27
электронную почту.
Это является значимым основанием необходимости использования и
разработки внутреннего документооборота для отдела контроля качества,
направленного на предотвращение и ослабления вышеперечисленных и других
возможных угроз.
Безопасность от внутреннего документооборота будет реализовываться за
счет:
• создания изолированных путей конфиденциальной информации
(документов) и разделения их на подпотоки, в соответствии с уровнем их
секретности;
• использования независимой системы обработки и хранения секретных
файлов, непересекающихся с системой обработки открытых данных;
• одновременного использования мер разрешающих и мер ограничений
и технологических приемов, которые входят в систему хранения
конфиденциальных документов;
• внесение на частный носитель конфиденциальной информации
пометки, что дает возможность выделять его в большом потоке общей
информации;
• разграничение прав доступа к информации в документообороте. [20]
Все перемещения документа сопровождает обязательная проверка
комплектности и целостности документов, ведется учет его местонахождений.
Из этого также вытекает, что работа с документооборотом будет
реализовываться быстрее, за счет чего ускорится движение документа и его
исполнение.
С помощью приведенных достоинств и недостатков, можно сделать расчет
планируемого эффекта.
Годовой доход от продажи программ ООО «НетКрэкер».
150 дней (с учетом внедрения по в систему) *760000.00 руб. = 114 млн. руб.
210 дней (без учета внедрения) *714285.71 руб. = 150 млн. руб.
114 млн. руб. + 150 млн. руб. = 264 млн. руб. в год.
В таблице 1.3. указана примерная прибыль ООО «НетКрэкер».
28
Таблица 1.3.
Расчет прибыли ООО «НетКрэкер» за 1 год без учета налогов
Вид дохода
Алгоритм
Сумма в рублях
Разработка требуемого ПО без
внедрения
40 тыс. руб. х 144 дня
5760000 руб.
Разработка требуемого ПО с
учетом внедрения
150 тыс. руб. х 144
дня
37,8 млн. руб.
На рисунке 1.1.9 показана схема документооборота процесса контроля
качества ПО в ООО «НетКрэкер»
Рисунок 1.1.9 Схема документооборота процесса контроля качества ПО
29
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В наше время все больше обостряются преднамеренные и
непреднамеренные воздействия нарушителя на транспортированные данные и
аппаратно-программные средства организаций.
Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной
техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности.
Микроносители, Звуконосители, Видеоносители, Магнитные носители для записи
кодированной информации определили появление документов на новейших
нетрадиционных, т. е. небумажных носителях информации.
Документы на новейших носителях информации относятся к классу
технически–кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения
только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей,
проекционной аппаратуры или компьютера.
Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему
документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности
документов составляют систему документации. До настоящего времени в
документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов
и разновидностей документов. Все документы, обращающиеся на предприятии,
могут классифицироваться по различным признакам, важнейшим из которых
является его содержание.
Основными правилами организации документооборота являются:
• оперативное прохождение документа с наименьшими затратами
времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов
документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет
реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства;
• возможность централизованного выполнения однородных
технологических операций. Основой структуры любого документооборота
30
является документ. [14]
Воздействие на процессы функционирования путём несанкционированного
доступа также увеличивается из-за переизбытка объемов хранимой и передаваемой
информации.
Если усложнять используемые технологии и процессы деятельности -
можно прийти к тому, что программные средства будут иметь разные ошибки
работы системы и незадекларированные возможности, что даст больше шансов для
использования нарушителями.
Отсутствие в деятельности отдела контроля качества документооборота, как
средства защиты от доступа к конфиденциальным данным, делает работу компании
уязвимой и появляется вероятность столкнуться с противоправными действиями.
Если рассматривать структуру безопасности отдела контроля качества по
уровням, то это будет выгладить как:
• Первый уровень - безопасность информации данных президента
компании;
• Второй уровень - безопасность информации данных вице-президента
компании;
• Третий уровень - безопасность информации данных директора отдела
обеспечения контроля качества;
• Четвертый уровень - безопасность информации данных менеджера
групп обеспечения контроля качества;
• Пятый уровень - безопасность информации данных инженеров по
обеспечению контроля качества.
Для каждого отдела существует разная конфиденциальная информация,
которая может иметь связь только с определенными уровнями. У каждого уровня
так же должен быть свой доступ к определенным документам. [17]
Сейчас в отделе контроля качества используется передача данных через
электронный почтовый сервис сети интернет, что является небезопасным. Для
защиты от внешних вирусов на ПК пользователей стоит продукт антивирус
Kaspersky Total Security и используется Брандмауэр Windows — встроенный в
Microsoft Windows межсетевой экран, контролирующий доступ программ в сеть.
31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Сейчас для ведения документации очень многие компании уже используют
электронный документооборот, что повышает эффективность работы компании,
скорость передачи информации и сокращение потерь важной конфиденциальной
информации. Существуют уже готовые решения разработанных систем
электронного документооборота (СЭД). Рассмотрим самые часто используемые
готовые СЭД по четырем параметрам, которые являются самыми важными при
выборе - простота в использовании, функциональность, учет законодательства,
техническая поддержка.
1. СЭД «ДЕЛО» – автоматизация работы с документами, задачами и
процессами. Достаточно прост в использовании, использует долговременное
хранение неиспользуемых данных, дает возможность проводить отчетность по
проводимым операциям и направлениям в ходе документооборота, соответствует
Российским и международным стандартам, предназначен для удаленной работы
через веб-клиент, эффективен для планирования и постановки задач.
Дополнительные опции:
«Электронная подпись и шифрование» — опция позволяет соблюдать
необходимые условия для реализации защищенного и юридически значимого
электронного документооборота.
«Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ)» — подсистема
предназначена для автоматизации обмена документами между организациями-
участниками электронного документооборота, а также для обеспечения
прозрачности обработки документов в этих организациях.
«Управления процессами» — опция позволяет проектировать и создавать
произвольные документно-ориентированные приложения.
«Сканирование» — опция обеспечивает пользователю возможность
сканирования.
«Поточное сканирование» — опция помогает быстро перевести в
32
электронный вид большой объем бумажных документов.
«Защита от несанкционированного доступа» — опция обеспечивает
безопасность хранимой информации с помощью SecretDiskServer NG компании
Aladdin.
«Оповещения и уведомления — опция осуществляет автоматическую
рассылку уведомлений и оповещений на электронную почту пользователей о
различных событиях системы «ДЕЛО».
«Интеграция СЭД «ДЕЛО» и системы 1С » — позволяет упорядочить работу
с финансовыми документами. [9]
«Информер» — модуль оповещает визуальным и звуковым способами
пользователя о наступлении событий в системе «ДЕЛО», связанных с
определенными объектами системы, отображает перечень этих объектов с
возможностью открытия окон на просмотр и редактирование. В зависимости от
настроек, модуль «Информер» информирует пользователя о новых или
непрочитанных записях, находящихся в доступных пользователю папках
кабинетов; о поручениях на исполнении и на контроле, срок исполнения которых
истек или истечет через заданное время.
«Мобильный кабинет» — позволяет работать с документами вне офиса при
помощи мобильных устройств (iPad, смартфоны, iPhone, коммуникаторы,
мобильные телефоны) на любой платформе (например, Android, iOS,
WindowsMobile) через электронную почту (допустима любая операционная
система).
«Печать штрих-кода» - опция позволяет напечатать на листах документа
уникальный штрих-код, назначаемый системой для однозначной идентификации.
«Поиск по штрих-коду» позволяет осуществлять поиск электронных
регистрационных карточек документов с использованием ручного сканера.
«Партионная почта» - опция позволяет автоматизировать присвоение 14-
символьного почтового-кода идентификатора почтовым отправлениям, а также
автоматизирует формирование необходимой печатной и электронной
документации на партионную почту.
«Юридически значимый документооборот» позволяет придать юридическую
значимость создаваемым в СЭД электронным документам благодаря обеспечению
33
ряда условий (установленных законодательно).
«Модуль локального системного технолога» обеспечивает возможность
внесения ряда изменения на локальных пользовательских станциях без обращения
к технологам СЭД.
2. 1С: Архив - система, позволяющая давать направление документам,
основой которой является хранение данных и их версий. Обеспечивает доступ
поиска, редактирования потока информации и просмотра отправляемых данных.
Система организует хранилище, а также обеспечивает управление им через сеть
интернет. [13] Соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, имеет возможность направлять
сообщения, имеет возможность разграничения прав доступа и интеграцию с
другими приложениями.
3. Продукт компании DIRECTUM - включает в себя не только использование
электронного документооборота, но и управление корпоративной информацией
(ECM) и управление бизнес-процессами (BPM). Имеет внутренний локальный
документооборот, также может выступать в качестве внешнего, что дает плюс
безопасности к передаваемым данным. Легкий и простой в пользовании, выступает
в качестве полностью российской разработки. Имеет возможность автоматически
заполнять реквизиты, классифицировать документы и выполнять поиск данных.
• Развитое управление с полноценной поддержкой жизненного цикла,
вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением
документов в различных форматах.
• Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных
документов.
• Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора
схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-
маршруты.
• Возможность создания и управления в единой системе хранилищами
документов практически неограниченного объёма для разного вида контента на
протяжении всего жизненного цикла документов.
• Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей
Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием
с клиентами.
34
• Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи
(ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с
использованием сертифицированных как в РФ так и на Украине средств
криптозащиты.
• Универсальный механизм интеграции, упрощающий
работу SAP, Галактика, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
• Наличие отработанной технологии внедрения электронного
документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
• Наличие крупных проектов внедрения федерального и
международного уровня
• Возможность организации территориально-распределенной работы в
режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
• Наличие трех способов работы пользователей с системой: через
desktop-клиент, через веб-клиент (с помощью веб-браузера) и через мобильное
приложение
• Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП
между разными организациями, даже если они используют разные системы
документооборота или не используют их вообще.
• Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу
десятков тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
• Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро
адаптировать систему, интегрировать её с другими системами, а также
собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
• Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и
управления (ГСДОУ). [10]
4. OPTIMA-WorkFlow - один из самых популярных систем электронного
документооборота. Имеет возможность управления и контроля перенаправления
документов, хранения электронных документов в архиве, составлять полные
отчеты о потоке документа и количестве направляемых документов, используется в
локальной сети. Компания Optimasoftware сотрудничает с известными крупными
Российскими компаниями Лукойл, Газпром, ПАО «Сбербанк России», DHL и
другими.
35
OPTIMA-WorkFlow строится по технологии «клиент-сервер» и основана на
принципах открытой архитектуры, обеспечивающей возможность взаимодействия
с другими средствами обработки данных — например, с системами
управленческого учета, средствами электронной почты, факсимильной связи,
системами гарантированной доставки сообщений и т. д.
Платформа обладает широким набором инструментов для создания или
развития существующих комплексных систем управления документами,
средствами для интеграции со сторонними информационными системами:
• отсутствие ограничений по совместимости с офисным и прикладным
программным обеспечением;
• поддержка LDAP: наличие средств взаимодействия с Microsoft Active
Directory;
• штрих-кодовая или радиочастотная (RFID) маркировка и
идентификация документов;
• развитой инструментарий для формирования отчетности;
• применение ЭЦП для указания авторства и обеспечение юридической
значимости документов, резолюций и решений по документам;
• использование встроенных средств сканирования и распознавания
документов, индексирования, морфологического анализа и контекстного поиска;
• простые визуальные средства настройки и адаптации решений на
платформе OPTIMA-WorkFlow к специфике применения;
• документированный объектно-ориентированный API и открытая
модель хранения данных;
• поддержка средств создания и обработки документов,
соответствующих стандартам ОLE (в частности, Microsoft Office). [11]
Изучив рынок, можно сделать выводы, что существуют эффективные
варианты готового документооборота. Многие такие системы работают через сеть
интернет, что является небезопасным для конфиденциальной информации
компании. Разработка автоматизируемой системы будет являться менее затратным
вариантом автоматизации отдела контроля качества, документооборота и
обеспечением безопасности конфиденциальных документов.
36
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
При реализации автоматизации и обеспечения информационной
безопасности отдела контроля качества в ООО «НетКрэкер» разработка стратегии
будет произведена по следующим этапам:
• Провести анализ бизнеса;
• Провести анализ плана развития бизнеса;
• Выделить стратегию функций информационной системы;
• Выбрать стратегию автоматизации проекта;
• Сформировать комплексный проект выбрав архитектуру;
• Исходя из всего сформировать бизнес-план.
Обеспечить более высокую безопасность передаваемой информации
компании нельзя без точного представления деятельности отдела и информации о
защищенности данных.
Чтобы собрать и изучить требуемую информацию, необходимо знать:
• Организационную структуру отдела и ее функциональность;
• Получить информацию о используемых в отделе технологиях
получения/передачи данных и информационных потоках отдела;
• Знать разграничение прав доступа к информации пользователей;
• Определить входную и выходную информацию деятельности отдела;
• Определиться с программными, техническими и информационными
ресурсами;
• По собранной информации разработать структуру справочников
будущей программы, направлений, регистров накопления и др.
В результате, получив детальную информацию о деятельности отдела
контроля качества, можно выявить ослабленные в защите места и иметь план по
разработке усиления защиты информации во избежание ее порчи или утечки.