28
Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированной
системы документооборота меняется само содержание работы специалиста службы
делопроизводства, в том числе и выполняемые операции.
При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5
часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы является
однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных
ресурсов.
Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:
- Иметь систему регистрации пользователей;
- Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
- Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;
- Возможность добавления, удаления и редактирования информации о
документах.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
В рамках работы описываемой компании, ИБ поддерживается по следующим
направлениям [13]:
- Защита права, которая включает Законодательство РФ, свои правовые акты
и документы, а именно: положение о сохранности секретных данных, список данных,
относящихся к коммерческой тайне, данные о процедуре допуска сотрудников к
секретным данным, положение о совокупной работе и обороте документов, договор с
сотрудником о сохранении секретных данных, памятка сотруднику об охране
корпоративной тайны;
- Защита организационная, составляющая режимные и административные
процедуры. К ним можно отнести: работы СБ, реализация пропускного режима на
объекте, организация работы с персоналом по защите всех сведений, которые относятся
к любому виду тайны, реализация работы с документами, изучение внешних и
внутренних угроз [14];
- Защита инженерная и техническая, которая подразумевает использование
разных электронных, программных и технических средств, которые связана с ИБ [6].
29
На данный момент времени для обеспечения информационной безопасности на
рассматриваемом предприятии применяется такое программное средство, как ViPNet
Custom. Данный программный комплекс дает массу возможностей. Он формирует среду
для безопасного обмена данными по общедоступным каналам. Создаются логические
контуры сети, которые защищены с помощью использования криптографических
средств, имеющих высокую надежность.
Кроме того, для защиты от различных вредоносных программ, на предприятии
используется антивирусная защита. Рабочие станции и серверы оборудованы таким
программным продуктом, как Kaspersky Enterprise Space Security.
Антивирус Касперского использует облачные и проактивные антивирусные
технологии в целях защиты от неизвестных и новых атак. Антивирус Касперского
обеспечивает базовую защиту в режиме реального времени от всех типов вредоносных
программ.
Антивирусная защита имеет массу преимуществ и возможностей. К ним относят:
Защиту в режиме реального времени от различных вирусов, шпионских
программ, троянов и иных угроз;
Быструю работу и эффективную производительность персонального компьютера;
Оперативное реагирование на новые и возникающие угрозы;
Мгновенную антивирусную проверку приложений, файлов и веб ресурсов
(сайтов);
Откат изменений, которые были сделаны вредоносными программами.
Zlock является системой, которая обеспечивает предотвращение утечек
конфиденциальной информации.
Идентификация, отслеживание и обеспечение безопасности конфиденциальной
информации в процессе ее передачи, использования и хранения осуществляется
посредством SecurIT и TrendMicrоDLP. Данные системы имеют определенные
преимущества, которые заключаются в возможности выявления и блокировки
возможных каналов утечки информации. Средства защиты такого типа блокируют
доступ пользователей к Интернет-ресурсам, которые относятся к запрещенным.
30
Также используется система видеонаблюдения в офисе компании, система пожарной
сигнализации, организационные меры и по защите информации в виде разработанных
инструкций пользователям по безопасной работе с информацией.
Также в банке для обработки инцидентов информационной безопасности
используется SIEM ArcSight ESM.
В политике безопасности банка, в частности, определены требования по работе с
паролями и использованию антивирусных средств [16].
Пользователи должны четко следовать всем параметрам поддержания
антивирусной защиты при вводе данных в систему с внешних носителей, работе с e-mail
и копировании данных из Интернета.
Нельзя самовольно отключать имеющиеся средства антивирусной защиты и
применять внешние носители данных без проведения полной проверки антивирусными
средствами.
Админы ИС обязаны всегда быть готовы к опасности попадания нелегального ПО
в системы и в случае угрозы принимать ряд мер по минимизации и предотвращению
последствий.
Важно соблюдать ряд рекомендаций: Применять только лицензионное ПО и
полный запрет на пиратский софт.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На текущий момент времени на рынке программной продукции предложено
огромное количество различных систем электронного документооборота, которые были
написаны не только для крупных организаций, но и для малых предприятий. Некоторые
из таких систем электронного документооборота предназначаются именно для тех
организаций, которые работают в определенном секторе рынка товаров и услуг. В
качестве примера стоит привести системы электронного документооборота для
образовательных организаций, торговых предприятий и т.п. Для того чтобы реализовать
проект необходимо сделать выбор наиболее подходящую для рассматриваемого
предприятия систему электронного документооборота. Стоит сказать, что на
предприятии осуществляется работа с достаточно большим объемом документации, при
этом на ее обработку не всегда хватает времени и трудовых резервов. Вопрос о
31
внедрении системы электронного документооборота является для руководителей
предприятия достаточно актуальным. Это обусловлено тем, что заказчики стали
применять штрафные меры за неустойки в подготовке документации. Безусловно,
данный факт руководство не может оставить без внимания, так как штрафные санкции
могут привести к серьезным финансовым потерям.
Для того чтобы удовлетворить потребности предприятия система
документооборота должна отвечать определенным требованиям:
- возможность создания документов на основе собственных шаблонов и
форм (то есть возможность дополнить систему собственными шаблонами);
- работа с системой через Интернет;
- наличие функции «обновление справочников»;
- возможность корректировки в онлайн-режиме;
- наличие API (Application Programming Interface) интерфейса (позволяет
интегрировать системы с иными ИС на предприятии);
- система должна обеспечивать высокий уровень безопасности;
При рассмотрении существующих на текущий момент времени разработок стоит
выделить следующие виды систем, отвечающих вышеуказанным требованиям:
- Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
- Система электронного документооборота «ЕВФРАТ- Документооборот»
- Система «ЛЕТОГРАФ»
Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены
в таблицах. При этом используются следующие обозначения:
- 2 -возможность реализована
- 1 -реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО
разработчика или неполная реализация возможности
- 0 -возможность не реализована
Таблица 1.7
Сравнительный анализ существующих систем электронного
документооборота
Возможность
«Дело»
«Евфрат-
документооборот»
Система
«летограф»
Регистрация и подготовка документации
Использование шаблонов для подготовки
документов
2
1
2
Создание и изменение дополнительных
1
1
1
32
шаблонов
Создание графиков и графических документов
1
2
1
Сканирование документов и совместимость с ПО
обеспечивающим распознавания образов текста
1
1
1
Проверка на дублирование
2
2
0
Использование, редактирование и добавление
новых справочников и словарей
1
2
2
Маршруты согласования и контроль за исполнением
Задание маршрутизации (параллельной /
последовательной)
2
2
2
Возможность изменения маршрутов
отправленного документа
1
2
2
Визуальный редактор процесса обработки
документа
1
2
0
Автоматическая блокировка документа, взятого
на редактирование
2
2
0
Уведомление сотрудников о входящих
поступивших задачах
2
2
2
Автоматизация процесса приема / отказ от
поручений к исполнению
2
1
0
Настройка напоминаний и уведомлений о
приближающихся сроках исполнения задачи
1
2
2
Оперативный контроль за сроками исполнения
2
2
2
Аналитика и подготовка отчетов
Возможность поиска документов
2
2
2
Возможность логического поиска
2
2
0
Наличие генераторов подготовки отчета
1
2
2
Получение отчетов и справок по
исполнительской дисциплине
2
2
2
Возможность создания собственных шаблонов
отчетов в визуальном редакторе
0
2
2
Архив электронных документов
Списание в архив
2
2
2
Поиск по архиву
2
2
2
Ведение архивов электронных документов
1
1
1
Ведение архивных хранилищ электронных
образов документов
2
1
2
Ведение отдельной базы документов
2
2
0
Обеспечение учета, контроля движения и
сроков хранения дел и документов в архиве
2
2
0
Обеспечение оптимизации хранения данных
2
1
1
Информационная безопасность
Гибкое разграничение прав доступа
2
2
2
Наличие программных средств контроля
целостности документа
2
1
1
Резервное копирование баз данных
2
2
2
Использование средств шифрования
1
2
2
Применение средств криптозащита
2
2
2
Применение электронно-цифровой подписи
(ЭЦП)
1
1
2
ИТОГО:
52
55
44
Проанализировав приведенные системы можно сделать вывод:
33
1. Система автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота «ДЕЛО»
Система представлена в двух вариантах:
- С СУБД Microsoft SQL Server
- С СУБД ORACLE
В зависимости от варианта очень сильно колеблется и цена лицензии. «Дело»
обладает полнофункциональными толстым клиентом. За значимым минусом данной
системы можно отметить, отсутствие встроенных средств шифрования данных,
полнофункционального генератора отчетов, а как следствие создание своих отчетных
шаблонов невозможно без доработки системы.
2. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ- Документооборот»
Система представлена с СУБД своей собственной разработки (СУБД «НИКА»).
Как и «Дело» имеет в своем составе полнофункциональные толстый и тонкий клиенты.
За минусом – не в полной мере реализована система сканирования (необходимо
устанавливать дополнительное ПО). Помимо этого, для работы с шаблонами
документов так же необходимо дополнительное ПО.В отличие от своих конкурентов
«ЕФРАТ» разработал свою СУБД, которая поставляется с системой.
3. Система «ЛЕТОГРАФ»
Данной система используется СУБД Cache. Представлена эта система с
полнофункциональным толстым и WEB-клиентом. Из значимых минусов можно
отметить то, что данная система разрабатывается в индивидуальном порядке под
заказчика, сроки такой разработки не регламентированы и зачастую могут занимать
крайне много времени. Помимо этого, фирма - разработчик не предоставляет демо-
версии своей программы для ознакомления. Клиент может ознакомиться лишь с теми
функциональными возможностями будущей системы, которые представлены на
официальном сайте, но при этом фирма – разработчик останавливается на
индивидуальном подходе к каждому клиенту, в этот подход входит и ценовые
показатели, которые, к слову сказать, достаточно высоки (таблица 1.8).
Таблица 1.8
Стоимость лицензий систем электронного документооборота
Кол-во лицензий
«Дело» (microsoft sql
server–oracle)
«Евфрат-
документооборот»
Система
«Летограф»
5
47500-67000
34500
45000
20
180000-258000
110000
180000
50
435000-625000
225000
450000
34
100
800000-1190000
375000
900000
Стоимость однопользовательской лицензии на используемый СУБД:
- Cache (разработчик InterSystems)– 125-1100$
- Oracle Database (разработчик Oracle)– 150-520$
- Microsoft SQL Server 2005 (разработчик Microsoft) - 500$ Исходя как из
функциональных показателей, так и из цены продуктов можно сделать вывод. Система
«ЕФРАТ-Документооборот» удовлетворяет практически всем требованиям, но имея
СУБД своей собственной разработки, не может быть подвергнута доработке и
изменениям. В связи, с чем данные продукт не подходит. Проведенный анализ
показывает, что ни одна из них в полной мере не отражает потребности предприятия, не
учитывает правила ведения внутреннего документооборота ООО «Гарант»,
установленного стандартами предприятия, и, как следствие, нуждается в доработке.
Доработка рассмотренных систем может быть связана со значительными финансовыми
затратами, в связи с чем покупка или доработка готовой системы должна быть признана
нецелесообразной.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выбор стратегии автоматизации, один из важнейших этапов всей предпроектной
подготовки. Из-за неверного выбора внедряемая система может не только не приносить
достаточной прибыли, но и наоборот, замедлить производство.
Понятие стратегии автоматизации включает в себя следующие базовые принципы
[2]:
- цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой
они будут автоматизированы; способ автоматизации: по участкам, направлениям,
комплексная автоматизация; долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних
стандартов, поддерживаемых на предприятии; ограничения: финансовые, временные и
т.д. процедура управления изменениями плана.
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе стратегии
автоматизации задачи документооборота ООО «Гарант», относятся следующие:
финансовые, временные, ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора,
технические.
35
Обычно к ограничениям, связанным с человеческим фактором и его влиянием
относят следующие:
- Особенности трудового законодательства и рынка труда,
- Отношение самого персонала к процессам автоматизации.
Сегодня можно выделить две главные стратегии оптимизации: это подгонка уже
созданного программного продукта под определенный бизнес-процесс или полная
реорганизация бизнес-процесса и автоматизация уже упрощенной структуры. Сам
выбор стратегии оптимизации чаще всего зависит от перспектив развития организации-
заказчика, а также экономических возможностей компании.
Помимо этого, существует несколько стратегий оптимизации, а именно:
1) Кусочная (хаотичная) автоматизация, которая представляет из себя один из
самых неэффективных методов инвестирования средств для подъема компании. Под
самой автоматизацией обычно понимают отсутствие плана дальнейшего развития и
создания. И такой подход обычно характеризуют сиюминутные внедрения
информационных технологий, которые очень часто не соответствуют реальным
потребностям бизнеса. И в таком случае само предприятие получит прикладную
систему, но ее стоимость будет сопоставима в качественным комплексным решением.
Выбирать данную стратегию можно лишь в том случае, если нужно сэкономить
средства и время на внедрение системы. Но все дальнейшие шаги к модернизации будут
стоить значительно дороже и станут нерациональными и экономически невыгодными.
2) Другой вид автоматизации – по участкам. Она предполагает обновление
отдельных производственных или управленческих линий, которые сопоставимы по
функциональным особенностям. Данный метод применяется в том случае, если у
компании нет лишних средств на автоматизацию в полном объеме, а выбранные участки
дают хороший экономический рост, поэтому применяется она часто на
производственных участках.
3) Третий вид – автоматизация по направлениям, которая предполагает
полную автоматизацию отдельных видов деятельности компании. Основной
отличительной особенностью от автоматизации по участкам является тот факт, что вся
деятельность предполагает охват абсолютно всех подразделений и служб,
задействованных в автоматизируемом направлении. Финальным этапом этого метода
часто является полная автоматизация компании.
36
4) И последний вариант – полная автоматизация, предполагающая некую
систему, состоящую из множества элементов разного уровня и значения. В такую
систему обычно входят другие подсистемы, модули, функции, блоки управления,
текущие задачи и т.д. Такое построение позволяет использовать один и тот же алгоритм
для просчета разных задач, а также исключается дублирование данных из разных
источников, поскольку все находиться итак в одной системе. Основным минусом
полной автоматизации можно выделить необходимость большого количества затрат на
реализацию такой схемы, а также высокий уровень первоначального планирования и
расчетов.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия по
направлениям, так как это наиболее подходящий вариант для рассматриваемого
предприятия. Только при реализации данной стратегии возможно автоматизировать
делопроизводство компании с минимальными потерями и короткий срок.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
В качестве варианта приобретения информационной системы существуют
следующие варианты:
- покупка готового продукта;
- покупка готового продукта с последующей модификацией под клиента;
- разработка собственного продукта;
- модификация уже имеющегося и находящегося в эксплуатации продукта.
Приведем основные возможные варианты перехода на ИС для автоматизации
делопроизводства:
1) Приобретение готового решения. Плюсы данного варианта в том, что такое
решение уже отлажено, имеет минимум ошибок, и нужно меньше времени на
инсталляцию и настройку системы. Такая система, как правило, имеет богатый пакет
документов и протестирована на множестве предприятий с аналогичной структурой и
деятельностью. Но на рассматриваемом предприятии развились уникальные бизнес-
процессы, под которые практически не реально найти решение из различных готовых
вариантов. В процессе анализа подобных программ для автоматизации складского учета
не было найдено решения, которое максимально соответствует функциональным
требованиям к системе;
37
2) Создание комплекса на заказ. Такой вариант приобретения ИС дает право
получить систему, которая максимально соответствует требованиям заказчика. Но
неизбежны дополнительные риски: сроки создания ПО могут быть слишком большими,
стоимость непомерно высокой, а в самом ПО могут быть скрытые дефекты, которые
зачастую находятся только после установки системы. Также, такой вариант
приобретения системы так или иначе требует передачи компании- разработчику
секретных сведений;
3) Приобретение и доработка. Этот вариант позволит переделять готовое
решение для соответствия перечню конкретных функциональных требований, которые
предъявляются системе. Такое решение включает в себя преимущества и недостатки
вариантов «Приобретение готового решения» и «Создание на заказ». Итоговое решение
будет не в полной мере соответствовать потребностям компании. Какая-то часть
программных модулей будет идеально оттестирована, другая же часть пишется с нуля и
может иметь внутри себя различные дефекты. Время на доработку будет затрачено не
так много по сравнению с длительностью разработки новой системы, а стоимость –
несколько больше, чем покупка готовое решение, но меньше стоимости разработки всей
системы «с нуля». Но дополнение системы, которая разрабатывалась сторонней
компанией, обычно сопряжено со значительными трудностями, вызванными
отсутствием или малым количеством технической документации и трудностями в
процессе работы с создателями системы-прототипа. Также при таком способе получения
ИС могут быть дополнительные риски: скрытая несовместимость каких-то компонентов
системы, неявные дефекты программного обеспечения;
4) Собственное создание с нуля. Такой вариант позволяет реализовать
систему, полностью соответствующую потребностям предприятия. Плюсы данного
варианта заключаются в последующей модернизации системы; минимизации рисков
получения решения, не соответствующего требованиям компании; максимальная
совместимость абсолютно компонентов системы; прямое взаимодействие с
имеющимися ИС личной разработки; сохранение всех конфиденциальных данных в
стенах компании.
Из рассмотренных вариантов для автоматизации делопроизводства ООО
«Гарант», в качестве способа приобретения наиболее оптимальным вариантом является
самостоятельная разработка программного продукта, полностью соответствующего