24
3. Существующий тип организации управления «Прием платежей»
позволяет допускать множество ошибок при работе с данными, а так
же высока утеря информации вследствие человеческого фактора.
На основе построенной модели As-Is информационной системы были
выявлены следующие ключевые процессы, подлежащие автоматизации, а именно
формирование системой карточки оплаты квартплаты, распечатка всех
необходимых документов для учета поступивших платежей в отдел.
Система при разработке должна быть адаптирована к исследуемому отделу
для учета платежей, поиска данных, и дальнейшей передаче для установки и
настройки.
Система по учету платежей квартирно-эксплуатационного отдела, будет
выполнять заданные функции:
1. Ведение справочников.
2. Возможность для разграничения прав доступа сотрудников.
3. Ведение справочника по пользователям системы.
4. Возможность добавления, редактирования, удаления данных.
5. Учет заявки клиента.
На Рисунке 6 представлена контекстная диаграмма ИС «Автоматизация
учета платежей квартирно-эксплуатационного отдела воинской части ТО-ВЕ «как
должно быть».
25
Рисунок 6 Диаграмма информационной системы как должно быть
Рисунок 7 Схема процесса ведение учета отдела с
использованием информационной системы
USED AT: AUTHOR: Студент DATE:
REV:PROJECT: Автоматизац ия приема платежей
14.10.2019
14.10.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Автоматизация комплекса задач сотрудника по
приему платежей квартирно-эксплуатационного
отдела В/Ч
A-0
Законодательство РФ
Нормативные документы отдела
Квитанция об оплате
Карточка учета платежа
Отчеты
Сотрудник отдела
Информационная система
Договор с квартиросъемщ иком
Данные квартиросъемщ ика
Заявка на дополнительное обслуживание
Документы
00р.
Автоматизация комплекса задач
сотрудника по приему
платежей квартирно-эксплуатационного
отдела В/Ч
USED AT: AUTH OR: Студент DATE:
REV:PROJECT: Автоматизац ия приема пл атежей
14.10.2019
14.10.2019
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DR AFT
RECOMMEND ED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NU MBER:
Автоматизация комплекса задач сотрудника по
приему платежей квартирно-эксплуатационного
отдела В/Ч
A0
Сотру дник отдела
Законодательство РФ
Информационная система
Норматив ные
документы отдела
Догов ор с
квартиросъемщиком
Квитанция об оплате
Данные
квартиросъемщика
Карточка у чета
платежа
Заявка на дополнительное
обслу жив ание
Отчеты
Доку менты
Сформиров анные доку менты
Данные по оплате
10р.
Формирование
документов
на оплату
20р.
Формирование доку ментов
произведенной оплаты
30р.
Формирование
необходимых
отчетов
26
Таблица 6
Данные объектов и стрелок диаграммы бизнес процессов
деятельности квартирно-эксплуатационного отдела «Как-должно
быть»
Activity Name
Input Name
Control Name
Output Name
Mechanism
Name
Автоматизация
комплекса
задач
сотрудника по
приему
платежей
квартирно-
эксплуатацион
ного отдела
В/Ч
Договор с
квартиросъемщ
иком
Законодательст
во РФ
Квитанция об
оплате
Сотрудник
отдела
Данные
квартиросъемщ
ика
Нормативные
документы
отдела
Карточка учета
платежа
Информационн
ая система
Заявка на
дополнительно
е
обслуживание
Отчеты
Документы
Формирование
документов на
оплату
Договор с
квартиросъемщ
иком
Законодательст
во РФ
Документы
Сотрудник
отдела
Данные
квартиросъемщ
ика
Нормативные
документы
отдела
Карточка учета
платежа
Информационн
ая система
Заявка на
дополнительно
е
обслуживание
Сформированн
ые документы
Формирование
документов
произведенной
оплаты
Сформированн
ые документы
Законодательст
во РФ
Квитанция об
оплате
Информационн
ая система
Нормативные
документы
отдела
Данные по
оплате
Сотрудник
отдела
Формирование
необходимых
отчетов
Данные по
оплате
Законодательст
во РФ
Отчеты
Сотрудник
отдела
Нормативные
документы
отдела
Информационн
ая система
Рассмотрим схему процесса ведение учета платежей как он должен
проходить в отделе.
27
Специалист отдела по приему платежей:
1. Запускает информационную систему;
2. Входит в систему по своим паролем;
3. Вводит в базу данных необходимые данные;
4. Формирует необходимые документы;
5. Формирует необходимые отчеты.
1.2.3. Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В рассматриваемой мною задаче по усовершенствованию учета платежей
квартирно-эксплуатационного отдела воинской части необходимо выделить такой
основной документ, как карточка учета платежа. Существующий в отделе способ
работы сотрудников с учетом платежей связан со значительной трудоемкостью, а
это приводит к неправильному учету, потери информации по необходимым
данным. Разработанная мною схема документооборота для оформления и учета
платежей квартирно-эксплуатационного отдела воинской части представлена на
рисунке 8.
28
Карточка учета
платежа
Исполнитель
Действие
Клиент Сотрудник отдела Начальник отдела Архив отдела
Заполнение
Карточка учета платежа
Согласование
Карточки учета платежа
Проверка
правильности
Подписание
Карточки учета платежа
Карточка учета
платежа
Карточка учета
платежа
согласованию
Карточка учета
платежа
к согласованию
Карточка учета
платежа
Подписанная
Карточка учета
платежа
Подписанная
Карточка учета
платежа
Подписанная
Карточкаучета
платежа
Карточка учета
платежа
Карточка учета
платежа
к внесению в ИС
Карточка учета
платежа
Регистрация Карточки
учета платежа
Сформировать отчетность
Отчеты
Журнал платежей
Рисунок 8 Схема документооборота учета платежей квартирно-
эксплуатационного отдела воинской части поступивших от клиента
Проанализировавши работу сотрудника, который ведет учет платежей по
заявке клиента, был сделан вывод, что сотрудники отдела по приему платежей
нерационально расходуют свое рабочее время. При этом огромная доля рабочего
времени необходима на поиск данных в журналах учета, а некоторая часть
времени – на передачу документов на утверждение в бухгалтерию и руководству.
29
Временные характеристики которые описаны в процессов приведены в
таблице 7.
Таблица 7
Характеристики процессов
Действие
Среднее
количество
процессов за
рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Заполнение
карточки учета
платежа
50
4
200
Проверка
правильности
заполнения
карточки учета
платежа
50
1
50
Подписание
карточки учета
платежа у
руководства
отдела
50
1
50
Регистрация
карточки учета
платежа в
журналах
50
1
50
Формирование
отчетности по
полученным
платежам
1
50
50
ИТОГО, минут:
400
Выполнение материально-ответственным лицом отдела своих функций без
использования компьютеризированных информационных систем имеет огромное
количество недостатков:
1. ручная регистрация данных по сотрудникам отдела;
2. ручное заполнение карточки учета платежа;
3. ручное заполнение журналов учета;
4. затрудненный поиск необходимых документов для передачи в другие
отделы воинской части;
30
5. низкая производительность труда сотрудников по учету платежей по
квартплате;
6. большая трудоемкость при заполнении журналов;
7. небольшая оперативность;
8. недостаток в организации при сборе и регистрации необходимой
информации;
9. неопределенность полученных результатов которые необходимы для
передачи в другие отделы и финансовый отдел воинской части.
Когда мы применим информационную систему в работе сотрудников
квартирно-эксплуатационного отдела воинской части весь процесс будет сводится
к вводе данных карточки платежа в информационную систему отдела, включая
все необходимые данные.
В таблице 8 произведен расчет временных характеристик после внедрения
информационной системы.
Таблица 8
Ожидаемое время, затрачиваемое на обработку документов
после автоматизации
Действие
Среднее
количество
процессов за
рабочий день
Время,
необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Заполнение
карточки учета
платежа
50
1
50
Проверка
правильности
заполнения
карточки учета
платежа
50
0,5
25
Подписание
карточки учета
платежа у
руководства
отдела
50
0,5
25
Регистрация
карточки учета
платежа в
журналах
50
0,5
25
Формирование
1
2
2
31
Действие
Среднее
количество
процессов за
рабочий день
Время,
необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
отчетности по
полученным
платежам
ИТОГО, минут:
127
Проведя анализ мною был сделан вывод, что полученная экономия времени
составит приблизительно 4,55 часа каждый день.
Данная экономия позволит сократить издержки отдела, ликвидировав одну
должность сотрудника по учету платежей от клиентов, или оформить
дополнительное направление в его работе квартирно-эксплуатационного отдела
воинской части.
Автоматизация учета отгруженных товаров позволит:
1. сократить загрузку сотрудников отдела;
2. осуществлять постоянное эффективное планирование работы отдела;
3. автоматизировано вести учет платежей за предоставленные услуги
квартирно-эксплуатационного отдела воинской части;
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
«Аудит информационной безопасности – системный процесс получения
объективных качественных и количественных оценок о текущем состоянии
информационной безопасности квартирно-эксплуатационного отдела воинской
части в соответствии с определенными критериями и показателями безопасности»
[5].
Система безопасности угроз в квартирно-эксплуатационного отдела
воинской части непостоянна, потому, что потенциальные угрозы могут
появляться, исчезать, уменьшаться или нарастать. Все сотрудники отдела
принимающие в процессе обеспечения безопасности информации, выступают ка
32
большие и сложные системы, для каких довольно сложно определить уровень
необходимой безопасности.
В квартирно-эксплуатационном отделе воинской части используются такие
меры по защите информации:
1. Окна и двери помещений квартирно-эксплуатационного отдела
воинской части герметизированы монтажной пеной.
2. Все сотрудники квартирно-эксплуатационного отдела воинской части
наняты по договору, в котором есть пункт, гарантирующий
сохранение коммерческой тайны квартирно-эксплуатационного
отдела воинской части.
3. Установлена парольная защита на все информационные ресурсы,
используемые в квартирно-эксплуатационного отдела воинской части.
4. Все помещения квартирно-эксплуатационного отдела воинской части
оснащены новейшими системами охранной сигнализации.
5. Установлена система видеонаблюдения с сохранением записей в
течении 30 суток.
6. Между помещениями квартирно-эксплуатационного отдела воинской
части установлены деревянные двери, во внешние помещения ведет
стальная дверь.
7. На всех компьютерах отдела установлен антивирус Kaspersky Hosted
Security.
8. В квартирно-эксплуатационного отдела воинской части используется
только закупленное лицензионное программное обеспечение.
9. Вся документация хранится у начальника отдела в несгораемом
сейфе.
10. Все помещения отдела оснащены системами противопожарной
сигнализации.
На аппаратном уровне используются:
1. ключи серии HASP;
2. Специализированная сеть хранения;
33
3. Дисковые хранилища;
4. Комбинированные USB ключи.
Также применяется парольный доступ к каталогам
Это дает возможность начальнику квартирно-эксплуатационного отдела
производить управление логинами и паролями сотрудников отдела:
1. Каждому паролю устанавливается срок его действия;
2. Пароли имеют сложности в их простом подборе;
Для защиты компьютеров находящихся в локально-вычислительной сети в
отделе применяется лицензированный пакет Kaspersky Hosted Security, который
выполняет следующие функции:
1. Защита от атак, которые производятся хакерскими группами;
2. Защита от фишинга;
3. Сетевой экран;
4. Безопасная работа с электронной почтой;
5. Защита от массовых спам-рассылок.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рынок информационных систем для проведения автоматизации нашей
задачи имеет большой набор. Важным моментом, является знание того, что
информационные системы могут представлять собой так называемый
«коробочный продукт», когда ЭИС подбирается под типовые задачи и заказной,
когда ЭИС пишется под конкретные специфические потребности предприятия
[11].
Сегодня мы можем наблюдать огромный комплект разработанных
информационных систем для учета товарно-материальных ценностей, как
западных, так и отечественных.