89
2. Определение структуры основных бизнес-процессов.
3. Оценка бизнес-процессов с позиции их влияния на достижение
стратегических целей.
4. Определение показателей, позволяющих провести измерение этого
влияния.
5. Определение для каждого бизнес-процесса факторов, которые
оказывают как положительное, так и отрицательное влияние.
6. Подбор количественных показателей, отражающих влияние этих
факторов. Например, «сокращение числа отказов клиентов позволит увеличить
оборот в 2 раза»; или «сокращение объема запасов сырья на 15% позволяет
экономить расходы на хранение на 30%» и т.д.
7. Расчет этих показателей в стоимостном выражении и включение их в
обоснование экономического эффекта внедрения системы.
Степень эффективности функционирования информационной системы
необходимо оценивать не только набором количественных метрик, но и
качественных показателей.
Внедрение информационной системы позволит связать планируемые и
фактические данные предприятия, формировать оперативную план-фактную
отчетность. Такая система планирования и анализа обеспечивает прозрачность
финансово-хозяйственных показателей, управляемость, гибкость в принятии
оперативных управленческих решений.
Прозрачность финансово-хозяйственной деятельности достигается за счет
унификации основных финансовых и нефинансовых показателей для различных
направлений бизнеса и подразделений и возможности быстрого и прямого доступа
к этим данным для руководителей различного уровня.
90
Управляемость достигается за счет использования показателей деятельности
отдельных подразделений как инструмента планирования, контроля и мотивации.
Возможность оперативно адаптировать модель бюджетного управления к
изменениям требований бизнеса, внешних условий и пр. обеспечивает гибкость в
управлении. Помимо этого, система бюджетирования предоставляет такие
преимущества, как возможность моделирования для расчета различных вариантов
планов; повышение экономической обоснованности принимаемых решений; рост
профессиональных навыков персонала в области финансового управления и др.
Рассмотрим способ расчета экономической эффективности проекта.
Экономическая эффективность проекта состоит из двух составляющих:
Косвенный эффект, который может характеризоваться следующими
показателями: увеличением прибыли, привлечением большего числа клиентов,
снижением уровня брака в производстве, уменьшение количества рекламаций,
получаемых от клиентов, снижение затрат на сырье и материалы, уменьшение
сумм штрафов, неустоек и т. д.
Прямой эффект, который заключается в снижении трудовых и
стоимостных показателей.
Трудовые показатели включают в себя следующие компоненты:
Абсолютное снижение трудовых затрат (Т) в часах за год. Показатель
рассчитывается по формуле 1:
Т = Т
0
- Т
1,
(1)
где Т
0
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
базовому варианту;
Т
1
- трудовые затраты в часах за год на обработку информации по
предлагаемому варианту;
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (КТ),
который рассчитывается по формуле 2:
К
Т
= Т / T
0
* 100% (2)
91
Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности
труда (Y
T
), который рассчитывается по формуле 3:
Y
T
= T
0
/ T
1
(3).
В группу стоимостных показателей включены следующие:
абсолютное снижение стоимостных затрат (C) в рублях за год;
коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC);
индекс снижения стоимостных затрат (YC);
Все перечисленные показатели рассчитываются аналогично предыдущим.
После того как рассчитаны трудовые и стоимостные показатели, будет
целесообразным произвести расчет срока окупаемости затрат на внедрение проекта
автоматизированной информационной системы (Т
ок
), который рассчитывается в
годах, долях года или в месяцах года по следующей формуле:
Т
ок
= К
П
/C, (4)
где КП - затраты на создание проекта (проектирование и внедрение).
Для наглядности операции технологического процесса при базовом
(проектном) варианте за год представляют в виде таблицы.
Наиболее подходящим методом расчета экономической эффективности для
проекта автоматизации процесса обработки заявок на техническую поддержку
будет являться расчёт с помощью метода сравнения существующего бизнес-
процесса и бизнес-процесса после внедрения информационной системы, поскольку
показатели, рассчитываемые в рамках этого метода наиболее точно способны
описать экономический эффект от разработки информационной системы.
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Осуществим расчет показателей экономической эффективности проекта
автоматизации процесса обработки заявок на техническую поддержку. Для этого
92
необходимо дать характеристику затратам на обработку информации по базовому и
проектному плану. По базовому плану специалисты организации передавали
заявки в ИТ-отдел по телефону. Сотрудники ИТ-отдела принимали их по телефону,
мессенджеру или электронной почте и передавали руководителю отдела с
помощью мессенджера. Руководитель ИТ-отдела самостоятельно осуществлял
распределение заявок по сотрудникам отдела в зависимости от их квалификации. В
связи с этим в отделе не осуществляли учет заявок. Не велся учет закрытия заявок,
поэтому специалист мог забыть выполнить какую-либо из них и клиенту
приходилось звонить повторно. Характеристика затрат по базовому варианту
представлена в таблице 13. Итого затраты на обработку по базовому плану
составили 3141000 рублей.
После внедрения информационной системы, автоматизирующей процесс
обработки заявок для техподдержки, в процесс обработки заявок будут внесены
изменения. Например, появится возможность назначения специалистов на
проведение заявок и формирования отчетности.
Процесс будет включать в себя:
1. Создание заявки, описание проблемы.
2. Отправка заявок в отдел автоматизации.
3. Распределение заявок между специалистами.
4. Проведение работ.
5. Проверка работоспособности.
6. Закрытие заявок.
93
Таблица 13
Характеристика затрат на обработку информации по базовому варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработки /
производител
ьность
устройств ЭВМ
(опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста (руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
(руб.)
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
(руб.)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1
Прием заявки от
сотрудника
Ч-
час
2100 600 3 300 100 630000 9000
2
Распределение
заявок от
сотрудников
Ч-
час
3200 600 5 300 100 960000 15000
3
Работа над
заявками
Ч-
час
5000 600 9 300 100 1500000 27000
10300 17 3090000 51000
94
Характеристика затрат по проектному варианту представлена в таблице 14.
Итого затраты на учет приема и анализа заявок техподдержки составили 2379000
рублей.
Рассчитаем прямой эффект от разработки системы, который включает в себя
расчет трудовых и стоимостных показателей.
Абсолютное снижение трудовых затрат в год в часах составило:
Т = 10300 – 7800 = 2500 часов.
Рассчитаем коэффициент относительного снижения трудовых затрат:
К
Т
= 2500 / 10300 * 100% = 24%.
Рассчитаем индекс снижения трудовых затрат или повышение
производительности труда:
Y
T
= 10300 / 7800 = 1,32.
Осуществим расчет стоимостных показателей. Абсолютное снижение
стоимостных затрат в год составит:
C = 3141000 – 2379000 = 762000 рублей.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат составит:
К
C
= 762000 / 3141000 * 100% = 25%.
Индекс снижения стоимостных затрат составит:
Y
C
= 3141000 / 2379000 = 1,33.
95
Таблица 14
Характеристика затрат на обработку информации по автоматизированному варианту
№
п/п
Наименование
операций
технологического
процесса решения
комплекса задач
Ед.
Изм.
Объем
работы
в год
Норма
выработки /
производител
ьность
устройств ЭВМ
(опер/в час.)
Тру-
доемкость
Среднечасовая
зарплата
специалиста (руб.)
Часовая
стоимость
накладных
расходов
(руб.)
Стоимостные
затраты
для ручных
операций
(руб.)
Стоимостные
затраты для
операций,
вып. на ЭВМ
(руб.)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Отправка заявок
Ч-
час
1200 600 2 300 3000 360000 6000
2
Распределение
заявок от
сотрудников
Ч-
час
2600 600 4 300 3000 780000 12000
3
Работа над
заявками
Ч-
час
4000 600 7 300 3000 1200000 21000
7800 13 2340000 39000
96
Динамика трудовых затрат представлена на рисунке 46.
До автоматизации После автоматизации
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Динамика трудозатрат
Рисунок 46. График снижения трудовых затрат
Динамика стоимостных затрат представлена на рисунке 47.
До автоматизации После автоматизации
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
3000000
3500000
Динамика стоимостных затрат
Рисунок 47. График снижения стоимостных затрат
Произведем расчет срока окупаемости проекта. Для этого необходимо
оценить затраты на разработку и внедрение информационной системы.
Далее рассчитаем единовременные капитальные затраты на разработку и
внедрение системы (К
П
). Затраты на разработку и внедрение системы
рассчитываются по формуле:
K
П
=C
проект
+С
прогр
+С
внедр+отладка
+ С
доп
(8)
С
проект
= 150 070 рублей.
С
прогр
= 341 360 рублей.
97
С
внедр
= 119 840 рублей.
С
доп
= 88 530 рублей.
К
п
= 699 800 рублей.
Рассчитаем срок окупаемости проекта:
Т
ок
= 699 800 рублей / 762 000 рублей = 0,9 лет
На основании проведенных расчетов можно заключить, что автоматизация
процесса обработки заявок техподдержки повлечет снижение трудовых затрат в
год на 2500 часов, что составит 24 %. Снижение стоимостных затрат составит
762 000 рублей или 25 %. Стоимостные затраты по проектному варианту ниже,
чем по базовому в 1,32 раз, а трудовые затраты по проектному варианту ниже
базовых в 1,33 раз. Срок окупаемости проекта составил 0,9 лет. На основании
всех рассчитанных показателей проект разработки информационной системы,
автоматизирующей процесс обработки заявок техподдержки можно считать
выгодным для организации.
98
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
«Кластер WEB» осуществляет деятельность по разработке сайтов,
порталов и прочих интернет ресурсов. Для того, чтобы понять насколько
эффективна деятельность организации были выбраны данные из бухгалтерской
и финансовой отчетности за несколько лет. Анализ показателей деятельности
позволил сделать следующий вывод: уровень активов организации растет на
протяжении всего рассмотренного срока, а его пассивы снижаются. Это говорит
о положительной динамике развития организации, поэтому ее развитие с
помощью автоматизации бизнес-процессов можно считать обоснованным.
Изучив уровень автоматизации деятельности компании, был сделан вывод
о том, что компания автоматизирована в достаточной степени современных
программным обеспечением. Однако в ее деятельности осталась одна «слепая
зона» - процесс обработки заявок на техническую поддержку. Проанализировав
рынок программного обеспечения, был сделан вывод о том, что оно имеет свои
преимущества: например, простоту управления и безопасности. Но поскольку
главным критерием для выбора программного обеспечения все-таки является
функциональность, которая показывает очень низкие оценки, было принято
решение разработки программного продукта.
Разработка программного продукта будет осуществляться согласно
стандарту ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 и итерационной модели жизненного
цикла. Наиболее подходящей была выбрана стратегия автоматизации по
направлениям. Внедрение программного продукта будет осуществляться
согласно стратегии «узкое место». Для приобретения информационной системы
был выбран вариант разработки своими силами.
Затем был проанализирован документооборот процесса. Выявлены
входящие и результатные документы процесса, даны их описания и рассмотрена
структура. Были описаны справочники, которые содержит классификаторы
информации, использованные в информационной системе.
Для разработки информационной системы будет использован язык
программирования с++, СУБД PostgreeSQL Server и среда программирования