24
пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать
документ.
В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты
системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и
отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в
графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и
распределении ответственности.
В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив.
Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям,
но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска
отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры
поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать
документы по сохраненным параметрам.
Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.
Optima WorkFlow
К достоинствам системы можно отнести возможность применения
дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись
документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи
документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в
журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в
описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки
поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно.
Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности
архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.
Недостатки: копировать ссылки на объекты нельзя. Нет возможности
создавать пользовательские папки.
25
Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной
записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и
ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи
полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка
относительных прав доступа по оргштатной структуре организации,
применение ЭЦП.
К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует
предпросмотр файлов.
Применяется прямой запрос к базе данных для формирования
сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется
полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу
регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно
вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек.
Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам
документов.
Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских
поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам
регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать
поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует
полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.
1С: Документооборот 8
Основные направления работы данного решения – делопроизводство,
общий документооборот, управление договорной деятельностью,
электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять
при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно
прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация
Проводника Windows.
26
Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку
по маршруту документов из различных источников (папка, электронный
почтовый ящик, web).
Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи
для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет
модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open
Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет
возможности вести личные папки пользователя.
Имеются программные средства контроля целостности документов,
поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются
права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП
документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права
доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью,
степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права
устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на
прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение
или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны
только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.
Нет разграничения прав доступа на части документа (поля
регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств
резервного копирования и восстановления данных.
Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа.
Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и
классифицируемым. По результатам поиска производится построение
отчетов.
В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет
настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов
документа при регистрации.
27
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы,
используемые при автоматизации предприятия. В ее состав входят следующие
компоненты: - цели деятельности предприятия и последовательность, в которой
они будут автоматизированы; - способ автоматизации: по участкам,
направлениям, комплексная автоматизация; - долгосрочная техническая
политика - комплекс внутренних стандартов, поддерживаемых на предприятии;
- ограничения: финансовые, временные и т.д.; - процедура управления
изменениями плана.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса. Компания, приняв решение о
внедрении системы автоматизации, должна выбрать стратегию из
нижеперечисленных вариантов:
1) Хаотичная – автоматизируются отдельные задачи, не связанные
между собой операции, выполняемые как одним, так и несколькими
сотрудниками. Недостатки данной стратегии – наличие неавтоматизированных
участков; вероятность дублирования информации при вводе ее в разные
приложения; низкая эффективность автоматизации.
2) Автоматизация по участкам представляет собой процесс
автоматизации решаемых задач в отдельных подразделениях предприятия,
объединенных по функциональному признаку. При этом подразумевается
выбор одной или нескольких задач, решаемых сотрудниками одного отдела, без
привязки к существующим на предприятии бизнес-процессам. Данная
стратегия выгодна в случаях, когда предприятие не имеет достаточно средств
для внедрения системы комплексной автоматизации, и существуют участки,
автоматизация которых дает значительный экономический эффект.
28
3) Автоматизация по направлениям отличается от автоматизации по
участкам тем, что предполагает участие в этом процессе всех организационных
подразделений предприятия, деятельность которых связана с
автоматизируемым направлением. Автоматизация по направлениям
предполагает автоматизацию одного или нескольких бизнес-процессов от
начала до конца.
4) Полная (комплексная) автоматизация предполагает автоматизацию
всех функций управления и всех бизнес-процессов предприятия. При таком
подходе наблюдается максимальная эффективность внедрения системы
автоматизации (по сравнению с автоматизацией по участкам и по
направлениям), а также значительная стоимость системы и высокие требования
к процессу управления внедрением системы.
В нашем случае для компании подходит автоматизация «хаотичная», так
как автоматизируется отдельная задача – бланк заявки на добавление нового
сотрудника.
На рис.1.4 представлена бизнес-процедура, где отражаются конкретные
действия начальников отделов после внедрения проекта.
Рис 1.4 Бизнес-процедура «Прохождение» заявки нового сотрудника
«как будет».
29
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
К информационному обеспечению разрабатываемого бланка относятся:
входные и выходные данные. К входным данным относятся те данные, которые
вносит пользователь, заполняя данный бланк.
Работа с информацией происходит посредством экранной формы. Форма
– это важнейший визуальный компонент. Формы представляют собой видимые
окна WINDOWS и являются основной частью практически любого
приложения. В форме размещаются визуальные компоненты образующие
интерфейсную часть и системные (не визуальные) компоненты. Посредством
форм происходит диалог между оператором и АРМ.
При разработке формы использовались различные инструментальные
средства, позволяющие ускорить ввод данных, а именно:
- выпадающие списки – этот компонент позволяет отображать значения
выпадающего списка, что очень удобно, так как экономит площадь окна
приложения, и предоставляет пользователю выбор из имеющихся значений;
- кнопки - для организации более дружественного интерфейса мы
снабдили кнопки поясняющими надписями, отражающими характер их
действия;
- спойлеры – этот компонент позволяет скрывать ненужные части
формы;
- списки множественного выбора - этот компонент позволяет делать
множественный выбор отмечая выделенный элемент «галочкой»;
- текстовые поля – это компонент позволяет вводить текст в данное
поле, обычно используют в полях ФИО.
30
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Проанализировав готовые продукции разных компаний, мы поняли, что
покупать готовое программное обеспечение для нас не актуально, так как
проект не большой и поэтому было принято решение разработать бланк нового
сотрудника своими силами с использованием веб технологий.
Рассмотрим язык HTML.
Язык разметки гипертекстовых страниц (HTML – Hypertext Markup
Language) представляет собой язык, разработанный специально для создания
Web-документов. Он определяет синтаксис и размещение специальных
инструкций
(тегов), которые не выводятся на экран, но указывают браузеру, как отображать
содержимое документа. Он также используется для создания ссылок на другие
документы, локальные или сетевые, например, находящиеся в сети
Интернет.
Стандарт HTML и другие стандарты для Web разработаны под
руководством консорциума W3C (World Wide Web Consortium). Стандарты,
спецификации и проекты новых предложений можно найти на сайте /. В
настоящее время действует спецификация HTML 4.0, поддержка которой со
стороны основных браузеров постоянно растет.
На практике на стандарт HTML большое влияние оказывает наличие
тегов, предложенных и поддерживаемых наиболее известными браузерами,
такими как Microsoft Internet Explorer и Netscape Navigator. Эти теги в данный
момент могут как входить, так и не входить в состав действующей
спецификации HTML.
31
Информации о тегах HTML Compendium (краткое руководство по
HTML) созданно Ron Woodall. Компендиум содержит список тегов и их
атрибутов в алфавитном порядке, а также обновленную информацию о
поддержке каждого из них со стороны браузеров. Компендиум HTML
находится на сайте .
Инструментарий редактирования HTML. Документы HTML являются
обычными текстовыми ASCII-файлами. Это означает, что для их создания
можно использовать любой текстовый редактор, даже с минимальными
возможностями.
Существуют средства редактирования, разработанные специально для
написания
HTML. Они позволяют экономить время, так как содержат клавиши быстрого
доступа для выполнения повторяющихся операций, например, задания
начальных установок документов, таблиц или просто применения стилей к
тексту.
Редакторы HTML отличаются от авторского WYSIWYG-инструментария
тем, что требуют знания правил составления HTML вручную, редакторы лишь
упрощают и ускоряют этот процесс.
Пример был взят из старого бланка «Заявка нового сотрудника»
сделанного в таблице MS Еxсеl (Рис. 1).
32
Рис. 1.2 бланк «Заявка нового сотрудника» (старый)
Первоначальный вид бланка заявки на добавление нового сотрудника
был сделан в виде сайта с 6 страницами.
Второй вариант бланка «Добавление нового сотрудника» был сделан в
виде блоков с возможностью скрывать ненужные блоки, печати выбранных и
заполненных пунктов.
Проанализировав задание было принято решение на разработку бланка
«Добавление нового сотрудника» на другом языке программирования так как,
на HTML невозможно выполнение некоторых необходимых функций.
Рассмотрим язык программирования PHP.
PHP — интенсивно применяемый для разработки веб-
приложений скриптовый язык общего назначения. В настоящее время
поддерживается подавляющим большинством хостинг-провайдеров и является
одним из лидеров среди языков, применяющихся для создания динамических
веб-сайтов.
33
Язык и его интерпретатор разрабатываются группой энтузиастов в
рамках проекта с открытым кодом. Проект распространяется под собственной
лицензией, несовместимой с GNU GPL.
PHP — один из популярных сценарных языков в области веб-
программирования, в частности серверной части, Популярность в области
построения веб-сайтов определяется наличием большого набора встроенных
средств для разработки веб-приложений. Основные из них:
· автоматически извлекает POST и GET-параметры, а также
переменные окружения веб-сервера в предопределённые
массивы;
· взаимодействует с большим количеством различных систем
управления базами данных
· автоматизирует отправку HTTP-заголовков;
· работает с HTTP-авторизацией;
· работает с cookies и сессиями;
· работает с локальными и удалёнными файлами, сокетами;
· обрабатывает файлы, загружаемые на сервер;
· работает с XForms.
В настоящее время PHP используется сотнями тысяч разработчиков.
Согласно рейтингу корпорации TIOBE, базирующемся на данных поисковых
систем, в мае 2016 года PHP находился на 6 месте среди языков
программирования. К крупнейшим сайтам, использующим PHP,
относятся Facebook, Wikipedia и др.
Входит в LAMP — распространённый набор программного обеспечения
для создания и хостинга веб-сайтов.
Проанализировав язык программирования PHP было принято решение
разрабатывать данный дипломный проект на языке программирования PHP.
Рассмотрим существующие системы управления контентом (CMS).