57
Она представляет собой информацию, где отображены критерии,
описывающие данные о потоке:
• Дата отпрвления (принятия, в случае с входящим документом)
• Исполнитель
• Тип документа
• Вложения
• Вид документа
• Код вида документа
• Размер файла
• Количество получателей
• Статус документа
• Местонахождение документа.
Также на форме расположена табличная часть, отписывающая когда и кто из
получателей осуществил прием документа. Это очень удобно, в случае потери
документа в потоке, или к примеру когда сотрудник находится в отпуске, а в
рассылку он включен ошибочно по шаблону, и позволяет обнаружить
местоположение документа.
В системе используются справочники, приведенные в таблице 2.2.1.
Таблица 2.2.1
Используемые справочники
№
№
п
п
Название
справочника
Ответственный
за ведение
Средний
объём
справочни
ка в
записях
Среднюю
частоту
актуализаци
и
Средний
объем
актуализации,
%
1
1
Сотрудники
администратор
100
1 раз в
месяц
25
3
2
Должность
администратор
100
1 раз в
месяц
10
3
3
Подразделение
администратор
100
1 раз в
месяц
10
58
5
4
Тип документа
пользователь
50
1 раз в
месяц
10
5
5
Вид документа
пользователь
50
1 раз в
месяц
10
6
6
Права
пользователей
администратор
50
1 раз в
месяц
10
В таблице 2.2.2. отображен реквизитный состав справочников.
Таблица 2.2.2
Реквизитный состав справочников
№
пп
Наименование
Перечень реквизитов
1
Сотрудники
• ФИО
• Должность
• Кабинет
• Телефон
• Подразделение
• e-mail
• учетная запись
2
Должность
• Наименование,
• Подразделение
3
Подразделение
• Наименование
• Код подразделения
4
Учетные данные
• Логин
• Пароль
5
Тип документа
• Наименование
6
Вид документа
• Наименование
Система 1С: Предприятие позволяет вести практически неограниченное
количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой
59
список однородных объектов: сотрудников, организаций, товаров и т. д. Каждый
такой объект называется элементом справочника.
2.2.4 Характеристика результатной информации
При проведении разработки важно учитывать и точно знать какие данные
необходимо получать на выходе программы. Это может быть любая информация:
таблицы, отчеты, файлы, полученные в результате запроса. В таблице 2.2.3
показаны данные, которые получаются при работе в ПО.
Таблица 2.2.3.
Полученная информация, при выполнении запроса
№
пп
Наименова
ние
Реквизиты
Таблицы, на
основе которых
формируется
Частота
формирован
ия
Способ
доставки
1
Поток
документоо
борота
• Дата отправки
• Исполнитель;
• Тип документа;
• Код документа
• Размер
документа
• Количество
получателей
• статус
• местонахождени
е
• дата получения
пользователем;
• Список
сотрудников
• Список
рассылки
• Список
получателей
• По мере
необходи
мости
• Экран
ная
форма
2
Отчет о
проходящи
• Исходящий
документ
• Список
сотрудников
По мере
необходимос
• Экран
ная и
60
х через
документоо
борот
документах
• Количество
документов
• Исполнители
• Список
исходящих
документов
ти
печат
ная
форм
ы
Организованный локальный поток документов внутри компании
обеспечивает безопасность информации, передаваемой между сотрудниками
компании. В дальнейшем его можно будет развить и использовать более
расширенно.
2.3. Общие положения разработки
2.3.1. Дерево функций и сценарий диалога
Для правильной и точной разработки системы документооборота требуется
построить дерево функций. Дерево функций - иерархическая модель видов
деятельности предприятия, обеспечивающих достижение дерева целей.
Вершиной дерева функций является главная цель предприятия, ветви дерева
представляют собой функции (или работы), которые необходимо реализовать для
достижения главной цели предприятия и подчиненных ей целей нижнего уровня.
В виде дерева бизнес-функций может быть представлена любая
управленческая задача. Дерево функций является основой для построения бизнес-
процессов организации. На рисунке 2.3. показано дерево функций разрабатываемой
ИС.
Дерево функций позволяет графически описать функции отделов компании и
построить их в иерархическом порядке. Диаграмма позволяет организовать
внешние отношения компании: отношения с инвесторами, конкурентами,
клиентами, а также определить внутреннюю структуру компании. Дерево функций
отображает детализацию деятельностей всех отделов организации.
Способ представления функций в виде дерева позволяет уменьшить степень
сложности и является статичным описанием функции. Дерево функций –
61
эффективный инструмент в деятельности аналитика, ИТ-специалиста, даже просто
сотрудника организации, т.к. с помощью данной диаграммы можно в простой и
наглядной форме представить основные задачи сотрудников на предприятии. [8]
Рисунок 2.3. Дерево функций
Дерево функций дает возможность определить взаимодействие элементов
программы, с целью последующего учета модернизации или усовершенствования
этих элементов. Дает возможность более подробно изучить конструкцию и
структуру объекта, позволяя находить пути и методы дальнейшего его развития.
Сценарий диалога можно охарактеризовать как последовательность
переходов системы из одного состояния в другое. Переходы не должны иметь
тупик, т.е. при работе с системой должна быть возможность переходить из
62
текущего состояния в требуемое.
Разработка сценария диалога дает возможность: отобразить и рассмотреть
все имеющиеся тупиковые ситуации в развитии диалога и устранить их, выбрать
правильные пути перехода из одного состояния диалога в другое, а также
проанализировать и выявить ситуации, требующие оказания помощи
пользователю.
Чаще всего используются формальные методы описания сценариев,
используя сети. Он позволяет описать процессы связи пользователей с системой.
При построении сценария диалога используется описание процессов с помощью
инструментов средств разработки приложения. На рисунке 2.4. изображена схема
сценария диалога.
Рисунок 2.4. Схема сценария диалога
2.3.2. Характеристика базы данных
Построение современных информационных систем немыслимо без
использования технологий баз данных, которые стали не только инструментом
хранения сведений о предметной области, но и источником информации, на базе
которой можно принимать управленческие решения, решать большое количество
63
разнородных задач в различных областях деятельности человека.
Данные являются первичным источником сведений, которые можно
выделить в любом информационном потоке независимо от формы и способа
представления.
Для проектирования базы данных использовалась модель «сущность –
связь» (Entity – Relationshipmodel, или ER – модель), которая разрабатывалась с
помощью с помощью программного продукта Erwin.
В широком смысле под термином «База данных» можно понимать систему
хранения сведений о предметной области, предназначенных для удовлетворения
информационных потребностей пользователей. [2]
На рисунке 2.5. показана логическая модель базы данных.
Рисунок 2.5. Логическая модель базы данных
64
Рассмотрим все существующие таблицы базы данных более подробно.
Таблица 2.3.1.
Таблица базы данных «Сотрудники»
Наименование поля
Идентификатор поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
Код сотрудника
Kod_sotrudnika
строка
20
ключевое
поле
ФИО
FIO
строка
50
Код должности
Kod_dolgznosti
строка
20
Код учетных данных
Kod_uchetnih_dannih
строка
20
Код подразделения
Kod_podrazdeleniya
строка
20
Кабинет
Kabinet
число
10
Телефон
Phone
строка
15
e-mail
Mail
строка
20
Таблица «Сотрудники» (см. табл. 2.3.1) содержит информацию о
сотрудниках компании работающих в разрабатываемом ПО. Ключевым является
поле «код_сотрудника».
В таблице «Должность» (см. табл. 2.3.2) хранится информация о должностях
сотрудников, участвующих в документообороте. Ключевым является поле
«код_должности».
Таблица 2.3.2.
Таблица базы данных «Должность»
Наименование поля
Идентификатор поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
Код должности
Kod_dolgznosti
строка
20
ключевое
поле
Код подразделения
Kod_podrazdeleniya
строка
20
Наименование
Nazvanie_dolgznosti
строка
20
Таблица «Потоки документа» (см. табл. 2.3.3) содержит информацию о
потоках документов участвующих в документообороте. Ключевым является поле
«код_потока_документа».
65
Таблица 2.3.3.
Таблица базы данных «Потоки документа»
Наименование поля
Идентификатор
поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
Код потока
документа
Kod_potoka_dokume
nta
строка
20
ключевое
поле
Код сотрудника
Kod_sotrudnika
строка
20
Код типа документа
Kod_tipa_dokumenta
строка
20
Код вида документа
Kod_vida_dokumenta
строка
20
Код подразделения
Kod_podrazdeleniya
строка
20
Дата отправки
Date_otpravki
дата
10
Размер файла
Size_file
строка
20
Количество
получателей
Kolichestvo_poluchat
eley
число
5
Статус документа
Status_dokumenta
строка
20
Местонахождение
Mesto_dokumenta
строка
20
Дата получения
Date polucheniya
дата
10
66
В таблице «Учетные данные» содержатся данные, представленные в таблице
2.3.4. Ключевое поле «Код учетных данных»
Таблица 2.3.4.
Таблица базы данных «Учетные данные»
Наименование поля
Идентификатор
поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
Код учетных данных
Kod_uchetnih_dannih
строка
20
ключевое
поле
Логин
login
строка
20
Пароль
password
строка
20
Информация, хранящая данные «Тип документа», показана в таблице 2.3.5.
Ключевое поле - «Код_типа_документа».
Таблица 2.3.5.
Таблица базы данных «Тип документа»
Наименование поля
Идентификатор поля
Тип поля
Длина
поля
Прочее
Код типа документа
Kod_tipa_dokumenta
строка
20
ключевое
поле
Наименование
Name_tipadokumenta
строка
20