39
Целью выбора стратегии автоматизации задачи является снижение затрат
и минимизация бизнес - рисков при решении задач информационной поддержки
основных бизнесов компании.
В рамках проекта по созданию стратегии развития корпоративной
информационной системы необходимо реализовать следующие задачи:
1. Разработка IT-стратегии
2. Формирование стратегического плана (проекты и ресурсы)
3. Описание технической архитектуры IT-системы
Под стратегией автоматизации понимаются базовые принципы,
применяемые при автоматизации компании. В ее состав можно включить
следующие компоненты:
• Цели: сферы работы компании и последовательность, в которой они
автоматизируются;
• Методы автоматизации: по участкам, направлениям, комплексно,
хаотично;
• Долговременная техническая политика - совокупность внутренних
стандартов, которые поддерживаются в компании;
• Ограничения: материальные, временные и т.д.;
• Методика управления изменениями плана.
Автоматизация является одним из возможных средств реализации
стратегических бизнес-целей, и не является процессом, развивающимся по
своим внутренним законам. Изначально в стратегии автоматизации расположена
стратегия бизнеса компании: миссия предприятия, сферы и модель бизнеса.
Поэтому стратегию автоматизации можно представить в виде плана,
согласованного по срокам и целям со стратегией компании.
Критериями отбора стратегии автоматизации в исследуемом примере
становятся ограничения по материальным и временным затратам. В связи с этим
можно рассмотреть возможность использования одной из 4 стратегий
автоматизации:
• Хаотичная автоматизации включает в себя установку частей ИС по
мере возможностей. Используется в качестве заплатки. Является самым плохим
40
вариантом с точки зрения долгосрочного проекта. Не имеет стратегического
плана развития ИС. Внедрение обосновано чаще всего сиюминутными задачами.
• Автоматизация по участкам определяет автоматизацию отдельных
производственных или управленческих подразделений, которые объединены по
функциональному признаку. Применение характерно большой трудоемкостью, а
для эффективной реализации стратегии необходимо иметь долгосрочные
стратегические и оперативные планы. Подобный подход выбирается в случае,
когда объем инвестиций недостаточен для полной автоматизации предприятия,
когда автоматизация участка позволяет добиться существенного эффекта.
• Автоматизации по направлениям представляет из себя
автоматизацию отдельных групп, бизнес-процессов (направлений), к примеру:
производство, сбыт, контроль финансов.
Утверждено: изменяем объект, изменяем предметную область;
выбор системы взаимосвязан с видом услуг и составом затрат;
устанавливая систему, получаем “конструктор” АРМов.
• Комплексная автоматизация включает в себя автоматизацию всех
функциональных направлений деятельности предприятия за счет реализации
системного объединения ИС при установке. Полная автоматизация включает в
себя:
Автоматизацию с внутренней интеграцией – применение в качестве
одного информационного хранилища единой СУБД (клиент -> сервер -> ядро->
СУБД);
Автоматизация с внешней интеграцией – применение внешних
информационных сущностей или файлов, либо применение внутренних
протоколов при работе отдельных модулей.
Хаотичная стратегия не подходит, поскольку предполагается применение
ИС в долгосрочной перспективе, а также возможно расширение и добавление
функциональных возможностей системы. Комплексная автоматизация включает
в себя полную автоматизацию всех направлений деятельности компании, а также
включает в себя серьезные временные и материальные затраты, которые на
данный момент компания не может позволить себе. Автоматизация по участкам
включает автоматизацию отдельных отделов компании, в нашем же случае
41
предполагается автоматизация отдельных процессов, выполняемых некоторым
отделом компании. Способ автоматизации по направлению самый оптимальный,
поскольку в таком случае имеет место автоматизация отдельных групп бизнес-
процессов компании.
Стратегия автоматизации изначально должна соответствовать задачам и
приоритетам бизнеса. В понятие стратегии также включаются пути достижения
этого соответствия:
• Анализ работы компании;
• Модернизация деятельности;
• Подбор системы.
Выбор системы – задача многокритериальная. Задание необходимых
критериев, по которым будет реализован выбор конкретной системы, так или
иначе связано с качеством и полнотой разработки всех пройдённых этапов
цепочки выбора. Ведь почти все объективные соображения, которыми
пользуются при выборе системы (функциональные возможности, цена системы и
совокупные затраты владения, возможности развития, поддержки и внедрения,
технические параметры системы и т.п.), отражаются на предыдущих этапах. При
четкой проработке всех предыдущих этапов выбор системы не станет
проблемой.
В существующей схеме планирования задач можно выделить несколько
этапов. Этап первый – анализ стратегии становления бизнеса и подготовка
технического задания для создания ИС по результатам анализа стратегии
развития и исследования компании. После этого реализуется непосредственное
создание системы.
Внедрение системы.
Существует несколько различных стратегии внедрения системы:
1) Стратегия “Параллельное использование” предполагает параллельное
выполнение старой и новой технологии решения задачи, их результаты
сравниваются. Если результаты сравниваются длительное время, то реализуется
переход на новую технологию.
Положительные стороны:
• Отсутствие риска ошибок в виде новых технологий;
42
• Внедрением ИС можно заниматься независимо от обычного
операционного планирования фирмы.
Негативные стороны:
• Сильная загрузка персонала;
• Необходимость удвоения мощности серверов;
• Необходимость сверки результатов деятельности двух технологий.
2) Стратегия “Скачек” – это не новая технология, и работает она до
определенного момента, затем реализуется внедрение новой технологии, а затем
уже используется только новая технология.
Положительные стороны:
• Почти незаметный переходный период;
• Отсутствие двойных затрат на деятельность компании;
• Новые процессы более оптимальны поскольку нет переходного
периода.
Негативные стороны:
• Повышенный риск несоответствия качества ИС требованиям
предприятия;
• Повышенные требования к процессу планирования перехода на
обновленную технологию;
3) Стратегия “Пилотный проект” применяет тактику скачка к некоторому
числу процессов, областью применения зачастую становится небольшой
участок.
Положительные стороны:
• Отсутствии риска выбора неверного решения, приводящего к
длительному простою всего предприятия;
• Доступность изменения планируемой технологии в процессе
установки ИС на участке;
• Отсутствие двойных затрат на реализацию проекта.
Негативные стороны:
• Запутанное объединение информационных потоков, составляемых
по старой и новой технологии;
• Одновременное управление и старой, и новой ИС.
43
4) Стратегия “Узкое место” автоматизирует малую часть
производственного процесса, который зачастую выбирается по критериям
эффективности, приводящих к увеличению качества внедрения процессов только
выделенном узком месте.
Положительные стороны:
• После окончания автоматизации каждого узкого места можно
прервать автоматизацию;
• Невысокие требования к уровню планирования внедренческих
работ.
Негативные стороны:
• Проведение полного цикла планирования на каждом из узких мест –
имея возможность прерывания автоматизации, сам процесс может никогда не
закончится;
• Независимость автоматизации узких мест приводит к созданию
лишнего множества программно-аппаратных решений.
Следующим этапом становится этап тестирования системы, в котором
определяются ее недостатки и узкие места, а также реализуются меры по
устранению и модернизации системы.
Использование и обслуживание ИС.
Этап использования и обслуживания системы в динамично
развивающемся предприятии выражает довольно сложную задачу. Обновление
программно-аппаратной части, вызванное физическим и моральным
устареванием компонентов АСУ; важность отслеживания изменений в
законодательстве; требования пользователей по доработке системы под новые
функциональные задачи; реализация безопасности данных в процессе
эксплуатации – все эти и многие другие вопросы периодически возникают перед
персоналом, ответственным за использование и обслуживание системы.
В нашем случае наиболее подходит стратегия автоматизации по
направлению. Следовательно, предприятие сможет автоматизировать
деятельность по реализации учету продаж, получив при этом экономический
эффект.
44
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
В этом разделе рассматриваются базовые возможные варианты
приобретения ИС для компании, а также описывается эффект от процесса их
внедрения, потенциально оказанный на саму фирму. Выявлены главные
недостатки и преимущества всех рассмотренных способов приобретения.
Сегодня есть несколько вариантов решения поставленной задачи, касаемо
приобретения:
•Покупка готового ПО;
•Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента;
•Создание собственного ПО;
•Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО.
Покупка готового ПО - один из наиболее простых вариантов, не
требующих других затрат, кроме финансовых. Среди преимуществ такого
способа можно назвать минимальные временные затраты и усилия на внедрение
продукта. Также есть очень большая вероятность купить хороший и актуальный
продукт из последних разработок, ввиду повышенной конкуренции на данном
рынке. Основными недостатками становится значительная дороговизн,
поскольку хороший продукт стоне может стоить дешево, к примеру, те, что
были рассмотрены в пункте 1.3.1 систем, и нельзя адаптировать систему под
себя на 100%, даже применяя все её функции по максимуму. Последним
недостатком можно назвать возможность возникновения критических ошибок
из-за несовместимости системы и структурной организации предприятия, для
устранения которых будут нужны немалые временные затраты, поскольку
скорее всего придется обращаться к производителю.
Покупка готового ПО и его модификация под требования клиента - это
улучшенный первый вариант приобретения, но с сохранившимся единственным
недостатком - это предполагаемая высокая стоимость. Такой вид приобретения
дает возможность в буквальном смысле «подогнать» все параметры ПО под
нужды потребителя и условия работы, что минимизирует вероятность
реализации критических ошибок. Но важно учитывать, что на слишком глубокие
45
изменения системы могут занимать значительные промежутки времени, т.к.
разработчикам компании необходимо будет понять код продукта.
Создание собственного ПО - самый длительный способ получения
нужного продукта. Группа специалистов IT отдела, отдела программных
разработок реализует свой собственный продукт для своей же компании,
учитывая её специфику. Но зачастую этот процесс занимает довольно много
времени и не всегда гарантирует 100% результат. В созданном продукте может
быть масса недоработок, которые необходимо будет устранять уже в процессе
работы системы. Хотя всегда есть шанс получить оптимальный для компании и
ее бизнеса продукт.
Доработка уже имеющегося и находящегося в работе ПО - обычная
модернизация уже имеющейся системы.
Выделив основные доступные варианты приобретения продукта, учитывая
специфику и возможности компании был выбран вариант создания собственного
ПО.
Рассмотрев основные возможные варианты приобретения продукта,
учитывая возможности и специфику организации был выбран вариант
разработки собственного продукта.
46
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы основано на
информационной модели работы сотрудников компании. Выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Само ИО состоит из: системы классификации и кодирования; системы
единообразной документации, применяемой в ИО, информационную базу, т.е.
совокупность данных из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение определяется всей совокупностью данных,
основную часть которых составляют документы. Выделяют первичные
(входные) документы, например, заявки пользователей, и отчетные (выходные)
документы, к которым относят документы по итогам рассмотрения заявок,
отчеты и т.п.
Внутримашинное ИО отражает данные на машинных носителях в виде
специально организованных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы организует информационную среду,
способствующую выполнению сотрудниками своих профессиональных
обязанностей. Эта область определяется набором объектов, их свойств и
взаимосвязей. Для любого такого объекта выражается набор его характеристик,
свойств.
Информационные потоки внешнемашинного ИО определяются как
направленное постоянное движение документов от источника из создания к
конечному получателю.
Классификаторы необходимы для описания данных, они отражают
единство классификации и кодирования данных и созданы для реализации
машинной обработки и выдачи результатов в удобной для пользователей форме
при решении различных задач.
В нашем проекте применялись следующие общероссийские
классификаторы:
47
• ОКОПФ - Общероссийский классификатор организационно-
правовых форм;
• ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой
документации.
В процессе создания системы нужно использовать реляционную модель
БД. Реляционная модель данных отдельной предметной области включает в себя
набор отношений, меняющихся во времени. В процессе разработки ИС
совокупность отношений дает возможность хранить данные о всех объектах
предметной области, отражать связи между ними. При этом сами данные
сохраняются в таблицах. Для простоты определения каждая таблица
реализованной БД имеет уникальный код.
К ИО предъявляются указанные ниже общие требования:
• ИО должно быть достаточным для реализации всех
автоматизируемых функций объекта;
• В процессе кодирования данных должны использоваться принятые
у заказчика классификаторы;
• В процессе кодирования выходной и входной информации, которая
применяется на высшем уровне управления, нужно использовать
классификаторы этого уровня;
• Важно обеспечить совместимость с ИО систем, которые так или
иначе связаны с разрабатываемой системой;
• Все формы документов должны отвечать корпоративным
стандартам заказчика (или унифицированной системы документации);
• Строение документов и экранных форм должно соответствовать
параметрам терминалов на рабочих местах пользователей;
• Графики формирования и содержание информационных
сообщений, а также применяемые аббревиатуры должны быть общепринятыми в
этой предметной области и обговоренными с заказчиком;
• ИС должна предусматривать наличие средств контроля входной и
итоговой информации, механизма обновления данных в информационных
массивах, методик отслеживания целостности ИБ, средств защиты от
нелегального доступа.
48
В рассматриваемом случае к информационному обеспечению задачи
будут относиться входные и результатные документы, классификаторы, а также
перечень экранных форм, предназначенных для реализации диалога
пользователя и системы. В частности, необходимы следующие экранные формы:
• Учет поступивших заказов;
• Регистрация пользователей системы (менеджеров)
• Учет товаров;
• Распределение товара между складами и магазинами;
• Формирование отчетов.
В разрабатываемой системе необходимо классифицировать следующие
множества:
• товары;
• категории товаров;
• типы товаров.
К входной информации будет отнесена:
• Информация о контрагентах
• информация о группе товара
• информация о типе упаковки
• информация о товаре
• информация о договорах
• информация о приходе товара
• информация о продажах товара
К результатным документам будут отнесены:
• Отчет Статистика продаж
• Отчет Статистика прихода
• накладная;
• прайс-лист;
• счет на оплату.