27
В результате этого процесса должно быть сформировано заключение о
возможности получения услуг по самой выгодной цене в соответствии с нужным
уровнем качества.
Входными данными для утверждения договоров на предоставления услуг
является бланк договора.
Управление выполняется соответствующими законами.
Механизмами являются (подписантами договора):
– поставщик;
– менеджеры.
Результат БП:
– отчетная документация;
– заявка на заказы.
Аналогично можно выполнить декомпозицию других процессов на более
подробные (рис. 1.9, 1.10).
Рис. 1.9. Декомпозиция БП «Выбор оптимального поставщика»
Последняя диаграмма рассматриваемой модели показана на рисунке 1.13:
28
Рис. 1.10. Декомпозиция БП «Заключение о возможности ремонта»
Стоит сразу заметить, что практически вся совокупность
документооборота при обработке указанных подпроцессов лишь в
традиционном бумажном виде. В этом и состоит главный недостаток
функционирования ООО «ЮниФренд» на данном этапе работы.
В результате рассмотрения бизнес-процесса необходимо выполнить
автоматизацию формирования коммерческих заказов и калькуляции при
использовании информационных технологий.
1.2.3. Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
В результате моделирования «КАК ЕСТЬ» можно сделать вывод о том,
что БП «Формирование коммерческих заказов и калькуляции» нуждается в
выполнении автоматизации.
29
Поскольку в ВКР исследуется автоматизация формирования
коммерческих заказов и калькуляции, то основными субъектами будут:
– поставщики;
– менеджеры;
– бухгалтеры.
Указанный на предыдущих диаграммах метод организации формирования
коммерческих заказов и калькуляции ООО «ЮниФренд» связан с большими
трудозатратами при оформлении промежуточной отчетности и, стоит отметить,
что это может привести к большим затратами времени. [11, c.38]
Кроме указанного факта, также часто будет затруднительно то, что надо
создавать отчетные документы:
– договор;
– перечень поставщиков и т.д.
В таблице 1.1 рассматриваются временные характеристики выполнения
процессов.
Таблица 1.1. Описание затрат времени на выполнение БП
Действия
Средняя
численность
случаев
выполнения БП
за один день
Итоговое время на БП,
минуты
Итоговое
время,
минуты
Анализ рынка
25
10
250
Выбор
оптимального
поставщика
25
10
250
Утверждение
договора на
предоставление
услуг
25
15
375
ИТОГО, минут
875
30
Таким образом, каждый рабочий день, в среднем, 875 минут, сотрудники
будут заниматься формированием коммерческих заказов и калькуляцией. [17,
c.74]
Заметим, что такой большой промежуток времени спровоцирован тем, что
бизнес-процесс выполняется в ручном режиме или, максимум, постоянные
поставщики и их данных заносятся в электронные таблицы Excel для
многократного использования.
При осуществлении рассмотренного процесса в ООО «ЮниФренд»
характерны недостатки (рисунок 1.11):
Рис.1.11. Недостатки имеющегося бизнес-процесса
В результате выполнения процесса автоматизации формирования
коммерческих заказов и калькуляции надо постоянно располагать оперативной
статистической информацией по услугам поставщиков.
31
В таблице 1.2 выполнены расчеты эффекта от автоматизации
формирования коммерческих заказов и калькуляции в ООО «ЮниФренд».
Таблица 1.2.
Определение эффекта от внедрения автоматизированной системы
Действия
Средняя
численность случаев
выполнения БП
за один день
Итоговое
время на БП,
минуты
Итоговое
время,
минуты
Анализ рынка
25
3
75
Выбор оптимального
поставщика
25
10
250
Утверждение договора
на предоставление услуг
25
5
125
ИТОГО, минут
450
Другие преимущества автоматизации рассматриваются на рисунке 1.12:
Рис.1.12. Преимущества автоматизации
32
То есть, экономия времени составит 425 минут, что является более 50% от
ранее использовавшегося.
При реализации автоматизации формирования коммерческих заказов и
калькуляции необходимо постоянно и правильно применять такую
вычислительную технику: [2, c. 91]
– ПК – для установки создаваемой АИС;
– принтеры – для вывода информации на бумагу;
– специализированное ПО – для корректного использования и
обработки имеющейся информации;
– сканеры штрих-кодов – для получения товаров от поставщиков и
внесения его данных в БД;
– настроенную ЛВС – для передачи информации внутри ООО
«ЮниФренд».
Если в процессе автоматизации берет участие вычислительная техника
указанный БП можно свести к непосредственному просмотру БД поставщиков,
их услуг, стоимости на них, внесения основной информации для договоров и
калькуляции, оформления в электронном варианте договоров и других отчетных
документов.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Одной из самых основополагающих составных компонентов успешной
деятельности для ООО «ЮниФренд», а также компаний любой сферы
деятельности является развитие систем информационной безопасности, а также
защиты данных.
Острая надобность проведения мероприятий в рассматриваемой области
объясняется требованиями хранения в любой информационной системе (ИС)
личных данных клиентов, поставщиков, что являются конфиденциальной
информацией.
33
Стоит отметить, что недобросовестные конкуренты могут выполнить
противоправные действия для завладения чужой информацией и в результате
использовать ее для разного рода злоупотреблений.
Иной важной стороной процесса обеспечения информационной
безопасности (ИБ) является защита от уничтожения данных (как намеренного,
так и случайного), что приведет к непосредственной потери информации важной
как в работе сервиса, так и для клиента.
При ведении традиционного бумажного учета ситуация с обеспечением
ИБ и защиты данных обстоит весьма посредственно.
Вся информация о клиентах и их технике, оплате за обучение может
хранится в виде бумажной документации в шкафах персонала, а отработанные
документы могут состоять в архиве. [7, c. 55]
Но, в таком случае, ничто не мешает злоумышленникам или посторонним
сотрудникам ознакомиться с этими документами, копировать их, а сторонним
злоумышленникам – выкрасть их.
Действующие должностные инструкции о надобности соблюдения
порядка сбережения документов скорее всего не остановят злоумышленника,
который поставил перед собой цели для овладения ими.
При реализации бумажного варианта формирования заказов и
калькуляции очень велика вероятность частичной или полной потери
документов, случайного или намеренного уничтожения документов.
При применении компьютеризированного варианта работы итоговый
уровень ИБ повышается значительно.
Сама система для реализации процесса формирования заказов и
калькуляции заставляет пользователя быть намного ответственным в
рассматриваемом вопросе.
Технически ИБ и защита данных осуществляется при применении
системы паролей к ресурсам автоматизированной ИС разного уровня:
– пароли входа в ОС;
– пароли для использования программ и ИС;
– пароли на изменение данных;
– пароли для удаления данных и другие.
34
Когда сотрудник вводит свой пароль для входа в ОС, он не только
получает доступ к ресурсам компьютера, а и к ресурсам всей компьютерной сети
ООО «ЮниФренд».
Это возможно также и тогда, когда пользователь входит на ПК как сетевой
или доменный пользователь.
В данном случае отнестись к разграничению привилегий пользователей в
сети надо еще более внимательно.
Настройка прав сетевого пользователя должна выполняться таким
образом, чтоб предоставить ему возможность беспрепятственно выполнять свою
работу со своими документами, при этом ограничивая доступ к документам,
просмотр которых ему запрещен.
В данном случае решается одновременно задание защиты данных от
разного рода несанкционированного доступа, а также от случайной порчи.
Основной прерогативой распределения привилегий пользователей
обладает системный администратор, который должен разграничить права всех
пользователей для доступа к документам и ИС как в вычислительной сети, так и
на локальных ПК.
Еще одним уровнем парольной защиты данных является пароль для
обеспечения доступа к БД SQL Server с которой работают сотрудники ООО
«ЮниФренд» при создании клиент-серверного варианта работы ИС
1С:Предприятие. [8, c.51]
В данном варианте защиты все данные, хранящиеся в БД защищены не
лишь системой разграничения уровня доступа пользователей ИС
1С:Предприятие, а и системой SQL Server, на порядок повышающего уровень
безопасности.
Кроме организации парольной безопасности информации не стоит не
обращать внимание и на физическую защиту данных.
При этом целесообразно разместить серверы компьютерной сети, ИС
1С:Предприятие, а также сервера БД SQL Server (при так называемом клиент-
серверном варианте функционирования ИС) в отдельной комнате в которой
кроме предоставления специальных условий, нужных для работы серверов
35
(вентилирование, температурный режим) создать также специальные условия,
что исключают проникновение сторонних лиц:
– биометрическая проверка;
– административные средства;
– технические методы.
Состав некоторых методов обеспечения безопасности показан в
приложении А.
Не смотря на внедрение в деятельность ООО «ЮниФренд»
автоматизированной системы, работа с традиционными документами все равно
может осуществляться.
К примеру, договора, что заключены с клиентами, имеют полную
юридическую силу только на бумажных носителях.
А непосредственная организация хранения такой документации,
исключающая к ним возможность доступа посторонних лиц, является
немаловажным фактором в обеспечении общей системной информационной
безопасности.
Также, кроме этого, целесообразно организовать архив, где хранились бы
такие примеры документов, как регламентация доступа к информации.
Возможность проникновения сторонних лиц можно исключить при
использовании физических методов (решетки на окнах, железная дверь).
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Программное обеспечение для формирования заказов и калькуляции
является неотъемлемой частью каждого бизнеса, в направление деятельности
которого может входить торговля и реализация услуг.
На современном рынке ПО целый перечень программных продуктов,
которые позволяют продуктивно и максимально упростить данные сектор
документооборота.
36
Самой применяемой и известной является программа под названием «1С:
Торговля и склад».
Данное ПО имеет локальную и сетевую версию.
Интерфейс программы показан на рисунке 1.13:
Рис.1.13. Интерфейс 1С:Торговля и склад
Программа позволяет автоматизировать и систематизировать управление
заказами и калькуляцию в организациях разного направления деятельности.
Стандартная программа имеет следующие возможности (рисунок 1.14):