22
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто
возникает ситуация, когда объемы выполняемых услуг в автосалоне не
совпадают, несовпадение также может происходить как по наименованию,
так и по количеству. В результате большое количество аксессуаров и
запасных частей остается хранится на складе или не может быть
поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.
На рисунке 1.6 представлен бизнес процесс учета продаж в
рассматриваемой компании.
Рисунок 1.6 Бизнес процессы, выполняемые продавцом консультантом,
нулевой уровень
Деятельность продавца консультанта заключается в
консультировании клиента, оказании ему помощи в выборе аксессуаров,
услуг или товаров. При этом для подбора нужной услуги клиент должен
обязательно сообщить данные своего автомобиля, если же такой
возможности нет, то продавец консультант использует справочники для
определения совместимости услуги или товара с автомобилем клиента.
23
Если клиент решил сделать покупку, то продавец консультант выписывает
ему квитанцию для оплаты, с которой клиент может оплатить заказ и
получить его у продавца либо сразу, либо после готовности (если для
выполнения услуги требуется какое-то время).
Далее продавец консультант учитывает продажу в книге продаж
путем записи даты, времени продажи, товаров, общей суммы.
На основании оплаченных квитанций и записей в книге продаж
ежедневно продавец консультант формирует отчеты по продажам за день
(или другой период), по категориям товаров, а также общий отчет по
продажам.
Данный порядок отражен на схеме декомпозиции процессов
продавца консультанта , приведенной на рисунке 1.7.
Рисунок 1.7 Декомпозиция бизнес-процессов продавца консультанта
Существующий порядок работы продавца консультанта имеет
недостатки, которые заключаются в использовании бумажных форм
24
документов, что влечет за собой повышенную вероятность допущения
ошибок и значительную трудоемкость.
Ошибки при анализе продаж влекут за собой неверное толкование
направления развития компании, что, в свою очередь, влечет за собой
снижение прибыли.
Таким образом, уменьшается эффективность деятельности всего
предприятия. Поэтому анализ продаж должен производиться с
максимальной скоростью и достоверностью для обеспечения наиболее
верных результатов анализа, так как результаты анализа в конечном итоге
влияют на принятие стратегических решений всей компании.
Анализ продажи продукции позволяет более глубоко понять
наметившиеся тенденции спада или роста продаж.
Кроме того, анализ продаж позволяет выявить перспективные и
бесперспективные виды товаров, а также такие товары, для продвижения
которых на рынок следует приложить определенные усилия.
Консультант продавец перегружен рутинной работой, которая
состоит в необходимости ручного заполнения бумажных документов и
последующем построении отчетов на основании этих записей.
Поэтому необходимо:
– автоматизировать процесс учет продаж;
– создать информационно-справочную систему, позволяющую
быстро находить нужную информацию по учету оказания услуг и работ;
– обеспечить достоверность данных;
– обеспечить актуальность данных по состоянию на предыдущий
к моменту подготовки отчета день;
– реализовать наборы сводок и аналитических отчетов,
необходимых руководству компании.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
– учет продаж по категориям, товарным позициям;
25
– хранение данных по продажам в единой базе данных;
– анализ продаж за период по товарным позициям, категориям,
продавцам консультантам, маркам и производителям товаров;
– возможность отслеживания периодичности и
последовательности работы пользователей в системе;
– возможность администрирования разработанной системы;
– возможность формирования отчетов.
В формируемые отчеты должны входить следующие:
– общий отчет по продажам;
Содержит основные показатели по продажам компании за
выбранный период.
– отчет по работе продавцов консультантов;
Содержит показатели по продажам относительно каждого продавца.
– аналитика продаж по товарным категориям;
Подробный отчет по товарным категориям и анализ объема продаж
для возможности корректировки ассортимента и политики
ценообразования.
– анализ продаж по категориям.
1.2.3 Обоснования необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на
рисунке 1.8.
26
Участники процесса
ОформлениеОплата Выписка Получение Подпись
Менеджер Бухгалтер Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
Исполнитель
Действие
Рисунок 1.8 Схема документооборота
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж (таблица 1.4).
Таблица 1.4
Временные характеристики процессов продавца консультанта
27
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка
корректности
отчетов
10
10
100
Выписка
квитанции на
оплату
10
20
200
Контроль
первичных
документов
10
15
150
Подготовка
обобщенных
отчетов
10
5
50
Подсчет
экономических
показателей
10
10
100
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
60
8,4
ИТОГО, минут:
658
В таблице 1.5 приведены планируемые характеристики после
использования разработанной ИС.
Таблица 1.5
Расчет эффекта использования
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения
одного действия,
минут
Общее
время,
минут
Учет продажи
10
5
50
Проверка
корректности
отчетов
10
10
50
Выписка квитанции
на оплату
10
2
100
Контроль
10
15
20
28
первичных
документов
Подготовка
обобщенных
отчетов
10
1
150
Подсчет
экономических
показателей
10
1
10
Получение
статистической
отчетности за
период (раз в
неделю)
0,14
1
10
ИТОГО, минут:
340
Существующая информационная инфраструктура не позволяет
силами консультанта продавца консолидировать информацию о сбыте
товаров в оперативные сроки, что соответственно затрудняет процесс
анализа продаж.
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет
около 320 минут (более 5 часов) ежедневно, что позволяет увеличить
эффективность работы сотрудников компании.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной
безопасности и защиты информации
Информационная безопасность - это комплекс организационно-
технических мероприятий, обеспечивающих целостность данных и
конфиденциальность информации в сочетании с ее доступностью для всех
авторизованных пользователей.
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации
на уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active Directory:
29
1. права доступа (к операционной системе Windows Vista,
Windows Server, Терминальный доступ Windows Server);
2. права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей 1С Бухгалтерия, файловый сервер);
3. парольная защита информационных систем;
4. ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows
Server пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
5. Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В ООО «Строй-инвест» производится постоянный мониторинг
наиболее опасных угроз информационной безопасности:
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Кража оборудования;
5) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения компании занимает утечка данных. А
именно нарушается конфиденциальность следующих информационных
блоков: персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных
сделок, интеллектуальная собственность компании; бизнес-планы.
Поэтому руководители отделов компании ведут ежедневный мониторинг
своих подчиненных, системный администратор контролирует права
доступа к корпоративной информации на файловый сервер, производит
мониторинг электронной почты сотрудников, контролирует интернет
канал путем закрытия доступа к социальным сетям и личной почте.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней ИБ. К нарушителю
применяются одна или несколько санкций:
1) Выговор;
30
2) Строгий выговор;
3) Штраф;
4) Принудительно-«добровольное» увольнение из компании;
Увольнение из компании согласно статьи и с заведением личного
уголовного дела.
На предприятии используется следующие способы обеспечения
безопасности:
1. Каждый пользователь должен проходить процедуру
аутентификации при начале работы с компьютером.
2. Компьютер пользователя защищён от вирусных атак антивирусом
DrWeb 6.0.
3. Сервер компании защищён антивирусом.
4. ЛВС защищена от внешних угроз брандмайором – Outpost Firewall
7, который установлен на сервере организации.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
Одними из наиболее распространенных информационных систем
являются системы, относящиеся к классу систем CRM (customer
relationship management - управление взаимоотношениями с клиентом).
Системы данной концепции предназначены для автоматизации
взаимодействия с клиентами в различных сферах деятельности,
например, в системе торговли, страхования, подбора кадров или в
управлении взаимодействием персонала организации в каком либо другом
виде деятельности. Внедрение CRM в банках – это приведение в порядок
работы клиентских служб, в том числе повышение их управляемости и
31
прозрачности, возможно и оптимизация работы с клиентами. С помощью
системы получают статистические данные для дальнейшего использования
в планировании. Становится ясной реальная производительность каждого
сотрудника. В общем, в системах CRM формализуются и
автоматизируются определенные бизнес-процессы для эффективного их
исполнения.
Для определения основной функциональности разрабатываемой
программы рассмотрим существующие аналоги, а именно:
ASoft CRM
FreshOffice CRM Professional
Monitor CRM
Система «ASoft CRM Professional», содержит модули
обеспечивающие: управление продажами, управление маркетингом,
управление послепродажным обслуживанием, документооборот и
управление складом.
Управление продажами с помощью ASoft CRM Professional
позволяет сократить цикл продаж, сделать объемы сбыта
прогнозируемыми, свести к минимуму организационные проблемы, не
потерять потенциальных и, что не менее важно, удержать существующих
клиентов.
CRM программа от ASoft — это бизнес приложение с интуитивно
понятным интерфейсом, легкое в настройке, использовании и поддержке.
ASoft CRM Professional дает возможность вести полную историю
взаимодействия со всеми контрагентами:
Реквизиты, контактная информация, координаты контрагентов;
Сделки, заключенные договора, этапы заключения сделок,
платежная история;
Взаимодействие в области маркетинга;