27
Обеспечивающие бизнес-процессы — это вспомогательные процессы,
которые обеспечивают стабильную деятельность компании, но не приносят
прибыль.
Административно-хозяйственное обеспечение.
Обеспечение безопасности.
Юридическое обеспечение.
ИТ-обеспечение и связь.
Внутренний контроль.
Бухгалтерский учет и отчетность.
Другие (более 10).
Бизнес-процессы управления — вспомогательные процессы, с помощью
которых осуществляется управление деятельностью компании и основными
объектами:
Стратегическое управление.
Управление маркетингом.
Управление рисками.
Управление персоналом.
Управление бизнес-процессами и развитием.
Региональное управление.
Другие (более 10).
Среди всего разнообразия процессов, происходящих в компании, выбираем
для автоматизации процесс управленческого учета как наиболее ответственный и
в то же время неавтоматизированный.
Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной
чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых
показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем
многократной группировки по различным признакам исходных первичных
данных без применения сложных расчетов.
Движение информации между магазинами книг осуществляется в форме
потоков информации. От рациональной организации потоков информации
предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки
28
информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и
эффективность управления торговыми процессами.
В учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью
входит учет товаров на складе (на нескольких складах);
Основной задачей ставится правильная организация структуры хранения
информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения,
корректировки информации. А сама программа представляет собой справочную
систем.
Главное назначение автоматизированной системы обработки
экономической информации в данном случае – повысить эффективность
выполнения основных функций старшего менеджера. Кроме того,
автоматизированная система обработки экономической информации призвана
улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность
труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации
процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному
хранению и доступу к информации.
Целью автоматизированной системы обработки экономической
информации является создание единой информационной сети, позволяющей
эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию
по учету товаров на складе и реализации продукции.
Сотрудники фирмы «Хантсман-НМГ» более половины рабочего времени
затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических
операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления,
и продажи товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не
требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких
работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных
творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности
в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и товаров. В связи с таким
положением дел необходимо автоматизировать управленческий учет в магазине в
виде сбора данных за все виды деятельности компании и формирования отчетов
по ее результатам.
29
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Предметом управленческого учета является производственная и
коммерческая деятельность торговой организации в целом и ее отдельных
структурных подразделений в процессе всего цикла управления. Хозяйственные
операции, носящие исключительно финансовый характер (операции с ценными
бумагами, арендные и лизинговые операции и т.п.), выходят за рамки предмета
управленческого учета.
Управленческий учет исторически является следствием производственного
учета. Производственный учет включает в себя, в основном, учетно-расчетные
процедуры, основной целью которых является определение затрат и выручки на
единицу продажи товаров.
Тактика управленческого учета включает: организацию, учет, контроль,
мотивацию, анализ и регулирование ранее принятых решений, а также
ответственность за их исполнение.
Стратегия управленческого учета представляет систему анализа,
прогнозирования, планирования и координации управленческих решений,
определяющих развитие организации на длительный период.
Так как узловым моментом в интеграции является сопоставление издержек
и доходов от продаж, то наиболее важными для управленческого учета становятся
операции управления затратами, управления доходами и управления результатами
через влияние как на затраты, так и на доходы.
Рассмотрим, как управленческий учет осуществляется в магазине в
настоящее время, для чего воспользуемся методологией IDEF. Схема,
характеризующая положение дел в настоящее время, приведена на рисунке 1.6.
30
Рисунок 1.6 Характеристика процесса управленческого учета
Управленческий учет в компании состоит в анализе результатов продаж,
анализе деятельности продавцов, анализе деятельности склада и составлении
комплексного отчета по результатам анализа каждой составляющей (рисунок 1.7).
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса анализа отгрузок
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJ ECT: Хантсман-НМГ
03.03.2017
12.03.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность компании ООО "Хантсман-НМГ"
A0
Продавцы
Законодательство РФ о торговле
Информационная система
Требования руководства компании
Результаты учета продаж
Предпочтения клиентов
Результаты анализа
расчета с
абонентами
Товары от поставщиков
Заявки клиентов
Отчетная
документация
Требования коньюктуры рынка
Планы продаж на
следующие
периоды
ДиректорКладовщик
Результаты
комплекс ного
учета
деятельности
компании
Сведения об остатках на складе
10р.
Прием и
хранение товара
20р.
Продажа товара
30р.
Уч ет деятельности
компании
40р.
Подготова разных
видов отчетности
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJ ECT: Хантсман-НМГ
03.03.2017
12.03.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A3
NODE: TITLE: NUMBER:
Анализ отгрузок компании
A34
Информационная с истема
Требования руководства компании
Директор
Сведения о
продажах в
отчетном и
предыдущих
периодах
Результаты
комплексного
уч ета
деятельности
компании
Сведения о
движении
товара на
складе со
сроками
хранения
Сведения о результативности деятель нос ти по расчетам
10р.
Сравнение результатов
продаж и построение
отчета
20р.
Сравнение данных о
наличии товара за периоды
и пос троение отч ета
30р.
Сравнение данных
о деятельности каждого
продавца и построние отчета
40р.
Сопоставление
полученных данных
и построение
комплексного отчета
31
В соответствии с представленной схемой, для получения отчетов по
управленческому учету директор магазина сравнивает результаты продаж
отчетного и прошлого аналогичного периода, данных о наличии и движении
товара на склада также за два или более периодов, сравнивает данные о
результатах деятельности каждого продавца и на основании данных сравнения
строит общий отчет, в котором отражается динамика изменения показателей
магазина, на основании чего уже директор делает выводы , корректирует
направление развития магазина, ассортимент, действия продавцов. В настоящее
время директор производит указанные действия вручную, пользуясь для
сравнения только таким инструментом, как таблицы MSExcel, что отрицательно
влияет на сохранность данных и удобство их пользования. Кроме того, действия в
таком виде, такое ведение управленческого учета принуждает директора уделять
исключительно однообразной работе много сил и времени, что отрицательно
влияет на успешность выполнения других функций директора.
При предполагаемом внедрении автоматизированной системы
управленческого учета планируется достичь единого места хранения данных по
всем видам отчетов, легкости и удобства получения необходимых отчетов по
продажам, деятельности продавцов и склада, а также значительно уменьшить
трудовые и стоимостные затраты по выполнению функций управленческого учета.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
При этом многие бизнес-процессы компании автоматизированы, но их
сопровождают сопутствующие документы в электронной или печатной форме,
которые не связаны с остальными процессами и материальными потоками в
совокупную информационную среду.
Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и
документами может образовывать целый комплекс проблем:
• Расхождение реального состояния материальных потоков
документам;
• Неотраженные документально изменения в материальных потоках (а
также корректировки в процессах);
32
• Долгий поиск связанных между собой документов по разным
структурам организации;
• Дубли и неточности, большой процент неточностей и ошибок;
• Отсутствие совокупного представления о состоянии дел и сложность
прогнозирования и принятия важных решений;
• Непрозрачность бизнес-процессов создания, согласования,
утверждения и контроля исполнения документов;
Выполним расчеты, которые помогут оценить планируемую
эффективность использования автоматизированного варианта учета лизинговых
операций.
Например, в течение рабочего дня бухгалтер обрабатывает около 30
документов – как присланных контрагентами, так и созданных в процессе
подготовки отчетности
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации
(таблица 1.7). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1.7
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой
технологии/ мин.
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
варианту/ мин.
Учет продаж
30-40
5-10
Учет остатков по складу
35
3
Учет договоров
30
3
Подготовка отчетов по
продажам
30
5
Подготовка отчета за
каждого продавца
10
7
Подготовка отчета по
движению товаров
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько
раз.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.8.
33
Участники процесса
ОформлениеПодготовка Учет
Формирование и
подпись
Согласование
Поставщик Бухгалтер Директор
Заявка
Исполнитель
Действие
Заявка
ДоговорДоговор
Договор
Отчетность
Рисунок 1.8 Схема документооборота договора
Внедрение системы управленческого учета позволяет избежать многих
ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов,
связанных с операциями лизинга, а также значительно укорить данные процессы,
что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно, к
повышению общей эффективности работы магазина.
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
бухгалтерской информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем,
поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить
34
процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчетности в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
Для физической защиты информации от воздействия третьих лиц
используется система контроля и управления доступом.
Одновременно система доступа выполняет и функции системы контроля
прибытия и убытия персонала с рабочих мест, сохраняя данные об авторизации
магнитных карт.
Каждая магнитная карта персонализирована путем нанесения фотографии,
фамилии и инициалов сотрудника на ее поверхность.
Кроме того, считывателями также оборудованы следующие помещения:
серверная;
кабинеты руководства (в том числе начальников отделов);
помещения, в которых располагаются бухгалтерия и финансовый
отдел.
В составе системы также предусмотрены автоматизированные рабочие
места сотрудника охраны и администратора ЛВС предприятия.
Первому доступны просмотр изображений с видеофонов и просмотр
статистики работы считывателей, администратор же полностью управляет
системой.
Политика безопасности содержит следующие положения:
ответственные лица за безопасность функционирования фирмы;
полномочия и ответственность отделов и служб в отношении
безопасности;
организация допуска новых сотрудников и их увольнения;
35
правила разграничения доступа сотрудников к информационным
ресурсам;
организация пропускного режима, регистрации сотрудников и
посетителей;
использование программно-технических средств защиты.
В системе обеспечения безопасности используются следующие
мероприятия:
в системе назначен администратор безопасности;
за каждое устройство назначен ответственный за его эксплуатацию;
системный блок компьютера опечатан печатями ответственного и
работника IT-службы;
используются съемные жесткие диски, а по окончании рабочего дня
они убираются в сейф;
так как нет необходимости в эксплуатации CD-ROM, дисководов, они
сняты с компьютеров;
установка любого программного обеспечения производится только
работником IT-службы;
для разграничения доступа сотрудников используется сочетание
паролей и смарт-карт (токенов). Пароли генерируются администратором
безопасности, выдаются пользователю под роспись и хранится им также как и
другая конфиденциальная информация;
запрещено использование неучтенных носителей информации. На
учтенных носителях выполняется маркировка, например, гриф, номер, должность
и фамилия сотрудника.
В ООО «Хантсман-НМГ» имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, регламентирующие
информационную безопасность, такие как:
1. Регламент информационной безопасности, определяющий:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования сети Internet, электронной почты.
36
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
а) права доступа (к операционной системе, к приложениям);
б) права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей сервер баз данных, сервер приложений, файловый сервер);
в) парольная защита, доступ к базе;
г) ведение логов и так далее (ведется контроль логов, пользователи,
контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
В компании производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
информационной безопасности:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В настоящее время для организации управленческого учета применяются
так называемые ERP-системы.
В соответствии со словарем APICS, термин ERP система(Enterprise
Resource Planning — Управление ресурсами предприятия) может употребляться в
двух значениях.
Во-первых, это — информационная система для идентификации и
планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для
осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения
клиентских заказов.