42
ние различных носителей (флеш-накопителей, СD, DVD), то для антивирусной за-
щиты остаточно использовать один из бесплатных антивирусных продуктов (в це-
лях экономии затрат).
- при реализации программного обеспечения минимизировать ручной ввод,
обеспечить защиту от неправильных действий пользователя, обеспечить макси-
мально возможное автозаполнение документов для минимизации возможных оши-
бок при большом потоке обращений.
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
Информационная модель системы включает ряд документов, справочников и
отчетов. Основными пользователями информации являются менеджеры и руковод-
ство.
Менеджеры используя формы заполнения справочников, заполняют спра-
вочники системы: «Клиенты», «Договора», «Поставщики» и «Товары». С исполь-
зованием этой же формы менеджеры могут редактировать справочники-
классификаторы: «Статус заявки», «Статус выполнения заявки», «Условия опла-
ты», «Состояние клиента», «Причины невыполнения».
Менеджеры, используя формы оформления документов, оформляют доку-
менты «Заявка» и «Реализация».
На основании документов и справочников формируются отчеты. Информа-
ционная модель системы показана на рисунке 12.
43
Заполнение
справочников
ИС
Спр.Клиенты Спр.Договора Спр.Товары
Менеджер
Спр.Поставщики
Спр.СтатусЗаявк
и
Спр.СостояниеК
лиента
Спр.СтатусВыпо
лненияЗаявки
Спр.ПричиныНев
ыполнения
Спр.УсловияОпл
аты
Спр.*Клиенты Спр.*Договора Спр.*Товары
Спр.*Поставщик
и
Спр.*СтатусЗаяв
ки
Спр.*СостояниеК
лиента
Спр.*СтатусВып
олненияЗаявки
Спр.*ПричиныНе
выполнения
Спр.*УсловияОп
латы
Оформление
документов
Заявка Реализация
*Заявка *Реализация
График
выполнения
заявки
Отчеты по
заявкам за
период
Анализ качества
выполнения
заявок
Анализ сроков
выполнения
заявок
Прайс-лист
компании
Руководство
Менеджер
Рисунок 12 – Информационная модель системы
44
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
В соответствии с постановкой задачи, в системе должны хранится:
- информация о клиентах: ФИО/Наименование, ИНН, Адрес, контактный те-
лефон;
- информация о заявках: номер и дата заявки, от кого заявка, на какие товары
заявка.
При этом в систему поступает следующая входная информация: заявки, ин-
формация по продажам (реализация). Входящие документы приведены в таблице 5.
Таблица 5
Входные документы системы
Документ
Частота возникновения
Структура
Заявка
До 10 раз в день
- Номер
- Дата
- Клиент
- Договор
- Заказано (Товар, количество,
стоимость)
Реализация
До 10 раз в день
- Номер
- Дата
- Клиент
- Заявка
- Реализовано (Товар, количество,
стоимость)
В соответствии с поставленной задачей в системе должна храниться следу-
ющая условно-постоянная информация (справочники) (таблица 6).
Таблица 6
Справочники системы
Справочник
Частота обновления
Структура
Клиенты
До 5 раз в день
ФИО/Наименование, Адрес,
Юр/ФизЛицо, ИНН, Телефон
Номер паспорта, Статус клиента
Договора
До 5 раз в день
Номер, Дата, Клиент, Срок
Условия
Товары
До 5 раз в месяц
Наименование, Артикул,
Поставщик, Цена поставщика.
Цена продажи, Характеристики
Поставщики
До 5 раз в месяц
Наименование, Адрес, Телефон
ИНН, Расч/счет, Банк
45
Кроме того, в системе необходимо хранить справочники-классификаторы
для унификации определения состояния заявок и клиентов (таблица 7).
Таблица 7
Справочники-классификаторы системы
Справочник
Частота обновления
Перечень значений
Статус заявки
Очень редко (никогда)
- Принята;
- Сформирован заказ по-
ставщику;
- Получен заказ от постав-
щика;
- Ожидает оплаты;
- Выполнена.
Состояние клиента
Очень редко (никогда)
- Постоянный;
- Первое обращение;
- Повторное обращение.
Статус выполнения
заявки
Очень редко (никогда)
- Выполнена полностью;
- Выполнена частично;
- Выполнена с заменами.
Причины невыпол-
нения
3-4 раза в год
- По вине поставщика
- По вине компании-
доставщика
- По вине банка
- По нашей вине
Условия оплаты
Очень редко (никогда)
- Предоплата 100%
- Предоплата 50%
- Оплата по получении
2.2.3. Характеристика результатной информации
Выходная информация в системе должна представлять собой отчеты по за-
явкам:
1) Отчеты по заявкам за период. Формат отчета приведен на рисунке 13.
Заявка
Дата
Клиент
Статус заявки
Срок выполнения
Статус выпол-
нения
Рисунок 13 – Шаблон отчета по заявкам
Данный отчет должен иметь возможность выводить все записи за период или
отфильтрованные записи:
- по клиенту;
46
- по статусу выполнения (например, только выполненные частично)
2) Анализ сроков выполнения заявок. Формат отчета приведен на рисунке
14.
Заявка
Да-
та
Кли-
ент
Дата выпол-
нения запла-
нированная
Дата вы-
полнения
фактиче-
ская
Кол-во
дней вы-
полнения
Кол-во
дней про-
срочки
При-
чина
Рисунок 14 – Шаблон отчета по анализу сроков
Также можно представить отчет в графическом виде для определения, какие
заявки были выполнены не в срок, количества дней просрочки.
3) Анализ качества выполнения заявок. Формат отчета приведен на рисунке
15.
Заявка
Да-
та
Кли-
ент
Заказано
Доставлено
Статус вы-
полнения
Причина
Рисунок 15 – Шаблон отчета по анализу качества
4) График выполнения заявки. Данный отчет должен наглядно демонстриро-
вать этапы выполнения заявки для анализа причин возможных задержек и срывов
сроков. Наиболее подходящим графическим отображение подобной информации
является диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых
диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика
работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов.
Используется в приложениях по управлению проектами. Первый формат диаграм-
мы был разработан Генри Л. Гантом в 1910 году.
По сути, диаграмма Ганта состоит из полос, ориентированных вдоль оси
времени. Каждая полоса на диаграмме представляет отдельную задачу в составе
проекта (вид работы), её концы — моменты начала и завершения работы, её про-
47
тяженность — длительность работы. Вертикальной осью диаграммы служит пере-
чень задач. Кроме того, на диаграмме могут быть отмечены совокупные задачи,
проценты завершения, указатели последовательности и зависимости работ, метки
ключевых моментов (вехи), метка текущего момента времени «Cегодня» и др.
5) Прайс-лист компании. Необходим для рассылки постоянным и потенци-
альным клиентам, содержит список товаров и актуальные цены, а также артикулы
товаров.
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
Разрабатываемая система выполняет ряд функций. Их можно разделить на
две группы: основные и вспомогательные. К основным относятся функции по ве-
дению информационной базы и получения отчетности. К вспомогательным отно-
сятся сервисные функции, предоставляемые системой 1С для удобства пользовате-
ля.
Ведение информационной базы подразумевает актуализацию справочников,
оформление документов и формирование отчетности на основе имеющейся ин-
формации.
Из всех сервисных функций, предоставляемых системой 1С, для решения
данных задач наиболее подходящими являются калькулятор, календарь, журнал
регистрации пользователей и удаление помеченных объектов (рисунок 16).
48
Рисунок 16 - Дерево функций системы
В разрабатываемой информационной системе каждому информационному
объекту соответствует определенная экранная форма. Доступ к объектам возможен
через главное меню или через другие объекты. При этом доступ возможен в не-
скольких режимах: доступ к списку объектов, доступ к редактированию выбранно-
го объекта.
Диалог в системе реализован в виде меню. Меню организовано по функцио-
нальному признаку, то есть каждый пункт меню отражает выполнение одной из
выделенных функций (рисунок 17).
Функции
Основные
Ведение
справочников
Оформление
документов
Получение отчетов
Вспомога-
тельные
Калькулятор
Календарь
Журнал
регистрации
Удаление
помеченных
объектов
49
Главное
меню
Справочники Документы Отчеты
Условия оплаты
Статус выполнения
заявки
Состояние клиента
Статус заявки
Причины
невыполнения
Клиенты
Договора
Товары
Поставщики
Заявки
Реализация
Ввод на основании
График выполнения
заявки
Отчет по заявкам
Анализ сроков
выполнения заявок
Анализ качества
выполнения заявок
Доступ к выбранному
объекту
Доступ к списку объектов
Прайс-лист компании
Рисунок 17 – Дерево диалога
Из главного меню должен быть обеспечен доступ ко всем справочникам, до-
кументам и отчетам системы.
Справочник «Договора» является подчиненным справочником для справоч-
ника «Клиенты», потому открытие его без указания владельца не имеет смысла.
Поэтому доступ к справочнику «Договора» возможен из справочника «Клиенты».
В справочнике «Клиенты» используются значения из справочника «Состоя-
ния клиента». Поэтому для быстрого просмотра выбранного значения справочника
или добавления нового значения справочника добавлен доступ из справочника
«Клиенты» к справочнику «Состояния клиента». Аналогичным образом связаны
справочники «Договора» и «Условия оплаты», а также «Товары» и «Поставщики».
50
В документе «Заявка» используются данные из справочников «Статус заяв-
ки», «Статус выполнения заявки», «Причины невыполнения», «Клиенты», «Това-
ры», поэтому необходим доступ к элементам этих справочников из документа «За-
явка». Аналогично, доступ к справочникам «Клиенты» и «Товары» необходим из
документа «Реализация».
Документ «Реализация» может быть создан автономно через главное меню,
но удобнее создавать его под конкретную заявку. В этом случае необходима воз-
можность создания документа «Реализация» из документа «Заявка» с помощью
механизма ввода на основании.
Отчеты, показывающие сводные данные по нескольким документам, должны
открываться из главного меню. Исключение составляет отчет «График выполнения
заявки», который показывает график выполнения определенной заявки и может
быть открыть из формы определенной заявки.
2.3.2. Характеристика базы данных
Исходя из анализа входной, выходной и хранимой информации можно опре-
делить состав и структуру базы данных.
Учитывая, что средством автоматизации выбрана система 1С:Предприятие
8.3, дальнейшее описание информационной базы необходимо давать в терминах
конфигурации 1С:Предприятия. В этом случае, в информационной базе выделены
следующие документы и справочники (таблицы 8-18).
Таблица 8
Структура справочника «Состояния клиента»
Реквизит
Синоним
Тип данных
Код
Код
Числовой
Наименование
Состояние клиента
Текстовый
Таблица 9
Структура справочника «Статусы заявок»
Реквизит
Синоним
Тип данных
Код
Код
Числовой
Наименование
Статус заявки
Текстовый
51
Таблица 10
Структура справочника «Статусы выполнения заявок»
Реквизит
Синоним
Тип данных
Код
Код
Числовой
Наименование
Статус выполнения заявки
Текстовый
Таблица 11
Структура справочника «Причины невыполнения»
Реквизит
Синоним
Тип данных
Код
Код
Числовой
Наименование
Причина невыполнения
Текстовый
Таблица 12
Структура справочника «Условия оплаты»
Реквизит
Синоним
Тип данных
Код
Код
Числовой
Наименование
Условие оплаты
Текстовый
Таблица 13
Структура справочника «Клиенты»
Реквизит
Синоним
Тип данных
Код
Код
Числовой
Наименование
ФИО/Наименование
Текстовый
ИНН
ИНН
Текстовый
Адрес
Адрес
Текстовый
Телефон
Телефон
Текстовый
ЮрФизЛицо
Юр/Физ.лицо
Логический
Паспорт
Паспорт физ.лица
Текстовый
Состояние
Состояние клиента
СправочникСсылка. Со-
стоянияКлиента
Таблица 14
Структура справочника «Договора»
Реквизит
Синоним
Тип данных
Код
Код
Числовой
Наименование
Номер договора
Текстовый
Дата
Дата договора
Дата
Владелец
Клиент
СправочникСсылка.Клиенты
Срок
Срок действия договора
Дата
Условия
Условия оплаты
СправочникСсылка. Усло-
вияОплаты