32
К таким средства относятся следующие применяемое программное
обеспечение:
Антивирусное программное обеспечение (EsetNod 32);
программные брандмауэры, входящие в состав применяемых
коммутаторов;
средства идентификации и аутентификации пользователей (usb-
ключи eToken фирмы Алладин).
Безопасность информации в разработанной ЭИС настоящее время
обеспечивается за счет применения следующих мер[7]:
Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
использованием антивирусного программногообеспечения ;
соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
использованием резервного копирования информации;
использование организационных и кадровых мер.
Для обеспечения комплексной информационной безопасности в ООО
«СтройИнвест» используется интегрированная система безопасности
«Интегра-С».
Основные задачи системы следующие[8]:
Дистанционное визуальное и электронное наблюдение за
контролируемыми зонами объектов;
фиксирование и долговременное хранение фактов
возникновения нештатных ситуаций на объекте с возможностью
дальнейшего просмотра записи всего хода событий;
комплексное управление системами активной защиты,
оповещения и доступа на территорию объекта;
автоматизация контрольно-пропускного режима;
33
представление полной и достоверной информации о состоянии
объекта;
управление режимами работы объекта;
передача информации оперативным дежурным на большие
расстояния;
защита от несанкционированного доступа к информации;
контроль и фиксирование действий дежурного персонала.
В политике безопасности предприятия, в частности, определены
требования по работе с паролями и использованию антивирусных средств.
Пользователи должны следовать установленным процедурам
поддержания режима безопасности при выборе и использовании паролей.
Они обязаны выполнять следующие рекомендации[9]:
Обязательно назначать персональные пароли для обеспечения
подотчетности;
хранить пароли в секрете;
не записывать пароли на бумаге, если не представляется возможным
ее хранение в защищенном месте;
изменять пароли всякий раз, когда есть указания на возможную
компрометацию систем или паролей;
выбирать пароли, содержащие не менее шести символов;
при выборе паролей не следует использовать:
месяцы года, дни недели и т.п.;
фамилии, инициалы и регистрационные номера автомобилей;
названия и идентификаторы структурных подразделений;
номера телефонов или группы символов, состоящие из одних
цифр;
пользовательские идентификаторы и имена, а также
идентификаторы групп и другие системные идентификаторы;
более двух одинаковых символов, следующих друг за другом;
группы символов, состоящие из одних букв.
34
изменять пароли через регулярные промежутки времени (не более
чем через 180 суток) и избегать повторное или «циклическое»
использование старых паролей;
чаще изменять пароли для привилегированных системных ресурсов,
например, пароли доступа к определенным системным утилитам;
изменять временные пароли при первом входе в системы;
не включать пароли в открытые сценарии автоматического входа в
системы, например, в макросы или функциональные клавиши.
Пользователи обязаны следовать установленным процедурам
обеспечения антивирусной защиты при вводе информации в систему с
внешних магнитных носителей, использовании электронной почты и
копировании информации из Интернет.
Категорически запрещается самовольно отключать установленные
средства антивирусной защиты и использовать внешние магнитные
носители без их предварительной проверки антивирусными средствами.
Администраторы информационной системы должны быть всегда
готовы к опасности проникновения вредоносного программного
обеспечения в системы и по необходимости принимать специальные меры
по предотвращению или обнаружению его внедрения.
Необходимо соблюдать следующие рекомендации:
Использование лицензионного программного обеспечения и
запрещение использования несанкционированных программ.
Противовирусные программные средства следует использовать
следующим образом:
Программные средства обнаружения конкретных вирусов
следует применять для проверки компьютеров и носителей информации на
наличие известных вирусов либо как мера предосторожности, либо как
повседневная процедура;
35
программные средства обнаружения изменений, внесенных в
данные, должны быть по необходимости инсталлированы на компьютерах
для выявления изменений в выполняемых программах;
Необходимо проводить регулярную проверку программ и данных в
системах, поддерживающих критически важные производственные
процессы. Наличие случайных файлов и несанкционированных
исправлений должно быть расследовано с помощью формальных процедур.
Дискеты и другие съемные носители неизвестного происхождения
следует проверять на наличие вирусов до их использования.
Необходимо определить управленческие процедуры и обязанности
по уведомлению о случаях поражения систем компьютерными вирусами и
принятию мер по ликвидации последствий от их проникновения. Следует
составить надлежащие планы обеспечения бесперебойной работы
предприятия для случаев вирусного заражения, в том числе планы
резервного копирования и восстановления всех необходимых данных и
программ.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
В настоящее время на рынке программной продукции предлагается
много вариантов систем электронного документооборота, написанных для
малых и крупных предприятий. Некоторые из них ориентированы на
предприятия, работающие в определенном секторе рынка товаров или
услуг, например образовательных учреждений или предприятий торговли,
туристического бизнеса. Для реализации проекта выбор проводится между
системами электронного документооборота. Данный класс ИС выбран в
связи с большим объемом документации в организации и нехваткой
36
времени и трудовых резервов на ее обработку. Вопрос о внедрение
подобной системы встал перед руководством, когда за неустойки в
подготовке документов, заказчики начали принимать штрафные меры.
Для удовлетворения потребностей предприятия автоматизированная
система документооборота должна отвечать следующим требованиям:
Создание документов по собственным шаблонам и формам;
Дополнение системы собственными шаблонами документов;
Возможность работы с системой через Интернет;
Обновление справочников;
Создание гибких маршрутов согласования с возможностями
корректировки текста в режиме online;
Сканирование и распознавание текста;
Наличие API (Application Programming Interface) интерфейса для
интеграции с другими ИС на предприятии;
Высокий уровень безопасности;
Система должна так же иметь СУБД, которую специалисты
компании могли бы модернизировать собственными силами.
Соответственно, если она является собственной разработкой компании, то
на обучение специалистов уйдет немало времени и средств.
Рассмотрев существующие разработки систем автоматизации
документооборота, можно выделить следующие системы, которые в той или
иной степени отвечают требованиям:
Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО» [15]
Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот» [16]
Система «ЛЕТОГРАФ» [17]
Результаты сравнения функциональных возможностей систем
приведены в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
37
2 -возможность реализована
1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
0 -возможность не реализована
Таблица 0.7
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование шаблонов
для подготовки
документов
2
1
2
Создание и изменение
дополнительных
шаблонов
1
1
1
Создание графиков и
графических документов
1
2
1
Сканирование документов
и совместимость с ПО
обеспечивающим
распознавания образов
текста
1
1
1
Проверка на
дублирование
2
2
0
Использование,
редактирование и
добавление новых
справочников и словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации
(параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность изменения
маршрутов отправленного
документа
1
2
2
Визуальный редактор
процесса обработки
документа
1
2
0
38
Автоматическая
блокировка документа,
взятого на редактирование
2
2
0
Уведомление сотрудников
о входящих поступивших
задачах
2
2
2
Автоматизация процесса
приема / отказ от
поручений к исполнению
2
1
0
Настройка напоминаний и
уведомлений о
приближающихся сроках
исполнения задачи.
1
2
2
Оперативный контроль за
сроками исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска
документов
2
2
2
Возможность логического
поиска
2
2
0
Наличие генераторов
подготовки отчета
1
2
2
Получение отчетов и
справок по
исполнительской
дисциплине
2
2
2
Возможность создания
собственных шаблонов
отчетов в визуальном
редакторе
0
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов
электронных документов
1
1
1
Ведение архивных
хранилищ электронных
образов документов
2
1
2
Ведение отдельной базы
документов
2
2
0
Обеспечение учета,
контроля движения и
2
2
0
39
сроков хранения дел и
документов в архиве
Обеспечение оптимизации
хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое разграничение
прав доступа
2
2
2
Наличие программных
средств контроля
целостности документа
2
1
1
Резервное копирование
баз данных
2
2
2
Использование средств
шифрования
1
2
2
Применение средств
криптозащита
2
2
2
Применение Электронно-
цифровой подписи (ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
С СУБД Microsoft SQL Server
С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии.
«Дело» обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым
минусом данной системы можно отметить, отсутствие встроенных средств
шифрования данных, полнофункционального генератора отчетов, а как
следствие создание своих отчетных шаблонов невозможно без доработки
системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-
Документооборот»
40
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД
«НИКА»). Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные
толстый и тонкий клиенты. За минусом – не в полной мере реализована
система сканирования (необходимо устанавливать дополнительное ПО).
Помимо этого для работы с шаблонами документов так же необходимо
дополнительное ПО.В отличие от своих конкурентов «ЕФРАТ» разработал
свою СУБД, которая поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система
с полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов
можно отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном
порядке под заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и
зачастую могут занимать крайне много времени. Помимо этого фирма -
разработчик не предоставляет демо-версии своей программы для
ознакомления. Клиент может ознакомиться лишь с теми функциональными
возможностями будущей системы, которые представлены на официальном
сайте, но при этом фирма – разработчик останавливается на
индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот подход входит и
ценовые показатели, которые, к слову сказать, достаточно высоки (таблица
1.5.).
Таблица 0.8
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во
лицензий
«Дело»
(microsoft sql server
– oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-258000
110000
180000
50
435000-625000
225000
450000
100
800000-1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
Cache (разработчик InterSystems)– 8378 руб.- 73727 руб. [9]
41
Oracle Database (разработчик Oracle)– 10053 руб.- 34853 руб.
[13]
Microsoft SQL Server 2017 (разработчик Microsoft) - 33512
руб.[10]
Исходя как из функциональных показателей так и из цены продуктов
можно сделать вывод. Система «ЕФРАТ-Документооборот» удовлетворяет
практически всем требованиям, но имея СУБД своей собственной
разработки, не может быть подвергнута доработке и изменениям. В связи, с
чем данные продукт не подходит. Проведенный анализ показывает, что ни
одна из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не
учитывает правила ведения внутреннего документооборота ООО
«СтройИнвест», установленного стандартами предприятия, и, как
следствие, нуждается в доработке. Доработка рассматренных систем может
быть связана со значительными финансовыми затратами, в связи с чем
покупка или доработка готовой системы должна быть признана
нецелесообразной.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выбор стратегии автоматизации, один из важнейших этапов всей
предпроектной подготовки. Из-за неверного выбора внедряемая система
может не только не приносить достаточной прибыли, но и наоборот,
замедлить производство.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя следующие
базовые принципы:
цели: области деятельности предприятия и последовательность,
в которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям,
комплексная автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии;