11
Коммуникационный сервер и сервер приложений
ОС Windows Server 2013
Сервер СУБД на ОС Windows Server 2013
СУБД MS SQL Server 2012
Рабочая станция сотрудника отдела продаж (ОС
Windows 7)
Рабочая станция сотрудника отдела бухгалтерии (ОС
Windows 7)
MS Office 2013
Internet Explorer
Локальное файловое
хранилище
MS Office 2013
Internet Explorer
Локальное файловое
хранилище
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
TCP/IP
Рисунок 1.2 – Программная архитектура компании «Винторг»
Каждый из отделов компании «Винторг» оснащен техническими
средствами, необходимыми для полноценного функционирования,
используемого программного обеспечения. Техническая архитектура компании
«Винторг» представлена на рисунке 1.3.
12
Рисунок 1.3 – Техническая архитектура компании «Винторг»
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для характеристики существующих работ менеджера по продажам
компании «Винторг» с помощью CASE-средства BPWin, которое предназначено
для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов, была составлена
структурно-функциональная диаграмма в методологии IDEF0 – модель «AS-IS»
(«КАК ЕСТЬ») А-0 «Деятельность менеджера по продажам компании «Винторг»
(см. рис. 1.4).
13
Рисунок 1.4 – Диаграмма «Деятельность менеджера по продажам компании»
Декомпозиция модели А-0, модель «AS-IS» A0 «Деятельность менеджера
по продажам компании «Винторг» (см. рис. 1.5), отображает последовательность
основных работ менеджера по продажам компании и их информационное
обеспечение.
Рисунок 1.5 – Декомпозиция диаграммы «Деятельность менеджера по продажам
компании»
Менеджеры по продажам компании «Винторг» проводят работу с
клиентами по продаже стройматериалов. Заказчик имеет возможность получить
14
устную консультацию по продукции и новинкам от менеджера по продажам, а так
же просмотреть прайс-лист продукции. Если клиента все устраивает, он
скидывает свои реквизиты для составления договора купли-продажи
стройматериалов.
Бухгалтерия выставляет счет клиенту «Заявка на поставку № м004473». По
согласованию с клиентом, в счете указывается комплект материалов; порядок
оплаты (полная, частичная предоплата или оплата по факту поставки); способ
отгрузки (самовывоз со склада, отгрузка ТК; за чей счет доставка в случае
отгрузки ТК.)
Договор с поставщиком заключается на поставку продукции на год
(диллерский). Иногда используются отдельный договор на нестандартные
материалы.
По факту оплаты покупателем счета, или перед выставлением счета
покупателю в случае нестандартных материалов, требующих конструктивного
решения, выполняется звонок поставщику и оформляется счет (заказ поставщику)
с учетом Дилерской скидки (-20-30%, в зависимости от поставщика).
Выполняется оплата и согласование способа отгрузки покупаемого товара
покупателю.
Для реализации товара оформляется товарно-транспортная накладная
формы «Торг 12». Отгрузка товара осуществляется самовывозом, либо с
помощью транспортной компании (ТК).
Оперируя данными, хранящимися в таблицах MS Excel 2007, главный
менеджер компании, ежедневно, на основании расходных накладных, формирует
отчет о проданной продукции, который предоставляется в бухгалтерию и
руководству компании.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Анализируя построенные структурно-функциональные схемы в
методологии IDEF0, можно выделить следующие типы документов, образующих
информационные потоки компании «Винторг»:
15
― нормативно-справочные документы,
― входящие документы,
― результатные документы.
К нормативно-справочным документам, управляющим бизнес-процессами
компании «Винторг» относятся:
― Законы о защите прав потребителей,
― Установленная форма отчетности и сопроводительной
документации.
К входящим документам, на основании которых выполняются бизнес-
процессы компании «Винторг» относятся:
― Заказы покупателей,
― Реквизиты покупателей,
― Реквизиты поставщиков.
К результатным документам, которые формируются при выполнении
бизнес-процессов компании «Винторг» относятся:
― Прайс-лист,
― Договор с поставщиком,
― Приходная накладная,
― Расходная накладная,
― Наряд на сборку.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Отсутствие информационной системы для автоматизации ручной работы
менеджеров по продажам компании «Винторг» при приеме платежей, приводит к
очень низкой скорости обработки входящих данных и формирования отчетов о
результатах деятельности компании, что, в свою очередь, не позволяет
эффективно контролировать остатки и движение стройматериалов. Из-за больших
объемов ручной работы менеджеров по продажам, при осуществлении основных
бизнес-процессов, возникают следующие проблемы и недостатки:
16
― увеличение времени на обработку заказов покупателей и
формирование накладных,
― некорректный расчет суммы заказа,
― увеличение времени на выписку договоров купли-продажи
стройматериалов,
― затруднение поиска документов в журнале учета,
― низкая скорость и точность в составлении заказов для поставщиков,
― низкая скорость и некорректное формирование отчетов о продажах
продукции клиентам.
Для решения всех проблем связанных с деятельностью менеджеров по
продажам компании «Винторг», было принято решение о разработке
информационной системы для автоматизации приема платежей.
На основании построенных средствами BPwin структурно-
функциональных диаграмм, сформировав диаграмму дерева узлов (см. рис. 1.8),
можно выделить основные модули разрабатываемой автоматизированной
системы.
Рисунок 1.8 – Диаграмма дерева узлов системы
Таким образом, в процессе анализа построенной диаграммы дерева узлов,
были выделены следующие основные функции разрабатываемой
автоматизированной системы приема платежей:
― ведение справочника поставщиков (производителей)
стройматериалов,
― составление договора с поставщиком,
― регистрация и учет поставок стройматериалов покупателям,
― составление приходных накладных, на основании приема поставки
стройматериалов,
― ведение справочника категорий стройматериалов,
17
― оперативный поиск информации о поставщиках и сферах
применения стройматериалов,
― регистрация и учет продаж стройматериалов покупателям,
― составление прайс-листа продукции;
― ведение справочника клиентов компании «Винторг» и системы
скидок для постоянных покупателей,
― составление расходных накладных, на основании продажи
стройматериалов,
― составление наряда на сборку,
― оперативный поиск информации о клиентах и товарных накладных,
― учет проданной продукции покупателям и составление кассового
отчета,
― учет остатков и составление инвентаризационной ведомости,
― формирование аналитической отчетности о рейтинге поставщиков,
расходах материалов и прибыли компании.
Таким образом, автоматизация всех вышеперечисленных функций
позволит решить все проблемы, возникающие в процессе деятельности
менеджеров по продажам компании «Винторг» при приеме платежей, а также
приведет к минимизации трудовых затрат на оформление сопроводительной
документации и результатной отчетности.
Чтобы оценить экономический эффект от внедрения системы, следует
учесть косвенный и прямой эффект. Прямой экономический эффект
характеризуется снижением трудовых затрат. Косвенный характеризуется:
― усовершенствование сбора и регистрации исходной информации, а
также формирования результатных документов,
― повышение уровня сервиса обслуживания и увеличением
численности покупателей компании «Винторг»,
― оперативный учет и корректный анализ результатов деятельности
менеджера по продажам «Винторг».
― Движение документа «Заказ поставщику», сопровождающего
поступление стройматериалов в компанию «Винторг» от поставщика,
представлено схемой документооборота (см. рис. 1.6).
18
―
― Рисунок 1.6 – Схема движения документа «Заказ поставщику»
― Движение документа «Товарная накладная» (Расходная),
сопровождающего продажи стройматериалов в компании «Винторг»
покупателям, представлено схемой документооборота (см. рис. 1.7).
―
― Рисунок 1.7 – Схема движения документа «Товарная накладная»
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для защиты от внешних угроз операционная система (Windows 7)
компании «Винторг» защищена лицензионным программным продуктом
«Kaspersky Internet Security 2014».
Обеспечение информационной безопасности компании на данном этапе
осуществляется за счет того, что каждый пользователь информационной системы
19
имеет свой логин и пароль для входа в систему. Благодаря, чему в любой момент
времени можно проследить за действиями пользователей в системе, определить,
кто и когда производил те или иные бухгалтерские операции. Так же каждый
сотрудник компании «Винторг» обязан ознакомиться и подписать документ «О
неразглашении коммерческой тайны». Нарушение соглашений предусмотренных
данным документом влечет за собой административную и уголовную
ответственность.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1. Система «1С: Предприятие 8. Управление торговлей и
взаимоотношениями с клиентами (CRM)»
Данное решение может использоваться в организациях, которые
занимаются предоставлением услуг и оптово-розничной торговлей для
автоматизации и учета данных, а кроме того, решение будет полезно для тех
компаний, которые хотят управлять своим бизнесом в соответствии с
современными концепциями взаимоотношений с клиентами.
«1С: Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)»
предназначено для упрощения и автоматизации следующих областей
деятельности:
― управление отношениями с клиентами (CRM), консолидация,
классификация и сегментация клиентской базы;
― моделирование бизнес-процессов и управление ими;
― автоматизированное ведение продаж, начиная с первого обращения
клиента в фирму;
― учет заказов покупателей;
― управление продажами (включая оптовую, розничную и
комиссионную торговлю);
― управление поставками товаров и материалов;
― планирование закупочной и торговой деятельностью;
20
― управление складом;
― управление маркетинговыми компаниями, автоматизация
управления маркетингом на предприятии;
― управление обслуживанием клиентов;
― выработка ценовой политики и анализ товарооборота;
― углубленный анализ базы клиентов;
― совместный анализ взаиморасчетов, товарооборота и истории
отношений с клиентами;
― мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
В данном решении реализуется детализированный оперативный учет
материалов, запасов и продукции на складах предприятии. Контролируются
запасы товаров в фирме в полной мере.
Прикладное решение позволяет:
― управлять остатками товаров в различных единицах измерения на
множестве складов;
― вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и
переданных на реализацию, возвратной тары;
― детализировать расположение товара на складе по местам хранения,
что позволяет оптимизировать сборку заказов покупателей (товаров в накладных)
на складе;
― учитывать серийные номера, сроки годности и сертификаты;
― контролировать правильность списания серийных номеров и товаров
с определенными сроками годности и сертификатами;
― задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т.д.) и
вести учет партий в разрезе складов;
― учитывать ГТД и страну происхождения;
― комплектовать и разукомплектовывать товары;
― резервировать товары.
Конфигурация позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа
торговых операций в комплексе с другими задачами управленческого учета.
В решении реализованы следующие возможности:
― механизм ценообразования;