9
Оглавление
Введение ............................................................................................................. 11
1 Аналитическая часть .................................................................................. 16
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ..................................... 16
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ........................ 16
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ............. 18
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ........ 27
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации ..................................................................... 35
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов ............................................................. 35
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание ....................................................................................................... 38
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи ...................................................................... 42
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ................................................................................... 47
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» .................................................... 50
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи .. 50
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи .............. 57
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи ................................................................................. 60
2 Проектная часть .......................................................................................... 63
2.1 Обоснование проектных решений ..................................................... 63
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ................................................................................................ 63
2.1.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению ................................................................................................ 67
10
2.1.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
82
2.2 Разработка проекта автоматизации ................................................... 84
2.2.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ....................... 84
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ................................................................................................. 91
2.2.3 Характеристика результатной информации .................................. 94
2.3 Программное обеспечение задачи ..................................................... 97
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) .......... 97
2.3.2 Характеристика базы данных ......................................................... 99
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных
модулей) ..................................................................................................... 104
2.3.4 Описание программных модулей ................................................. 108
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание .......... 113
3 Обоснование экономической эффективности проекта ......................... 118
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической
эффективности ............................................................................................. 118
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ....... 122
Заключение ...................................................................................................... 131
Список литературы ......................................................................................... 133
Приложение. Листинг основных программных модулей ........................... 135
11
Введение
Увеличивающиеся объемы информации, такой, как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, документы, факсы, бумажные и
электронные архивы, поручения, заявки и другая рабочая документация,
уже стали неотъемлемой частью работы большинства компаний и
нуждаются в постоянной обработке и упорядочивании – составления,
распределения, анализа, корректировки и утверждения.
Быстро распространившиеся системы электронного
документооборота (СЭД) упрощают работу с документами, поддерживают
актуальность хранимых данных, минимизируют время поиска
необходимого файла.
Документы - это главные информационные ресурсы для любой
компании, поэтому взаимодействие с ними требует четко прописанных
правил. Документы реализуют информационную поддержку выработки
управленческих решений на каждом уровне и влияют на все бизнес-
процессы. Документооборот - это постоянный процесс движения
документов, который позволяет отразить деятельность компании и
эффективно ей управлять. Горы бумаг, долгий поиск нужного документа,
дубликаты и потерянные файлы, промедления с отправкой и получением,
промахи персонала- все это далеко не полный перечень негативных
проблем, которые могут возникнуть при неверном построении
документооборота. Всё это значительно тормозит, а в некоторых случаях
парализует полностью работу организации.
Грамотно настроенный документооборот становится неотъемлемой
частью эффективного управления. Документооборот очень важен для
четкой организации финансового и управленческого учёта.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems)
составляют новое поколение систем автоматизации компаний. Базовыми
12
объектами автоматизации в подобных системах становятся документы (во
всех смыслах - от обычных бумажных до электронных любого формата и
содержания), а также бизнес-процессы, которые включают в себя
движение документов, так и их обработку. Подобный подход к
автоматизации компании становится сразу и конструктивным, и
универсальным, поддерживая автоматизацию отработки документов и всех
бизнес-процессов компании в рамках одной концепции и одного
программного продукта.
Функциональных приложений СЭД можно назвать большое
количество. Вот некоторые их них:
• Отслеживание корреспонденции (входящей, исходящей);
• Создание электронного архива;
• Разработка и утверждение ОРД;
• Контроль следования документам и поручениям;
• Автоматизация процесса заключения договоров;
• Библиотека регламентов процедур управления;
• Подготовка документов по командировкам;
• Реализация внутреннего информационного портала компании
и ее филиалов;
• Встроенная система отслеживания выполнения должностных
обязанностей.
К главным функциям СЭД относят:
• Описание и хранение корреспонденции, включая электронную
почту и внутреннюю документацию подчиненных;
• Улучшение процессов разработки и утверждения документов;
• Поддержка надежного, кратковременного и долгосрочного
хранения данных с изменяемым механизмом периодической архивации
документов;
• Приведение к единой форме и шаблону всех документов;
13
• Составление списка клиентов, контроль истории
взаимодействия с ними;
• Реализация единого информационного пространства и
поддержка возможности полнофункциональной работы сотрудников как
внутри офиса, так и за его пределами;
• Составление общих и личных мероприятий.
Главным достоинством СЭД можно назвать возможность
конвертации в электронный вид не только документов, но и процессов
взаимодействия сотрудников, что значительно ускоряет и упрощает
организацию совещаний и обсуждений, обмен важными данными,
корректировка действий сотрудников вне зависимости от места их
нахождения (другой офис, город, страна).
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через
основные цели их внедрения:
1. Быстрый доступ руководителей всех уровней управления
компании к точной, полной и понятно представленной информации;
2. Внедрение единого информационного пространства для
любого уровня управления;
3. Облегчение регистрации и обработки данных;
4. Недопущение двойной регистрации идентичных данных;
5. Отражение данных там, где они появляются, а не там, где они
стали необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального
времени;
6. Минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на
всех участников системы учета, управления и планирования;
7. Автоматизация сбора данных для распределенной структуры
управления (аналогичной является структура фирмы).
Объектом исследования дипломной работы является ООО МК
«НАКФФ», предметом – процесс делопроизводства компании.
14
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства ООО МК
«НАКФФ» в результате внедрения системы электронного
документооборота.
Задачами данной дипломной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость
автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
обоснование проектных решений по техническому, программному
и информационному обеспечению.
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать
структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать
процесс, подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его
автоматизации, выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации,
провести анализ существующей системы защиты информации, обосновать
проектные решения по техническому, программному и информационному
обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного
цикла информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их
избегания, описать информационное и программное обеспечение
15
информационной системы, описать контрольный пример ее
использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику
расчета экономической эффективности системы и рассчитаны показатели в
соответствии с выбранной методикой.
16
1 Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной
области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания
ООО МК «НАКФФ».
ООО МК «НАКФФ» является одним из ведущих производителей
конвейерных систем.
Сегодня, конвейерные системы спроектированы так, чтобы
обеспечить универсальность и простоту, направленную на
совершенствование существующих производственных инфраструктур и
поддержка новых рабочих мест. Современные конвейерные системы
разрабатываются для выполнения стандартов и требований в различных
специализированных отраслях.
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице
1.1.
Таблица 1.1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2018 г.,
рублей
Выручка
3 837 283
Себестоимость продаж
3 564 254
Валовая прибыль убыток
273 029
Прибыль убыток от продаж
273 029
Проценты к получению
8 174
Прочие доходы
178 437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
2 946
Доходы, связанные со сдачей имущества в
аренду субаренду
2 224
Доходы в виде восстановленных оценочных
резервов
1 091
Прибыль прошлых лет
4 247
Доходы в виде списанной кредиторской
3 729
17
задолженности
Бюджетные субсидии на покрытие расходов по
страхованию КА
163 680
Прочие расходы
265 141
в том числе:
Расходы, связанные с ликвидацией основных
средств
6 338
Расходы в виде образованных оценочных
резервов
6 393
Расходы на услуги банков
1 467
Убытки прошлых лет
20 191
Курсовые разницы
824
Расходы в виде списанной дебиторской
задолженности
2 375
Прочие убытки, приравненные к
внереализационным расходам
11 978
Содержание объектов социального назначения
23 726
Выплаты социального назначения
22 655
Расходы по страхованию КА, возмещаемые из
бюджета в виде субсидий
163 680
Прибыль убыток до налогообложения
194 918
Текущий налог на прибыль
16 883
в т.ч. постоянные налоговые обязательства
.активы
13 953
Изменение отложенных налоговых
обязательств
36 054
Изменение отложенных налоговых активов
-
Прочее
2 370
в том числе:
Налоги, уплачиваемые организациями,
применяющими специальные налоговые
режимы
2 3701
18
1.1.2 Организационная структура управления предприятием
На Рисунке 1.1 представлена организационная структура управления
предприятием.
Планово-
экономический
отдел
Финансовый отдел
Генеральный
директор
Первый заместитель
Генерального
директора
Финансовый директор
Производственно-
технический отдел
Отдел МТС
Отдел механика
Отдел
автоматизации
Отдел материально-
технического
снабжения
Склад
Отдел кадров
Директор по
управлению
персоналом
Отдел продаж
Отдел логистики
Заместитель
Генерального директора
по производству
Служба
делопроизводства
Зам. Генерального
директора
по оперативным
вопросам
Рисунок 1.1- Организационная структура управления ООО МК
«НАКФФ»
Заместители генерального директора по техобслуживанию, по
социальным вопросам и экономическим вопросам руководят службами
организации, организуют их работу и осуществляют контроль за
своевременным и качественным выполнением сотрудниками служб своих
должностных обязанностей.
К функциям отдела кадров можно отнести:
1. Создание кадровой политики и стратегии компании;
2. Создание прогнозов, выявление текущей потребности в кадрах
и местах ее удовлетворения в рамках изучения рынка труда;
3. Комплектация компании рабочими кадрами, служащими и
специалистами требуемых профессий, специальностей и профилей в
рамках целей, стратегии и направленностью предприятии, изменяемыми