37
Рис.1.14. Возможности 1С: Торговля и склад
Конфигурация легко настраивается и устанавливается под деятельность
любого предприятия. В ней можно также вести огромное число документов,
начиная с справочных таблиц и заканчивая аналитическими отчетами.
Как уже убедились многие пользователи указанной платформы, данная
программа может выполнить взаимодействие сотрудников для различных
подразделений четким и значительно упростить калькуляцию и формирование
заказов.
Программа управления поставками под названием «Поставки+»
предназначается для автоматизации выполнения заказов на поставки и
выполнении калькуляции.
Отличительной особенностью программы является простота применения
и отсутствие в интерфейсе бухгалтерских терминов. Благодаря данному
преимуществу программу «Поставки+» может применять любой человек,
который не имеет бухгалтерского образования.
Интерфейс программы показан на рисунке 1.15:
38
Рис.1.15. Интерфейс «Поставки+»
Непосредственно для работы с ПО достаточно владеть ПК на уровне
пользователя, а также иметь представления об общих принципах формирования
коммерческих заказов.
Основные возможности ПО «Поставки+» по обработке данных:
– легкая регистрация движения товаров;
– ввод оперативной информации о требуемых заказах;
– выполнение печати первичных документов;
– выполнение раздельного учета заказов до 100 поставщиков.
ПО «Фрегат» – является очень удобной и простой программой, которая
имеет необходимые возможности для реализации услуг по формированию
заказов разной сложности (рисунок 1.16).
39
Рис.1.16. Интерфейс ПО «Фрегат»
Программа позволяет формировать и печатать расходные и приходные
документы, заказы, калькуляцию, выполнять разработку счет-фактуры, расчет
цен по указанной методике и алгоритме.
При использовании прайс-листов и других документов в MS Excel есть
возможность быстрого экспорта/импорта данных, с последующей возможностью
выполнения автоматизации ввода числа поставляемого товара по каждому из
заказов.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Реализация стратегии автоматизации формирования коммерческих заказов
и калькуляции проходит в такие этапы:
– ознакомление с деятельностью поставщика, изучение его
структуры;
40
– описание перечня предоставляемых услуг и товаров;
– разработка проектируемой задачи, а также определение места ее в
совокупности задач по автоматизации;
– выполнение анализа существующих ИС, при применении которых
можно задачу автоматизации;
– выполнение анализа средств разработки, при использовании
которых будет реализоваться разработка ИС;
– разработка архитектуры информационной модели
автоматизируемой ИС;
– разработка структуры хранимых данных: журналов документов,
справочников, регистров;
– разработка конфигурации 1С:Предприятие 8;
– расчет технико-экономических показателей эффективности
разрабатываемого проекта.
Среди различных вариантов выбора стратегии автоматизации была
выбрана стратегия автоматизации по участкам.
То есть, для реализации полной автоматизации деятельности сер ООО
«ЮниФренд» в рамках одного проекта – практически невозможно.
Для реализации этого понадобится труд целой команды профессионалов
на протяжении длительного времени.
Кроме этого, предпочтительно внедрить ИС автоматизации сначала на
локальном ПК или подразделении одного отдела, в результате чего
проанализировать результаты эксплуатации, и в случае положительного
результата – приступить непосредственно к автоматизации следующих отделов.
Стоит отметить, что в рамках разрабатываемой системы целесообразно
процесс автоматизации начать с рабочего места.
С выполненного анализа деятельности ООО «ЮниФренд» выявляется
масса недостатков построения имеющейся системы выполнения формирования
коммерческих заказов и калькуляции.
На это есть масса причин, основной из которых является то, что компания
является молодой и еще не успела полностью внедриться в рынок
предоставления образовательных услуг.
41
Кроме этого, прежде всего это коснётся того, что и все имеющиеся на
данный момент хранилища документов собой представляют бумажные архивы,
поиск данных в которых проводится только вручную, а это не совсем удобно и
затруднительно в некоторых случаях.
Анализ поставленной задачи со временем приведет к выводу, что решение
ее традиционными средствами бумажных документов в настоящее время
невозможно.
В результате, стратегия решения задачи является автоматизацией всех
процессов, что относятся к подзадаче формирования заказов и калькуляции.
В наше время есть огромное количество платформ, которые применяются
для автоматизирования информационных систем, что позволяют разрабатывать
разного рода прикладные решения.
Рассмотрим одну из самых популярных таких систем – платформу 1С:
Предприятие.
Основным отличием 1С: Предприятие от иных ERP-систем является
распределение используемых метаданных с представлением системы метода
управления данными с использованием специального языка обработки
хранящихся данных.
1С: Предприятие – это гибкой настраиваемая система, при использовании
которой можно разрешать широкий спектр задач в направлении автоматизации
деятельности разного рода предприятий.
Специфические алгоритмы, которые присутствуют в конфигурации
описываются в системе с применением программной составляющей
Конфигуратор, что содержат тексты на специальном языке системы.
Система дает возможность решать очень обширный круг задач.
В основе этой системы лежит очень гибкая технологическая платформа,
которой возможности позволяют модифицировать и создавать самые
разнообразные программы.
Такой уровень универсальности достигается, в основном, благодаря тому,
что платформа 1С:Предприятие – не просто программа, что существует в виде
набора постоянных файлов, а множество программных инструментов работают
пользователи и разработчики.
42
Основным концептуальным решением, что отличает систему
1С:Предприятие от других универсальных систем является четкое
распределение ее на 2 составляющие:
– платформу;
– прикладное решение.
Стоит отметить, что прикладное решение является в основном
самостоятельной сущностью, а также не может выступать как отдельный
программный продукт. [4, c.98]
Но создание, собственно функционирование и модификация прикладного
решения практически невозможно без применения технологий, а также
механизма используемой платформы.
Предпочтение для разработки системы в пользу 1С:Предприятие сделано
по ряду причин, которые выгодно отличают ее.
Стоит отметить, что в системе разработчики реализовали сразу целый ряд
основных преимуществ, что позволяют реализовывать разные конфигурации,
что более эффективные, нежели в других ИС.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для разработки программного приложения, который реализует задачу
формирования коммерческих заказов и их калькуляции, понадобятся следующие
программные компоненты:
– операционная система семейства Windows, которая предназначена
для работы на автономном ПК;
– ОС Windows серверного типа, что предназначается для обеспечения
функционирования ИС на сервере, а также обеспечивает многопользовательское
подключение в системе управления БД;
– платформа 1С:Предприятие – центр информационно-программного
комплекса для автоматизации рассматриваемого процесса.
Существуют следующие методы, которые используются для приобретения
ИС по формированию коммерческих заказов и их калькуляции:
43
– непосредственная разработка с выполнением всех этапов
проектирования;
– покупка уже готовой системы для обработки заказов и калькуляции;
– покупка стандартной платформы с возможностью ее доработки;
– аренда ИС.
Заметим, что при покупке непосредственной покупки готового решения
надо использовать такое, что полностью соответствует разным схемам
управления ООО «ЮниФренд».
Это бывает очень сложным фактором, поскольку производители таких
систем автоматизации не всегда могут угодить перечню клиентов, а в результате
ИС получаются перегруженными функционалом, что влияет на дружелюбность
интерфейса.
Также ИС, далеко не всегда подходит из-за совокупности недостатков,
нехватки уровня функциональности, непродуманного направления будущего
развития ИС, длительный срок выполнения адаптации под требования ООО
«ЮниФренд».
Покупка и доработка ИС также возможна, если же нужен малый объем
доработки и она часто применяется при использовании модели ИС, что часто
вызывает многие затруднения из-за полного отсутствия документации ИС.
В результате создания ИС для формирования коммерческих заказов и их
калькуляции будет выполняться своими силами на основании платформы
1С:Предприятие.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение – совокупность единой системы
кодирования и классификации информации, унифицированных систем для
ведения документации, схем информационных процессов, циркулирующих в
ООО «ЮниФренд».
44
Классификаторы собой представляют систематический свод, множество
каких-то объектов, позволяющий находить для каждого из них свое
определенное место, и имеют конкретное (числовое) обозначение.
Заметим, что система классификации позволяет группировать объекты,
выделять определенные классы, что будут характеризоваться целым рядом
общих свойств.
На рисунке 1.17 рассматривается структура информационного
обеспечения, которое применяется в настоящее время:
Рис. 1.17. Типы информационного обеспечения
Классификация объектов – процедура группировки объектов на
качественном уровне, что направлена на выделение свойств, которые являются
однородными для них.
Применительно к данным как к объектам классификации выделенные
классы часто называют информационными объектами.
Классификатор – это систематизированный свод кодов и названий
классификационных группировок.
Назначение классификатора следующее:
– систематизация наименований объектов;
– однозначная интерпретации объектов в разных задачах;
45
– возможность выполнения обобщения информации по указанной
совокупности признаков;
– использование возможности сопоставления одинаковых
показателей, что содержаться в формах современной статистической отчетности;
– выполнение возможности обмена и поиска информацией между
разными внутрифирменными подразделениями, а также внешними
информационными системами;
– выполнение экономии памяти ПК при размещении кодируемой
производственной информации. [4, c.144]
Входными документами при реализации процесса формирования
коммерческих заказов и их калькуляции в ООО «ЮниФренд» являются
документы, что заполняются при непосредственном утверждении между
представителем фирмы и поставщиками:
– договора на поставку;
– товарно-транспортные накладные (рисунок 1.18);
– акт о доставке;
– дорожные листы;
– путевки на перевозку;
– калькуляции (рисунок 1.19);
– сертификаты качества.
Эти документы считаются традиционными при непосредственном
выполнении формирования коммерческих заказов и их калькуляции.
46
Рис.1.18. Товарно-транспортные накладные
Рис.1.19. Калькуляция
Кроме этого, документами, которые являются результатом процесса
поставки являются: