21
― система управления заказами;
― удаленное управление заказами;
― оптовая торговля;
― комиссионная торговля;
― розничная торговля;
― учет затрат;
― учет НДС;
― подключение торгового оборудования.
Все это позволяет обеспечить эффективное управление торговым бизнесом
современного предприятия.
2. Система. «1С-Логистика: Управление складом»
Решение «1С-Логистика: Управление складом», построенное на платформе
«1С-Предприятие 8» – является программой нового поколения, которая
полностью автоматизирует процесс управления складским комплексом
предприятия.
Система ориентирована на предприятия с большими складами, которые
стремятся оптимизировать складские операции, работу с оборудованием и
персоналом предприятия.
В системе «1С-Логистика: Управление складом» частично присутствуют
черты системы автоматизированного принятия решений, что обеспечивает
эффективную работу любого современного складского комплекса.
Использование данной системы позволяет существенно улучшить работу
комплекса. Система внедрена на многих предприятиях России и зарубежья,
различного типа – как от небольших складов малых предприятий и магазинов, так
до огромных складских комплексов современных крупных оптово-розничных
ретейлеров или промышленных предприятий.
Функциональные возможности системы «1С-Логистика: Управление
складом»:
― Задание топологии склада и учет товара на складе.
Система позволяет распределять склад на определенное количество зон и
складских помещений, которые далее делятся на ячейки. Ячейкой является место
хранения товара, такое как например блок и т.д. Каждой ячейке можно задавать
22
максимальный вес и габариты, и ячейка имеет собственный адрес, который
позволяет в дальнейшем идентифицировать ее в программе. Таким образом,
пользователь программы имеет возможность точно определить нахождение
любого товара на складе.
Для складов паллетного хранения существует возможность учета паллет и
товара на паллетах. Под паллетой может пониматься любая тара или транспортная
единица: поддон, коробка, контейнер и т.д.
В системе допустимо заведение любых возможных единиц измерения.
Каждой единице измерения соответствуют собственные объемные, габаритные и
весовые характеристики. Также в системе предусмотрен учет продукции в разрезе
различных дополнительных характеристик, таких как цвет, размер и т.д. Также
учитываются сроки годности хранения товара, сертификаты на него и т.д. Когда
выполняются складские операции, происходит автоматизированный учет
характеристик товара и их контроль по весу, объему, и остальным
характеристикам.
― Планирование и приемка товара.
В системе в качестве возможных источников поступления продукции могут
учитываться поставщики предприятия (в случае поставки продукции), его
клиенты (в случае возврата товара), другие склады прочих предприятий, а также
собственные (в случае перемещения между складами), различные площадки
производства, такие как заводы и фабрики (в случае поступления с производства).
При этом доступны механизмы подготовки приемки товара, занесение в систему
данных о планируемой приемке.
Система позволяет принимать товар как фактически, при поступлении, так
и основываясь на информации о планируемых поступлениях товара. При
планируемом поступлении система позволяет отслеживать расхождения о
фактической приемке и планируемой. Система позволяет в случае расхождений
получать список несоответствий.
― Размещение товара на складе.
После приемки товара происходит его размещение на складе в зоне
основного хранения. Формирование задания на размещение товара может
происходить в автоматическом режиме.
23
Товар на складе размещается таким образом, чтобы в дальнейшем его
выдача происходила наиболее оптимально. Склад обычно делится на
определенные области, в которых товар размещается в соответствии с
особенностями хранения (требования к температурному режиму, брак,
негабаритный товар, и т.д.) или ABC-классификацией.
В процессе размещения товара контролируются его весогабаритные
характеристики. Системой автоматически подбираются те ячейки на складе, в
которых можно разместить данный товар.
Также может контролироваться совместимость товаров на складе.
Например, можно исключить возможность нахождения одного и того же товара с
разными сроками годности в одной и той же ячейке для уменьшения
вероятности ошибки при его отборе.
― Отбор, упаковка и отгрузка товара
Возможными получателями товара со склада могут быть клиенты (в случае
отгрузки товара клиенту), поставщики (в случае возврата товара поставщику),
другие склады (в случае перемещения между складами одного предприятия),
производственные площадки (в случае выдачи материалов и комплектующих в
производство) и т.д.
В системе хранится информация о планируемых отгрузках товара. Эта
информация может являться основанием для проведения подготовительных
мероприятий (например, подпитка ячеек активной зоны или подготовка зоны
отгрузки к принятию собранного заказа) и самого отбора.
На основании планирования отгрузки производится отбор товара. Отбор
одного заказа может производиться одновременно как одним, так и нескольким
сотрудникам. Также предусмотрена возможность одновременного сбора
нескольких заказов одним сотрудником.
После выполнения операций отбора, сборки и упаковки товар попадает в
зону отгрузки и может быть отгружен клиенту. В случае отказа клиента от всего
товара или его части можно провести разукомплектацию заказа и повторное
размещение товара на складе.
― Инвентаризация.
24
Проведение полной инвентаризации может привести к полной остановке
работы склада и, соответственно, прекращению отгрузки товаров заказчикам.
Поэтому в большинстве случаев инвентаризация производится без остановки
основной работы.
При проведении инвентаризации ячейки, в которых проводится пересчет
товара, блокируются. Возможна блокировка как ячейки целиком, так и
определенного товара в ячейке. После проведения инвентаризации блокировка
снимается, и ячейки становятся доступными для складских операций.
Отличительной чертой системы является легкость и простота адаптации к
условиям работы практически любого складского комплекса, специфике его
технологических и организационных требований. Это достигается с помощью
гибких параметрических настроек без участия программистов.
3. Система. «Ареал CRM»
Система «Ареал CRM» предназначена для автоматизации бизнес процессов
работы над заказами в компании. Клиентский отдел получает удобную систему
управления клиентами, заказами и продажами, включающую инструменты для
своих ежедневных задач, таких как:
― ведение клиентской базы,
― планирование задач и напоминания о них.
Данная система работает на платформе «1С Битрикс», которая не входит в
комплект поставки. Стоимость CRM системы – 17 800 рублей. В эту стоимость
входит дистрибутив и лицензия на 1 год. Продление стоит от 20 до 40% от
первоначальной стоимости.
В таблице 1.2 приведен сравнительный анализ существующих разработок.
Таблица 1.2
Сравнительный анализ существующих систем
Особенности системы
1С: Предприятие 8.
Управление
торговлей и
взаимоотношениями с
клиентами (CRM)
Ареа
л
CRM
1С-
Логистика:
Управлени
е складом
Собственны
й проект
1. Громоздкость
+
+
+
―
2.Подсистемы составления
отчетности
+
+
+
+
25
3.Открытость структуры
хранения данных
―
―
―
+
4.Использование единого
информационного
пространства
+
+
+
+
5. Сопровождение
+
+
+
+
6. Возможность передачи
данных в MS Office
+
+
+
+
7. Масштабируемость
+
+
+
+
8. Надежность
+
+
+
+
9. Возможность
модификации
―
―
―
+
10. Возможность доработок
―
―
―
+
11. Учет и контроль продаж
продукции
+
―
―
+
12. Обработка заказов
покупателей
+
+
+
+
13. Поиск документов в
журнале учета
+
+
+
+
14. Составление заказов
поставщикам
+
―
―
+
15. Формирование отчетов
о продажах продукции
+
―
―
+
16. Анализ продаж по
клиентам
+
―
―
+
Стоит отметить, что предложенные готовые решения являются
громоздкими и дорогостоящими, поэтому не являются выгодными вложениями с
течением времени в малом предприятии. Так же они используют платные СУБД,
что увеличит их стоимость. Покупка более дешевых информационных систем
представленных на рынке программных продуктов не целесообразна, так как нет
никаких гарантий, что через некоторое время компания, продавшая систему,
будет существовать. Т.е. придется искать, внедрять другой вариант системы и
обучать персонал работе с ним. Так как требования к разрабатываемой системе не
так высоки, было принято решение о проведении собственной разработки
информационной системы. К тому же, с позиции обеспечения информационной
безопасности, естественно, что своя разработка даёт более высокий уровень
информационной безопасности, так как ограничивается круг посвящённых лиц.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
26
Стратегия автоматизации задачи подразумевает базоывае принципы,
которые используются при автоматизации предприятия. В состав стратегии
автоматизации входят следующие части:
― Цели предприятия и область его деятельности, а также
последовательность действий, в процессе которой эти цели будут
автоматизированы;
― Вид автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная
автоматизация;
― Техническая политика предприятия в долгосрочной перспективе,
которая представляет собой различные внутренние стандарты, которые
поддерживаются на предприятии;
― Временные и финансовые ограничения задачи, а также прочие
ограничения;
― Управление изменением плана автоматизации.
В первую очередь стратегия автоматизации должна отвечать приоритетам
и задачам рассматриваемого бизнеса. Пути достижения целей автоматизация
также должны входит в понятие стратегии автоматизации. При составлении
стратегического плана автоматизации должны учитываться следующие факторы:
― Период смены технологии основного производства;
― В течение какого времени живут и поддерживаются выпускаемые на
предприятии продукты и их модификации;
― Долгосрочные планы, которых придерживаются поставщики
технических решений для предприятия, а также планы их развития;
― Сроки амортизации систем, которые используются на предприятии;
― Различные стратегические планы развития организации, такие как
планы слияния и разделения, а также планы, касающиеся изменения числа и
номенклатуры продукции, выпускаемой предприятием.
― Функции персонала, которые планируется изменить.
Автоматизацию можно охарактеризовать как один из множества способов
достижения стратегических целей предприятия, но не как процесс, который
развивается по своим собственным законам. При реализации стратегии
автоматизации следует придерживаться стратегии развития бизнеса предприятия,
27
миссия, которую преследует предприятие, модель его бизнеса и направления
развития. То есть, если выражаться кратко – стратегия автоматизации
представляет собой план, который должен быть согласован со стратегией
предприятия по срокам и целям.
Второй важной особенностью является степень соответствия приоритетов
автоматизации и стратегии бизнеса, а именно какие цели должны быть
достигнуты:
― снижение стоимости продукции;
― увеличение количества или ассортимента;
― сокращение цикла: разработка новых товаров и услуг – выход на
рынок;
― переход от «производства на склад» к «производству под
конкретного заказчика» с учетом индивидуальных требований и т.д.
Стратегические цели бизнеса с учетом ограничений (финансовых,
временных и технологических) – конвертируются в стратегический план
автоматизации предприятия.
Таким образом, были определены этапы стратегии автоматизации задачи,
последовательное четкое выполнение которых является одним из важнейших
критериев достижения успеха при автоматизации задачи и представляет собой
эффективную технологию разработки и внедрения информационной системы.
Этапы стратегии автоматизации задачи:
― Анализ стратегии развития бизнеса:
Стратегия развития бизнеса предполагает снижение расходов, сокращение
времени обработки заказов и повышение прибыли.
― Определение функциональности ИС:
Хранение информации о стройматериалах, клиентах и производителях;
хранение и обработка заказов от клиентов; хранение и обработка заказов
поставщикам; хранение истории заказов; возможность анализа роботы менеджера
по продажам; инвентаризация склада; развитые возможности фильтрации и
сортировки информации.
― Выбор стратегии автоматизации:
28
Нами разрабатывается ИС направленная на автоматизацию участка работы
менеджера по продажам компании «Винторг».
В процессе прохождения стадии формирования технического проекта:
Определяются структуры данных, которые должны храниться в системе, а
также используемые алгоритмы, определяются задействованные ресурсы
системы и предприятия, их структура и связи, разрабатывается интерфейс
пользователя.
― Происходит планирование работ, то есть формирование
индивидуальных планов для каждого из участников команды разработчиков;
― Заполнение основных справочников ИС:
Особенности этапа заключаются в том, что данный этап может занять
большое количество времени, требует централизации введения информации, а так
же он является необходимым условием работоспособности системы. Существуют
два способа реализации данного этапа: ручное введение данных пользователем
или конвертация данных.
― Настройка и тестирование ИС:
Самый трудоёмкий и ответственный этап, который может сопровождаться
появлением новых нюансов в решении поставленной задачи, и зачастую требует
внесения дополнительных корректировок в систему.
― Опытная эксплуатация ИС:
Этот этап также имеет значительную продолжительность и сопровождается
формированием окончательного списка замечаний и пропозиций, планированием
и исполнением финальных работ по настройке и тестированию системы.
― Документирование:
Оформление инструкции для пользователя системы; оформление
регламента взаимодействия подразделений в рамках системы; доработка
технической документации.
― Завершение проекта:
Формирование регламента технической поддержки и сопровождения
информационной системы.
Таким образом, последовательное четкое выполнение вышеперечисленных
этапов является одним из важнейших критериев достижения успеха при
29
автоматизации задачи и представляет собой эффективную технологию разработки
и внедрения информационной системы.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Существуют следующие способы приобретения информационных систем:
― Покупка ИС;
― Покупка и доработка ИС;
― Доработка текущей ИС организации;
― Собственная разработка.
Компания «Винторг» может воспользоваться несколькими способами
приобретения лицензионного программного обеспечения:
― Покупка «коробочного» продукта. Данный термин относится к
программному обеспечению, приобретаемому как обычный товар. Данный
способ приобретения используется частными пользователями или малым
бизнесом. В средних и крупных компаниях к нему прибегают только для покупки
программ, используемых небольшим числом сотрудников.
― Приобретение корпоративной лицензии. «Коробочная» лицензия
обычно дает право на использование программы только на одном рабочем месте,
чтобы ее можно было установить на нескольких компьютерах, необходимо
приобрести дополнительные лицензии. Чаще всего это можно сделать только у
официальных партнеров или дистрибьюторов. Данный вид приобретения
является очень выгодным, если компания хочет приобрести программу не на
один, а несколько компьютеров сразу.
― Использование OEM (Original Equipment Manufacturer). OEM-версия
– программное обеспечение, поставляемое вместе с компьютерным
оборудованием (в том числе устанавливаемое на новых компьютерах). Как
правило, OEM-версия стоит дешевле, чем «коробочный» продукт, и ее цена
включается в стоимость оборудования. Кроме того, пользователю не придется
самостоятельно устанавливать программное обеспечение, все уже будет
установлено поставщиком компьютерной техники. OEM-версия программного
30
обеспечения является наиболее выгодным способом приобретения
лицензионного продукта.
Так как в компании «Винторг» еще не используются специализированные
системы учета, было принято решение о покупке платформы «1С: Предприятие
8.2» и разработке информационной системы для автоматизации приема платежей
на базе платформы 1С.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Для решения поставленной задачи используется условно-постоянная и
оперативная входная информации. Условно-постоянная входная информация
включает справочные данные о клиентах компании «Винторг», поставщиках,
видах и марках стройматериалов, а также менеджерах по продажам. Эти данные
отражены в справочниках системы, таких как:
― Контрагенты – содержит информацию о клиентах и поставщиках
стройматериалов компании «Винторг»;
― Скидки – содержит информацию о сезонных скидках клиентов
компании «Винторг»;
― Договоры – содержит информацию о персональных скидках
поставщиков стройматериалов компании «Винторг»;
― «Материалы» – содержит информацию о видах и марках
стройматериалов, реализуемых компанией «Винторг».
Оперативная входная информация отражается в следующих таблицах
оперативного учета, разрабатываемой системы:
― «Заказ» – содержит информацию о жизненном цикле товарной
накладной;
― «Расход» – содержит информацию о составе товарной накладной.
Входная информация заносится в справочники и таблицы оперативного
учета на основании входных документов (см. табл. 1.3).
Таблица 1.3