы, закупорка сосудов, каналов информационного обмена
приводят к коллапсу.
СЭД не только повышают эффективность контроля за финансовым
состоянием предприятия, правильностью ведения налогового и
бухгалтерского учёта, и упрощают поиск и выявление ошибок, в случае их
возникновения, упрощают ведение прочих процессов делопроизводства, а
также значительно сокращают время операторов документооборота и
затраты на оплату их труда.
Следовательно выбранная тематика исследуемой работы актуальна и
целесообразна для дальнейшего исследования.
Цель работы заключается в автоматизации электронного
документооборота для решения задач организационного управления на
примере ООО «Глобус».
Для достижения поставленной цели в ходе работы необходимо решить
комплекс задач следующего характера:
- представить технико-экономическую характеристику предметной
области и предприятия;
- охарактеризовать комплекс задач, задач и обоснование
необходимости автоматизации документооборота;
- проанализировать существующие разработки и выбрать стратегию
автоматизации документооборота «Глобус»;
- представить обоснование проектных решений;
- разработать проект автоматизации документооборота предприятия;
9
- охарактеризовать информационное обеспечение задачи;
- раскрыть особенности программного обеспечения задачи;
- представить контрольный пример реализации проекта и его описание;
- выбрать и обосновать методику расчёта экономической
эффективности;
- рассчитать показатели экономической эффективности проекта.
Структура работы состоит из введения, трёх глав, заключения и списка
использованных источников.
10
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности частного общеобразовательного
учреждения «Глобус»
Частное общеобразовательное учреждение Центр
общеобразовательных и дополнительных программ «Глобус» (далее ЧОУ
«Глобус») представляет собой частное учебное заведение в состав которого,
входят:
- общеобразовательная школа;
- дошкольное образование;
- автошкола;
- хоккей с мячом;
- иностранный язык.
Общеобразовательная школа работает по трём ступеням обучения в
соответствии с ФГОС по направлению «Перспективная начальная школа»:
начальное, среднее общее и среднее общее полное образование.
Классы имеют малую степень наполняемости (до 12 чел.), что
позволяет педагогам учитывать индивидуальные особенности ребенка,
качественно донести материал до ученика. В паре с учителем работают
педагог-психолог и учитель-логопед.
В центре общеобразовательных и дополнительных программ
«ГЛОБУС» организован детский сад, а так же проводятся дополнительные
занятия по подготовке детей к школе.
В течение дня дети осваивают грамоту и развитие речи, математику и
элементы геометрии, иностранный язык, окружающий мир под руководством
опытных педагогов начальной школы, которые, начиная с трех лет, готовят
детей к поступлению в первый класс. Интересные занятия по лепке,
аппликации, ИЗО. Работы детей принимают участие в конкурсах района и
11
страны. Помогают раскрыть индивидуальность ребенка и занятия по музыке
под руководством педагога из музыкальной школы.
К услугам нуждающихся детей есть педагог-психолог и логопед. Так
же проводится еженедельный осмотр детей врачом педиатром.
В ЧОУ «Глобус» дети могу также обучаться иностранному
языку (испанский и немецкий). Обучение доступно для детей с 4 лет и
любого школьного возраста. Есть групповые и индивидуальные занятия.
Возможна подготовка к ЕГЭ, репетиторство.
Обучение проводит педагог из Европы, с наличием ученой степени.
Рассмотрим организационную структуру управления ЧОУ «Глобус» с
помощью данных рисунка 1.
Рисунок 1– Организационная структура правления и функционирования
ЧОУ «Глобус»
Директор
Заместитель
директора по
УВР
Педагогически
й состав
Общеобразоваельная
школа
Дошкольное образование
Автошкола
Хоккей с мячом
Школа иностранных языков
Бухгалтерия
Отдел кадров
Отдел АХО
Социально-бытовое
подразделение
Материально-ресурсное
подразделение
Планово-расчётное
подразделение
Отдел связей с общественностью
Планово-методический отдел
12
Помимо организационной системы в контексте исследуемого вопроса
целесообразно так же рассмотреть основные финансовые результаты
деятельности ЧОУ «Глобус» (табл. 1).
Таблица 1 – Основные результаты деятельности ЧОУ «Глобус» за
период 2016 – 2018 годов, тыс. руб.
Показатели
Значение показателей
Абсол.
откл. (+; - )
Темп роста,
%
2016
2017
2018
1
2
3
4
5
6
Выручка
63456
70668
72696
9240
114,56
Себестоимость
продаж
39450
42868
45715
6265
115,88
Валовая прибыль
24006
27800
26981
2975
112,39
Коммерческие
расходы
0
0
0
-
-
Управленческие
расходы
9978
10158
9853
-125
98,75
Прибыль (убыток) от
продаж
14028
17642
17128
3100
122,10
Сальдо прочих
доходов и расходов
(8818)
(9458)
(2779)
6039
31,52
Прибыль (убыток) до
налогообл.
5210
8184
14349
9139
275,41
Текущий налог на
прибыль
1040
1635
2870
1830
275,96
В т.ч. постоянные
налоговые
обязательства (активы)
-
-
-
-
-
Изменение ОНО
-
-
-
-
-
Изменение ОНА
-
-
-
-
-
Прочее
-
-
-
-
-
Чистая прибыль
(убыток) отчетного
периода
4170
6549
11479
7309
275,28
На основании представленных данных следует отметить
положительную тенденцию развития ЧОУ «Глобус». Не смотря на
небольшое опережение темпов роста себестоимости продукции над темпами
13
роста выручки от реализации, а именно на 1,32 %, на конец анализируемого
периода наблюдается рост всех доходных показателей, а именно:
- валовая прибыль компании увеличилась на 2975 тыс. руб. или на
12,39 %;
- прибыль от продаж увеличилась на 3100 тыс. руб. или на 22,10%;
- прибыль до налогообложения и чистая прибыль увеличились на 9139
тыс. руб. и на 7309 тыс. руб. соответственно или в 1,75 раза.
Помимо вышесказанного, целесообразно рассмотреть технико-
экономические показатели деятельности ЧОУ «Глобус» в динамике за
последние 3 года, которые представлены ниже в таблице 2.
Таблица 2 – Технико-экономические показатели ЧОУ «Глобус» за 2016
– 2018 гг.
Показатели
Единица
измерения
Значение
показателей
Абсол.
откл
(+; - )
Темп
роста,
%
2016
2017
2018
1
2
3
4
5
6
7
Валюта баланса
тыс. руб.
9607
10359
10417
810
108,43
Дебиторская
задолженность
тыс. руб.
5258
2353
1774
-3484
33,74
Краткосрочные
обязательс.
тыс. руб.
4612
1889
959
-3653
20,79
Долгосрочные
обязательства
тыс. руб.
1780
1045
58,7
-
1721,3
3,30
Соб/средства
тыс. руб.
3215
7425
9458
6243
294,18
Заемные средства
тыс. руб.
6392
2934
959
-5433
15,00
Среднесписочная
численность персонала
чел.
47
49
42
-5
89,36
Среднемесячная з/п 1
работника
тыс.
руб./чел.
26,9
31,5
34,9
8
129,74
Выручка
тыс. руб.
63456
70668
72696
9240
114,56
Среднегодовая
величина собственного
капитала
тыс. руб.
3055
5320
8442
5387
276,33
Среднегодовая
стоимость активов
тыс. руб.
9032
9983
10388
1356
115,01
Среднегодовая
тыс. руб.
7622
7261
6313
-1309
82,83
14
стоимость оборотных
активов
Среднегодовая
стоимость основных
средств
тыс. руб.
2120
2722
4076
1956
192,26
Фоотд.
руб./ руб.
30
26
17,8
-12,2
59,33
Как видно из таблицы 2, представленной выше, валюта баланса
предприятия за период 2016-2018 гг. стремится к росту, что оценивается
положительно и свидетельствует об увеличении имущества предприятия в
динамике исследуемого периода. Кроме того, так же можно отметить, что
предприятие обладает значительным техническим потенциалом, который
постоянно наращивает. Рост валюты баланса и выручки свидетельствуют о
позитивных сдвигах в имущественном состоянии предприятия.
Значительные, ежегодные темпы роста собственного капитала, также
говорят в пользу этого вывода. Значительную долю активов составляют
оборотные средства, что в соответствии с отраслевой принадлежностью
предприятия безусловно так же является позитивной тенденцией его
развития. Снижение долгосрочных и краткосрочных обязательств компании
говорит об увеличении её автономности.
ЧОУ «Глобус» имеет достаточно сложный документооборот, который
имеет следующие направления:
1) бухгалтерский и налоговый документооборот;
2) финансовый документооборот;
3) внутренняя педагогическая документация;
4) внутриорганизационная документация обеспечения учебного
процесса;
5) документооборот организационного управления в направлении
материально-ресурсного обеспечения школы.
Что же касается программной и технической архитектуры ИС
предприятия следует в первую очередь отметить, что школа располагается в
3-ех этажном здании, имеет монолитный железобетонный каркас и стены из