77
Рисунок 2.12. Заполненная форма справочника «Сотрудники»
Следующий справочник, который необходимо заполнить, это справочник
«Подразделение» - рисунок 2.13. Он содержит информацию о подразделениях,
участвующих в документообороте.
Рисунок 2.13 Заполнение формы справочника «Подразделение»
78
Следующий справочник в порядке заполнения - «Должность». На рисунке
2.14 изображена форма для заполнения справочника «Должность».
Рисунок 2.14 Заполнение формы справочника «Должность»
После заполнения этих справочников, можно заполнить в справочниках
«Сотрудники» оставшиеся пустыми поля. В итоге форма списка сотрудников будет
иметь следующий вид после заполнения данных - рисунок 2.15.
Рисунок 2.15. Форма списка сотрудников
79
Следующий этап, перед тем как попробовать отправить документ,
рекомендуется заполнить следующие справочники:
• Вид документа
• Тип документа.
На рисунке 2.16 отображена форма заполнения справочника «Вид
документа».
Рисунок 2.16. Заполнение формы справочника «Вид документа»
Аналогично выглядит форма справочника «Тип документа» - рисунок 2.17.
Рисунок 2.17. Заполнение формы справочника «Тип документа»
80
Перед отправлением документа для удобства можно создать готовый
«Список рассылки» (рисунок 2.18).
Рисунок 2.18 Заполнение списка рассылки
Когда все данные заполнены, можно пробовать отправить документ. На
рисунке 2.19 отображена форма для осуществления отправки документа.
Рисунок 2.19 Отправка документа
Перед отправлением добавляется вложение. На рисунке 2.20 изображена
форма, открывающаяся после нажатия кнопки «Добавить вложение»,
обеспечивающая импорт документа в программу.
81
Рисунок 2.20 Форма импорта документа
После нажатии кнопки «Отправить» на форме «Потоки документа»
документ будет отправлен получателям.
Теперь рассмотрим работу документооборота при получении входящих
документов. На главной форме программы выбираем кнопку «Входящие
документы». Отобразится окно - рисунок 2.21.
Рисунок 2.21 Окно, отображающее входящие документы
82
После того как документ будет принят, он отправится в список "Принятые
документы". Программа предусматривает возможность скачивать вложения.
В системе можно посмотреть историю документа. Для этого существует
раздел «Просмотр документов» - рисунок 2.22. Для просмотра истории необходимо
нажать на кнопку «Подробнее».
Рисунок 2.22 Форма раздела «Просмотр истории»
На рисунке 2.23 показана форма, отображающая историю выбранного в
списке документа. Историю редактировать нельзя.
Рисунок 2.23 Форма, отображающая историю документа
83
Проведя в системе несколько потоков, можно сформировать отчет по
потокам документов - рисунок 2.24.
Рисунок 2.24 Сформированный отчет по документообороту
Отчет можно формировать разный, все зависит от настраиваемых на панели
справа параметров. Справа от формы отчета расположена панель, которая
открывает множество функций для настройки различных вариантов формирования
отчета.
Нажав на определенный реквизит, можно добавлять в конструкторе
должности сотрудников или формировать отчет о всех потоках документов по
одному определенному сотруднику за интересующий период. Откроется окно
выбора (из справочника) «Сотрудники». Есть возможность выбрать кнопкой
подбора определенных интересующих сотрудников, либо кнопкой «Заполнить»
осуществить выбор все сотрудников разом.
Также в программе реализована возможность сформировать отчет о
движении документа. В графе реквизитов отчета, также на панели справа, нужно
выделить интересующий документ. При его выборе из журнала, в сформированном
отчете будет отображена информация о его движении, кто и когда его подписывал.
Реализованное программное обеспечение, созданное на основе «1С»,
предназначено для обеспечения сохранности, быстроты доступа, облегчения
поиска и повышения эффективности работы с внутренними и официальными
документами.
84
Данный программный продукт позволяет работать с любыми типами
документов, начиная от офисных или содержащих текстовую, графическую, аудио-
и видеоинформацию, и заканчивая приложениями, архивами и документами
проектировочных программ.
Программа может применяться в любом отделе компании, независимо от его
отраслевой направленности. Она одинаково хорошо подойдет для применения как
в коммерческой фирме с малым количеством пользователей, так и в большом
государственном предприятии. Также продукт обеспечивает сохранность
документов и их безопасность от утечки.
Благодаря реализованному документообороту, упорядочена работа
сотрудников с документами, исключена возможность утери или пересечения
фрагментов при одновременной работе, сокращено время поиска нужной
информации и суммарное время коллективной обработки документов. Программа
имеет удобный и понятный интерфейс, что даёт возможность быстрого знакомства
с ней пользователями.
85
3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности
Экономическая эффективность (англ. Economic efficiency) — это
соотношение полученных результатов производства — продукции и услуг, и затрат
труда и средств производства.
Экономическая эффективность — это получение максимума возможных благ
от имеющихся ресурсов, постоянно соотнося выгоды (блага) и затраты, при этом
необходимо вести себя рационально. Производитель и потребитель благ стремятся
к наивысшей эффективности, максимизируя при этом свои выгоды и минимизируя
затраты.
Главным критерием социально-экономической эффективности является
степень удовлетворения конечных потребностей общества, и прежде всего
потребностей, связанных с развитием человеческой личности. Наибольшей
социально-экономической эффективностью обладает та экономическая система,
которая в наибольшей степени обеспечивает удовлетворение многообразных
потребностей людей: материальных, социальных, духовных, гарантирует высокий
уровень и качество жизни. Основой такой эффективности служит оптимальное
распределение имеющихся у общества ресурсов между отраслями, секторами и
сферами экономики. [23]
Эффективность экономической системы зависит от эффективности
производства, социальной сферы (систем образования, здравоохранения,
культуры), эффективности государственного управления. Эффективность каждой
из этих сфер определяется отношением полученных результатов к затратам и
измеряется совокупностью количественных показателей.
Для измерения эффективности производства используются показатели
производительности труда, фондоотдачи, рентабельности, прибыльности,
окупаемости и др. С их помощью сопоставляются различные варианты развития
производства, решения его структурных проблем. [5]
86
Измерение эффективности социальной сферы требует использования особых
качественных показателей развития каждой из отраслей этой сферы.
Для государственной сферы необходимы специальные критерии
соответствия затрат и результатов деятельности государства требованиям
общества.
Для расчета прямого эффекта необходимо изучить показатели трудовых и
стоимостных затрат.
К трудовым показателям относятся следующие (таблица 3.1. и 3.2):
• абсолютное снижение трудовых затрат (
T) (час):
T = T
0
– T
1
, (3.1)
где T
0
- трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту
(час),
T
1
– трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту
(час);
• коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт) (%), для
расчета которого используется следующая формула 3.2:
Кт =
T / T
0
* 100% (3.2)
• индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда (Y
T
), рассчитываемый следующим образом:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3.3)
К стоимостным показателям относятся - абсолютное снижение стоимостных
затрат (
С) в рублях, в год и рассчитывается по формуле 3.4:
С = С
0
– С
1
, (3.4)
где С
0
— стоимостные затраты (в рублях) на обработку информации по
базовому варианту, а С
1
— стоимостные затраты (в рублях) на обработку
информации по предлагаемому варианту.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (К
C
) индекс
снижения стоимостных затрат (Y
C
), рассчитываемые аналогично.
Срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки
информации (Т
ок
), рассчитываемые в годах, долях года, в месяцах, по формуле 3.5:
Т
ок
= К
П
/
C (3.5)
где К
П
- затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).