устройстве присутствует штрих-код, являющийся уникальным для данного
производителя и изделия (12-24 букв.-цифровых символов).
Далее работники склада принимают оборудование и определяют
статус ремонта: гарантийный или нет.
Далее, после консультации с техническим директором, склад отдает
оборудование соответствующему ремонтнику. В программе указывается
переход оборудования со склада в ремонтный отдел.
После чего фронт офис связывается с клиентом и согласовывает
выполнение работ. Если клиент отказывается от ремонта, то оплачивается
только проведенная диагностика.
В программе, где фиксируется заявка, поле «Согласование с
клиентом» подлежит обязательному заполнению. Без этого невозможно
зафиксировать переход отремонтированного оборудования от ремонтника на
склад.
После ремонта сотрудник указывает в программе выполненные работы
и информацию о затраченных запчастях.
Задача бухгалтерского отдела состоит в выставлении счета клиенту на
основании описания ремонтника. После этого клиент оплачивает счет, а
бухгалтерия отсылает выписку фронт-офису.
Задача фронт-офиса - просмотр статуса заявки каждые 2 часа.
Необходимо отметить важность обеспечения безопасности
информации.
Главная цель безопасности в первую очередь - не допустить
дублирования информации.
Во-вторых, ограничить доступ к информации.
Ни фронт-офис, ни ремонтники, ни IT персонал не имеют разрешения
на проведение операций по складу. Ремонтники и работники склада не имеют
доступа к информации о движении денежных средств.
15
1.1.3. Программная и техническая архитектура информационной
системы предприятия.
Архитектура информационной системы (или коротко ИС)
представляет структуру компонентов, их отношения, принципы и директивы
с основной целью поддержки бизнеса
2
.
Программная архитектура компании изображена на рис. 2. На
рабочих компьютерах сотрудников установлена операционная система
Microsoft Windows XP и Microsoft Office 2017. Для обеспечения зашиты от
различных угроз и вирусов работники на своих компьютерах имеют
программу Avast 18.8.
Отдел кадров и бухгалтерия используют программу 1С для ведения
данных по сотрудникам, налогового учета и расчёта заработной платы.
Для распознавания документации на оборудование работники
используют программу Abbyy FineRider Professional edition 9.0.
Корреспонденция как внутри компании, так и с остальными
субъектами вне компании ведется через Mozilla Thunderbird 3.0.
2
Garlan, D. et al., Architectural Mismatch (Why It’s Hard to Build Systems Out of Existing
Parts), Proceedings 17th International Conference on Software Engineering, Seatle, WA, April
23-30 1995, pp.170-185.
16
Рисунок 2. Программная архитектура компании
1.2. Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости
автоматизации.
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов.
Как мы уже отметили выше, автоматизация бизнес-процессов
приводит к повышению продуктивности: нагрузка на сотрудников
уменьшится, и они могут направить свою силу на выполнение других
важных задач.
Автоматизация бизнес-процессов приводит к повышению
удовлетворенности сотрудников – есть некоторые бизнес-процессы, которые
чрезвычайно сложны, и, если оставите их для сотрудников, это может
демотивировать их, и даже снизить производительность. Но все можно
организовать иначе, если автоматизировать процессы, потому что
сотрудники будут только обязаны выполнять небольшие задачи.
Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму человеческие
ошибки; до тех пор, пока люди вовлечены в процесс, ошибка неизбежна, а
некоторые ошибки иногда могут быть колоссальными. Автоматизация
17
бизнеса поможет устранить большинство ошибок, источником которых
является человеческий фактор.
Другие преимущества автоматизации бизнес-процессов включают в
себя:
Отлаженные процессы коммуникации;
Минимизацию затрат;
Улучшение рабочих процессов;
Удовлетворение больших потребностей клиента;
Постоянное поддержание рабочего стандарта;
Повышенное качество услуг;
Усиление административного контроля.
Иными словами, автоматизация позволяет экономить время и деньги,
радовать клиентов, которым больше не нужно ждать в очереди человека,
чтобы помог им с заказом, и исключить потерею или искажение
информации.
Но не каждый бизнес-процесс хорошо подходит для автоматизации.
Компании должны определить, какие бизнес-процессы лучше всего подходят
для автоматизации, а какие лучше всего обрабатываются людьми.
В процессе проведения исследования была выявлена необходимость
внедрения комплексной системы автоматизации в компании ООО
«ТЕХНОСЕРВИС». Дело в том, что некоторые частично
автоматизированные процессы, не дают желаемых результатов.
Компания уделяет много времени оформлению сопровождающей
документации и обеспечению полной отчетности. Правильная организация
документооборота и регулируемый доступ к информации даст возможность
повысить эффективность работы как отдельных блоков организации, так и
повысить работоспособность и прибыльность организации в целом.
Автоматизация документооборота в исследуемой компании даст
возможность подавать, обрабатывать, принимать, а также отслеживать
18
поступающие заявки на ремонт оборудования или поставку запасных частей
в реальном времени.
И так, в рамках данного проекта в качестве объекта дальнейшей
автоматизации был выбран процесс обеспечения информационной
безопасности и документооборота организации, в частности, учет
оборудования, сдаваемого в ремонт. Отдельное внимание необходимо
уделить процессу подготовки статистических и аналитических отчетов.
Автоматизация процессов документооборота позволит։
Пользователям легко отслеживать изменения и утверждение
документов, независимо от того, сколько участников включены даже в
самые сложные рабочие процессы.
Направлять документы другим утверждающим лицам или
отправлять обратно запрашивающему лицу для внесения изменений.
Хранить документы в единой базе, в предопределенных папках,
настроенных в приложениях рабочего процесса, и, в результате,
тратить меньше временного ресурса на поиск и работу с ними.
Динамично обновлять информацию, статусы и детали
документов на протяжении всего рабочего процесса.
Подготовка отчетов и отправка их каждую неделю или месяц не
является трудоемким, но это отвлекает сотрудников. С помощью
автоматизации предоставляется возможность легко генерировать отчеты,
анализировать их содержание и, на основе содержания, отправлять их по
электронной почте соответствующим заинтересованным сторонам.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание.
Для анализа и реорганизации бизнес-процессов в
исследуемой компании мы использовали методологию
функционального моделирования IDEF0. IDEF0 предназначена для
19
моделирования решений, действий и деятельности организации или системы.
Модели могут быть представлены в виде следующих типов диаграмм:
Контекстная диаграмма;
Диаграмма декомпозиции;
Диаграмма дерева узлов;
Диаграммы только для экспозиции (FEO);
Ниже рассмотрим данные диаграммы для компании ООО
«ТЕХНОСЕРВИС».
Рисунок 3. Контекстная диаграмма IDEF0 (A-0) деятельности
компании ООО «ТЕХНОСЕРВИС»
Мы представили контекстную диаграмму, где входной информацией
системы являются заявки на ремонт, неисправная техника, прием техники и
данные клиента. Дальше мы произвели функциональную декомпозицию в
результате чего система была разбита на подсистемы. Затем каждая
подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной
20
степени дробности. В результате, каждый фрагмент системы отображается на
отдельной диаграмме декомпозиции.
Рисунок 4. функциональная декомпозиция (A0) деятельности
компании ООО «ТЕХНОСЕРВИС»
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи.
В ходе исследования бизнес-процессов в компании ООО
«ТЕХНОСЕРВИС» были выявлены следующие недостатки, которые могут
быть устранены посредствам автоматизации нескольких процессов:
Отсутствие единой методологии управления заявками.
Отсутствие порядка ведения учета.
Не в полной мере используется существующая система
документооборота.
Большой объем обмена документами производится посредством
бумажных носителей и электронной почты.
21
Нечеткое ведение складского учета
Низкая степень автоматизации внутреннего документооборота.
Отсутствие автоматизированных механизмов контроля исполнения
работ
Программное решение, которое будет внедряться для обеспечения
автоматизации должно отвечать следующим принципам:
Возможность масштабирования системы – предполагается
возможность расширения ресурсов пропорционально требованиям
задач за счет изменения аппаратных возможностей (увеличение
количества пользователей; изменение структуры и количества
подразделений организационной структуры; изменение нормативно-
справочной информации).
Корпоративность. Обеспечение доступа пользователя, при наличии у
него соответствующих полномочий, к функциям системы;
Управляемость. При возникновении необходимости в структурной
реорганизации учреждения – гибкая переналадка системы не приводит
к остановке в ее работе.
Защищенность. Доступ пользователей к функциям и данным ИС
должен быть ограничен на основе ролевого принципа.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации.
Безопасность информационных систем отвечает за целостность и
защищённость системных ресурсов и деятельности компании. Большинство
организаций в развитых странах зависят от безопасного функционирования
своих информационных систем. На самом деле, сама структура общества
часто зависит от этой безопасности. Множество инфраструктурных сетей,
включая электроэнергию, водоснабжение и здравоохранение, полагаются на
нее. Информационные системы уязвимы перед рядом угроз и требуют
22
строгого контроля, такого как непрерывные контрмеры и регулярные
проверки для обеспечения безопасности системы. Контроль доступа к
информационным системам значительно усложнился с распространением
глобальных сетей (WANs) и, в частности, интернета. Пользователи, а также
злоумышленники, могут получить доступ к системам с любого компьютера в
организации или практически из любой точки мира через Интернет.
Для того, чтобы компания могла уверенно использовать
вычислительное устройство в бизнес-процессах, все необходимые критерии
безопасности должны быть учтены.
Триада информационной безопасности включает в себя
конфиденциальность, целостность и доступность.
Рисунок 5. Триада информационной безопасности
Конфиденциальность. Для защиты информации необходимо иметь
возможность ограничить доступ к ней только тем, кому она разрешена; всем
остальным доступ к ее содержанию должен быть закрыт. В этом и
заключается суть конфиденциальности. Например, Федеральный закон
требует, чтобы университеты ограничивали доступ к частной информации о
23
студентах. Университет должен быть уверен, что только уполномоченные
лица имеют доступ к просмотру записей об оценках.
Целостность информационной системы — это гарантия того, что
доступная информация не была изменена.
Информация может потерять свою целостность из-за злого умысла,
например, субъект, который, не имея права вносить изменения, намеренно
искажает информацию.
Целостность информационной систем также может быть потеряна
непреднамеренно, например, когда скачок напряжения компьютера
повреждает файл или кто-то, уполномоченный вносить изменения, случайно
удаляет файл или вводит неверную информацию.
Доступность информации — это третья составляющая триады.
Доступность означает, что информация может быть доступна и изменена
любым уполномоченным лицом в соответствующие сроки. В зависимости от
типа информации соответствующий таймфрейм может иметь разные
значения. Например, биржевому трейдеру необходимо, чтобы информация
была доступна немедленно, в то время как продавец рад получить отчет о
продажах, только на следующее утро. Такие компании, как например,
Amazon.com, требуют, чтобы их серверы были доступны двадцать четыре
часа в сутки, семь дней в неделю. Другие компании могут не пострадать,
если их веб-серверы время от времени не работают в течение нескольких
минут.
Для обеспечения конфиденциальности, целостности и доступности
информации организации могут выбирать множество инструментов. Каждый
из этих инструментов может быть использован в рамках общей политики
информационной безопасности. Ниже рассмотрим несколько инструментов
безопасности.
Идентификация
24