67
Таблица 2.5
Краткие обозначения видов классификаторов
Наименование
объекта
Значность
кода
Система
кодирова
ния
Вид
классифи
катора
Пример кодируемого
множества
Код
Описание
Код
оборудования
6
П
Л
000001 -
999999
Код оборудования
Код модели
6
П
Л
000001 -
999999
Код модели
оборудования
Код детали
6
П
Л
000001 -
999999
Код детали
Код
подразделения
6
П
Л
000001-
999999
Код подразделения
Код сотрудника
6
П
Л
000001-
999999
Код сотрудника
Номер
документа
6
П
Л
000001-
999999
Номер документа
В таблице 2.6 представлен перечень и описание нормативно-справочной
информации, которая обрабатывается в информационной системе.
Таблица 2.6
Перечень нормативно-справочной информации
Название
Ответственный
за ведение
Средний
объём в
записях
Средняя
частота
актуализации
Описание
Деталь
Сотрудник ИТ
отдела
20
24 раза в год
Описание
комплектующих
Марка
Сотрудник ИТ
отдела
10
12 раз в год
Марка оборудования
Оборудование
Сотрудник ИТ
отдела
20
12 раз в год
Наименование
оборудования
Подразделение
Начальник ИТ
отдела
20
1 раз в год
Наименование
подразделения
Причина
поломки
Сотрудник ИТ
отдела
20
100 раз в год
Причина поломки
Тип
обращения
Сотрудник ИТ
отдела
5
12 раз в год
Описание типа
обращения
Сотрудник
Начальник ИТ
отдела
10
12 раза в год
ФИО сотрудника
Тип
оборудования
Сотрудник ИТ
отдела
5
1 раз в год
Тип оборудования
Должности
Начальник ИТ
отдела
10
1 раз в год
Наименование
должности
68
В процессе описания структуры записи файлов для описания типа полей
записи используются сокращенные обозначения, приведенные в таблице 2.7.
Таблица 2.7
Перечень обозначений типов полей записи базы данных
Наименование типа поля записи
Полное название
Краткое обозначение
Символьный тип
Character
A
Числовой тип
Numerical
N
Календарная дата
Date
D
Автосчетчик
AutoNumber
AN
Для оформления документов необходимы справочники, которые должны
содержаться в системе и пополняться по мере поступления информации. За
наполнение каждого справочника отвечает определенный специалист отдела ИТ.
Каждый справочник хранит условно-постоянную информацию, которая может
быть изменена в процессе работы.
Описание реквизитов справочной информации представлено в таблицах
2.8 – 2.14.
Таблица 2.8
Описание реквизитов справочника «Детали»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Код детали
AN
Детали
C(100)
Марка детали
C(100)
Цена
N(10)
Макет формы справочника «Деталь» представлен на рис. 2.2.
Рис. 2.2 Макет экранной формы справочника «Деталь»
69
Таблица 2.9
Описание реквизитов справочника «Марки»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Код марки
AN
Марка
C(40)
Макет формы справочника «Марка» представлен на рис. 2.3.
Рис. 2.3 Макет экранной формы справочника «Марка»
Таблица 2.10
Описание реквизитов справочника «Оборудование»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Код оборудования
AN
Марка оборудования
C(40)
Название
C(100)
Тип оборудования
C(50)
Макет формы справочника «Оборудование» представлен на рис. 2.4.
Рис. 2.4 Макет электронного документа «Оборудование»
Макет печатной формы отчета «Оборудование» представлен на рис. 2.5.
Рис. 2.5 Макет печатного отчета карточки оборудования
70
Таблица 2.11
Описание реквизитов справочника «Подразделения»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Код подразделения
AN
Наименование
C(100)
Адрес
C(100)
Макет формы справочника «Подразделение» представлен на рис. 2.6.
Рис. 2.6 Макет электронного документа «Подразделение»
Таблица 2.12
Описание реквизитов справочника «Причина поломки»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Код причины
AN
Причина
C(100)
Макет формы справочника «Причина поломки» представлен на рис. 2.7.
Рис. 2.7 Макет электронного документа «Причина поломки»
Таблица 2.13
Описание реквизитов справочника «Сотрудник»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Табельный номер
AN
ФИО
C(80)
Должность
C(50)
Подразделение
C(80)
Макет электронного документа «Сотрудник» представлен на рис. 2.8.
71
Рис. 2.8 Макет электронного документа «Сотрудник»
Таблица 2.14
Описание реквизитов справочника «Тип оборудования»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Код типа оборудования
AN
Наименование
C(50)
Макет электронного документа «Тип оборудования» представлен на рис.
2.9.
Рис. 2.9 Макет электронного документа «Тип оборудования»
Информация о должностях, причинах обращений размещена в качестве
постоянных, которые могут быть заменены администраторам системы.
Настройка перечисления для хранения постоянной информации
представлена на рис. 2.10 и 2.11.
Рис. 2.10 Настройка перечисления «Должности»
72
Рис. 2.11 Настройка перечисления «Причина обращения»
На основании входной информации производятся все расчеты и
формируются все результатные документы, которые представлены в
программном обеспечении учет ремонта и модернизации компьютерного
оборудования. Под входной информацией понимаются документы, на основании
которых производится ввод данных в систему и формирование записи о
произошедших изменениях в состоянии. Для учета ремонта и модернизации
компьютерного оборудования такими операциями могут быть заявка на
обслуживание, размещение оборудования, учет оборудования [4, 6].
В таблице 2.15 представлен список входной информации, источник
возникновения и описание.
Таблица 2.15
Перечень входной информации
На основании входной информации производятся все расчеты и
формируются все результатные документы, которые представлены в
информационной системе.
Название
Источник
Периодичность
решения
Описание
Учет деталей
Сотрудники ИТ
отдела
24 раза в год
Содержит данные о
деталях и комплектующих
Заявки на
обслуживание
Сотрудники ИТ
отдела
48 раз в год
Данные о заявках на
обслуживание
Размещение
оборудования
Начальник ИТ отдела
300 раз в год
Содержит информацию о
размещении оборудования
73
Представляются по мере поступления или с определенной
периодичностью, форма представления - бумажный носитель или электронный
документ. Описание реквизитов входной информации представлено в таблицах
2.16 – 2.17.
Таблица 2.16
Описание реквизитов документа «Заявка на обслуживание»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Номер заявки
AN
Дата заявки
D
Дата документа
D
Подразделение
N(6)
Сотрудник
C(50)
Тип обращения
C(50)
Оборудование
C(50)
Причина обращения
C(50)
Количество
N(6)
Макет экранной формы заявки на обслуживание представлены на рис.
2.12.
Рис. 2.12 Макет электронного документа «Заявка на обслуживание»
74
Таблица 2.17
Описание реквизитов документа «Размещение»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Номер
AN
Подразделение
N(6)
Дата
Дата размещения
N(6)
Оборудование
N(6)
Сотрудник
D
Рабочее место
C(50)
Макет экранной формы размещения оборудования представлен на рис.
2.13.
Рис. 2.13 Макет электронного документа «Размещение оборудования»
2.2.3. Характеристика результатной информации
Отчет по поломкам, ремонтам, заказам деталей – предоставляется в
печатном виде на бумажном носителе, а также в электронном виде на магнитном
носителе, за каждый отчетный период к определенной дате или по требованию
за истекший период.
Информация передается как в электронном виде, с правами доступа для
чтения сотрудникам не имеющим право редактирования, а так же в
напечатанном виде на бумаге.
75
Так же информация о прогнозном значении поломок и планировании
ремонта выполняется в виде отчета, электронной формы и графика.
Перечень пользователей результатной информации:
руководство ИТ отдела;
бухгалтерия;
сотрудники ИТ отдела.
Таблица 2.18
Перечень результатной информации
Описание результатных документов представлено в таблицах 2.19 – 2.18.
Название
Адресат
Частота
возникновения,
док/год
Описание
Замена
комплектующих
Начальник ИТ отдела,
сотрудник ИТ отдела
150 раз в год
Данные об
оборудовании, марке
оборудования,
сотруднике,
подразделении, деталях
Ремонт
оборудования
Начальник ИТ отдела,
сотрудник ИТ отдела
300 раз в год
Информация о
проведенных ремонтах,
сотруднике, деталях,
количестве
Закупка
оборудования
Начальник ИТ отдела,
бухгалтерия
48 раз в год
Данные об деталях,
количестве, сумме,
подразделениях, причине
Списание
оборудования
Начальник ИТ отдела,
бухгалтерия
12 раз в год
Данные о оборудовании,
рабочем месте
Отчёт по
ремонтам
Начальник ИТ отдела,
сотрудник ИТ отдела
12 раз в год
Информация о
проведенных ремонтах
Отчет по
модернизации
Начальник ИТ отдела,
сотрудник ИТ отдела
12 раз в год
Информация о
проведенных заменах
оборудования
Отчет по
закупке
Начальник ИТ отдела,
бухгалтер
12 раз в год
Информация по
закупкам оборудования
за период
Отчет по
списанию и
закупке
Начальник ИТ отдела,
бухгалтерия
48 раз в год
Информация по
списанию и закупке
оборудования
Отчет по
заявкам на
ремонт
Начальник ИТ отдела,
сотрудник ИТ отдела
300 раз в год
Отчет по заявкам на
ремонт, обслуживание,
настройку
76
Таблица 2.19
Описание реквизитов документа «Замена»
Наименование идентификатора
Тип данных/Размерность
Номер документа
AN
Дата
D
Дата замены
D
Оборудование
N(6)
Марка оборудования
C(50)
Сотрудник
C(50)
Подразделение
C(50)
Комплектующие
C(50)
Количество
N(6)
Статус
C(20)
Макет экранной формы замены комплектующих представлена на рис.
2.14.
Рис. 2.14 Макет электронного документа «Замена комплектующих»