27
одновременную работу большого числа пользователей с большими объёмами
данных.
Обработка данных осуществляется на компьютере пользователя. Это
влечёт повышенные требования к аппаратному обеспечению каждого
пользователя. Чем больше пользователей, тем больше денег придётся потратить
на оснащение их компьютеров.
Блокировка данных при редактировании одним пользователем делает
невозможной работу с этими данными других пользователей.
Безопасность. Для обеспечения возможности работы с такой системой
необходимо дать каждому пользователю полный доступ к целому файлу, в
котором его может интересовать только одно поле.
В качестве коммутатора уровня доступа в ООО «Джет» г. Гродно
используется устройство Cisco Catalyst WS-C3550-24PWR-SMI, которые имеют
24 порта Ethernet 10/100 Мбит/сек с поддержкой Inline Power для питания IP
телефонов.
Для обеспечения работы сервера в ООО «Джет» г. Гродно используется
источник бесперебойного питания (ИБП) APC Smart-UPS 1500VA USB & Serial
RM 2U 230V. Время его работы при полной нагрузке 9 мин, при половинной
нагрузке 31 мин, количество выходных разъемов питания – 4 (из них с питанием
от батарей – 4), время зарядки – 3 часа.
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Автоматизация бизнес процессов ООО «Джет» г. Гродно является
необходимым и обязательным условием его хорошей работы. Тяжело
представить на данный момент организацию, на котором, осуществляется
вручную, например, бухгалтерский учет. Но бухгалтерский учет – это не
единичный пример приложения автоматизации в ООО «Джет» г. Гродно.
28
Имеющиеся информационные технологии дают возможность
автоматизировать деятельности на практике всех уровней ООО «Джет» г.
Гродно. Отталкиваясь от этого делается ясно, что автоматизация работы
делается ключевой задачей, которую нужно решить руководству ООО «Джет» г.
Гродно для того, чтобы организация работала максимально успешно.
Работы отдела по приемке заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО
«Джет» г. Гродно производятся в обычном не автоматизированном режиме.
В ООО «Джет» г. Гродно существующий способ приема заявок и способ
учета связаны со значительными трудоемкостями, разрозненностью данных, что
с достаточно большой вероятностью ведет к их потере или к неверной
интерпретации информации. На данный момент нельзя получить информацию
об общем количестве заявок, проделать анализ главных причин появления
проблематичных вопросов у потенциальных клиентов и проанализировать
причины обращения. Кроме этого, в отчетный период в ООО «Джет» г. Гродно
необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ
работы за определенный период, что очень затруднительно.
Заказы, поступающие в отдел по приемке заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно (отдел технического обслуживания),
выполняются специалистами отдела, в работу по диагностике и ремонту
компьютеров и оргтехники входят:
установка и настройка ОС;
устранение ошибок работы ОС, оптимизация работы ОС под
конкретную конфигурацию ПК;
установка новых устройств и драйверов к ним;
восстановление данных с HDD, USB-Flash вследствие логических
сбоев;
восстановление «упавших» ОС;
работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир- диагностика неполадок
и ремонт;
подбор комплектующих для компьютера со склада для его
модернизации.
29
На предприятии ООО «Джет» г. Гродно нет собственной системы по
учету заявок на ремонт и диагностику оборудования, поэтому принято решение
о необходимости автоматизации данного процесса. Автоматизированная
информационная система позволит сэкономить время на поиски документов по
ремонту оборудования, диагностике, позволит выводить отчеты по проделанной
работе, а так же отчеты для решения дальнейшего решения о продолжении
использования оборудования или его утилизации.
Для автоматизации процесса необходимо структурировать информацию и
определить типы вводимых данных по приемке заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно.
Среди задач по автоматизации приемки заявок на ремонт и модернизацию
ПК в ООО «Джет» г. Гродно можно выделить такие как:
Автоматизация поиска заказов определенного клиента.
Контроль времени выполнения заказа клиента.
Автоматизированный подбор комплектующих для компьютера со
склада.
Автоматизация поиска наличия комплектующих для компьютера на
складе.
Практическим результатом является информационная система, которая
повысит эффективность, скорость обработки, структурирует и облегчит процесс
учета заявок в отдел по приемке заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО
«Джет» г. Гродно.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и
ее описание
Из всего комплекса задач по автоматизации работы ООО «Джет» г.
Гродно мною будет исследоваться работа отдел по приемке заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно (отдел технического обслуживания).
Регистрацию заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет» г.
Гродно в отделе технического обслуживания осуществляют в бумажной форме
на бланках заявок.
30
Причиной выбора для исследования именно этой задачи стало мое
непосредственное участие в процессе оказания технической поддержки
пользователям в ходе преддипломной практики и приёма самих заявок на
ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно в отделе технического
обслуживания.
В ходе преддипломной практики в ООО «Джет» г. Гродно в отделе
технического обслуживания, ООО «Джет» г. Гродно в отделе технического
обслуживания, столкнулся со следующими проблемами:
«Неидеальность» схемы принятия, обработки и передачи заявки на
ремонт и модернизацию ПК, а также схемы согласования результатов ее
исполнения, выраженная в тесной привязанности к работе «через менеджера по
продажам и главного инженера», что увеличивает срок обработки заявок и
количество потенциальных «человеческих ошибок»;
Отсутствие прямого контроля работы менеджера по продажам и
главного инженера по работе с клиентами и партнерами со стороны директора
ООО «Джет» г. Гродно. Снижение скорости обработки заявок на ремонт и
модернизацию ПК от постоянных клиентов и партнеров на фоне общего роста
запросов;
Рост ошибок «человеческого фактора» (ошибки менеджера по
продажам и главного инженера) при обработках заявок на ремонт и
модернизацию ПК от постоянных клиентов и партнеров на фоне повышения
загруженности и увеличения объемов работ;
Увеличение штрафных выплат вследствие задержки и/или
некачественного исполнения заявки на ремонт и модернизацию ПК;
Сложность мониторинга и оценки эффективности исполнения заявок
на ремонт и модернизацию ПК специалистами «от А до Я» (в разрезе каждого
этапа выполнения);
Сложность в выявлении ответственных лиц, виновников
«торможения» исполнения заявок на ремонт и модернизацию ПК.
Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую
работу ООО «Джет» г. Гродно, выявляются во время проведения внутреннего
контроля и анализа бизнес-процессов, берут свое начало при регистрации,
31
обработке и мониторинге заявок на ремонт и модернизацию ПК от клиентов и
партнеров.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Главным документом в рассматриваемой задаче является заявка клиента
на ремонт или модернизацию ПК. Схема документооборота данной заявки на
ремонт или модернизацию ПК отражена на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 Схема документооборота заявки на ремонт и модернизацию
ПК в ООО «Джет» г. Гродно
Данный способ приема заявок на ремонт и модернизацию ПК, а также
способ их учета связан со значительной трудоемкостью, разрозненностью
сведений, что с огромной вероятностью ведет к их потере или неверной
интерпретации в отделе технического обслуживания ООО «Джет» г. Гродно.
32
На данный день очень трудно получить сведения об общем объеме заявок
на ремонт или модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно, провести анализ
главных причин возникновения проблемных вопросов у клиентов и
проанализировать причины обращения.
Кроме этого, в отчетный период нужно составление аналитических
отчетов, включающих в себя анализ работы по выполнению заявок на ремонт и
модернизацию ПК за определенный период, что очень затруднительно в ООО
«Джет» г. Гродно.
Временные характеристики данных процессов даются в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Характеристики описанных процессов по заявкам на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно
Действие
Среднее
количество за
рабочий день
Время, необходимое для
выполнении одного
действия, минут
Общее
время,
минут
Регистрация заявки на
ремонт и модернизацию
ПК
20
15
300
Поиск нужной
информации
10
25
250
Анализ информации
за период
1,5
30
45
Итого, минут
545
Таким образом, ежедневно, в среднем, 545 минут или 9 часов 5 минут,
сотрудники ООО «Джет» г. Гродно заняты занесением нужных сведений в книги
учета, а также, при нужном анализе и поиском необходимых сведений по
заявкам на ремонт и модернизацию ПК. Принимая во внимание, что время
рабочего дня соответствует 8 часов, подходим к выводу, что на выполнение
других обязанностей (то есть непосредственную работу по решению проблем
клиента и подборке необходимых мероприятии) остается мало рабочего времени
в отделе технического обслуживания, что очень неэффективно.
Для данного способа также отмечаются такие недостатки:
небольшая скорость и точность выполнения расчетов;
33
неэффективное использование трудового периода;
довольно слабый контроль работы персонала;
бюрократия – возрастающий «поток» бумажной текущей работы;
быстрое уставание сотрудников – сильное усиление негативного
воздействия человеческого фактора.
Вследствие проводимой автоматизации думается всегда иметь точные
сведения о всем количестве заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО
«Джет» г. Гродно, их видах, сократить много времени на подготовку различных
отчетов и передачу необходимых документов за счет их электронной формы.
Несомненно, что для автоматизации заявок на ремонт и модернизацию ПК
в ООО «Джет» г. Гродно нужно использовать такие средства, как персональные
компьютеры, принтеры, а кроме того специальное программное обеспечение и,
по возможности, локальную вычислительную сеть.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «Джет» г. Гродно важнейшие процессы бухгалтерского учёта и
управление складом комплектующих к компьютерам автоматизируются
соответствующим классом систем, защищенность которых достигается целым
комплексом технических и организационных мер.
В их составе антивирусная система Kaspersky Internet Security, защита
межсетевого экранирования и электромагнитного излучения. Системы хорошо
защищают информацию организации разного вида электронных носителях,
передаваемые по каналам связи данные, разграничивают доступ к разного
профиля документам, создают также запасные копии и восстанавливают
конфиденциальную информацию фирмы после ее повреждений.
Полное обеспечение безопасности информации в ООО «Джет» г. Гродно
стандартизировано и находится под полноценным контролем круглогодично, в
реальном времени в круглосуточном режиме. Притом система учитывает весь
жизненный цикл информации организации, начиная с момента ее появления и до
полного уничтожения информации или потери значимости для ООО «Джет» г.
34
Гродно. В ООО «Джет» г. Гродно информационная безопасность учитывает
различные объекты угроз, их разные источники, цели злоумышленников,
различные способы захвата информацией, а также варианты и средства защиты
информации. Она дает цельную полноту сохранности информационной среды
организации, поддерживает работу рабочих комплексов, совершенствует его в
интересах работников фирмы.
Разрабатываемая нами база данных «Прием заявок на ремонт и
модернизацию ПК» будет также защищена, как и другие базы данных ООО
«Джет» г. Гродно.
Так, в ООО «Джет» г. Гродно защита баз данных условно можно поделить
на две основные группы: основные и дополнительные.
К основным средствам защиты в ООО «Джет» г. Гродно относится:
защита паролем данных;
шифрование данных фирмы и программ;
разграничение прав доступа сотрудников ООО «Джет» г. Гродно к
информации объектов базы данных;
защита полей, а также записей таблиц БД.
Защита паролем – это собой простейшей, но довольно эффективной
защиты информации БД в ООО «Джет» г. Гродно от нежелательного доступа
чужих пользователей. Пароли обычно в ООО «Джет» г. Гродно устанавливаются
пользователями или администраторами БД. Учет и хранение паролей
осуществляется самой СУБД. Пароли обычно хранятся в заданных системных
файлах СУБД в зашифрованном виде. После данного ввода пароля,
пользователю СУБД в ООО «Джет» г. Гродно предоставляются все
необходимые возможности по работе с БД.
Парольная защита в ООО «Джет» г. Гродно является довольно слабым
средством, в особенности, если пароль не шифруется. Главный ее недостаток
заключается в том, что все пользователи компании, использующие идентичный
пароль, с точки зрения вычислительной системы неразличимы. Неудобство
данной парольной защиты для пользователя заключается в том, что пароль
нужно запоминать или записать. При плохом отношении к записям нужного
пароля может стать доступом к данным для чужих.
35
Наиболее мощным средством защиты информационных данных от
случайного просмотра является их шифрование. Шифрование – это
преобразование всего читаемого текста в нечитаемый текст, при помощи
определенного алгоритма, применяется в основном для защиты уязвимых
данных.
В целях контроля использования главных ресурсов СУБД в ООО «Джет»
г. Гродно имеются средства установки прав доступа к различным объектам БД.
Права доступа задают возможные действия над имеющимися объектами.
Владелец объекта (пользователь, создавший объект), а также администратор
заданной БД имеют все права на нее. Другие пользователи к разным объектам
могут иметь разные уровни доступа. Разрешение на доступ к определенным
объектам базы данных сохраняется в файле рабочей группы.
Файл рабочей группы имеет данные о пользователях группы и считывается во
время запуска. Файл имеет следующую информацию: имена учетных записей
пользователей организации, пароли пользователей, имена групп, в которые входят данные
пользователи.
В ООО «Джет» г. Гродно по отношению к таблицам могут
предусматриваться следующие выделенные права доступа:
просмотр (чтение) данных БД;
изменение (редактирование) данных БД;
добавление новых записей в БД;
добавление и удаление данных в БД;
изменение структуры таблицы в БД.
В ООО «Джет» г. Гродно к данным, имеющимся в таблице, применяются
также меры защиты по отношению к отдельным полям и отдельным записям.
Защита данных в полях таблиц предусматривает следующие уровни прав
доступа:
полный запрет доступа;
только чтение;
разрешение всех операций (просмотр, ввод новых значений, удаление
и изменение).
По отношению к формам предусмотрено также две основные операции:
36
вызов для работы и дальнейшего проектирование (режим
«Конструктора»). Запрет вызова «Конструктора» нужно делать для экранных
форм готовых приложений, чтобы в дальнейшем пользователь случайно не смог
изменить приложение;
защита отдельных элементов БД. Например, некоторые поля заданной
таблицы вообще могут отсутствовать или быть скрытыми от пользователя, а
некоторые поля – доступны только для просмотра.
Отчеты во многом очень похожи на экранные формы. На отчеты, так же
как и на формы, могут быть наложены запреты на вызов средств их разработки.
В ООО «Джет» г. Гродно к дополнительным средствам защиты БД можно
также отнести такие, которые никак нельзя прямо отнести к средствам защиты,
но которые непосредственно влияют на безопасность данных. Их составляют
следующие средства:
встроенные средства контроля значений данных БД в соответствии с
типами;
повышения достоверности вводимых данных в БД;
обеспечения целостности связей таблиц в БД;
организации совместного использования объектов БД в сети компании.
Итак, разрабатываемая нами база данных «Прием заявок на ремонт и
модернизацию ПК» будет защищена, как и другие базы данных ООО «Джет» г.
Гродно.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации приема заявок на ремонт и модернизацию ПК ООО Джет г.
Гродно
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Анализ имеющихся разработок для автоматизации заявок на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно показал, что их нет в данной
организации, все работы по данным заявкам выполняются сотрудниками
вручную на бумаге.