21
Параметр
Описание
Свойства
IP Телефон
GIGASET AS690IP
1,8-дюймовый TFT
дисплей, 65 000
цветов. До 2
одновременных
звонков.
Протокол SIP.
МФУ
KYOCERA Ecosys
M2735dn
Черно-белая печать,
Разрешение
1200х1200 dpi
Касса
Меркурий 185Ф
Записывает и
сохраняет фискальные
данные. Оборудована
встроенным
принтером для печати
чеков.
Аккумулятор 2000
mAh
Программная архитектура включает в себя следующие элементы:
1. Операционные системы
2. Средства обеспечения информационной безопасности и защиты
данных
3. Офисные приложения
4. Программы для удаленного доступа
5. Программа для работы с каталогами
6. Интернет браузер
В ООО «Авентин-Ауто» использует следующее программное обеспечение:
1. Операционные системы: Windows 10(x64)
2. Средства обеспечения информационной безопасности и защиты
данных: Kaspersky antivirus
3. Программа для работы с каталогами: Active directory
22
4. Офисные приложения: MS office 2019
5. Программы для удаленного доступа: LiteManager
6. Интернет браузер: Microsoft Edge
Программная архитектура указана на рисунке 3.
Рисунок 3. Программная архитектура.
Программная архитектура предприятия включает в себя следующее
ПО (программное обеспечение):
Microsoft 365 - программный продукт, объединяющий набор веб-
сервисов, который распространяется на основе подписки по схеме
23
«программное обеспечение + услуги». Набор предоставляет доступ к
различным программам и услугам на основе платформы Microsoft
Office, электронной почте бизнес-класса, функционалу для общения и
управления документами.
Microsoft Edge - браузер от компании Microsoft, впервые выпущенный
в 2015 году одновременно с самой первой версией Windows 10. Пришѐл на
замену Internet Explorer, который тем не менее, остался в составе ОС для
обеспечения совместимости корпоративных приложений.
IE8 (internet explorer) - браузер, преемник IE7, выпущенного в
октябре 2006 года, и является браузером по умолчанию для Windows
7 и Windows Server 2008.
Lite Manager server — это программа для удаленного управления
компьютерами через Интернет и удаленного администрирования локальных
или глобальных сетей.
Антивирус Касперского - антивирусное программное обеспечение,
разрабатываемое Лабораторией Касперского. Предоставляет пользователю
защиту от вирусов, троянских программ, шпионских
программ, руткитов, adware, а также от неизвестных компоненту "файловый
антивирус" угроз.
1С: Предприятие - программный продукт компании «1С»,
предназначенный для автоматизации деятельности на предприятии.
«Спрут-7» - система для записи телефонных переговоров Аппаратно-
программный комплекс, при помощи которого осуществляется
автоматическая запись разговоров.
Active Directory - службы каталогов корпорации Microsoft для
операционных систем семейства Windows Server.
Windows 10 - операционная система для персональных
компьютеров и рабочих станций.
Windows Server 2019 — это серверная операционная
система от Microsoft, являющаяся частью семейства Windows NT.
24
Microsoft Exchange Server - программный продукт для обмена
сообщениями и совместной работы.
Docker - программное обеспечение для автоматизации развѐртывания
и управления приложениями в средах с поддержкой контейнеризации.
Позволяет «упаковать» приложение со всем его окружением и
зависимостями в контейнер, который может быть перенесѐн на
любую систему с поддержкой cgroups в ядре, а также предоставляет среду по
управлению контейнерами.
HTTP File Server - бесплатная программа, позволяющая очень быстро
организовать файловый HTTP веб-сервер в ОС Windows.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Из основных бизнес-процессов на предприятии можно выделить
следующие пункты:
Учет поставок;
Найм сотрудников;
Продажа автомобилей;
Техническая поддержка.
Разберем процесс технической поддержки т.к. он является очень
важным, если компания не сможет сохранять работоспособность аппаратных
и программных средств, то она не сможет удержатся на рынке в период
цифровой трансформации бизнеса.
Процесс технической поддержки является затратным на данном
предприятии, но т.к. в данный период предприятие сильно зависит от
эффективности данного процесса, его было решено автоматизировать.
Данный процесс состоит из следующих подпроцессов:
Обращение в It-отдел;
Оформление заявки;
Работы по заявке;
25
Обработка заявки;
Составление отчетности.
Основным процессом из вышеперечисленных является обработка
заявок, автоматизировав этот процесс, можно будет ускорить весь процесс
технической поддержки, данный процесс не был автоматизирован ранее т.к.
сотрудники IT-отдела занимаются только обслуживанием технического и
программного парка предприятия, и не занимаются разработкой
программного обеспечения.
На рисунке 4 представлена контекстная диаграмма процесса
технической поддержки предприятия.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса технической
поддержки
Исходя из рисунка 4, можно сказать, что процесс включает в себя 1
механизма:
26
Сотрудники It-отдела.
Процесс начинается с потребности в ремонте оборудования.
В управление входят 2 пункта:
Нормативно правовая база;
Внутренние стандарты.
На выходе процесса получаются отчеты.
Для более подробного понимания процесса технической поддержки,
была составлена декомпозиция данного процесса, она указана на рисунке 5.
Рисунок 5. Декомпозиция процесса технической поддержки
Исходя из рисунка 5, можно сказать, что процесс делится на 5 этапов
и включает в себя один механизм - сотрудники предприятия
Так же в качестве управления используется 2 пункта:
Нормативно-правовая база;
27
Внутренние стандарты предприятия.
Процесс начинается с момента, когда возникает потребность в
ремонте оборудования у кого-либо сотрудника предприятия.
Эта информация поступает в IT-отдел, сотрудники IT-отдела
получают всю информация о поломке из обращения сотрудника предприятия
в It-отдел и начинается этап оформления заявки.
После формирования заявки происходит этап обработки заявки, на
котором выбирается сотрудник, который должен устранить неполадку и на
котором заявка записывается в журнал заявок.
Далее сотрудник It-отдела, который был назначен на устранение
неполадки, получает всю документацию по заявке и направляется в отдел,
где произошла поломка.
Сотрудник It-отдела с полученной документацией приходит в отдел,
где случилась поломка и начинает работать по заявке.
После того как сотрудник It-отдела закончил работы по заявке он
возвращается в It-отдел, где, используя информацию, полученную во время
устранения неполадки, сотрудник формирует отчет, который в последствии
отправляется в архив на хранение.
Как и было сказано ранее наиболее важным этапом в данном процесса
является обработка заявки т.к. именно на этом этапе формируется большое
количество документации, что является весьма затратным по времени делом.
Поэтому лучшим способом снизить временные и трудовые затраты на
данном процессом стало создание модуля, который позволит сразу получать
всю необходимую документацию из заявки, а не формировать ее отдельно.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание.
Нынешняя система обработки заявок, является весьма
неэффективной, из-за больших затрат времени и человеческих ресурсов.
Поэтому было решено перевести процесс учет заявок в электронный
формат. Разработанный модуль будет загружен к имеющемуся ПО на сервер
28
веб приложения, на предприятии и поэтому доступ к нему будем иметь
каждый пользователь, подключенный к локальной сети.
Данный модуль позволит сотруднику It-отдела выбрать любую завку,
из списка поступивших заявок, просмотреть прикрепленную документация к
заявке, распечатать необходимую документацию и приступить к работе.
Исходя из этого можно сказать, что разрабатываемый модуль сможет
сократить время необходимое на обработку заявок т.к. за место оформления
сотрудником It-отдела заявки, этим занимается сам сотрудник у которого
случилась поломка и он обращается в It-отдел с уже готовой заявкой, тем
самым, не тратя времени у персонала It-отдела.
Также стоит отметить, что данный модуль будет иметь функцию
авторизации, для защиты личных данных пользователей.
Так же модуль оснащен функции крепления документов к заявке, тем
самым позволяя брать все необходимые документы из описания заявки, не
тратя время на их формирование.
Также стоит отметить, что при выполнении заявки сотрудником It-
отдела с помощью функции крепления документов, он может прикрепить
отчет к заявке.
После внедрения модуля обработки заявок, процесс обработки заявок
будет выглядеть следующим образом:
Сотрудник предприятия составляет при поломке его рабочего
оборудования составляет заявку и посылает ее в It-отдел.
Далее ее принимает один из сотрудников It-отдела, печатает все
необходимые приложенные к заявке документы и отправляется в отдел, где
случилась поломка для выполнения работ по устранению неисправности.
После выполнения работ по устранению неисправности, сотрудник It-
отдела возвращается, составляет отчет по заявке и прикрепляет его к заявке
для подтверждения выполнения работ по устранению неисправности.
Кроме этого, разрабатываемый модуль будет обладать еще
значительным рядом функций, указанных ниже:
29
Ведение истории заявок;
Введение списка заявок пользователя;
Хранение документации по заявкам в электронном формате;
Возможность регистрации сотрудников;
Возможность прикрепления документации к заявкам;
Печать документов, приложенных к заявкам.
Также стоит учесть и потоки данных, которые будут протекать во
время процесса обработки заявок, они указаны ниже:
К входным потокам данных относятся:
Заявка;
Инструкция;
Информация о заявке;
Документы по заявке.
Единственным выходным документом является отчет по заявке.
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В данный момент одной из основных проблем предприятия является
большое количество бумажной работы.
В процессе выполнения любых процессов на предприятии,
приходится использовать большое количество документов. Из-за передачи
документов из отдела, в отдел страдает скорость выполнения операций.
Для того чтобы избавится от данных проблем, новый модуль позволит
хранить все документы в электронном формате и составлять отчетность в
электронном формате.
Исходя из выше сказанного можно смело заверять что модуль ускорит
работу и снизить количество бумажной работы.
Для хранения данных в электронном формате будет использоваться
сервер БД.
Для доступа к базе данных в модуле будут прописаны запросы на
языке PHP.
30
Так же модуль позволит самому делать отчеты в нем и отправлять их
на хранение в базу данных в электронном формате, а также в архив в
бумажном виде.
Сам модуль будет располагаться на сервере WEB приложения и
написан на языке HTML/CSS.
Первоисточниками информации о поломке в каком-либо отделе
являются следующие данные:
- ФИО сотрудника который заметил поломку;
- Отдел;
- Краткое описание;
- Дата.
Эти данные заполняются на специальном бланке и отправляются в IT
- отдел.
Для полного понимания процесса документооборота на предприятии,
при процессе обработки заявок, на рисунке 6 приведена более детальная
схема.