65
На основании этого в качестве разрабатываемой задачи была выбрана
автоматизация электронного документооборота в рамках обеспечения
организационного управления ЧОУ «Глобус», выполняемого материально-
ресурсным подразделением отдела АХО.
Для реализации поставленной задачи в первую очередь был
осуществлён сравнительный анализ СЭД и выбор наиболее подходящей для
решения определённой задачи организационного управления ЧОУ «Глобус».
В анализе участие принимали такие СЭД, как «Дело», «Е1 Евфрат»,
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition)», «ТЕЗИС»,
«Verdox», «МОТИВ», «ELMA ECM+», «MySQL», «SQLite», «PostgreSQL» и
«MS Access».
Для анализа наиболее перспективных систем решения определённой
задачи организационного управления и выбора наиболее подходящей, был
сформулирован комплекс факторов, которые больше всего могут повлиять на
выбор системы, а именно:
- стоимость лицензии;
- поддержка полного жизненного цикла бюджетирования на всех
уровнях;
- возможность формирования текущих планов исходя из долгосрочных
стратегий;
- гибкость настройки;
- простота интерфейса;
- консолидированность бюджетов между собой;
- наличие web-клиента и удаленного доступа;
- возможность создания и сравнительного анализа различных
бюджетных сценариев;
- разграничение прав доступа.
На основании данных критериев была выбрана СЭД «MS Access».
66
Благодаря внедрению профессионального решения «MS Access» для
автоматизации документооборота по материально-ресурсному
организационному управлению предприятие получит в свое распоряжение:
- полностью автоматизированную систему для управления
материально-ресурсным аспектом предприятия;
- возможность моментально формировать необходимую отчетности по
сфере материально-ресурсного управления;
- полностью автоматизированную систему контроля над каждым
платежным документом, исключающую возможность нецелевого
расходования средств;
- автоматизированный платежный календарь;
- возможность многопользовательской работы;
- отказ от необходимости вести документооборот в ручную.
Как показал анализ экономической эффективности разработанной
системы автоматизированного электронного документооборота ЧОУ
«Глобус» для решения задач материально-ресурсного обеспечения
предприятия на базе ПО «Access», его внедрение действительно эффективно
и окупится уже в первый год эксплуатации.
Представленные данные говорят о том, что внедрение ПО «Access»
позволяет сократить штат материально-ресурсного подразделения отдела
АХО на 3 чел. Однако, учитывая то, что у работников материально-
ресурсного подразделения отдела АХО помимо ведения документооборота
по материальному обеспечению школы в функциональных обязанностях так
же есть контроль за их исполнением, в связи с чем работники перегружены,
целесообразно перераспределить их рабочее время, а не увольнять.
Помимо сокращения расходов на оплату труда сотрудников
материально-ресурсного подразделения отдела АХО, компания повысит
качество и точность составляемых долгосрочных планов и прогнозов.
67
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ 6.10.4 «Унифицированные системы документации»
2. Алмазов О.В., Семенов С.П., Шавкун А.Е. Интеграция системы
электронного документооборота в информационную среду образовательного
учреждения // Вестник Югорского государственного университета. – Выпуск
№ 3(26), 2012. – с. 59 – 61.
3. Амилаханов Н.А., Юрочкин А.Г. Построение систем
электронного документооборота // Инновационные технологии: теория,
инструменты, практика. – Том 1, 2016. – с. 23 – 27.
4. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М.:
КноРус, 2016. – 234 c.
5. Андриян О.В. Автоматизации документооборота предприятий
различных отраслей с помощью СУБД // Аспекты развития науки,
образования и модернизации промышленности: Материалы XIII
региональной научно-практической конференции учреждений высшего и
среднего профессионального образования. – Ростов-на-Дону: ДГТУ, 2015. –
с. 214 – 217.
6. Апришко Д.В., Таран В.Н. Системы электронного
документооборота и их обзор // Дистанционные образовательные
технологии: Материалы IV Всероссийской научно-практической
конференции (с международным участием). Посвящается 75-летию ГПА /
Под общ. редакцией В.Н. Таран, 2019. – с. 244 – 249.
7. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебник /
Под общ. редакцией К.В Балдин, В.Б. Уткин. – М.: Дашков и К, 2015. – 395 c.
8. Бобылева М.П. Управленческий документооборот. От бумажного
к электронному. – Москва, 2016. – 172 с.
9. Брагинский А.И., Маслова М.В. Некоторые аспекты внедрения
электронного документооборота в институте // Автоматизация и управление
технологическими процессами и производствами в строительстве и на
68
транспорте: Материалы 77-ой научно-методической и научно-
исследовательской конференции МАДИ, 2019. – с. 51 – 61.
10. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство): Учебное пособие / Под общ. редакцией Т.А. Быкова,
Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. – М.: Инфра-М, 2016. – 180 c.
11. Вдовин В.М. Предметно-ориентированные экономические
информационные системы: Учебное пособие / Под общ. редакцией В.М.
Вдовин, Л.Е. Суркова, А.А. Шурупов. – М.: Дашков и К, 2016. – 388 c.
12. Волкова Е.В., Корепанов А.В. К вопросу об архитектуре
внедрения системы документооборота в HR-департаменте // European
scientific conference: сборник статей Х Международной научно-практической
конференции. В 2-х частях / Под общ. редакцией Г.Ю. Гуляева, 2018. – с. 72 –
74.
13. Галкина Т.Ю., Гундарь Е.С., Лысенко А.М. Информационная
безопасность общественных организаций в современной России // Известия
Юго-Западного государственного университета. Серия: история и право. –
Том 8. – Выпуск № 3 (28), 2018. – с. 156 – 162.
14. Ганжур М.А., Лелькин Г.П. Автоматизация электронного
документооборота педагогических учреждений // Проблемы современного
педагогического образования. – Выпуск № 56-4, 2017. – с. 81 – 91.
15. Гафнер В.В. Информационная безопасность: Учебное пособие. –
Рн/Д: Феникс, 2017. – 324 c.
16. Глинская Е.В. Информационная безопасность конструкций ЭВМ
и систем: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2018. – 64 c.
17. Громов Ю.Ю. Информационная безопасность и защита
информации: Учебное пособие. – Ст. Оскол: ТНТ, 2017. – 384 c.
18. Гросман А.К. Алгоритм разработки и внедрения комплексной
системы защиты информации на предприятии энергетического комплекса //
Молодой учёный. – Выпуск № 13 (117), 2016. – с. 311 – 314.
69
19. Данелян Т.Я. Юридические информационные системы. – М.:
Ленанд, 2017. – 208 c.
20. Девайкина Т.А. Проблемы внедрения СЭД и их решения. – Под
ред. А.П. Багаевой // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. – Том
1, 2015. – с. 546 – 548.
21. Дровникова И.Г., Алфёров В.П. Алгоритмизация оценки
показателя эффективности функционирования подсистемы защиты
конфиденциальных сведений системы электронного документооборота //
Общественная безопасность, законность и правопорядок в ІІІ тысячелетии,
2019. – с. 240 – 244.
22. Дунаева В.И. Проблемы автоматизации документооборота на
предприятии // Современные технологии документооборота в бизнесе,
производстве и управлении: Сборник статей ХIV Международной научно-
практической конференции / Под общ. редакцией Л.Р. Фионовой, А.В.
Печерского, Н.Н. Шокоровой, 2014. – с. 23 – 26.
23. Емельянов С.В. Информационные технологии и вычислительные
системы. – М.: Ленанд, 2015. – 96 c.
24. Запечников С.В. Информационная безопасность открытых
систем. В 2-х т. Т.1 – Угрозы, уязвимости, атаки и подходы к защите. — М.:
ГЛТ, 2017. – 536 c.
25. Козлов А.А., Поляков М.В. Электронный документооборот в
России: развитие и современное состояние // Информатизация населения и
устранение цифрового неравенства как фактор социально-экономического
развития региона. – Материалы международной научно-практической
конференции, 2015. – с. 155 – 161.
26. Кондратов Д.В., Перепелкина О.А. Моделирование системы
электронного документооборота и делопроизводства // Математическое
моделирование, компьютерный и натуральный эксперимент в естественных
науках. – Выпуск № 4, 2016. – с. 19 – 22.
70
27. Коновалова Я.В. Информационная система автоматизации
внутреннего документооборота КОТФОМС // Общество, наука, инновации
(НПК-2015): Всероссийская ежегодная научно-практическая конференция:
Сборник материалов Общеуниверситетская секция, БФ, ХФ, ФСА, ФАМ,
ЭТФ, ФАВТ, ФПМТ, ФЭМ, ФГСН, ЮФ. – Киров: ФГБОУ ВПО «Вятский
государственный университет», 2015. – с. 1240 – 1244.
28. Косиненко Н.С. Информационные системы и технологии в
экономике: Учебное пособие для бакалавров / Под общ. редакцией Н.С.
Косиненко, И.Г. Фризен. – М.: Дашков и К, 2015. – 304 c.
29. Кошелева Г.В., Фионова Ю.Ю. Основные программные
технологии используемые в системах автоматизации документооборота //
Наука и образование в жизни современного общества: Сборник научных
трудов по материалам Международной научно-практической конференции: в
12 частях. – Тамбов: ООО «Консалтинговая компания Юком», 2015. – с. 89 –
90.
30. Кошель И.С., Коротун О.Н. Информационная безопасность, как
фактор успешного функционирования организации // Инновационная
экономика – основа устойчивого развития государства: Сборник статей
Международной научно-практической конференции, 2017. – с. 64 – 69.
31. Кузнецова О.В. Аудит информационной безопасности как один
из этапов организации защиты конфиденциальных сведений предприятия //
Геология и нефтегазоносность Западно-Сибирского Мегабассейна (опыт,
инновации) // Материалы Международной научно-технической конференции,
2016. – с. 114 – 117.
32. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и
защищенный электронный документооборот: Учебник. – М.: Логос, 2015. –
500 c.
33. Малюк А.А. Информационная безопасность: концептуальные и
методологические основы защиты информации. – М.: ГЛТ, 2016. – 280 c.
71
34. Матвеева Е.Н. Защита информации и информационная
безопасность // NOVAINFO.RU. – Том 4. – Выпуск № 46, 2016. – с. 208 – 211.
35. Моисеева Д.О., Широкова С.В. Определение специфики ИТ-
проектов и их эффективности для компании. // В сборнике: Реструктуризация
экономики и инженерное образование: проблемы и перспективы развития
Сборник трудов научно-практической конференции с международным
участием. 2015. С. 241-248.
36. Одинцов Б.Е. Информационные системы управления
эффективностью бизнеса: Учебник и практикум. – Люберцы: Юрайт, 2015. –
206 c.
37. Остроух А.В. Интеллектуальные информационные системы и
технологии: Монография / Под общ. редакцией А.В. Остроух, А.Б. Николаев.
– СПб.: Лань, 2019. – 308 c.
38. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное
обеспечение управления: Учебное пособие. – М.: Риор, 2016. – 32 c.
39. Патченская Д.Р., Грачева А.С. Информационная безопасность
организации по защите персональных данных // Стратегии противодействия
угрозам экономической безопасности России: Материалы І Всероссийской
научно-практической конференции, 2018. – с. 242 – 249.
40. Радионова Г.А., Радионов И.С. Определяющий фактор внедрения
СЭД // Символ науки. – Выпуск № 5, 2018. – с. 106 – 111.
41. Савин И.В. Анализ возможных угроз информационной
безопасности и выбор средств защиты для организации системы защиты
информации // Перспективы развития науки и образования: Сборник
научных трудов по материалам XXII международной научно-практической
конференции / Под общ. редакцией А.В. Туголукова, 2017. – с. 116 – 119.
42. Святская Л.О., Ефимова Д.И. Необходимость использования
системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
на предприятии // Аспирант и соискатель. – Выпуск № 3 (87), 2015. – с. 103 –
105.
72
43. Смирнова Л.А., Остапенко В.А., Склярук В.Л. Обеспечение
информационной безопасности электронного документооборота //
Современные проблемы радиоэлектроники и телекоммуникаций «РТ-2017»:
Материалы 13-й международной научно-технической конференции / Под
общ. редакцией А.А. Савочкина, 2017. – с. 269.
44. Смирнова О.Г. Анализ угроз информационной безопасности как
способ разработки эффективных мер защиты информации в организации //
Актуальные вопросы развития российской государственности и публичного
права: Материалы ІІ всероссийской научно-практической конференции / Под
общ. редакцией Е.В. Трофимова, 2016. – с. 246 – 252.
45. Степанова Д.Е. Введение новой системы документооборота –
ключ к автоматизации операционной деятельности предприятия // Научно-
образовательный центр «Технологии товароведческой, таможенной и
криминалистической экспертизы»: Сборник научных работ / Под общ.
Редакцией Г.Д. Дроздова. – Спб.: СпбГЭУ, 2015. – с. 360 – 361.
46. Тельнова Ю.Ф. Информационные системы и технологии:
Научное издание. – М.: Юнити, 2016. – 303 c.
47. Темиржанова С.Ж., Данилова А.Ф., Воронко А.И. Методология
исследования деятельности предприятия для последующей автоматизации
документооборота // Эволюция современной науки: Сборник статей
Международной научно-практической конференции: в 4-х частях. – Уфа:
ООО «Аэтерна», 2016. – с. 70 – 72.
48. Филяк П.Ю., Мильков А.О. Подходы к управлению рисками
информационной безопасности для обеспечения защиты информации в
организациях // Информационная безопасность. – Том 19. – Выпуск № 4,
2016. – с. 583 – 586.
49. Грифы секретности, классификация секретной информации (2018
г). – [Электронный ресурс]: https://infocom.nso.ru. – [Режим доступа]:
https://businessizakon.ru/grify-sekretnosti-klassifikaciya-sekretnoj-informacii.html
(дата последнего обращения к сайту: 24.05.2019)
73
50. Манько С.Н. База данных как механизм управления документами
организации / ФГБОУ ВО ОГИК. URL:
http://www.tsutmb.ru/nayk/nauchnyie_meropriyatiya/int_konf/vseross/5_probremi
_inform_i_doc_obespechenia/sekcziya_4._informaczionnyie_texnologii_v_dou_i_
bid/baza_dannyix_kak_mexanizm_upravleniya_dokumentami_organizaczii
51. Методичка по созданию базы данных в Access. URL:
https://infourok.ru/metodichka-po-sozdaniyu-bazi-dannih-v-access-607547.html
52. Системы для комплексных задач внутреннего и внешнего
документооборота. URL:https://www.directum.ru/
53. ЭОС: Системы электронного документооборота.
URL:https://www.eos.ru/
54. Официальный сайт ЧОУ «Глобус».
http://nouglobus.ru/obrazovanie/inostrannyj-yazyk.html
55. Система электронного документооборота и автоматизации
бизнес-процессов. URL:http://www.evfrat.ru/
56. ТЕЗИС – современная система документооборота.
URL:https://www.tezis-doc.ru/
74
Приложение 1
Диаграмма прецедента «Учёт договоров»