16
Сервер
«NOD32»
Сетевое хранилище
Рабочая станция
Главного бухгалтера
Программное обеспечение
«1С: Бухгалтерия»
Серверное ПО
«NOD32 Antivirus»
Tcp/ip port:80
QNAP
TS-451+-
2G
Программное обеспечение
«Symantec EndPoint
Protection»
Рабочая станция
Отдела кадров
Программное обеспечение
«1С: Бухгалтерия»
Программное обеспечение
«Symantec EndPoint
Protection»
Рабочая станция
Отдела продаж
Программное обеспечение
«1С: Бухгалтерия»
Программное обеспечение
«MS Outlook 2016»
Рабочая станция
ИТ-отдел
Программное обеспечение
«1С: Бухгалтерия»
Программное обеспечение
«Symantec EndPoint
Protection»
Рабочая станция
Договорной отдел
Программное обеспечение
«1С: Бухгалтерия»
Программное обеспечение
«MS Outlook 2016»
Рабочая станция
Менеджер по продажам
Программное обеспечение
«1С: Бухгалтерия»
Программное обеспечение
«MS Outlook 2016»
Рабочая станция
Директор
Программное обеспечение
«1С: Бухгалтерия»
Программное обеспечение
«MS Outlook 2016»
Программное обеспечение
«Symantec EndPoint
Protection»
Tcp/ip port:80
Tcp/ip port:80
Tcp/ip port:80
Tcp/ip port:80
Tcp/ip port:80
Tcp/ip port:80
Tcp/ip port:80
Рис. 1.3. Программная архитектура ООО «АМТ интерком»
Продукт Symantec Endpoint Protection, использующий технологию
Insight, обеспечивает эффективную и надежную защиту конечных систем. Он
предлагает усиленную защиту от всех типов атак для физических и
виртуальных систем. Бесшовная интеграция всех необходимых средств
обеспечения безопасности в одном высокоэффективном агенте с единой
консолью управления позволяет Symantec Endpoint Protection обеспечить
передовую защиту, не замедляющую работу системы.
Информационная система «1С: Бухгалтерия» – одно из самых
популярных решений для автоматизации бухгалтерского учёта. Программа
17
позволяет автоматизировать различные участки учета: Учёт материально -
промышленных запасов; складской учёт; мониторинг торговых операций; учёт
комиссионной торговли; учёт агентских контрактов; учёт разных операций с
тарой; учёт банковских и бухгалтерских операций; учёт расчетов с
кредиторами; учёт главных средств фирмы и нематериальных активов; учёт
главного и вспомогательного производства и пр.
Таким образом, анализ программно-технической архитектуры компании
ООО «АМТ интерком» показал достаточный уровень оснащенности. В тоже
время, вывод компании на более высокие показатели можно достичь по
средствам использования дополнительных средств автоматизации в виде
разработки информационной системы приема и обработки заявок отделом
техподдержки.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Анализ деятельности компании ООО «АМТ интерком» показал наличие
большого количества выполняемых работ и соответствующих бизнес-
процессов. Деятельность компании ООО «АМТ интерком», связанная с
основным бизнес-процессом «Прием и обработка заявок», функциональная
модель которого представлена на рис. 1.4.
Цель: моделирование бизнес-процесса «Прием и обработка заявок».
Точка зрения: сотрудник отдела техподдержки.
Входы системы: информация о клиентах; информация о
предоставляемых услугах; информация о поломках и методах их устранения;
экспертные заключения.
18
Рис. 1.4. Функциональная модель «Прием и обработка заявок»
Управления системы: законодательная база; устав компании.
Механизмы системы: персонал; информационные технологии.
Выходы системы: реестр клиентов; информация о решенных проблемах;
информация о заявках; отчетная информация.
На рис. 1.5 изображена декомпозированная функциональная модель
процесса «Прием и обработка заявок», которая отражает процесс
взаимодействия сотрудника отдела техподдержки и клиента:
– обработка первичных документов;
– прием заявки;
– обработка заявки;
– формирование базы данных.
19
Рис. 1.5. Декомпозированная функциональная модель процесса
«Прием и обработка заявок»
Моделирование ключевых бизнес-процессов показало необходимость
использования информационных технологий для обработки заявок.
Использование информационных технологий позволит в меньшее количество
времени обработать большее количество заявок.
Использование информационной системы в работе сотрудников
компании максимально облегчает работу специалиста, высвобождая время и
усилия, которые ранее расходовались на выполнение рутинных операций сбора
данных и сложных расчетов, для творческой деятельности в решении
профессиональных задач [1].
Достоинствами внедрения информационной системы являются:
Автоматизация труда, задействование трудосберегающих технологий;
повышение надёжности производства; более быстрое принятие
организационных решений; мобильность сотрудников; повышение
производительности труда [ 5 ].
20
Функционирование информационной системы в ООО " АМТ интерком "
может дать числовой эффект только при условии оптимального
перераспределения функций и нагрузки между человеком и машинными
средствами обработки информации, ядром которых является вычислительная
техника. Лишь тогда информационная система становиться средством
увеличения не только производительности труда и эффективности управления,
но и социальной комфортабельности сотрудника.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Документооборот – это движение служебных документов на
предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения
или отправки [7].
Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот
включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение,
регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также
обработку и отправку исходящих документов.
Для обеспечения эффективной организации документооборота
предусматривают:
– прохождение документов на предприятии наиболее коротким путем;
– сокращение количества инстанций, в которые должны поступать
документы (например, во время согласования);
– одноразовость операций по обработке документов, исключение
дублирования во время работы с ними;
– централизацию, осуществление однотипных операций с документами
в одном месте;
– рациональное размещение на предприятии структурных
подразделений и рабочих мест.
21
Порядок документооборота на предприятии устанавливают в
инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами,
положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.
Обработка информации в компании ООО «АМТ интерком»
обеспечивается сбалансированным взаимодействием всех участников
информационного обмена, к которым можно отнести сотрудников компании и
клиентов. Деятельность сотрудников компании позволяет сформировать
первичный уровень оперативной информации на базе, которой будут
сформированы необходимые аналитические данные и отчеты в виде
консолидированных отчетных форм. В связи с чем, проектируемая задача
затрагивает весь цикл обработки корпоративной информации.
В тоже время, прием и обработка заявок является многогранным и
информационно нагруженным процессом затрагивающий большое количество
процессов от уровня автоматизации, которых зависит качество
предоставляемых услуг компанией.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Установлено, что существующий способ приема и обработки заявок
отделом техподдержки в ООО «АМТ интерком» связан с большой
трудоемкостью, разрозненностью указываемых сведений в обрабатываемых
заявках, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной
интерпретации сотрудниками компании.
Схема документооборота в отделе техподдержки ООО «АМТ интерком»
представлена на рис. 1.6.
Прием и обработка заявок отделом техподдержки включает следующие
действия:
– предоставление задания на формирование отчетности выполняется
отделом техподдержки – выполняется прием первичных документов;
– передача запросов на выборку заявок и отчетов о выполненных
22
работах выполняется бухгалтерией – запрос;
– выборка документации для формирования отчетности выполняется
отделом техподдержки – заявки;
– договорной отдел – работает с реестром заявок;
– предоставление данных для формирования отчетности выполняется
бухгалтерией – данные для формирования отчетности и отчетность.
5.
формировани
е и передача
отчёта о
состоянии
проводимых
работ
Дого
Бухгалтерия
Отдел
техподдержки
Договорной
отдел
Прием
первичных
документов
Запрос
Заявки
Реестр
заявок
Аналитичес-
кие данные
Отчет по
заявкам
Отдел
техподдержки
Предоставление
задания на
формирование
отчётности
Передача
запросов на
выборку заявок и
отчётов о
состоянии пров.
работ
Предоставление
данных для
формирования
отчётности
Формирование
отчётности
Действие
Выборка
документации для
формирования
отчётности
№
1
2
3
4
5
Рис. 1.6. Схема документооборота
В результате автоматизации приема и обработки заявок ООО «АМТ
интерком» предусматривается постоянно иметь чёткие сведения о числе заявок,
23
их видах, уменьшить время на подготовку аналитических отчетов и передачу
документов за счет их электронной формы.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В работе ООО «АМТ интерком» реализованы элементы системы
обеспечения информационной безопасности и защиты оперативной
информации, за счет реализации нормативно-правовых и организационно-
распорядительных документов таких как:
1. Регламент информационной безопасности:
– описывает доступ сотрудников к информации, составляющая
коммерческую тайну;
– описывает доступ к использованию программного обеспечения.
2. Регламенты использования глобальной сети Internet.
С целью более эффективного исполнения регламентов системы
обеспечения информационной безопасности и защиты информации в ООО
«АМТ интерком» настроен ESET NOD32, AVG AntiVirus.
AVG AntiVirus Free - популярный антивирус, бесплатный для
домашнего применения [ 3 ]. Гарантированные производителем быстрые
обновления вирусной базы данных, простота применения, низкие системные
требования - главные преимущества этого антивируса.
Система безопасности AVG сертифицирована всеми главными
независимыми сертификационными компаниями, такими как ICSA, AV-TEST,
Virus Bulletin, Checkmark (лаборатория West Coast Labs), рис. 1.7.
24
Рис. 1.7. Интерфейс антивируса AVG AntiVirus Free
При включении компьютера AVG проверит оперативную память и
загрузочные секторы диска, только после чего антивирус разрешит загрузку
операционной системы.
AVG Antivirus существует в двух вариантах:
– бесплатная версия антивируса (AVG AntiVirus FREE);
– платная (коммерческая) версия антивируса (AVG AntiVirus и AVG
Internet Security).
Основное отличие платной версии антивируса от бесплатной является:
– возможность перенастройки пользовательского интерфейса;
– более гибкие настройки работы антивируса по расписанию;
– возможность получения технической поддержки [15].
Основные характеристики AVG AntiVirus Free:
– автоматические обновления на все время пользования антивирусом;
– сканер файлов и программ, который проверяет их при открытии или
запуске;
– сканер ссылок проверяет результаты поиска и web-ссылки;
– сканер электронной почты;
25
– сканер по требованию, который позволяет пользователю сканировать
компьютер по расписанию и вручную;
– возможность «лечения» зараженных вирусами файлов;
– современный, простой и понятный интерфейс;
– малое потребление системных ресурсов.
AVG AntiVirus Free содержит инструменты сканирования компьютера,
монитор в режиме реального времени, сканер электронной почты, систему
автоматического обновления антивирусной базы и другие полезные
компоненты.
ESET NOD32 – это комплексное антивирусное решение для защиты в
реальном времени. ESET NOD32 обеспечивает защиту от вирусов, а также от
других угроз, включая троянские программы, черви, spyware, adware, фишинг-
атаки. В ESET NOD32 используется патентованная технология ThreatSense,
предназначенная для выявления новых возникающих угроз в реальном времени
путём анализа выполняемых программ на наличие вредоносного кода, что
позволяет предупреждать действия авторов вредоносных программ [9].
Таким образом, в компании ООО «АМТ интерком» система обеспечения
информационной безопасности и защиты информации реализована по
средствам регламентов: Регламент информационной безопасности; Регламенты
использования глобальной сети Internet.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «Как должно быть»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
CRM-система (Customer Relationship Management или управление
отношениями с клиентами) – прикладное программное обеспечение для
организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с
заказчиками, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации
маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения