27
В результате процесса автоматизации документооборота надо постоянно
иметь последнюю оперативную статистическую информацию об обработке
заявок. [10, c.102]
При реализации процесса автоматизации необходимо постоянно
использовать такие аппаратные устройства:
– ПК;
– сканеры штрих-кодов;
– принтеры;
– специализированное ПО;
– настроенную ЛВС.
В таблице 2 рассматривается обоснование эффекта от внедрения системы
для автоматизации приема заявок в АО «Фридом Финанс».
Таблица 2.
Определение эффекта от внедрения автоматизированной
системы приема заявок
Действия
Средняя
численность
заявок
за один день
Итоговое время,
что необходимо
для реализации
выполняемых
действий, минуты
Итоговое
время,
минуты
Принятие
заявки от
клиента
15
1
15
Рассмотрение
заявки
15
10
150
Заключение по
возможности
предоставления
услуг
12
1
12
ИТОГО, минут
177
Другие преимущества автоматизации показаны ниже: [13, c. 121]
• централизованное хранение информации
• исключение потери хранимых данных
• структуризация информации
• оперативный процесс обработки данных
• выдача результатов на принтер в удобной форме
• легкое изменение информации
• система авторизации пользователей
28
• сокращение времени на оформления документации
В случае автоматизации и применения вычислительной техники указанный
БП водится к непосредственному просмотру заявок, внесения их в базу,
оформления в электронном варианте, а также выдаче с помощью принтера
итоговой документации.
Экономия времени составит 183 минуты, что является более 50% от
ранее использовавшегося.
1.2.4.Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из самых основополагающих составных компонентов успешной
деятельности для предприятия любой сферы деятельности является развитие
систем информационной безопасности, а также защиты данных.
Острая надобность проведения мероприятий в рассматриваемой области
объясняется требованиями хранения в любой информационной системе (ИС)
личных данных клиентов, что являются конфиденциальной информацией.
Стоит отметить, что недобросовестные конкуренты могут выполнить
противоправные действия для завладения чужой информацией и в результате
использовать ее для разного рода злоупотреблений.
Иной важной стороной процесса обеспечения информационной
безопасности (ИБ) является защита от уничтожения данных (как намеренного, так
и случайного), что приведет к непосредственной потери информации важной как
в работе компании, так и для клиента.
При ведении традиционного бумажного учета ситуация с обеспечением ИБ
и защиты данных обстоит весьма посредственно.
Вся информация о клиентах и их технике, оплате за обучение может
хранится в виде бумажной документации в шкафах персонала, а отработанные
документы могут состоять в архиве. [7, c. 55]
Но, в таком случае, ничто не мешает злоумышленникам или посторонним
сотрудникам ознакомиться с этими документами, копировать их, а сторонним
злоумышленникам – выкрасть их.
29
Действующие должностные инструкции о надобности соблюдения порядка
сбережения документов скорее всего не остановят злоумышленника, который
поставил перед собой цели для овладения ими.
При реализации бумажного варианта ведения дел очень велика вероятность
частичной или полной потери документов, случайного или намеренного
уничтожения документов.
При применении компьютеризированного варианта работы итоговый
уровень ИБ повышается значительно.
Сама система для реализации приема заявок заставляет пользователя быть
намного ответственным в рассматриваемом вопросе.
Технически ИБ и защита данных осуществляется при применении системы
паролей к ресурсам автоматизированной ИС разного уровня:
– пароли входа в ОС;
– пароли для использования программ и ИС;
– пароли на изменение данных;
– пароли для удаления данных и другие.
Когда сотрудник вводит свой пароль для входа в ОС, он не только получает
доступ к ресурсам компьютера, а и к ресурсам всей компьютерной сети АО
«Фридом Финанс».
Это возможно также и тогда, когда пользователь входит на ПК как сетевой
или доменный пользователь.
В данном случае отнестись к разграничению привилегий пользователей в
сети надо еще более внимательно.
Настройка прав сетевого пользователя должна выполняться таким образом,
чтоб предоставить ему возможность беспрепятственно выполнять свою работу со
своими документами, при этом ограничивая доступ к документам, просмотр
которых ему запрещен.
В данном случае решается одновременно задание защиты данных от
разного рода несанкционированного доступа, а также от случайной порчи.
Основной прерогативой распределения привилегий пользователей
обладает системный администратор, который должен разграничить права всех
30
пользователей для доступа к документам и ИС как в вычислительной сети, так и
на локальных ПК.
Еще одним уровнем парольной защиты данных является пароль для
обеспечения доступа к БД SQL Server с которой работают сотрудники АО
«Фридом Финанс» при создании клиент-серверного варианта работы ИС
1С:Предприятие. [6, c.51]
В данном варианте защиты все данные, хранящиеся в БД защищены не
лишь системой разграничения уровня доступа пользователей ИС
1С:Предприятие, а и системой SQL Server, на порядок повышающего уровень
безопасности.
Кроме организации парольной безопасности информации не стоит не
обращать внимание и на физическую защиту данных.
При этом целесообразно разместить серверы компьютерной сети, ИС
1С:Предприятие, а также сервера БД SQL Server (при так называемом клиент-
серверном варианте функционирования ИС) в отдельной комнате в которой кроме
предоставления специальных условий, нужных для работы серверов
(вентилирование, температурный режим) создать также специальные условия, что
исключают проникновение сторонних лиц:
– биометрическая проверка;
– административные средства;
– технические методы.
Не смотря на внедрение в деятельность АО «Фридом Финанс»
автоматизированной системы, работа с традиционными документами все равно
может осуществляться.
К примеру, договора, что заключены с клиентами, имеют полную
юридическую силу только на бумажных носителях.
А непосредственная организация хранения такой документации,
исключающая к ним возможность доступа посторонних лиц, является
немаловажным фактором в обеспечении общей системной информационной
безопасности [18, c.43].
Также, кроме этого, целесообразно организовать архив, где хранились бы
такие примеры документов, как регламентация доступа к информации.
31
Возможность проникновения сторонних лиц можно исключить при
использовании физических методов (решетки на окнах, железная дверь).
1.3.Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1.Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим имеющиеся разработки информационных систем, которые
могут применяться в деятельность компании АО «Фридом Финанс».
Gincore – это cпециализированное ПО для автоматизации работы
компаний, что в себя включает ERP, CRM, WMS.
ПО предназначено для учета деятельности компаний, автоматизации
больших центров.
Также ПО в себя включает программу, что имеет полноценную
бухгалтерию, аналитику, интеграцию с Google Analytics и IP-телефонией.
Интерфейс программы показан на рисунке 12:
Рисунок 12. Интерфейс программы Gincore
32
Gincore – браузерная программа, что не требует установки ее на рабочий
ПК.
В результате работы пользователь сможет контролировать работу
компании, находясь, где угодно.
На сегодняшний день есть самые разнообразные программные продукты
для фирм, так как без них этот бизнес просто работать не сможет.
Автоматизированная программа «Автоматизированная система учета» (АСУ)
играет очень важную роль в работе эффективной организации процесса
предоставления услуг.
Рисунок 13. Интерфейс АСУ
АСУ для клиентов компаний способна выполнять регистрацию
практически любого количества заявок.
Кроме этого, в системе учета клиентов при этом создается специальная база
данных, поскольку программа сохраняет всю нужную информацию по каждому
из клиентов клиенту. Профессиональная программа АСУ обладает возможностью
поиска необходимых данных, которые хранятся в БД, а также она оснащена всем
нужным инструментарием для работы с любыми компаниями.
33
Программа для повышения автоматизации доступна и в ознакомительной
версии. Она наглядно демонстрирует пользователям все возможности системы
учета заявок клиентов.
Уникальность программного обеспечения состоит также в том, что
практически все функциональные блоки программ для компаний полностью
настраиваемые и могут меняться в соответствии с требованиями каждого
заказчика.
Программа «АСУ» способна проводить анализ деятельности по всем из
сотрудникам или комплексно. Автоматизацию программа может обеспечивать в
полном размере, а также на всех участках процесса управления и контроля
организацией.
DocsVision является универсальной платформой управления документами,
заявками, а также БП, разработанная на основании технологий .Net, а также веб-
сервисов и интегрированная с системой Microsoft (рисунок 14).
Стоит отметить, что DocsVision позволяет значительно автоматизировать
БП и документооборот практически любой компании, вне зависимости от отрасли
и размера.
Рисунок 14 – Внешний вид программы DocsVision
34
Система DocsVision спроектирована по модульному принципу, а также
состоит со следующих элементов:
– программная платформа;
– интегрированные программные приложения;
– средства разработки программных приложений на основании
системы DocsVision–Axapta.
В результате рассмотрения данного пункта был выполнен обзор основных
ИС, которые могут применяться в АО «Фридом Финанс» для автоматизации
приема заявок.
1.3.2.Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Реализация стратегии автоматизации приема заявок проходит в такие
этапы:
– ознакомление с деятельностью организации, изучение его
структуры;
– описание принципов документооборота;
– рассмотрение технической и программной архитектуры имеющейся
ИС;
– разработка проектируемой задачи, а также определение места ее в
совокупности задач по автоматизации;
– выполнение анализа существующих ИС, при применении которых
можно задачу автоматизации;
– выполнение анализа средств разработки, при использовании которых
будет реализоваться разработка ИС;
– разработка архитектуры информационной модели автоматизируемой
ИС;
– разработка структуры хранимых данных: журналов документов,
справочников, регистров;
– разработка конфигурации 1С:Предприятие 8;
– расчет технико-экономических показателей эффективности
разрабатываемого проекта.
35
Среди различных вариантов выбора стратегии автоматизации была
выбрана стратегия автоматизации по участкам.
То есть, для реализации полной автоматизации деятельности АО «Фридом
Финанс» в рамках одного проекта – практически невозможно.
Для реализации этого понадобится труд целой команды профессионалов на
протяжении длительного времени.
Кроме этого, предпочтительно внедрить ИС автоматизации сначала на
локальном ПК или подразделении отдела, в результате чего проанализировать
результаты эксплуатации, и в случае положительного результата – приступить
непосредственно к автоматизации следующих отделов.
Стоит отметить, что в рамках разрабатываемой системы целесообразно
процесс автоматизации начать с рабочего места.
С выполненного анализа деятельности АО «Фридом Финанс» выявляется
масса недостатков построения имеющейся системы выполнения приема заявок.
Кроме этого, прежде всего это коснётся того, что и все имеющиеся на
данный момент хранилища документов собой представляют бумажные архивы,
поиск данных в которых проводится только вручную, а это не совсем удобно и
затруднительно в некоторых случаях.
Анализ поставленной задачи со временем приведет к выводу, что решение
ее традиционными средствами бумажных документов в настоящее время
невозможно.
В результате, стратегия решения задачи является автоматизацией всех
процессов, что относятся к подзадаче приема заявок на предоставление
брокерских услуг.
В наше время есть огромное количество платформ, которые применяются
для автоматизирования информационных систем, что позволяют разрабатывать
разного рода прикладные решения.
Рассмотрим одну из самых популярных таких систем – платформу 1С:
Предприятие.
Основным отличием 1С: Предприятие от иных ERP-систем является
распределение используемых метаданных с представлением системы метода
36
управления данными с использованием специального языка обработки
хранящихся данных.
1С: Предприятие – это гибкой настраиваемая система, при использовании
которой можно разрешать широкий спектр задач в направлении автоматизации
деятельности разного рода предприятий (рисунок 15).
Рисунок 15. Интерфейс 1С:Предприятия
Специфические алгоритмы, которые присутствуют в конфигурации
описываются в системе с применением программной составляющей
Конфигуратор, что содержат тексты на специальном языке системы.
Система дает возможность решать очень обширный круг задач.
В основе этой системы лежит очень гибкая технологическая платформа,
которой возможности позволяют модифицировать и создавать самые
разнообразные программы.
Такой уровень универсальности достигается, в основном, благодаря тому,
что платформа 1С:Предприятие – не просто программа, что существует в виде
набора постоянных файлов, а множество программных инструментов работают
пользователи и разработчики.