25
Рис. 1.7 Декомпозиция бизнес–процесса «Учет проектов»
Декомпозиция бизнес процесса «Формирование отчетов» показана
на рис. 1.8.
На данной диаграмме отображены все входные и выходные связи,
управляющие сигналы и используемое оборудование для решения данной
подзадачи.
26
Рис. 1.8 Декомпозиция бизнес процесса «Формирование отчетов»
1.3.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В современных условиях развития и совершенствования средств
электронно-вычислительной техники, внедрения их в различные сферы
производственно-хозяйственной и экономической деятельности,
осуществление управлением своих функций невозможно без
использования автоматизированных средств[33, стр. 175]. Кроме того,
необходимо учесть, что базовая технология ручная учета документов была
ручная. Она имела множество недостатков:
- низкая производительность труда из-за человеческого фактора;
- большая трудоемкость;
- низкая оперативность;
К наиболее характерным недостаткам решения относятся:
- недостаточно глубокий анализ полученных отчетов из-за
27
отсутствия группировочного учета[36, стр. 110];
- большие затраты внимания работников на выполнение
рутинных операций и составление ведомостей и отчетов;
- неполное и неэффективное использование технических
средств, имеющихся в наличии;
- низкая оперативность, снижающая качество работы;
- несовершенство организации сбора и регистрации
информации;
- несовершенство процесса обработки информации - для
получения какой-либо справки или отчета необходимо полностью
обрабатывать документы, относящиеся к данной теме, которые могут
находиться в различных группировочных папках;
- несовершенство процессов передачи, хранения, защиты
целостности информации и выдачи результатов обработки конечному
пользователю.
С внедрением АИС учета проектов «Артекс» большинство из
перечисленных недостатков будут устранены и появятся новые
возможности в проведении анализа. Основные преимущества, достигнутые
после внедрения машинного варианта:
- появится возможность проведения более сложных расчетов в
динамике [1, стр. 78];
- практически полная независимость от человеческого фактора;
- разделение труда и разделение функций по рабочим местам и
сотрудникам;
- наиболее оперативная обработка рабочих данных;
- вывод итогов в комфортной для восприятия форме на печатающее
устройство и/или дисплей[3, стр. 102];
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков
возникла необходимость использования вычислительной техники, что
позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко
28
снизить трудоемкость и повысить достоверность и оперативность
получения результатной информации.
Экономический эффект от внедрения АИС учета проектов «Артекс»
может быть лишь косвенным, так как внедренные средства автоматизации
не являются прямым источником дохода, а являются либо
вспомогательным средством организации получения прибыли, либо
помогают минимизировать затраты[2, стр. 121].
Главный экономический эффект от внедрения АИС учета проектов
«Артекс» заключается в улучшении экономических и хозяйственных
показателей работы предприятия, в первую очередь за счет повышения
оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию
процесса управления, то есть сокращения расходов на управление для
предприятия.
Рис. 1.9. Схема документооборота предприятия
29
1.3.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «Ареткс» имеются нормативно-правовые и организационно-
распорядительные документы такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
допуск работников к служебной информации, которая
представляет коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения,
сконфигурированного персонального под нужды предприятия (файловое
хранилище).
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты в
ООО «Артекс».
С целью более эффективного исполнения регламентов в ООО
«Артекс» настроена служба Active Directory на Windows Server 2008. Она
дает возможность устанавливать и осуществлять контроль
информационной безопасности.
С помощью Active Directory есть возможность результативно
управлять пользователями, ПК, группами, принтерами, приложениями и
иными поддерживающими службы каталогов проектами из единого
безопасного, централизованного места [6, стр. 138].
Аудит. Все без исключения изменения объектов Active
Directory записываются, по этой причине известно, что именно было
изменено, какие данные имеют измененный атрибут в данный момент
времени и какое у него было значение до этого.
Точная и быстрая настройка политики паролей. Политики
паролей возможно настроить для отдельных групп внутри домена.
Принцип, в соответствии с которыми для любой учетной записи домена
применяется одна и та же политика паролей, больше не действует.
Увеличение производительности управления учетными
30
записями пользователей, используемыми в качестве удостоверений для
служб. Поддержка паролей учетных записей служб (учетных записей
пользователей, применяемых в качестве удостоверений для служб) — одна
из тех задач, которые отнимают у ИТ-специалистов больше всего времени
[8, стр. 98].
Предоставление информационной безопасности и защиты данных на
уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2008, Active
Directory:
а) права доступа (к операционной системе Windows 7 и Windows 10,
Windows Server, Терминальный доступ Windows Server);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа на
файловый сервер);
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты, такие как: Касперский);
г) ведение логов и так далее (осуществляется контроль логов,
Windows Server пользователи, контроль трафика интернет, контроль
почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В ООО «Артекс» используются средства защиты от внешних угроз:
ежеквартальная смена паролей на доступ к управлению (cms)
web порталом
требование на смену паролей раз в квартал для доступа к базам
данных SQL
требование на смену паролей раз в квартал на доступ к FTP
серверу
осуществляется бекап (резервное копирование) (базы SQL,
FTP файлов) 4 раза в месяц
В ООО «Артекс» производится постоянный мониторинг наиболее
опасных угроз информационной безопасности:
31
1) Утечка данных;
2) Халатность служащих;
3) Вирусы;
4) Хакеры;
5) Кража оборудования;
6) Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения ООО «Артекс» занимает утечка данных. А
именно - происходит нарушение конфиденциальность следующих блоков
данных: личные данные; экономические отчеты, информация о
конкретных сделках, интеллектуальное имущество компании; бизнес-
планы.
К сожалению, наиболее опасным каналом по-прежнему остаются
мобильные накопители.
В случае, если утечку данных получается избежать, работник несет
ответственность за несоблюдение внутренней ИБ [9, стр. 78]. К
нарушителю применяются одна или несколько видов наказания:
1) Выговор;
2) Строгий выговор;
3) Штраф;
4) Принудительно-«добровольное» увольнение из компании;
5) Увольнение из компании согласно статьи и с заведением
уголовного дела.
32
1.4 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.4.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
На текущий момент времени на рынке программного обеспечения
существует ряд готовых программных решений, позволяющих
автоматизировать учет проектов:
Программа "Управление проектами" компании «Простой Софт».
Данная программа предназначена для ведения учета и контроля
деятельности на предприятии. Проекты бывают разные, краткосрочные
или глобальные с большим количеством вех и реализация каждого проекта
требует разделение его на задачи с контролем сроков исполнения и
назначения исполнителей. Данная программа помогает организовать и
проконтролировать процесс исполнения любой задачи, каждую задачу
можно разбить на несколько заданий, чтобы исполнители могли точно
ориентироваться в этапах поставленной цели. За счет такого подхода
всегда можно отследить, на каком этапе возникли сложности и по чьей
вине были задержки, что позволит построить эффективную работу
сотрудников. Так же программа содержит элементы складской системы,
документооборота, решает задачи управления и планирования ресурсов
предприятия.
Программа является решением в рамках концепции гибкой
настройки структуры базы данных, осуществляемой самим пользователем,
что позволяет строить адаптивные информационные системы, способные
оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании.
Основные функции программы
1. Учет проектов
33
Хранение информации о проектах (руководитель, заказчик,
инвестор, подрядчик, сроки и бюджет проекта), о ходе каждого проекта
(события и задачи), и их статусов
2. Учет объектов
Учет объектов по проектам. По каждому объекту может быть
несколько составных частей (элементов объектов). Каждому элементу
объекта можно назначать дату начала и окончания, сумму и исполнителя
3. Учет задач
Хранение задач с возможностью назначения ответственного лица,
контроль сроков исполнения и процентов завершенности. У любой задачи
может быть несколько подчиненных заданий
4. Ведение справочника контрагентов
Хранение контактной информации контрагентов и их характеристик.
Возможность назначения различных ролей контрагентам (поставщик,
клиент, продавец)
5. Учет документов
Учет договоров, счетов, актов и проч. документов. Управление
договорами в рамках проектов (формирование, учет работы по договору,
назначение работ исполнителям с контролем сроков и сумм, поиск
информации)
6. Ведение складского учета
Учет поступлений (планирование поставок) и расходов материалов,
контроль состояния запасов
7. Контроль расходов МБП и денежных средств организации
8. Отслеживание оплат клиентов
9. Формирование документов по шаблонам
10. Набор стандартных отчетов с возможностью создания новых
11. Гибкая структура БД с настройкой под любую предметную
область
34
12. Многопользовательский режим с настройкой прав доступа по
всем элементам (таблицы, записи, поля, меню, кнопки...)
Стоимость – 3000 руб за одно рабочее место в базовой
конфигурации.
Trello
Онлайн-сервис для планирования задач и управления небольшими
проектами. В основе лежит японская система канбан, перекочевавшая в
веб из производственной сферы. Разработчики Trello сумели реализовать
главный принцип японцев — «точно в срок». Сервис одинаково хорошо
решает задачи управления проектами и повышения личной
эффективности. Рабочее пространство Trello — это система досок, списков
и карточек, помогающая организовать проекты, идеи и задачи.
Достоинства
Многофункциональность. Trello — это таск-менеджер, ежедневник,
форум для обсуждения идей и органайзер для хранения полезных ссылок,
статей, изображений и видео.
Наглядность. Все задачи по проекту отображаются на одной доске.
Простота. С интуитивным интерфейсом легко разобраться
самостоятельно.
Возможность интеграции с другими сервисами — Dropbox, Google
Диск, Gmail, Evernote, Google Calendar, всего около 30.
Гибкость. Каждая карточка Trello и сам сервис настраивается под
конкретные задачи.
Десктопные и мобильные приложения.
Количество проектов и участников не ограничено.
Достоинства
Многофункциональность. Trello — это таск-менеджер, ежедневник,
форум для обсуждения идей и органайзер для хранения полезных ссылок,
статей, изображений и видео.
Наглядность. Все задачи по проекту отображаются на одной доске.