42
ограничения: финансовые, временные и т.д.
процедура управления изменениями плана.
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при
выборе стратегии автоматизации задачи документооборота ООО
«СтройИнвест», относятся следующие:
финансовые,
временные,
ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора,
технические.
Обычно к ограничениям, связанным с человеческим фактором и его
влиянием относят следующие:
Особенности трудового законодательства и рынка труда,
Отношение самого персонала к процессам автоматизации.
Сегодня можно выделить две главные стратегии оптимизации: это
подгонка уже созданного программного продукта под определенный
бизнес-процесс или полная реорганизация бизнес-процесса и автоматизация
уже упрощенной структуры. Сам выбор стратегии оптимизации чаще всего
зависит от перспектив развития организации-заказчика, а также
экономических возможностей компании.
Помимо этого, существует несколько стратегий оптимизации, а
именно:
1) Кусочная (хаотичная) автоматизация, которая представляет из
себя один из самых неэффективных методов инвестирования средств для
подъема компании. Под самой автоматизацией обычно понимают
отсутствие плана дальнейшего развития и создания. И такой подход обычно
характеризуют сиюминутные внедрения информационных технологий,
которые очень часто не соответствуют реальным потребностям бизнеса. И
в таком случае само предприятие получит прикладную систему, но ее
стоимость будет сопоставима в качественным комплексным решением.
Выбирать данную стратегию можно лишь в том случае, если нужно
43
сэкономить средства и время на внедрение системы. Но все дальнейшие
шаги к модернизации будут стоить значительно дороже и станут
нерациональными и экономически невыгодными.
2) Другой вид автоматизации – по участкам. Она предполагает
обновление отдельных производственных или управленческих линий,
которые сопоставимы по функциональным особенностям. Данный метод
применяется в том случае, если у компании нет лишних средств на
автоматизацию в полном объеме, а выбранные участки дают хороший
экономический рост, поэтому применяется она часто на производственных
участках.
3) Третий вид – автоматизация по направлениям, которая
предполагает полную автоматизацию отдельных видов деятельности
компании. Основной отличительной особенностью от автоматизации по
участкам является тот факт, что вся деятельность предполагает охват
абсолютно всех подразделений и служб, задействованных в
автоматизируемом направлении. Финальным этапом этого метода часто
является полная автоматизация компании.
4) И последний вариант – полная автоматизация, предполагающая
некую систему, состоящую из множества элементов разного уровня и
значения. В такую систему обычно входят другие подсистемы, модули,
функции, блоки управления, текущие задачи и т.д. Такое построение
позволяет использовать один и тот же алгоритм для просчета разных задач,
а также исключается дублирование данных из разных источников,
поскольку все находиться итак в одной системе. Основным минусом полной
автоматизации можно выделить необходимость большого количества
затрат на реализацию такой схемы, а также высокий уровень
первоначального планирования и расчетов.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана
стратегия по направлениям, так как это наиболее подходящий вариант для
рассматриваемого предприятия. Только при реализации данной стратегии
44
возможно автоматизировать делопроизводство компании с минимальными
потерями и короткий срок.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
В качестве варианта приобретения информационной системы
существуют следующие варианты:
покупка готового продукта;
покупка готового продукта с последующей модификацией под
клиента;
разработка собственного продукта;
модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации
продукта.
Приведем основные возможные варианты перехода на ИС для
автоматизации делопроизводства:
1) Приобретение готового решения. Плюсы данного варианта в
том, что такое решение уже отлажено, имеет минимум ошибок, и нужно
меньше времени на инсталляцию и настройку системы. Такая система, как
правило, имеет богатый пакет документов и протестирована на множестве
предприятий с аналогичной структурой и деятельностью. Но на
рассматриваемом предприятии развились уникальные бизнес-процессы,
под которые практически не реально найти решение из различных готовых
вариантов. В процессе анализа подобных программ для автоматизации
складского учета не было найдено решения, которое максимально
соответствует функциональным требованиям к системе;
2) Создание комплекса на заказ. Такой вариант приобретения ИС
дает право получить систему, которая максимально соответствует
требованиям заказчика. Но неизбежны дополнительные риски: сроки
создания ПО могут быть слишком большими, стоимость непомерно
45
высокой, а в самом ПО могут быть скрытые дефекты, которые зачастую
находятся только после установки системы. Также, такой вариант
приобретения системы так или иначе требует передачи компании-
разработчику секретных сведений;
3) Приобретение и доработка. Этот вариант позволит переделять
готовое решение для соответствия перечню конкретных функциональных
требований, которые предъявляются системе. Такое решение включает в
себя преимущества и недостатки вариантов «Приобретение готового
решения» и «Создание на заказ». Итоговое решение будет не в полной мере
соответствовать потребностям компании. Какая-то часть программных
модулей будет идеально оттестирована, другая же часть пишется с нуля и
может иметь внутри себя различные дефекты. Время на доработку будет
затрачено не так много по сравнению с длительностью разработки новой
системы, а стоимость – несколько больше, чем покупка готовое решение, но
меньше стоимости разработки всей системы «с нуля». Но дополнение
системы, которая разрабатывалась сторонней компанией, обычно
сопряжено со значительными трудностями, вызванными отсутствием или
малым количеством технической документации и трудностями в процессе
работы с создателями системы-прототипа. Также при таком способе
получения ИС могут быть дополнительные риски: скрытая
несовместимость каких-то компонентов системы, неявные дефекты
программного обеспечения;
4) Собственное создание с нуля. Такой вариант позволяет
реализовать систему, полностью соответствующую потребностям
предприятия. Плюсы данного варианта заключаются в последующей
модернизации системы; минимизации рисков получения решения, не
соответствующего требованиям компании; максимальная совместимость
абсолютно компонентов системы; прямое взаимодействие с имеющимися
ИС личной разработки; сохранение всех конфиденциальных данных в
стенах компании.
46
Из рассмотренных вариантов для автоматизации делопроизводства
ООО «СтройИнвест», в качестве способа приобретения наиболее
оптимальным вариантом является самостоятельная разработка
программного продукта, полностью соответствующего требованиям
ведения делопроизводства в компании, так как в компании имеются
специалисты, которые бы могли бы при разработке информационной
системы учесть все особенности деятельности компании.
47
2 Проектная часть
2.1 Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы основано на
информационной модели работы сотрудников компании. Выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Само ИО состоит из: системы классификации и кодирования; системы
единообразной документации, применяемой в ИО, информационную базу,
т.е. совокупность данных из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение определяется всей совокупностью
данных, основную часть которых составляют документы. Выделяют
первичные (входные) документы, например, заявки пользователей, и
отчетные (выходные) документы, к которым относят документы по итогам
рассмотрения заявок, отчеты и т.п [14].
Внутримашинное ИО отражает данные на машинных носителях в
виде специально организованных массивов (файлов), БД и их
информационных связей. Внутримашинное ИО подсистемы организует
информационную среду, способствующую выполнению сотрудниками
своих профессиональных обязанностей. Эта область определяется набором
объектов, их свойств и взаимосвязей. Для любого такого объекта
выражается набор его характеристик, свойств[15].
Информационные потоки внешнемашинного ИО определяются как
направленное постоянное движение документов от источника из создания к
конечному получателю.
Чтобы приспособить экономическую информацию для оперативного
поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее нужно представлять в
цифровом виде. Для этого ее нужно сначала классифицировать
48
(упорядочить), а затем закодировать (формализовать) при помощи
классификатора.
Классификатор является документом, при помощи которого
реализуется формализованное описание экономической информации в
ЭИС, имеющей наименования объектов, наименования классификационных
группировок и их числовые обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие виды
классификаторов: локальные, отраслевые, общегосударственные и
международные.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система
документации, используемая в процессе управления экономическим
объектом. А сам документ понимается как определенная совокупность
сведений, применяемых при решении экономических задач, расположенных
на физическом носителе в соответствии с рекомендованной формой.
К внутримашинному информационному обеспечению относится
описание экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных
первичных документов с оперативной информацией целесообразно
использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той,
которая была использована для построения самого документа.
Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей
логической структуре документа и файлов с оперативной информацией,
сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в
информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной
информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода
и актуализации записей информационной базы, поэтому для их
проектирования целесообразно применить анкетную форму расположения
реквизитов, удобную для выполнения этих операций.
49
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной
степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и
максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.
При разработке системы использовалась реляционная модель базы
данных. Реляционная модель данных некоторой предметной области
представляет собой набор отношений изменяющихся во времени. При
создании информационной системы совокупность отношений позволяет
хранить данные об объектах предметной области, моделировать связи
между ними. При этом сами данные хранятся в таблицах [6]. Для удобства
идентификации каждая таблица созданной базы данных обладает
уникальным кодом.
Основными функциями справочников являются:
обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе
данных;
декодирование значений признаков при выводе данных на экран
дисплея;
хранение постоянной информации, связанной с определёнными
значениями признаков;
оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в
результате решения комплекса задач.
К информационному обеспечению в рамках данного проекта
относятся:
база данных;
экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ;
экранные формы для вывода результирующей информации.
База данных позволяет хранить большие объемы информации в
структурированном виде в едином источнике. При необходимости,
соблюдая принципы целостности баз данных, можно использовать одну и
ту же базу данных для нескольких проектов или задач, а также с легкостью
50
вносить необходимые изменения в ее структуру, не затрагивая самих
данных, хранящихся в ней.
Для ввода/вывода данных разрабатываются макеты экранных форм,
которые затем будут внедряться непосредственно в саму систему,
отвечающую за решение поставленной задачи автоматизации.
Все указанные элементы совокупно составляют информационное
обеспечение проекта. Данные, внесенные в форму ввода первичных данных,
попадают в базу данных, а затем данная информация может быть выведена
(по запросу) в форму для вывода результирующей информации.
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках.
В системе потребуются следующие справочники:
отделы;
роли пользователей;
пользователи;
виды документов;
номенклатура;
папки.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
учет отделов;
учет ролей;
составление номенклатуры;
учет пользователей;
создание папки;
регистрация документа.
В данном проекте будут использованы следующие локальные
классификаторы:
1) Классификатор сотрудников (пользователей ИС);
Структурная схема классификатора сотрудников представлена на
Рисунке 2.1.
51
K
1
= [XXX]
Код сотрудника
Рисунок 2.1 Структурная схема классификатора сотрудников
2) Классификатор документов
Структурная схема классификатора представлена на Рисунке 2.2.
.
K2 = [XXXXX]
Код документа
Рисунок 2.2 Структурная схема классификатора документов
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение (ПО) включает совокупность программ,
реализующих функции и задачи ИС и обеспечивающих устойчивую работу
комплексов технических средств. В состав программного обеспечения
входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-
методические материалы по применению средств программного
обеспечения и персонал, занимающийся его разработкой и сопровождением
на весь период жизненного цикла ИТ [9].
В настоящее время наиболее распространены следующие ОС:
Windows 10,
Apple Mac OS X.
Сравнение ОС наиболее логично проводить по следующим
критериям:
Интерфейс
Безопасность
Программное обеспечение
Цена и производительность