22
1
Проектирование
продукции
2
Закупка материпльно-технических
средств
3
Производство
продукции
4
Реализация
продукции
Проект на
производство
продукции
Заявки от
подразделений
Сведения о
продукции
Требования
ГОСТ,
стандартов
предприятия
Внутренние
регламентирующие
деятельность
документы
Федеральные
законы
Документация
Сведения о
закупленных
матерьялах
Персонал,
техническое и
программное
обеспечение
Сведение о
произведенной
продукции
Информация о
реализованной
продукции
Делопроизводитель
Рисунок 0.5 Декомпозиция основного процесса
Исследование деятельности предприятия показало, что в основном
все бизнес-процессы автоматизированы за исключением документооборота,
у которого основные процессы осуществляются вручную.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе
задач и ее описание
Целью дипломного проекта является разработка системы
автоматизации документооборота для ООО «СтройИнвест». В настоящее
время этот процесс осуществляется на предприятии следующим образом.
Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации
документации, требующих исполнения и ответа представлена на Рисунках
1.6-1.10.
23
A0
Деятельность делопроизводителя по
работе с документацией
Входящая
документация
Внутренняя
документация
Исходящая
документация
Должностная инструкция
делопроизводителя
Требования
руководства
Делопроизводитель
Файлы MS
Excel
Реестр документации
требующей исполнения
Исполненная документация
Журнал входящей документации
Реестр исходящей документации
Реестр внутренней документации
Рисунок 0.6 Контекстный уровень диаграммы IDEF0
Обработка документов характеризуется процессами приема и
первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих
документов, предварительным рассмотрением документов, занесением
данных в реестр документов, исполнением документов и их обработкой,
обработкой внутренних документов.
Используются следующие активные объекты (механизмы)
руководитель (генеральный директор);
исполнители – сотрудники компании.
Прием и первичная обработка документов состоит из
первоначального исследования документов, а также регистрации
документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу
учета и проставлении штампа на самом документе.
24
A1
Прием и обработка
входящей документации
A2
Распределение
входящей документации
A3
Обработка внутренней
документации
A4
Обработка исходящей
документации
A5
Обработка исполненной
документации
Входящая
документация
Внутренняя
документация
Исходящая
документация
Зарегистрированная
документация
Должностная
инструкция
делопроизводителя
Требования
руководителя
Журнал входящей
документации
Реестр документов, требующих
исполнения
Реестр
документации,
требующих
исполнения
Реестр
внутренней
документации
Реестр
исходящей
документации
Исполненная
документация
Файлы MS
Excel
Делопроизводитель
Рисунок 0.7 Функциональная диаграмма обработки документации
A11
Иследование документа и
вывод о необходимости его
регистрации
A12
Занесение сведений о
документе в журнал
учета
A13
Постановление штампа на
документ и запись
учетного номера
Входящая
документация
Делопроизводитель
Файлы MS
Excel
Распределенная
документация
Должностная
инструкция
делопроизводителя
Учетная
документация
Зарегистрированная
документация
Рисунок 0.8 Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка
поступившей документации»
Предварительное рассмотрение документов заключается в
распределении поступивших документов, передаче их руководителю,
который , рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом
25
назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся
до исполнителей.
Обработка входящей документации состоит в занесении данных о
документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче
получателю, если его имя указано на документе. В противном случае
документы передаются руководителю.
Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении
данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей
ее отправке.
Процесс занесения документов в реестр состоит в регистрации
документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте
- отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его
выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете
(Рисунок 1.9).
A31
Учет и распределение
документации
A32
Форматирование
реестра документации,
требеющей исполнения
A33
формирование общего
реестра внутренней
документации
Внутренняя
документация
Делопроизводитель
Файлы MS
Excel
Документы,
требующие
исполнения
Должностная
инструкция
делопроизводителя
Реестр документов,
требующих
исполнения
Реестр
внутренней
документации
Рисунок 0.9 Декомпозиция функции «Обработка внутренней
документации»
26
A51
Постановка на контроль
документации, требующей
исполнителя
A52
Учет исполнения
документации
A53
Снятие с учета
исполненной
документации
A54
Формирование
списка
исполненной
документации
Реестр документов,
требующих
исполнения
Должностная инструкция
делопроизводителя
Требования
руководства
Исполненная
документация
Файлы MS
Excel
Делопроизводитель
Список
документов,
поставленных
на учет
Книга учета
документов
на контроле
Сведения об
исполненных
документах
Рисунок 0.10 Декомпозиция функции «Обработка исполненной
документации»
Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований
резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.
Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке
правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля
путем внесения отметки.
К внутренним документам относятся приказы и распоряжения.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения
исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) —
входящих документов.
В настоящее время используемая система организации
делопроизводства обладает следующими недостатками:
1. Низкая скорость обработки документов;
2. Большое количество неточностей и ошибок, связанных с
человеческим факторам;
27
3. Сложность в построении отчетов и поиске истории конкретного
документа;
4. Сложность в отслеживании прохождения документа в компании
и его рецензирования.
Данные недостатки можно устранить путем внедрения
информационной системы делопроизводства компании.
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена
на рисунке 1.11.
28
Действие
Руководитель
Исследование документа
и вывод о необходимости
его регистрации
Регистрация документа
Специалист
Занесение данных в
журнал
входящей
корреспонденции
Передача получателю
Исполнитель
Входящий документ
Входящий документ
Дела
Журнал входящей
корреспонденции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Распределение
поступивших
документов
Наложение
резолюции
Зарегистрированный
документ
Зарегистрированный
документ
Доведение до
исполнителей
Документ с
резолюцией
Документ с
резолюцией
Регистрация документа
в реестре
Реестр документов,
требующих
исполнения
Документ с
резолюцией
Выполнение
требований резолюции
Проверка корректности
отчета об исполнении
сведения о
выполненном
документе
Рисунок 0.11 Схема документооборота
В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия
производятся специалистом без использования каких-либо средств
29
автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты заполняются вручную,
что влечет за собой частое возникновение ошибок.
Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди
описанных выше составляющих процесса учета движения являются
подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для
определения его местоположения.
Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся
документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.
Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом
время на внесение записей и подготовку и поиск информации значительно
снизится, снизится также и количество неверных записей.
Сравнение основных операций при учете документов без применения
средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и
стоимостным затратам приведено в таблице 1.2 и таблице 1.3.(с учетом
средней заработной платы сотрудника службы делопроизводства 25000
рублей в месяц).
Таблица 0.5
Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименовани
е операции
Количество
, в рабочий
день
Затрачиваемо
е время на
одну, мин
Итого в
рабочи
й день,
минут
Стоимостна
я оценка,
рублей
Внесение
записи в
журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных
по
конкретному
документу
4
30
120
297,6
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра
документов,
4
15
60
148,8
30
требующих
исполнения
Итого:
540
1339,2
Таблица 0.6
Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименовани
е операции
Количество
, в рабочий
день
Затрачиваемо
е время на
одну, мин
Итого в
рабочи
й день,
минут
Стоимостна
я оценка,
рублей
Внесение
записи в
журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных
по
конкретному
документу
4
1
4
9,92
Подготовка
отчета по
движению
документа
4
10
40
99,2
Формирование
реестра
документов,
требующих
исполнения
4
10
40
99,2
Итого:
88
218,24
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения
автоматизированной системы документооборота меняется само содержание
работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые
операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452
минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно,
внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения
оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим
требованиям:
Иметь систему регистрации пользователей;
31
Предоставлять пользователю полную информацию о
документах;
Иметь удобную и быструю систему учета движения
документов;
Возможность добавления, удаления и редактирования
информации о документах.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
В ходе деятельности рассматриваемого предприятия информационная
безопасность обеспечивается по следующим направлениям [5]:
правовая защита включает: Законодательство РФ, собственные
нормативно-правовые документы, в том числе: положение о сохранении
конфиденциальной информации, перечень сведений, составляющих
коммерческую тайну, инструкция о порядке допуска сотрудников к
конфиденциальной информации, положение о делопроизводстве и
документообороте, обязательство сотрудника о неразглашении
конфиденциальной информации, памятка сотруднику о сохранении
коммерческой тайны;
организационная защита включает режимно-административные
и организационные мероприятия. К ним относятся: организация службы
безопасности, организация внутриобъектового и пропускного режимов,
организация работы с сотрудниками по неразглашению сведений,
составляющих коммерческую и служебную тайну, организация работы с
документами, организация работы по анализу внешних и внутренних угроз;
инженерно-техническая защита – предусматривает применение
различных технических, электронных и программных средств,
предназначенных для защиты информации[6].