32
Встречи, телефонные переговоры, обмен электронной
корреспонденцией и другие события;
Активность компаний-конкурентов;
Документооборот по сделкам с контрагентами;
История отгрузок и доставок.
CRM программа от компании ASoft помогает наладить эффективное
взаимодействие с партнерами по бизнесу:
Каждое входящее событие, касающееся контрагента, будет
зарегистрировано и обработано, ответ на него будет находиться на
контроле у соответствующего руководителя;
Использование встроенных инструментов, которые
оптимизируют управление продажами, позволяет планировать и
контролировать деятельность персонала и ставит сделки на поток;
Взаимодействие с партнерами по бизнесу и клиентами будут
осуществляться согласно заранее определенным бизнес-процессам.
ASoft CRM Professional обеспечивает управление процессами и
контроль деятельности сотрудников Вашей компании и реализует:
Оптимизацию распределения персонала, мониторинг
загруженности работников;
Настройку и оптимизацию любых бизнес-процессов;
Индивидуальное и групповое планирование деятельности
персонала, получение отчетов о выполнении запланированных
мероприятий;
Контроль выполнения планов в режиме реального времени,
получение достоверной информации о деятельности сотрудников Вашей
организации, оценка личного вклада каждого сотрудника;
Эффективное и прозрачное взаимодействие различных
подразделений, входящих в состав Вашей компании;
Контроль оплат, отгрузок со склада и доставок.
33
В системе ASoft CRM Professional реализован складской учет товара
с возможностью разграничения функций разных складов (склад для
продажи, склад для приходования товара и т.д.), а также учет архивных
складов.
В рамках управления складской деятельностью в ASoft CRM
Professional имеется многоуровневая схема хранения товара.
В модуле «Склад» возможно автоматическое формирование
складских документов (приходные накладные, товарные накладные, акты
списания и т.д.) по всему товародвижению.
Система Fresh Office CRM Professional изначальна рассчитана на
использование пользователями самого FreshOffice CRM PRO является
дополнительно настраиваемым решением [10]. Стоимость одной лицензии
данного продукта составляет 6500 рублей за одну лицензию, а также 12000
рублей за серверную часть.
Monitor CRM – программный продукт, предназначенный для
оптимизации коммерческой и маркетинговой деятельности компаний [14]..
Основная задача, которую решает CRM-система Monitor, - автоматизация
управления лояльностью клиентов и, как следствие, увеличение
количества продаж.
Одной из систем класса CRM является система Monitor CRM,
разработаная консалтинговой группой «Бизнес Навигатор». Она
адаптирована к реалиям российского бизнеса, но, тем не менее, в ее основе
лежат принципы, определенные основателями CRM-технологии.
Решаемые задачи:
ввод и хранение учетной информации о клиенте, совершенных
контактах, об отгрузках, оплате, закупках, остатках на складе, работе
менеджеров и др.;
ведение и планирование контактов, планирование работы;
подготовка различных отчетов, в том числе и аналитических;
34
анализ закупок, продаж, цен, состояния склада, поставщиков,
товарных групп, дефицита, затоваривания и др.;
ассортиментная политика;
мониторинг влияния качества товаров и услуг на продажи;
учет и анализ отзывов потребителей и рекламаций.
Сравнение возможностей рассмотренных систем приведено в
таблице 5.
Таблица 6 Сравнение возможностей рассмотренных CRM-систем
Возможность
ASoft CRM
FreshOffice CRM
Professional
Monitor CRM
Ведение
клиентов
Да
Да
Да
Планирование
звонков и встреч
Да
Да
Да
Отчеты по
продажам
Да
Да
Да
Массовая
рассылка
Да
Да
Да
Права доступа
нет
Да
Да
Экспорт и
импорт
нет
нет
да
Одновременная
работа
нескольких
пользователей
Да
Да
Да
Интеграция с 1С
нет
да
нет
Интеграция с
Outlook
Да
Нет
да
База знаний
Да
Да
Да
Воронка продаж
нет
да
нет
Планирование
для продавцов
различных
показателей
Да
Да
Да
Создание новых
полей и
справочников
нет
нет
Да
35
Для рассматриваемой задачи необходима несколько основных
функций, основная из которых – организация учета продаж с
возможностью составлением отчетов. В рассмотренных системах данные
возможности присутствуют, но одновременно вместе с необходимыми в
пакете программного обеспечения будет приобретаться и многие другие,
которыми, возможно, менеджеру отдела продаж воспользоваться и не
придется, так как одни функции явно избыточны, другие продублированы
уже используемым программным обеспечением.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Сейчас есть две ключевых стратегии автоматизации: подгонка
текущего ПО под бизнес-процессы организации, изначальная
реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизации уже более
простой структуры. Выбор стратегии автоматизации исходит из цели
развития компании-заказчика и ее долгосрочных экономических
возможностей.
Выделяют такие типы автоматизации, как:
1) Автоматизация кусочная становится одним из самых
неэффективных видов расходования средств для развития компании. Под
автоматизацией часто понимается стратегический план разработки и
развития. При этом процесс внедрения ИТ выражается в локальных
сиюминутных задачах, и не связан с реальными потребностями бизнеса. В
этом случае компания получает разрозненные прикладные системы, цена
объединения которых зачастую сравнима с комплексным решением.
Приняв эту стратегию реально сэкономить время и средства на
внедрение системы. Но при дальнейшей модернизации, затрагивающей
полную автоматизацию, работа системой будет не рациональным и
экономически невыгодной.
36
2) Автоматизация по участкам включает в себя процесс
автоматизации конкретных производственных или управленческих единиц
компании, объединенных по функциональному признаку. Такой подход
автоматизации используется, когда компания не имеет достаточно средств
на автоматизацию в полном объеме, либо же приведенные участки дают
большой экономический эффект. Часто данная автоматизация применяется
на производстве.
3) Автоматизация по направлениям включает автоматизацию
выделенных направлений деятельности компании. Отличительной чертой
от автоматизации по участкам выступает то, что работа подразумевает
участие в этом процессе всех отделов, деятельность которых связана с
автоматизируемым направлением. Итогом автоматизации по направлениям
становится часто полная автоматизация компании.
4) Полная автоматизация определяет систему, состоящую из
огромного количества элементов разных уровней и назначения. К ним
относятся модули, блоки управления, подсистемы, задачи, управленческие
процедуры, функции и т. д. Все это помогает применять единый алгоритм
для расчета схожих задач. Также пропадает необходимость задвоения
различных справочников в отдельных системах, поскольку все уже
собрано в одной. Минусы полной автоматизации заключаются в
значительных финансовых и временных затрат, а также точном и
тщательном планирования.
Задача разработка ИС является глобальной разработкой, поскольку
затрагивает деятельность нескольких отделов, и должна автоматизировать
различные операции и деятельности выполняемые в организации.
Поскольку работать с ИС будут специалисты с разных отделов, то
применяем стратегию автоматизации по направлениям.
37
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
При выборе способов собственной автоматизации у каждой
компании существуют следующие альтернативы:
Приобрести готовое решение.
В данной ситуации организация покупает настроенную модель
ведения бизнеса. Плюсами такого решения можно считать: низкую
стоимость системы, универсальный набор связанных бизнес процессов,
высокую надежность. В качестве минусов следует отметить:
необходимость перестройки собственной деятельности под
приобретенную модель, отсутствие специфичной управленческой
отчетности.
Приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке.
При таком подходе организация получит универсальное
программное обеспечение, адаптированное под его специфику. Качество
адаптации очень сильно зависит от стоимости дополнительной настройки.
Такое решение будет учитывать специфику данной организации, как в
плане процессов, так и отчетности. Надежность данного решения будет
меньше, так как в ходе настройки неизбежно будет внесено какое-то
количество ошибок. Стоимость владения будет существенно выше, чем в
первом случае.
Сегодня разработано много готовых систем для автоматизации
продаж компании. Эти системы представлены разными архитектурами и
технологическими решениями. Для разного масштаба организаций можно
найти приемлемое решение. Покупка готового решения позволяет
сэкономить средства на ее разработку [9].
Однако приобретение готовой системы не всегда является
наилучшим решением. При использовании готовой информационной
системы могут возникнуть следующие проблемы:
38
сложность или невозможность внесения изменений в
функциональность и дизайн готовой системы;
использование шаблонных решений не дает возможности
выделиться среди конкурентов;
Отсутствие необходимого функционала или технологических
решений;
Под внедрение готовой системы придется координально
менять существующую структуру автоматизации других сегментов
деятельности организации.
Готовые системы не следует рассматривать как законченные
программные продукты, поэтому компания должна быть готова потратить
значительные средства на их доработку и развитие [1].
Следует учесть, что такая доработка может быть невозможна без
непосредственного участия компании-разработчика. Поэтому при выборе
готового программного обеспечения для автоматизации продаж
необходимо убедиться в надежности компании-разработчика. Уход этой
компании с рынка может привести к невозможности дальнейшей
эксплуатации приобретенной системы.
Подход, при котором компания самостоятельно разрабатывает
новую систему под свои требования — самый дешевый. Он предполагает
наличие в компании сотрудника, который будет следить за работой
информационной системы.
Компания может выбрать такой подход по следующим причинам:
в компании уже есть специалисты необходимой квалификации;
компания не желает передавать конфиденциальную
информацию сторонним разработчикам;
Логистические информационные системы очень сложный класс,
поскольку в нем автоматизируются практически все функции которые
выполняет компания. По стоимости данный класс систем имеет очень
39
высокую стоимость и представлен обширным списком. Все системы
имеют разную специфику и разные технологии реализации.
При рассмотрении систем точно было решено отказаться от
собственной разработки, поскольку данный способ потребует очень
большого и квалифицированного персонала, как разработчиков, так и
проектировщиков, но в компании их нет. Оптимальным здесь ведется
приобретение шаблонного решения с исходным кодом и возможности
доработки и настройки под нужды компании. Штат сотрудников и
имеющееся обеспечение позволит это сделать.
Приобретение коробочного ПО тоже рассматривается как вариант,
но обычно готовые решения имеют высокую стоимость, требуют
выполнения уже реализованных функций и потребуется перестаивать
деятельность компании под функции которые реализованы в программе.
Что приводит к неудобствам и большим затратам.
При настройке шаблонного ПО можно переделать часть функций
под специфику компании и внедрение системы пройдет мене болезненно и
затратно. Обучение персонала будет выполнять штат сотрудников ИТ
отдела, а так же выполнять поддержку программы.
40
2 Проектная часть
2.1 Обоснование проектных решений
2.1.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение включает в себя данные, сохраненные
в определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и
методическое обеспечение - это комплекс мероприятий, направленных на
поддержание работоспособности компьютера и ПО для получения
необходимого результата.
Информационное обеспечение (ИО) представляет собой единую
систему классификации и кодирования данных, обобщенных систем
документации и информационных массивов.
В состав ИО входят два комплекса:
• компоненты внемашинного ИО, состоящие из
классификаторов технико-экономической информации;
• компоненты внутримашинного ИО, включающие в себя
макеты и экранные формы для ввода исходных данных в ЭВМ или вывода
результатной информации, а также структуру ИБ: входных, выходных
файлов, БД.
Чтобы приспособить экономическую информацию для улучшенного
поиска, пересылки и отработки по каналам связи, ее нужно перевести в
цифровой вид. Для этого ее изначально упорядочивают (классифицируют),
а затем формализуют (кодируют) при помощи классификатора.
Классификатор является документом, благодаря которому
реализуется формализованное описание экономических данных в ЭИС,
содержащих наименования объектов и классификационных группировок, а
также их кодовые обозначения.
41
По сфере влияния можно выделить следующие виды
классификаторов: международные, общесистемные, отраслевые и
локальные.
Любой классификатор в создаваемой системе ведется
администратором системы.
Главной компонентой внемашинного ИО считается система
документации, используемая в процессе контроля экономического
объекта. Самим же документов является некоторая совокупность сведений,
применяемая в процессе решения экономических задач, находящаяся на
материальном носителе в соответствии с принятой формой.
Система документации является совокупностью взаимосвязанных
форм документов, часто применяемых в процессе управления
экономическим объектом. Главной особенностью системы экономической
документации становится огромное множество видов документов.
Современные системы документации, используемые в
неавтоматизированных ЭИС, характеризуются большим количеством
типов форм документов; значительным объемом потоков документов и их
запутанностью; дублированием данных в документах, и, как следствие,
невысокой достоверностью получаемых результатов. Обработка
документов в подобных ИС занимает значительную часть времени
сотрудников. Если нужно упростить систему документации, могут
применяться следующие подходы:
• Приведение документов к единому, стандартизованному виду;
• Внедрение безбумажных технологий, основанных на ЭДО и
новых ИС для их обработки.
Входные документы для исследуемой задачи лучше всего получать
через сеть, поэтому они должны быть сделаны в файлах заранее
утвержденной структуры. Для упрощения работы с такими файлами, они
должны иметь табличную структуру (реализовать это нетрудно, т.к. эти