47
охватывая основные бизнес-процессы. В то же время четко
разграничивается доступ к хранимым сведениям, а также возможности тех
или иных действий в зависимости от статуса работников.
На предприятиях холдинговой структуры общая информационная
база может охватывать все организации, входящие в холдинг. Это
существенно снижает трудоемкость ведения учета за счет повторного
использования разными организациями общих массивов информации. При
этом по всем организациям ведется сквозной управленческий и
регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, но
регламентированная отчетность формируется раздельно по организациям.
Факт совершения хозяйственной операции регистрируется один раз
и получает отражение в управленческом и регламентированном учете.
Необходимость повторного ввода информации исключена. Средством
регистрации хозяйственной операции является документ, причем для
ускорения работы широко используются механизмы подстановки данных
«по умолчанию», ввод новых документов на основании ранее введенных.
В прикладном решении принято следующее соотношение данных
различных учетов:
независимость данных управленческого, бухгалтерского и
налогового учета;
сопоставимость данных управленческого, бухгалтерского и
налогового учета;
совпадение суммовых и количественных оценок активов и
обязательств по данным управленческого, бухгалтерского и налогового
учета, при отсутствии объективных причин их расхождения.
Данные, вводимые пользователями, оперативно контролируются
прикладным решением. Так, при регистрации выплаты наличных
денежных средств система проверит доступность денежных средств с
учетом имеющихся заявок на их расходование. А при регистрации
48
отгрузки продукции система проверит состояние взаиморасчетов с
получателем груза.
Прикладное решение поставляется с комплектом интерфейсов, что
обеспечивает каждому пользователю первоочередный доступ к нужным
именно ему данным и механизмам прикладного решения.
Регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет по
организациям ведется в национальной валюте, в том время как для
управленческого учета по предприятию в целом может быть выбрана
любая валюта. В разных организациях единой информационной базы
могут использоваться разные системы налогообложения: в одних
организациях — общая система налогообложения, в других —
упрощенная; могут использоваться разные установки политики налогового
и бухгалтерского учета. Кроме того, к отдельным видам деятельности
организации может быть применена система налогообложения в виде
единого налога на вмененный доход.
«1С:Управление производственным предприятием 8» предоставляет:
руководству предприятия и управленцам, отвечающим за
развитие бизнеса, — широкие возможности анализа, планирования и
гибкого управления ресурсами предприятия для повышения ее
конкурентоспособности;
руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам,
непосредственно занимающимся производственной, сбытовой,
снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса
производства, — инструменты, позволяющие повысить эффективность
ежедневной работы по своим направлениям;
работникам учетных служб предприятия — средства для
автоматизированного ведения учета в полном соответствии с
требованиями законодательства и корпоративными стандартами
предприятия.
49
Критериев выбора систем автоматизации, как и многих других
достаточно сложных и дорогих товаров, существует, конечно же, много.
Какие-то из них крайне важны, какие-то могут отражать очень
индивидуальные потребности. В подобных ситуациях следует во многом
ориентироваться на «здравый смысл», а также иметь в виду некоторые
ключевые моменты, носящие специальный характер.
Выбирая систему автоматизации, стоит обратить внимание на
следующее:
что система автоматизации может делать, или какова ее
функциональность.
во что обойдется приобретение системы, запуск ее в
эксплуатацию и поддержание в рабочем состоянии, т.е. какова ее
совокупная стоимость владения (крайне важно знать именно общую
стоимость, а не просто цену программного обеспечения).
есть ли гарантии успешного завершения проекта внедрения и
полноценного ввода системы в эксплуатацию (ведь система автоматизации
- это целый комплекс сложных работ, а не просто коробка с программами
на лазерных дисках!).
что у системы «внутри» и, следовательно, насколько она
надежна, долговечна, производительна, в конце концов, современна.
какова эффективность и возможные сроки окупаемости
системы.
Далеко не последнее значение имеют также
уровень и качество сервиса в послепродажный период.
возможность сопровождать и развивать систему силами
специалистов предприятия
каковы перспективы системы, будет ли она развиваться и
поддерживаться поставщиком в будущем.
Все вышерассмотренные системы в той или иной степени пригодны
к применению на рассматриваемом предприятии, однако возникает
50
следующая сложность – для внедрения системы мониторинга
производственными процессами на предприятии должны быть системы
автоматизации низшего уровня, к которым в данном случае отнесем
системы электронного документооборота, система управления
персоналом, система взаимодействия с клиентами. Поэтому в нашем
случае более целесообразно разработать такую информационную систему
самостоятельно.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Под стратегией автоматизации понимаются базовые принципы,
применяемые при автоматизации организации. В нее могут быть включены
следующие компоненты:
• Направления деятельности предприятия и порядок, в котором
они будут автоматизированы;
• Методики автоматизации: комплексная автоматизация,
хаотичная по направлениям, участкам;
• Утвержденная техническая политика – совокупность
внутренних стандартов, реализованных на предприятии;
• Ограничения: временные, финансовые и т.д.;
• Способы контроля изменений плана.
Автоматизация становится одним из способов достижения
стратегических бизнес - целей, и не является обычным процессом,
развивающимся по своим внутренним законам. В любой стратегии
автоматизации должна быть заложена стратегия бизнеса предприятия: ее
миссия, направления и модель бизнеса. Поэтому стратегия автоматизации
– это некий план, согласованный по срокам и целям со стратегией
предприятия.
Параметрами отбора стратегии автоматизации предприятия ООО
«МПЗ Богородский» становится расширение и добавление новых
51
возможностей системы после его внедрения, рентабельность
использования системы, ограничения временных затрат. Именно поэтому
рассмотрим возможность использования одной из 3 стратегий
автоматизации:
• Хаотичная автоматизации, предполагающая установку частей
ИС по мере доступности. Характеризуется как «заплатка». Является самым
худшим вариантом с точки зрения ощутимого эффекта. Не имеет
стратегического плана развития ИС. Разрабатывается зачастую для
решения сиюминутных задач;
• Автоматизация по участкам, определяющая процесс
автоматизации выбранных производственных или управленческих
подразделений, которые можно объединить по функциональному
признаку. Внедрение вязано с большой трудоемкостью, а для качественной
реализации стратегии необходимы стратегические и оперативные планы.
Подобный подход выбирается в случае, если инвестиционные ресурсы
ограничены и не потянут полную автоматизацию предприятия, а
реализованная автоматизация участка показывает неплохие результаты;
• Автоматизации по направлениям, подразумевающая
автоматизацию отдельных групп, бизнес-процессов (направлений) -
изготовление, продажу, управление финансами.
Если мы меняем объект, то нужно менять и предметную область.
Выбор системы зачастую связан с видом услуг и составом затрат.
Реализовав систему, мы получаем “конструктор” АРМов.
Хаотичная стратегия не актуальна, так как использование ИС
рассматривается в долгосрочной перспективе, а также возможно
расширение и добавление технических возможностей системы.
Автоматизация по участкам включает автоматизацию некоторых отделов
предприятия. Метод автоматизации по направлениям самый подходящий,
поскольку в случае его использования будет реализована автоматизация
единого направления - планирования.
52
Стратегия автоматизации изначально должна соответствовать
задачам и стратегии бизнеса. В понятие стратегии обычно включаются
пути достижения этого соответствия.
Разработка автоматизированной информационной системы
специалистами осуществляться в несколько этапов:
Определение и согласование задачи с генеральным
директором;
Разработка и согласование технического задания, определение
дополнительных функций и возможностей;
Выполнение работ согласно тех. заданию;
Тестирование всех программных и аппаратных средств и
внедрение.
Разработка и внедрение автоматизированной информационной
системы предприятия ООО «МПЗ Богородский» будет проходить
следующим образом:
Предпроектный аудит. На этом этапе отдел информационных
технологий проводит маркетинговое исследование, определяет цели и
задачи проекта. Исходя из результатов исследования, определяются
функциональные возможности будущей автоматизированной
информационной системы;
Выбор решения. На втором этапе выбирается и согласуется с
генеральным директором оптимальное программное и аппаратное
решение, которое позволит успешно решить все поставленные перед
отделом информационных технологий задачи;
Обучение. Параллельно с разработкой автоматизированной
информационной системы проводится обучение сотрудников отдела с
будущими системами по обеспечению автоматизации деятельности
предприятия. Это позволит производству не только максимально полно
использовать имеющиеся возможности создаваемого комплекса по
53
автоматизации деятельности предприятия, но и существенно сэкономить в
будущем на поддержке разрабатываемой системы;
Разработка технического задания. Один из самых важных и
сложных процессов – разработка технического задания. От того насколько
качественно будет сделан этот этап, зависит результат всей работы. На
этом этапе мы формулируем и расписываем задачи с точностью,
достаточной для понимания, как руководством, так и исполнителем;
Тестирование проекта. После выполнения всех основных работ
по проектированию и разработке сайта проводится тестирование его
работоспособности на ранее сформированной товарной базе. Все
выявленные в ходе тестирования ошибки и недочёты немедленно
устраняются в рамках технического задания;
Сдача проекта. Сдача готового проекта, демонстрация всех
возможностей, ранее описанных в техническом задании на разработку
автоматизированной информационной системы.
Все работы ведутся в строгом соответствии с техническим заданием,
разрабатываемым специалистами предприятия. Разработка технического
задания проводится после проведения предпроектного аудита, и сама по
себе является важным этапом работ по созданию автоматизированной
информационной системы.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана
стратегия автоматизации по участкам, так как это наиболее подходящий
вариант для рассматриваемого предприятия.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы внедрения ИС – это совокупность действий от определения
и формализации решения об использовании ИС до момента, когда ИС уже
54
будет использоваться на предприятии. Есть следующие способы
приобретения ИС:
• Создание (самостоятельно или на заказ);
• Покупка системы (отечественной или зарубежной ИС);
• Покупка и последующая доработка (самостоятельно или на
заказ);
• Арендование.
Опишем детально все способы на предмет их применения к
автоматизации указанной ранее задачи.
При покупке готового решения важно выбрать такое решение,
которое сможет 100% соответствовать схемам построения бизнеса. Это
довольно сложно, поскольку разработчики систем автоматизации хотят
угодить большинству потенциальных клиентов и создают системы,
которые изначально перегружены лишним функционалом, за который в
любом случае надо платить, либо система является каркасом для
реализации решения под отдельного потребителя. Эти варианты не
подходят для решения указанной ранее задачи, поскольку покупка готовой
ИС для автоматизации по направлениям становится невыгодным с точки
зрения конечной стоимости такой системы.
Купленная ИС также не подходит из-за ряда недостатков и
минимального функционала, плохо проработанной системы будущего
развития ИС, длительного срок адаптации под требования предприятий,
так же необходимости постоянного обращения в службу поддержки.
Заказ разработки у другой IT-компании дает возможность получить
ИС, которая будет удовлетворять бизнес-правилам предприятия в
настоящий момент. Но в процессе изменения бизнес-процессов может
потребоваться ее переработка, что выльется в дополнительные затраты на
переработку уже созданной ИС.
Покупка и доработка имеет место, если объем доработки не так
велик, подобная доработка становится возможна в рамках модели ядра ИС,
55
что может вызвать затруднения из-за отсутствия полноценной
документации. Вариант с арендой ИС имеет следующие преимущества:
• Оптимизирует инновационные возможности предприятия
благодаря взаимодействию и партнерству с поставщиками мирового
уровня, которые уже накопили огромный интеллектуальный потенциал и
имеют богатый опыт разработки;
• Поддерживает большую гибкость предприятия в момент
очередного изменения рыночной ситуации или потребительских
предпочтений: удобнее и дешевле стать сотрудничать с новыми
поставщиками, у которых уже есть необходимые технические
возможности и ресурсы, чем полностью менять внутреннюю деятельность
предприятия, заменяя одни мощности и ресурсы на другие;
• Ускоряет процесс приобретения новых ресурсов и навыков;
• Дает возможность подробнее останавливаться на тех
операциях, которые реализуются внутри самого предприятия, а также тех,
которые лучше изначально сохранить под ее контролем.
Однако в таком случае предприятие рискует вывести за свои
пределы значительную часть деятельности и может потерять некоторые
собственные ресурсы и возможности. И тогда предприятие утратит виды
деятельности, которые гарантировали ей успех на рынке в течение
некоторого времени.
Поэтому ИС будет создаваться на предприятии собственными
силами, поскольку в штате предприятия есть квалифицированные
сотрудники, способные разработать и внедрить данную ИС. Создание
собственной системы обязывает предприятие иметь специалистов,
способных реализовать анализ бизнес-процессов, спроектировать и
внедрить систему для их автоматизации. Так как автоматизируется одно не
самое объемное направление деятельности, имеющимся сотрудникам не
составит особого труда реализовать весь комплекс работ по созданию
проекта, разработке и внедрению системы автоматизации.
56
Полученная в итоге ИС будет сочетать в себе необходимый
функционал, учитывать основные особенность работы, а также пожелания
и требования сотрудников предприятия, поскольку будет изначально
являться уникальным продуктом, позволяющим оперативно дорабатывать
функциональность в соответствии с требованием работников предприятия.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение включает в себя данные, сохраненные
в определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и
методическое обеспечение - это комплекс мероприятий, направленных на
поддержание работоспособности компьютера и ПО для получения
необходимого результата.
Информационное обеспечение (ИО) представляет собой единую
систему классификации и кодирования данных, обобщенных систем
документации и информационных массивов.
В состав ИО входят два комплекса:
• компоненты внемашинного ИО, состоящие из
классификаторов технико-экономической информации;
• компоненты внутримашинного ИО, включающие в себя
макеты и экранные формы для ввода исходных данных в ЭВМ или вывода
результатной информации, а также структуру ИБ: входных, выходных
файлов, БД.
Чтобы приспособить экономическую информацию для улучшенного
поиска, пересылки и отработки по каналам связи, ее нужно перевести в
цифровой вид. Для этого ее изначально упорядочивают (классифицируют),
а затем формализуют (кодируют) при помощи классификатора.