31
Рисунок 6. Схемы документооборота процесса обработки заявок
32
Исходя из рисунка 6 можно сказать, что в фрагменте
документооборота учувствует 2 документа:
Заявка;
Отчет.
Процесс документооборота начинается с обращения сотрудника
предприятия в It-отдел и передачи заявки в данный отдел.
Далее один из сотрудников принимает поступившую в It-отдел, новую
заявку.
После этого сотрудник It-отдела регистрирует принятую заявку в
журнале. В журнале регистрируется следующая информация по заявке:
Номер;
Дата;
ФИО, подавшего заявку;
Устройство;
Описание;
Приоритет;
Статус.
Далее составляется отчет по заявке в котором указывается следующее:
Номер;
Дата;
ФИО, подавшего заявку;
ФИО сотрудника It-отдела;
Устройство;
Описание;
После того как отчет был составлен, он отправляется в архив на
хранение.
Также после составления отчета он отправляется в архив на хранение
Чтобы более лучше понять масштабность документооборота на
предприятии, была составлена таблица 4 с примерной оценкой поток
информации на приведенных на рисунке 6.
33
Таблица 4
Примерная оценка потоков информации
Наименов
ание
документ
а
Количест
во
формируе
мых
документ
ов в
месяц,
шт.
(А)
Число
задействова
нного
персонала,
чел.
(В)
Время на
формиров
ание
одного
документа
, час
(С)
Трудоемк
ость
обработк
и
документ
ов в
месяц,
чел.-час
(D)
Трудоемк
ость
обработк
и
документ
ов в год,
чел.-час
(E)
Отчет
40
1
1
40
480
Заявка
40
1
1
40
480
Всего:
80
2
2
80
960
Исходя из таблицы 4, можно сказать, что в неавтоматизированном
варианте трудоемкость обработки документов в год равна 960 чел.-часов.
Вычисления производили по следующей формуле:
Трудоемкость обработки документов в месяц, чел.-час (An*Bn*Cn)
[1.1]
Трудоемкость обработки документов в год, чел.-час (Dn*12) [1.2]
Общая трудоемкость (Sum D1-D11) [1.3]
В данном случае n выступает в роли номера строки.
Если среднемесячная зарплата сотрудника предприятия равна 80 тыс.
руб. можно вычислить среднечасовую зарплату сотрудника.
Формула будет выглядеть следующим образом: 80000/210 = 380.95
руб.
80000 делится на 210 т.к. при 10 часовом рабочем дне и 21 рабочему
дню работник в месяц потратит 210 часов
Исходя из этого можно вычислить общую стоимость обработки
документов в год.
Формула выглядит так: 960*380=364 800 руб.
34
Такая сумма является довольно большой в масштабах данного
предприятия и, кроме этого, предприятие имеет еще множество расходов,
следовательно, создание модуля, снижающего затраты на документооборот
жизненно необходимо.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Данная компания не имеет специального отдела по обеспечению
информационной безопасности, в связи с этим данную функцию выполняют
сотрудники IT-отдел.
Для защиты информации на предприятии используются следующие
правовые акты:
Закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011)
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а
также закон Российской Федерации «О государственной тайне».
ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и
определения. Настоящий стандарт устанавливает основные термины с
соответствующими определениями, применяемые при проведении работ по
стандартизации в области защиты информации.
ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации.
Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения».
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408-1-2008 «Информационная технология.
Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки
безопасности информационных технологий. Часть 1. Введение и общая
модель».
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408-2-2008 «Информационная технология.
Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки
безопасности информационных технологий. Часть 2. Функциональные
требования безопасности».
ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408-3-2008 «Информационная технология.
Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки
35
безопасности информационных технологий. Часть 3. Требования доверия к
безопасности». [14]
Так же на предприятии используются системы авторизации
пользователей для обеспечения информационно безопасности каждого
сотрудника.
Так же компания использует Firewall для защиты от
несанкционированного доступа.
Существующая в компании политика безопасности определяет:
- обеспечение защиты локальной сети от вторжений извне;
- ограничения доступа к сети Интернет для пользователей;
- обеспечение защиты личных данных работников;
Так же в компании используются программные средства защиты
информации.
Одним из примеров такой программы является крипто провайдер
КриптоПро CSP.
Основными функциями данной программы являются:
Авторизации и обеспечения юридической значимости электронных
документов при обмене ими между пользователями, посредством
использования процедур формирования и проверки электронной подписи
(ЭП) в соответствии с отечественными стандартами ГОСТ Р 34.10-2001 /
ГОСТ Р 34.10-2012 (с использованием ГОСТ Р 34.11-94 / ГОСТ Р 34.11-
2012);
Обеспечения конфиденциальности и контроля целостности
информации посредством ее шифрования, в соответствии с ГОСТ 28147-89;
Обеспечения аутентичности, конфиденциальности соединений по
протоколу TLS;
Контроля целостности системного и прикладного программного
обеспечения для его защиты от несанкционированных изменений и
нарушений правильности функционирования;
Управления ключевыми элементами системы в соответствии с
36
регламентом средств защиты.
Аппаратные средства информационной защиты включают
электронные и электронно-механические устройства, призванные выполнять
функции по обеспечению безопасности информации.
К основным аппаратным и программным средствам защиты
информации на предприятии относятся:
Замок электронный IRON LOGIC Z-495 EHT (Защита от
несанкционированного доступа в любой отдел)
Firewall необходимый для защиты информации от
несанкционированного доступа из внешний сети.
Kaspersky Antivirus предназначен не только для защиты компьютеров
сотрудников от вирусов, но и от предотвращения похищения информации с
помощью этих вирусов. [13]
Также, стоит упомянуть что ответственным лицом за
информационную безопасность является руководитель IT-отдела.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Наилучшим готовым варианте на рынке стали готовые, приложения
позволяющие полностью автоматизировать весь процесс документооборота,
в том числе и обработки заявок.
Рассмотрим несколько из них.
Первым вариантом является программный продукт ИнфраМенеджер
ITSM.
Программное обеспечение «ИнфраМенеджер ITSM» – это
универсальная система управления IT-сервисами, ориентированная на
построение и автоматизацию процессов обслуживания пользователей,
эксплуатации IT-инфраструктуры предприятий с учетом рекомендаций
библиотеки инфраструктуры информационных технологий (ITIL). Решение
«ИнфраМенеджер ITSM» предлагает всеобъемлющий функционал для
построения ITSM-процессов, контроля IT-активов и сервисов. При этом
37
продукт «ИнфраМенеджер ITSM» сочетает в себе готовую к использованию
функциональность и гибкие инструменты для настройки решения с учетом
специфики бизнеса заказчика. В 90% случаев настройка системы не требует
специальной квалификации и навыков программирования.
Вторым вариантом готового решения стало ITSM ServiceNow.
ServiceNow — это гибкая платформа, предоставляющая большие
возможности конфигурации под процессы клиента.
ServiceNow включает в себя выполнение сразу нескольких утилит:
GRC (Governance, Risc, Compliance) — это совокупность процессов и
продуктов, участвующих в определении и достижении бизнес-целей и
одновременно снижающих риски.
ServiceNow Agile Development (SDLC) позволяет управлять методами
гибкой разработки Scrum при работе над программным обеспечением и его
сопровождением на протяжении всего жизненного цикла. Приложение Agile
Development представляет собой последовательный процесс для среды
разработки программного обеспечения.
IT Operations Management (ITOM) позволяет справиться с задачей
централизации управления и упорядочивания возникшего хаоса в ИТ-
подразделениях компании. Основное внимание в ITOM уделяется
управлению ИТ-инфраструктурой, формирующей основу для предоставления
услуг. Программное обеспечение ITOM помогает автоматизировать
процессы, связанные с предоставлением инфраструктуры, распределением
мощностей, управлением производительностью и текущим обслуживанием
всех элементов ИТ-инфраструктуры.
Исходя из выше сказанного, можно подумать, что эти решения
идеально подходят, но в этих вариантах есть нюансы.
В ServiceNow нет русской локализации, что значительно усложнит
процесс пользования, так же данный вариант является очень дорогим.
«ИнфраМенеджер ITSM» так же является широко направленным, что
не совсем соответствует необходимым требованиям.
38
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Далее были составлены стадии разработки проекта, указанные в
таблице 5.
Таблица 5.
Стадии разработки
Стадии разработки
Этапы работ
Содержание работ
Исследование и
обоснование создания
модуля
Исследование объекта
автоматизации
Сбор данных о
предприятии.
Определение структуры
входных и выходных
данных;
Разработка и
оформление требований
к системе
Технико-экономическое
обоснование.
Создание технического
задания
Создание календарного
плана
Планирование этапов и
сроков проведения
работ
Формирование
требований к модулю
Составления списка
требований к модулю.
Разработка ТЗ
Создание ТЗ
Планирование проекта
Анализ возможных
рисков
Составление списка
рисков
Составление списка
возможных багов
Составление списка
возможных багов
Разработка проекта
Написание кода
Написание кода модуля
Тестирование
Тестирование модуля
Внедрение
Внедрение модуля
Загрузка модуля на
сервер
Исходя из таблицы 5 можно выделить 5 стадий разработки:
1. Исследование и обоснование создания модуля;
2. Создание технического задания;
3. Планирование проекта;
4. Разработка проекта;
5. Внедрение.
Далее была выбрана стратегия автоматизации.
Наилучшим решением стала автоматизация по участкам.
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений
39
предприятия, объединенных по функциональному признаку, в моем случае
это IT-отдел.
Автоматизация по направлениям не подходит т.к. автоматизация
затрагивает только один участок на предприятии, а не всѐ направление,
связанное с объектом автоматизации, а также стоит отметить автоматизации
по направлениям большо подходит для процессов производства и управления
финансов.
Так же был убран вариант полной автоматизации управления
предприятием т.к. это довольно долгий процесс требующий большой
команды профессионалов, а так в данной стратегии нет смысла на данном
предприятии из-за уже имеющихся автоматизированных процессов на нем.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации комплекса задач
Наиболее выгодным для предприятия способом приобретением
является собственная разработка.
Также разработанное собственными силами ПО будет лучше
работать с необходимыми на предприятии задачами, так же у
приобретенного ПО будет хуже продумано направление будущего развития
информационной системы.[15]
У разработанной ПО будет меньший срок адаптации, и оно будет
лучше поддаваться модификации.
Покупка и доработка так же не подходит из-за большого количества
затрачиваемого времени и материальных средств, что сильно ударит по
финансам предприятиям исходя из данных, указанных под таблицей 4. [12]
И, следовательно, как и было сказано ранее лучшим решением
остается разработка собственного ПО.
Плюсами этого варианта являются:
-Лучшая адаптация к среде предприятия;
-Простая модификация кода ПО;
40