35
Простота. С интуитивным интерфейсом легко разобраться
самостоятельно.
Возможность интеграции с другими сервисами — Dropbox, Google
Диск, Gmail, Evernote, Google Calendar, всего около 30.
Гибкость. Каждая карточка Trello и сам сервис настраивается под
конкретные задачи.
Десктопные и мобильные приложения.
Количество проектов и участников не ограничено.
Для работы с сервисом нужно зарегистрироваться (или
подключиться с помощью аккаунта Google) и подтвердить регистрацию в
письме. Доски, списки и карточки создаются одним кликом — вбиваем
название, нажимаем Enter. Самый гибкий элемент системы — карточка, у
нее же больше всего настроек. Доски и списки служат в основном для
структурирования задач.
Каждая карточка — это одна задача, к которой добавляется описание
(1), участники (2), разноцветные метки (3), чек-лист или to-do-список (4),
затем устанавливается дедлайн (5) и прикладываются файлы (6). Закончив
работу с карточкой или листом, их нужно заархивировать, а доску —
закрыть. Почти все действия в Trello можно совершать несколькими
способами, проще всего с помощью drug&drop.
Бесплатно
В базовой версии можно добавлять неограниченное количество
досок, списков, карточек и участников. Доступны интеграции с Google
Диск и Dropbox, а также 10 МБ для хранения файлов.
Платно
На двух тарифных планах — Business Class (9,99 долл. За
пользователя в месяц) и Enterprise (цена договорная) — доступны 250 МБ
для хранения файлов, коллекции досок, пользовательские фоны и стикеры,
интеграция с Evernote, Github, Mailchimp, Salesforce и некоторыми другими
сервисами, а также повышенные меры безопасности и приоритетная
36
техническая поддержка.
«Битрикс24»
На мой взгляд это социальная сеть для работы. На деле функционал
сервиса выходит далеко за рамки менеджера задач, охватывая
взаимодействие с клиентами, учет рабочего времени и еще с десяток
бизнес-процессов. Но в рамках данной работы мы не будем их касаться и
рассмотрим только те, что помогают эффективно управлять проектами.
Для этих целей в «Битрикс24» есть возможность добавлять задачи,
назначать ответственных, устанавливать дедлайны, вести обсуждения и
отслеживать прогресс. А функционал социальных сетей позволяет быстро
обмениваться информацией и выражать свое мнение.
Достоинства
Много возможностей. «Битрикс24» — полноценный корпоративный
портал.
Облачное хранилище файлов с контролем версий. Редактировать их
можно прямо в системе.
Встроенный мессенджер и возможность обмениваться сообщениями,
не покидая системы.
Интеграция с другими продуктами Битрикс, включая CRM и CMS.
Мобильная и десктопная версии.
Диаграмма Ганта.
Недостатки
Сложный и перегруженный интерфейс. Чтобы использовать
возможности сервиса на полную мощность, придется долго его изучать.
Не слишком расторопная техподдержка.
Нужно потратить много времени, чтобы полностью настроить
систему под потребности своей команды.
«Живая лента» занимает большую часть рабочего
пространства, которое можно было бы использовать эффективнее.
Бесплатно
37
Тариф «Проект» включает 12 бизнес-пользователей и 5 ГБ места на
виртуальном диске. Доступны большинство возможностей платных версий
(телефония, чат и видеозвонки между сотрудниками, CRM и другие), но
они немного урезаны.
Платно
Платных тарифа 3 — «Проект+» (990 руб./мес.), «Команда» (5490
руб./мес.) и «Компания» (10 990 руб./мес.). Их владельцам доступны
функции «бизнес-процессы», «учет рабочего времени», «собрания и
планерки», расширенные опции из базового тарифа и некоторые
дополнительные настройки.
Сравнение указанных программных решений приведено в таблице
1.2
Таблица 1.2
Сравнение программных решений
Название
комплекса
Основные возможности
Цена
Вариант
установки
Управление
проектами
Многопользовательский
режим с настройкой прав
доступа по всем элементам
(таблицы, записи, поля, меню,
кнопки...)
Формирование документов по
шаблонам
Гибкая структура БД с
настройкой под любую
предметную область
300 руб за
рабочее
место
коробочная
версия
Trello
Возможность интеграции с
другими сервисами —
Dropbox, Google Диск, Gmail,
Business
Class 9,99
долл
Онлайн-
сервис
38
Evernote, Google Calendar,
всего около 30
Enterprise
(цена
договорная
«Битрикс24»
полноценный корпоративный
портал.
Облачное хранилище файлов
с контролем версий
Встроенный мессенджер и
возможность обмениваться
сообщениями, не покидая
системы.
Интеграция с другими
продуктами Битрикс, включая
CRM и CMS
Проект+ -
990
руб./мес.,
«Команда» -
5490
руб./мес.
Компания -
10 990
руб./мес.)
Онлайн-
сервис
Или
коробочная
версия
У предоставленных аналогов разработанной АИС самыми главными
недостатками является их масштабность. Они представляют большой
набор функций, имеют удобный интерфейс. Но они поставляются в
комплекте со всей системой. Для их работы требуются мощные
современные ПК. Использование этих систем оправдано в средних и
крупных предприятиях. Но в маленьких магазинчиках или офисах затраты
на приобретение всей системы лягут тяжелым грузом на бюджет фирмы, и
фирма может не осилить такую покупку. А если фирма и купит этот
продукт, то использовать его на 100 % не сможет – не те обороты. Это то
же самое, что если надо выкопать 1 м3 земли купить экскаватор, а не
лопату.
Разработанная ИС обеспечит весь требуемый минимум, который
необходим небольшой компании для управления проектами.
39
1.4.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Установим стратегические и функциональные качества
разрабатываемой ИС .
Внедряемая АИС должна обладать хорошей масштабируемостью и
высокой надежностью хранения данных [7, стр. 108]. К тому же она
должна легко адаптироваться под программную среду объекта внедрения.
При внедрении, разрабатываемая АИС обязана обладать возможностью
гибкой доработки, так как возможно понадобится последующая ее
доработка. АИС не должна быть перегружена огромным числом ненужных
функций [6, стр. 89].
С целью осуществления проекта возможно выделить следующие
этапы:
1. Анализ имеющихся процессов учёта проектов.
2. Определение всего перечня функционала, который
планируется автоматизировать. Выявление уже реализованных функций
сейчас и тех функций, какие будут разработаны в ходе разработки и
внедрения АИС.
3. Выбор стратегии автоматизации. Изучение имеющихся типов
стратегий автоматизации и отбор наиболее оптимального к структуре и
бизнес процессам фирмы
4. Создание Технического задания и графика исполнения работ
Выбор стратегии автоматизации:
Имеется четыре вида стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная)
автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по
направлениям и комплексная автоматизация [11, стр. 89]. Кусочная
автоматизация подразумевает под собой получение предприятием без
определенного стратегического плана единичных фрагментов ИС, которые
не возможны оказать настоящей пользы предприятию в общем.
Последующее формирование информационной системы фирмы сопряжено
40
с новыми, внушительными затратами [13, стр. 101].
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию
отдельных производственных участков, общих по набору исполняемых
задач. Данный метод автоматизации избирается в тех обстоятельствах,
если имеются участки, где использование автоматизированных систем
предоставляет значительный финансовый результат, к примеру за счет
уменьшения персонала [20, стр. 152].
Автоматизация по направлениям предполагает под собой
автоматизацию выбранных заранее функций компании. В таком случае
фирма приобретает полную автоматизацию работы, к примеру, кадровой
службы, или логистики. Данный подход к автоматизации абсолютно
обычен и в будущем объединение уже автоматизированных направлений в
рамках целой компании никак не будет связана с серьезными
препятствиями[19, стр. 106].
Хаотичная, она же кусочная стратегия не подходит так как мы
автоматизируем целый отдел, при этом используется несколько
составляющих ИС, такие как субд, клиент серверное приложение, нельзя
автоматизировать только часть из них, эффекта от этого будет ноль.
Абсолютная стратегия автоматизации также никак не подходит в
данном случае, так как автоматизируется всего лишь одно из направлений
работы компании.
Стратегия автоматизации по участкам лучше всего подходит в
данной работе, потому что в нашем случае мы автоматизируем
деятельность одного отдела.
1.4.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
С целью автоматизации процессов управления и информационного
обеспечения рассматриваются три способа получения программного
41
обеспечения:
Приобретение готовой глубоко-специализированной ИС;
Разработка ИС собственными силами;
Разработка ИС посторонней фирмой;
Покупка системы и её доделка до своих требований;
Ниже представлена таблица 1.3 , в которой сравниваются критерии
отбора, способы приобретения программного продукта.
Таблица 1.3
Сравнение способов получения ИС
Способ
приобретени
я \ критерии
Покупка готовой
специализированно
й ИС
Разработка
ИС своими
силами
Разработка
ИС
сторонней
фирмой
Покупка
системы и
её
доработка
Соответстви
е
поставленно
й задаче
Несоответствие
поставленной
задаче, за счет
невозможности
автоматизации
собственных
бизнес процессов
Полное
соответств
ие
требования
м к
системе
Частичное
соответстви
е
потребностя
м
Полное
соответств
ие
требования
м к системе
Стоимость
внедрения
До 100000 рублей
До 200000
рублей
От 300000
рублей
До 150000
рублей
Адаптивнос
ть
Невозможность
изменения системы
Возможнос
ть полной
переработк
и
Возможност
ь изменения
силами
компании-
разработчик
а
Возможнос
ть
переработк
и
разрабатыв
аемых
процессов
Надежность
Надежность
гарантируется
фирмой-
производителем
ИС
Слабая
надежност
ь ИС
Надежность
гарантирует
ся фирмой-
разработчик
ом ИС
Высокая
надежность
ИС
Покупка: приобретение так называемой коробочной версии продукта
42
в данной работе не рассматривается, так как там нечего проектировать.
Покупка + доделка: Это приобретение уже готового программного
обеспечения с возможностью дописать функционал силами самих
производителей данного ПО либо осуществить это возможностями своей
компании, то есть программистом, работающим в фирме на постоянной
основе, в данном случае язык программирования у него должен совпадать
или хотя бы быть подобен тому языку программирования, на котором
пишет программист компании.
Разработка: в данной работе был выбран именно этот вариант. В
случае успешного внедрения этот вариант можно будет предложить в
других компаний.
Покупка + доработка не была выбрана так как это довольно дорогой
проект, который к тому растянут на долгое время.
1.5 Обоснование проектных решений
1.5.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает:
внемашинное обеспечение (входные и выходные документы,
классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-
постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных
системы) [12, стр. 178].
1) Входные и выходные документы. Входными документами
системы является список сотрудников, список должностей, список
оборудования.
Выходными документами являются: данные проекта.
За основу форм документов берутся бланки, используемые на
предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту
43
содержащейся в них информации, и использовать при проектировании
системы [17, стр. 98].
2) Экранные формы
Для каждого из входных документов будут создаваться экранные
формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить
соответствие макета экранной формы форме входного документа [14, стр.
116]. Не обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все
вводимые элементы данных должны располагаться в том же
относительном порядке и иметь такой же формат, что и в исходном
документе [15, стр. 134].
Результатная информация должна отображаться на экранных формах
в соответствии с формой выходного документа [21, стр. 138].
Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В
системе потребуются следующие справочники:
- Справочник «Должности»;
- Справочник «Сотрудники»;
- Справочник «Фирмы-производители»;
- Справочник «Вид оборудования»;
- Справочник «Оборудование»;
- Справочник «Проект».
Формы для ввода справочников должны позволять просматривать,
добавлять, редактировать, удалять записи.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
- Должности;
- Сотрудники;
- Фирмы-производители;
- Вид оборудования;
- Оборудование;
- Проект.
Все экранные формы должны быть удобными, понятными,
44
эргономичными. Общий цвет информационной части должен быть
спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя [29, стр. 109].
Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета
информационной части. Каждое поле должно быть снабжено подсказкой,
которую следует выдавать на экран при неправильных действиях
пользователя. Должна быть обеспечена возможность исправления ошибок
во введенных данных[21, стр. 204].
3) Система классификации и кодирования. В системе необходимо
учесть принятую на предприятии систему табельных номеров врачей, а
именно: каждому врачу присваивается уникальный табельный номер. При
увольнении врача данный номер никому больше не присваивается.
Необходимо разработать локальную систему классификации и
кодирования для следующих объектов учета:
- Должность;
- Фирма-производитель;
- вид оборудования;
- оборудование.
4) Информационная база. Центральным компонентом
информационного обеспечения является информационная база (ИБА),
представляющая собой организованную определенным способом
совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде
файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные
потребности управленческих процессов и решаемых задач. [28, стр. 187]
Существуют следующие способы организации информационной
базы: совокупность локальных файлов, поддерживаемых
функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная
база данных, основанная на использовании универсальных программных
средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы
управления базами данных (СУБД) [24, стр. 115].
Локальные файлы обеспечивают более быстрое время обработки