49
модули, подсистемы, блоки управления, управленческие процедуры, задачи,
функции и т. д. Все это дает возможность применять единый алгоритм для
расчета аналогичных задач. Так же исключается дублирование различных
справочников в отдельных системах, т.к. всё теперь собирается в одной единой.
Но существуют и минусы полной автоматизации – она требует немалых
финансовых и временных затрат, а так-же досконального и точного
планирования.
Сейчас существуют две ключевых стратегии автоматизации: доработка
уже созданного программного продукта под бизнес-процессы компании, а так-
же изначальная реорганизация бизнес-процессов и следующая за этим
автоматизация уже более простой структуры. Выбор стратегии автоматизации
следует из целей развития организации-заказчика и ее долгосрочных
экономических возможностей.
Исследовав данные варианты стратегий, в работе была выбрана стратегия
автоматизации рассматриваемой задачи по участкам, поскольку именно она
максимально подходит для нашей компании вследствие автоматизации
единственного направления деятельности компании - учета и обработки заявок
пользователей. [11]
50
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС – это последующие действия от определения и
формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС
[2]:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда.
В таблице 1.5 приведен сравнительный анализ способов приобретения.
Таблица 1.4 Сравнительный анализ способов приобретения
Критер
ий
Разработка
«с нуля»
Коробочная версия с
дополнительным по
Покупка и
доработка
Стоимос
ть
продукт
а
Дорога из-за
необходимости
привлечения
большого
Коробочная версия имеет
среднюю стоимость.
Большой объем затрат
пойдет на покупку
Средняя стоимость
коробочной версии.
Для последующей
доработки требуется
количества
сотрудников для
разработки
дополнительных
модулей.
привлечение
собственного
персонала, либо
персонала
разработчика.
Время на
создани
е и
внедрен
ие
Разработка
занимает
несколько месяцев
Разработка готовая и
необходимость лишь в ее
внедрении, занимает
около недели. Плюс
докупка
дополнительного ПО и
его интеграция в течении
последующей
эксплуатации.
Доработка основных
модулей займет
примерно месяц.
Дальнейшее
изменение системы
возможно в период ее
использования.
Кем
исполня
ется
Собственные силы
заказчика, либо
специалисты
организации -
разработчика
Специалистами
поставщика
Собственными силами
51
Согласно рассмотренным способам приобретения системы обработки
обращений, можно сделать вывод о том что:
Закупка коробочной версии с последующей докупкой дополнительного
ПО – не эффективна, т.к. представляет собой хаотичную стратегию
автоматизации, которая привлечет со временем к убыткам. После внедрения
система не будет полностью удовлетворять всем требованиям, соответственно, в
последствии ее придется дорабатывать и модифицировать.
Закупка коробочной версии, и ее доработка – способ достаточно
экономичный, но не выгоден в связи с тем, что на доработку системы придется
привлечь большое количество собственных сотрудников. На разбор работы
системы уйдет большое количество времени, плюс потребуется некоторое время,
чтобы реализовать в ней необходимые возможности.
В связи с этим следует остановить на разработке «с нуля». Способ
дорогостоящий и продолжительный, но на выходе система будет удовлетворять
всем требованиям автоматизируемого предприятия.
Информационная система будет разрабатываться в компании
собственными силами, т.к компания располагает квалифицированными
сотрудниками для разработки и внедрения данной информационной системы.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь необходимый
функционал, и учитывать все особенность работы и пожелания сотрудников
данной компании, т.к. будет являться индивидуальным (уникальным)продуктом,
что позволяет быстро изменить функциональность в соответствии с требованием
внутреннего заказчика.
52
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) подсистемы основано на
информационной модели работы сотрудников компании. Выделяют
внемашинное и внутримашинное обеспечение.
Само информационное обеспечение состоит из: системы классификации и
кодирования; системы единообразной документации, применяемой в
информационном обеспечении, информационную базу, т.е. совокупность
данных из всех информационных массивов.
Внемашинное обеспечение определяется всей совокупностью данных,
основную часть которых составляют документы. Выделяют первичные
(входные) документы, например, заявки пользователей, и отчетные (выходные)
документы, к которым относят документы по итогам рассмотрения заявок,
отчеты и т.п.
Внутримашинное ИО отражает данные на машинных носителях в виде
специально организованных массивов (файлов), БД и их информационных
связей. Внутримашинное ИО подсистемы организует информационную среду,
способствующую выполнению сотрудниками своих профессиональных
обязанностей. Эта область определяется набором объектов, их свойств и
взаимосвязей. Для любого такого объекта выражается набор его характеристик,
свойств.
Информационные потоки внешнемашинного ИО определяются как
направленное постоянное движение документов от источника из создания к
конечному получателю.
Чтобы приспособить экономическую информацию для оперативного
поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее нужно представлять в
цифровом виде. Для этого ее нужно сначала классифицировать (упорядочить), а
затем закодировать (формализовать) при помощи классификатора.
53
Классификатор является документом, при помощи которого реализуется
формализованное описание экономической информации в ЭИС, имеющей
наименования объектов, наименования классификационных группировок и их
числовые обозначения.
По сфере действия можно выделить следующие виды классификаторов:
локальные, отраслевые, общегосударственные и международные.
Главной компонентой внемашинного ИО становится система
документации, используемая в процессе управления экономическим объектом.
А сам документ понимается как определенная совокупность сведений,
применяемых при решении экономических задач, расположенных на
физическом носителе в соответствии с рекомендованной формой [1,2].
Характеристики системе классификации и кодирования для процесса
обработки обращений на предприятии ООО «Металл Профиль» выделяются
такие:
• ИО должно быть достаточным для реализации всех
автоматизируемых функций объекта;
• В процессе кодирования данных должны использоваться принятые у
заказчика классификаторы;
• В процессе кодирования выходной и входной информации, которая
применяется на высшем уровне управления, нужно использовать
классификаторы этого уровня;
• Важно обеспечить совместимость с ИО систем, которые так или
иначе связаны с разрабатываемой системой;
• Все формы документов должны отвечать корпоративным стандартам
заказчика (или унифицированной системы документации);
• Строение документов и экранных форм должно соответствовать
параметрам терминалов на рабочих местах пользователей;
• Графики формирования и содержание информационных сообщений,
а так-же применяемые аббревиатуры должны быть общепринятыми в этой
предметной области и обговоренными с заказчиком;
54
• ИС должна предусматривать наличие средств контроля входной и
итоговой информации, механизма обновления данных в информационных
массивах, методик отслеживания целостности ИБ, средств защиты от
нелегального доступа [11].
Под системой документации понимается совокупность взаимосвязанных
форм документов, регулярно применяемых в процессе управления
экономическим объектом. Важной особенностью системы экономической
документации становится большое разнообразие видов документации.
Разработанные уже системы документации, характерные для
неавтоматизированных ЭИС, могут отличатся большим количеством разных
типов форм документов; немалым объемом потоков документов и их
запутанностью; задвоением данных в документах и работ по их обработке и, как
следствие, невысокой итоговой достоверностью выходных результатов. Работа с
документами в подобных системах составляет почти половину времени
работников. Если необходимо упростить систему документации, применяются
следующие методы:
• Унификация и стандартизация документов;
• Внедрение безбумажной технологии, основанной на использовании
ЭДО и новых технологических средств его обработки.
Входные документы для решаемой задачи нужно получать из Сети,
поэтому их нужно представлять в файлах заранее согласованной структуры. Для
упрощения работы с такими файлами, они должны иметь табличную форму, что
несложно реализовать, т.к. эти документы являются итоговыми в других задачах
и генерируются программными средствами [4].
Классификаторы являются средством описания данных, поддерживают
единство классификации и кодирования данных и предназначены для
реализации машинной обработки и выдачи данных в понятной форме
потребителям при решении разных задач.
В проектируемой задаче использовались следующие классификаторы:
сотрудники службы информационных технологий;
55
пользователи ;
уровни обращений;
обращения;
типы инцидентов.
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание
экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения самого документа. Расположение полей должно
быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа
и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции
загрузки информации в информационную базу.
При построении экранных форм для документов с постоянной
информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и
актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования
целесообразно применить анкетную форму расположения реквизитов, удобную
для выполнения этих операций.
В основе выбора экранных форм лежат принципы минимальной
трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени
читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной
надежности и достоверности выполнения этих операций.
Проектирование форм электронных документов включает в себя
выполнение следующих шагов :
создание структуры ЭД — подготовка внешнего вида с помощью
графических средств проектирования;
определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми
будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством
выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных;
56
определения перечня макетов экранных форм — по каждой задаче
проектировщик анализирует «постановку» каждой задачи, в которой приводятся
перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной
информацией и документов с результатной информацией;
определение содержания макетов — выполняется на основе анализа
состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной
информацией и результатных документов.
К внутримашинному ИО так-же относится то, каким образом организована
информационная база (ИБ) . Существует несколько способов организации ИБ.
Это совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными
пакетом прикладных программ и интегрированная БД. В компании используется
интегрированная БД с централизованной системой управления данными, т.к. она
обеспечивает совместимость этих данных, уменьшение синтаксической и
семантической избыточности, соответствие данных реальному состоянию
объекта, разделение хранения данных между пользователями и возможность
подключения новых пользователей.
При разработке системы использовалась реляционная модель базы
данных. Реляционная модель данных некоторой предметной области
представляет собой набор отношений изменяющихся во времени. При создании
информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные
об объектах предметной области, моделировать связи между ними. При этом
сами данные хранятся в таблицах. Для удобства идентификации каждая таблица
созданной базы данных обладает уникальным кодом.
В качестве входной информации для разрабатываемой ИС используются
следующие документы:
Заявка на обслуживание
Список сотрудников службы информационных технологий – формируется
начальником службы информационных технологий
В системе используется 5 справочников для хранения условно-постоянной
информации.
57
В связи с этим содержание экранных форм должно включать следующие
основные реквизиты:
наименование;
количество;
дата ввода;
дополнительные реквизиты.
Данные реквизиты должна содержать каждая форма, и кроме того, в
зависимости от назначения конкретной формы должны учитываться свои,
уникальные реквизиты [5].
В разрабатываемой системе используются следующие основные формы:
Авторизация – для обеспечения возможности доступа к системе
зарегистрированных пользователей и защиты информации, должна включать
поля для ввода пароля, логина;
Оформление обращения для возможности учета обращения, должна
включать такие поля, как наименование обращения, данные пользователя, тип
инцидента, уровень обращения, краткое описание;
Регистрация пользователя для возможности добавления в систему
новых пользователей, должна включать такие поля, как ФИО пользователя, роль
в системе, логин;
Просмотр отчетов – для возможности формирования отчетных
документов, состав полей определяется в зависимости от типа отчета.
В результате работы системы формируются следующие выходные
документы:
1. Журнал поступления заявок от пользователей;
2. Ведомость учета работ специалистов службы информационных
технологий;
3. Ведомость учета и контроля поступления заявок от пользователей за
период;
4. Отчет о степени загруженности сотрудников службы
информационных технологий;
58
5. Аналитический отчет о наиболее часто возникающих проблемах
пользователей;
6. Отчет по заявке;
7. Сводный отчет по пользователям.
8. Отчет о выполненных заявках пользователей за период,
9. Отчет о невыполненных заявках пользователей за период
10. Аналитический отчет о выполнении заявок пользователей за период