18
o платежных поручений и других банковских документов;
o счетов, накладных и счетов-фактур;
o кассовых документов, авансовых отчетов;
o доверенностей и других документов.
• Разнообразные отчеты:
o книга учета доходов и расходов и хозяйственных операций
индивидуальных предпринимателей, уплачивающих НДФЛ;
o книга учета доходов и расходов по упрощенной системе
налогообложения;
o кассовая книга;
o расшифровка отчетов;
o подготовка отчетности с возможностью отправки в электронном
виде в налоговый орган;
o возможность самостоятельной настройки отчетов.
Для автоматизации работы менеджеров, используется бесплатная A-
Number CRM.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Предметом исследования является деятельность менеджера по работе с
клиентами. Данный сотрудник входит в отдел по работе с клиентами. Отдел
состоит из руководящего состава в количестве 1 человека и 5 менеджеров по
работе с клиентами. Все работники отдела являются продвинутыми
пользователями ПК.
Оргструктура приведена на рисунке 1.4 отдела по работе с клиентами.
19
Рисунок 1.4 Оргструктура отдела по работе с клиентами
Под контрагентом понимается юридическое или физическое лицо, которое
вступает с организацией в различного рода отношения. Контрагенты – это
поставщики, покупатели, посредники, налоговые органы и т.д. Исключением
являются физические лица, с которыми организация устанавливает трудовые
отношения, т.е. ее сотрудники.
Отдел является функционально обособленным подразделением фирмы,
поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с
другими структурными подразделениями компании для рациональной
организации логистического процесса. Отдел является входным звеном в
логистической системе, что влияет на другие подразделения компании. Ошибки
в деятельности отдела негативно сказываются не только на его результатах, но и
приводят к негативным последствиям во взаимодействии с другими
подразделениями.
От отдела по работе с клиентами напрямую зависит прибыль компании и
дальнейшее ее развитие. Деятельность отдела по работе с клиентами включает
подписание контрактов на закупку материалов.
В функции отдела по работе с клиентами входит:
• Обзвон потенциальных клиентов по существующей базе, которая
обновляется 2 раза в год;
• Высылать коммерческие предложения заинтересованным клиентам
на электронную почту;
• Прием заявки от клиента по телефону или по электронной почте и
обработка ее( уточнение количества материала, особенности, характеристики
если они не указаны в заявке);
20
• Составление заказов поставщикам ( определенным поставщикам
отправляются определенные позиции, но есть поставщики у которых
ассортимент материалов очень большой им отправляется полные заявки)
• Анализ счетов поставщиков ( выявление наиболее выгодных цен, по
определенным позициям у разных поставщиков, запрос на корректировку счетов
поставщиков в соответствии с наиболее выгодными ценами);
• Составление счета на оплату клиенту с наценкой фирмы;
• Отслеживание оплат счетов;
• Передача скорректированных счетов поставщиков на оплату
финансовому директору;
• Передача документов на отгрузку, оплаченных счетов поставщиков,
и сертификатов на материалы в отдел логистики для доставки.
ООО «КОНСАЛТ ДЕВЕЛОП», как и любая подобная торговая
организация, характеризуется следующими основными бизнес-процессами:
- Закупка товаров у поставщиков, доставка ее и складирование;
- Оптовые продажи партнерам;
- Розничные продажи через сеть магазинов и интернет-магазин;
- Подготовка отчетности для передачи в государственные органы;
- Обеспечение различных видов учета, в том числе кадрового,
административно-хозяйственного, бухгалтерского, финансового и других.
Характеристика деятельности предприятия приведена на рисунке 1.5, на
рисунке 1.6 – декомпозиция.
21
Деятельность компании
Рисунок 1.5 Характеристика основной деятельности ООО «КОНСАЛТ
ДЕВЕЛОП»
Рисунок 1.6 Декомпозиция основной деятельности ООО «КОНСАЛТ
ДЕВЕЛОП»
Для подготовки отчетности, оценки деятельности компании, разработке
стратегических планов развития и определения краткосрочных целей в компании
формируются отчетные документы, в основе которых лежат результаты учета
продаж, учета движения товаров на складе, учета движения финансовых средств
(рисунок 1.7).
22
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса подготовки отчетности
Среди учетов особое место занимает учет продаж товаров, так как именно
этот процесс позволяет успешно существовать фирме. Но в настоящее время
учет продаж необходимо проводить отдельно по оптовым продажам, отдельно по
продажам в розницу через сеть магазинов, отдельно – по продажам в розницу
через Интернет-магазин. Для этого три вида отчетности сводятся в один
документ, что является довольно трудоемкой задачей в связи с тем, что данная
задача выполняется без средств автоматизации. Поэтому для автоматизации
выбираем процесс учета продаж, как один из наиболее важных и ответственных
в деятельности рассматриваемого предприятия, но в тоже время
неавтоматизированных и явно нуждающихся в автоматизации.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Модель «AS-IS» отображает текущие бизнес-процессы отдела по работе с
клиентами и разрабатывается в программном продукте BPWin Process Modeler.
Построим контекстную диаграмму «Деятельность отдела по работе с
клиентами» (Рисунок 1.8) на основе ниже приведенной информации.
24
• Обработкой заявок клиентов
• формированием заказов поставщикам
• обработкой счетов поставщиков и выставление счета клиенту
• формированием документов по заявке клиента
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса «Отдел по работе с клиентами»
Передача информации об оплаченных счетах клиента осуществляется
выгрузкой платежных поручений из клиент-банка в файлообменник на сервер,
что не удобно для менеджера, т.к. он должен вручную искать счета, которые
указаны в платежном поручении или искать счет по сумме оплаты, если в
платежном поручении не указана цель платежа.
Работа с клиентами (Рисунок 1.10) включает в себя:
• Обзвон клиентов по базе
• Рассылка коммерческих предложений клиентам на эл. почту
25
Рисунок 1.10 Характеристика процесса «Работа с клиентами»
Анализ счетов поставщиков включает в себя:
• Выбор оптимального по ценам поставщика
• Составление счета на оплату клиенту с наценкой
Выбор оптимально поставщика проводится менеджером в ручную. На
счетах поставщиков он отмечает более выгодные цены, и помечает дорогие.
Велика вероятность ошибки из-за того что иногда поступают заявки на большое
количество номенклатуры, а в счетах поставщиков номенклатура располагается
в разброс, менеджеру сложно отследить цены для каждой позиции.
Таким образом, можно сделать обобщенный вывод о недостатках в работе
отдела работы с клиентами и фирмы в целом.
• передача информации об оплаченных счетах клиента
осуществляется выгрузкой платежных поручений из клиент-банка в
файлообменник на сервер, что не удобно для менеджера, т.к. он должен
вручную искать счета, которые указаны в платежном поручении или искать счет
по сумме оплаты, если в платежном поручении не указана цель платежа.;
• выбор оптимально поставщика проводиться менеджером в ручную.
На счетах поставщиков он отмечает более выгодные цены, и помечает дорогие.
Велика вероятность ошибки из-за того что иногда поступают заявки на большое
26
количество номенклатуры, а в счетах поставщиков номенклатура располагается
в разброс, менеджеру сложно отследить цены для каждой позиции;
• ручная работа менеджера по работе с клиентами, которую
необходимо автоматизировать.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Выходными документами, содержащими основные результатные
экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются
документы, приведенные ниже:
• ведомость «активность покупателей"
• ведомость «продажи
• "книга продаж"
• ведомость "список должников"
• отчет "документы продаж"
• ведомость "продажи (по товарам)"
• перечень "товарные документы"
Данные документы формируются на основе информации из первичных
документов, таких как:
• счет;
• накладная;
• счет-фактура.
Таким образом, большое количество документов, их значительный объем
не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета
продаж.
Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться
предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его
правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная
постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на
изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для
заинтересованных лиц в наглядном виде.
27
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на
рисунке 1.11.
Участники процесса
Оформление
Оплата
Выписка
Получение Подпись
Менеджер
Бухгалтер
Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
Исполнитель
Действие
Рисунок 1.11 Схема документооборота
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости.
28
В процессе анализа существующей технологии планирования продажам
были выделены следующие недостатки:
o Сложность планирования продаж;
o Сложность составления отчетной документации;
o Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
o Ручная обработка информации:
o Снижение эффективности работы операторов;
o Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
o Сложность проведения инвентаризации;
o Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории
взаимоотношения с клиентами;
o Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
o Трудоёмкость проведения расчётов с клиентами.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга состояния продаж в целом.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение[2].
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж и поступлений товаров.
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет отчета о
продажах
10 5 50