37
В большом количестве бумажных заявок на ремонт и модернизацию ПК в
ООО «Джет» г. Гродно довольно тяжело разобраться, что приводит часто к
сбоям по их выполнению.
Много тратится времени на «бумажную работу» по данным заявкам в
ООО «Джет» г. Гродно.
При телефонном звонке клиента в ООО «Джет» г. Гродно необходимо
достаточно много времени для ответа ему по поводу выполнения его заявки на
ремонт и модернизацию ПК.
Сотруднику ООО «Джет» г. Гродно приходится вручную просматривать
все выполненные заявки, чтобы найти информацию по определенному клиенту.
Такой подход довольно сильно снижает контроль времени выполнения
заказа клиента по ремонту и модернизации ПК.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Имеется определенное количество стратегий автоматизации выбранного
нами комплекса задач по заявкам на ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет»
г. Гродно:
1. Хаотичная – автоматизация объекта по мере необходимости
программного продукта и готовности к ее проведению.
2. По отделам – данный процесс автоматизации отдельных отделов или
отдела производится по автоматизации заявок на ремонт и модернизацию ПК.
3. По направлениям – автоматизация направлений деятельности в ООО
«Джет» г. Гродно, таких как производство, сбыт, управление финансами фирмы.
4. Полная – автоматизация всего производства в целом.
При автоматизации выбранного комплекса задач, выбор полной
автоматизации может привести к отказу от существующей ИС в организации с
последующей её заменой, что потом приводит в большие временные и денежные
затраты на дополнительное переобучение персонала ООО «Джет» г. Гродно, что
не представляется возможным.
Таким образом, рациональней автоматизацию по отделам. В нашем случае
конкретно по отделу технического обслуживания в ООО «Джет» г. Гродно.
38
Автоматизация по отделам предусматривает автоматизацию отдельных
подразделений ООО «Джет» г. Гродно. В данном комплексе задач необходима
именно данная стратегия, т.к. предполагаем автоматизировать лишь один отдел
технического обслуживания в ООО «Джет» г. Гродно.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Имеются определенное количество способов приобретения ИС по заявкам
на ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно:
1. Заказ делать данной разработки системы у сторонних разработчиков.
2. Осуществлять разработку собственной системы в ООО «Джет» г.
Гродно.
3. Осуществлять покупка готового решения по заявкам на ремонт и
модернизацию ПК для ООО «Джет» г. Гродно.
4. Аутсорсинг.
Сделать заказ программной разработки по автоматизации процесса
обработки заявок на ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно у
внешних разработчиков займет довольно много времени за счет долгих
согласований требований к новой БД, а так же приведет в дальнейшем к
большим денежным затратам в ООО «Джет» г. Гродно.
Покупка готового решения по заявкам на ремонт и модернизацию ПК в
ООО «Джет» г. Гродно предполагает наличие на рынке систем автоматизации,
решающих выбранный комплекс задач в данной организации. В связи со
сильной спецификой решаемой задачи на рынке готовых решений в «чистом»
виде нет, чтобы удовлетворить полностью требования ООО «Джет» г. Гродно
Аутсорсинг так же не представляется возможным для реализации нашего
проекта по причине того, что у ООО «Джет» г. Гродно много постоянных
клиентов и поэтому не желательно доверить их данные посторонним компаниям,
что может привести к в итоге к их потере, клиентов могут заполучить
конкуренты данной организации. Поэтому, с учетом собственных
информационных ресурсов в ООО «Джет» г. Гродно наименее затратным по
39
временным и денежным ресурсам будет выбор собственной разработки БД по
заявкам на ремонт и модернизацию ПК в данной организации.
40
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1. Обоснование проектных решений
2.1.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение (ИО) включает в себя следующие
составляющие:
систему классификации и кодирования;
систему унифицированной документации, используемой в ИО;
информационную базу.
Классификатор – это систематизированных набор наименований
группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений. Классификаторы
служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и
кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной
обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении
различных задач. В зависимости от применения они делятся на три группы:
общегосударственные классификаторы,
отраслевые (ведомственные) классификаторы, используемые в
пределах определенной отрасли (ведомства);
локальные классификаторы, применяемые в пределах фирмы или
группы фирм [19, c. 174].
В данной работе будет применяться только локальный классификатор, так
как никаких иных классификаторов в разрабатываемой нами системе не
применяется. Классифицировать будем заявки на ремонт и модернизацию ПК в
ООО «Джет» г. Гродно, а также клиентов, которые подали данные заявки.
Большую часть внемашинного ИО составляет документация ООО «Джет»
г. Гродно. В условиях автоматизации заявок на ремонт и модернизацию ПК в
ООО «Джет» г. Гродно важный акцент делается на унификации документации
данной фирмы, устанавливающей единые требования к содержанию и
построению документов организации. Унифицированные формы документов
41
вырабатываются как для всех организаций (например, формы бухгалтерской
отчетности), так и для отдельной организаций (например, формы
управленческой отчетности). Унификация заключается в подробном отборе и
довольно четком задании необходимой номенклатуры документов. При этом
определяют также сферы назначения и использования документов организации и
выделяются специфические особенности, которые характерны только для
определенных видов документов. Документы могут быть унифицированными, а
также локальными в ООО «Джет» г. Гродно.
В данном проекте использованы локальные документы ООО «Джет» г.
Гродно: «Заявка на ремонт ПК», «Заявка на модернизацию ПК», «Заявка на
устранение неполадок». Информационные файлы формируются на основе
исходной информации ООО «Джет» г. Гродно, содержащейся в вышеуказанных
первичных документах – основных носителях первичной экономической
информации в системах машинной обработки данных. К ним предъявляется ряд
требований в ООО «Джет» г. Гродно:
достаточная полнота информации для решения задачи по заявкам на
ремонт и модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно;
исключение избыточности информации по заявкам на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно;
достоверность и своевременность информации по заявкам на ремонт и
модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно;
согласованность форм первичных документов с макетами размещения
информации на машинном носителе по заявкам на ремонт и модернизацию ПК в
ООО «Джет» г. Гродно;
логичность построения документа.
Имеются несколько способов организации информационной базы (ИБ):
файловая организация ИБ; интегрированная ИБ, смешанная организация ИБ.
Файловая организация ИБ – это локальное размещение базы на
компьютере организации, доступ к которому других пользователей
осуществляется стандартными методами ОС для обмена данными по локальной
компьютерной сети, что значительно уменьшает скорость обработки данных в
локальной базе компании. Смешанная организация ИБ – это распределённая база
42
данных, которая хранится на нескольких серверах компании и реплицирующая
изменения в каждой из них по расписанию, эта структура ИБ применяется в
системах класса ERP для работы в одной ИБ территориально удалённым офисам
одновременно.
Интегрированный способ организации ИБ – это совокупность связанных
между собой и хранящихся совместно данных при такой минимальной
избыточности, которая разрешает их применение оптимальным образом для
разных приложений и при этом дает независимость данных от программы, а для
актуализации данных применяется общий способ управления.
В данном проекте нам видится, что наиболее целесообразной
организацией ИБ – это интегрированная организация ИБ, ибо размер базы в
ООО «Джет» г. Гродно будет увеличиваться каждый рабочий день на 20-50
записей в перспективе. И оптимальным выбором будет использование СУБД MS
Access вместо файлового хранения базы данных.
Имеется 3-ри модели логической структуры базы данных (по способу
установления связей между данными в них): иерархическая, сетевая и
реляционная.
В иерархической модели каждой информационной единице (сегменту),
кроме корневого, поставлен в соотношение один исходный сегмент и между
исходным и порожденным сегментом может устанавливаться только 1-на связь.
В иерархических моделях экземпляру изначального сегмента соответствует в
общем случае какое-то число в дальнейшем экземпляров порожденного
сегмента. Данные структуры хороши для отображения отношений типа «один ко
многим» в предметной области. Просмотр иерархической структуры возможен
только с корневой вершины. Пропуск сегмента в иерархическом пути при
доступе к заданному сегменту не дается. Главные недостатки иерархической
структуры: затруднения в отображении отношений типа «многие ко многим»;
значительная длительность доступа к сегментам, которые находятся на нижних
уровнях иерархии; ориентированность на определенный тип запроса в базе
данных.
Сетевые модели графически отображаются всегда в виде графа. Вершинам
графа соответствуют составные единицы информации (записи). Экземпляры
43
записей образуют файлы. Структура записи может быть иерархической или
линейной в зависимости от системы.
Между парой типов записей возможно объявлено несколько связей, имена
и направления связей должны быть точно заданы. Недостатками являются:
сложность, а также неудобный навигационный доступ.
Реляционная база данных – это множество отношений между таблицами
данных. Реляционная модель основывается на логике в математике и является
элементарной и наиболее обычной формой отображения данных в таблицах.
Строка таблицы равнозначна записи файла базы данных, а колонка – полю
записи. Доступ к элементу данных происходит непосредственно через связи
требуемой строки (записи) с требуемой колонкой (полем). Достоинством
реляционной модели – это довольно сравнительно простой инструментарий
средств ее поддержки, недостаток ее – жесткость структуры данных (например,
невозможность задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость
скорости ее работы от размера базы данных [20, c. 254].
Достоинством применения реляционных базы данных состоит в
следующем:
Простота – в реляционной модели данных имеется только 1-на
информационная конструкция, которая образует табличное представление
данных, привычное для пользователей;
Теоретическое обоснование – это имение теоретически обоснованных
методов нормализации отношений дает получить базы данных с заранее
необходимыми свойствами (в основе, с гарантированной минимальной
избыточностью представления данных);
Независимость данных – это когда нужно поменять структуру
реляционной базы данных, то это ведет к малейшим изменениям в программном
продукте.
Моделью логической структуры базы данных «Прием заявок на ремонт и
модернизацию ПК» в ООО «Джет» г. Гродно была взята именно реляционная,
так как она дает возможность довольно оперативно создать связи между
таблицами для необходимого построения запросов к базе данных и также
довольно легко удалить эти связи и вновь создать новые для создания другого
44
запроса. Кроме этого архитектура построения связи более проста и время
выполнения запроса в реляционной модели довольно выше, чем при
использовании сетевой или иерархической структуры.
Исходящие данные для решения обозначенной задачи по ремонту и
модернизации ПК в ООО «Джет» г. Гродно получают из таких документов, как:
заявка на ремонт ПК в ООО «Джет» г. Гродно;
заявка на модернизацию ПК в ООО «Джет» г. Гродно;
заявка на устранение неполадок ПК в ООО «Джет» г. Гродно.
Для решения данной поставленной задачи задействованы такие
классификаторы объектов, как:
код покупателя,
комплектующие для модернизации ПК в ООО «Джет» г. Гродно:
материнская плата; жесткий диск; видеоадаптер; модули памяти и др.
2.1.2. Обоснование проектных решений по программному
обеспечению
Программное обеспечение (ПО) – комплекс программ системы обработки
данных и программных документов ООО «Джет» г. Гродно, необходимых для
эксплуатации этих программ. ПО необходимо для придания вычислительной
системе необходимых свойств, связанных с увеличением производительности,
увеличением достоверности получаемых результатов, повышением надежности
функционирования системы, улучшения работы пользователя [21, c. 193].
Критериями выбора ПО, установленного на ПК пользователей является
наибольшее уменьшение времени процесса описания заявки/неисправности
пользователей и направления заявки используя личную почту ООО «Джет» г.
Гродно.
Критериями отбора архитектуры реализации проектируемого
программного нами комплекса являются:
совместимость с имеющейся инфраструктурой сервера ООО «Джет» г.
Гродно;
45
вероятность формирования дополнительных копий данных и просмотр
статистки согласно подвергнутым обработке заявкам.
При нашем отборе ОС под разрешение нашей задачи был произведен
выбор в пользу MS Windows Server 2008, потому, что этот вид серверных ОС не
очень сильно требователен в отношении различного рода ресурсам, а также уже
они применяются в инфраструктуре ООО «Джет» г. Гродно;
Что касается серверной части, то нужно также подобрать систему
управления базами данных (СУБД).
В ООО «Джет» г. Гродно используется Microsoft Office 2016
По этой причине принято решение применять Microsoft Office Access –
приложение с целью управления базами данных, а также и язык
программирования Visual Basic for Office.
Система Access считается комплектом инструментов окончательного
пользователя для автоматизации управления базами данных компании. В ее
структуре имеются конструкторы таблиц, а также форм и запросов с отчетами.
Данную систему можно использовать и как среду для разработки необходимых
приложений. Применяя макросы, а также модули для автоматизации решения
поставленных задач, можно изготавливать направленные на конечного
пользователя различные приложения, такими же востребованными, как и
приложения, которые написаны непосредственно на популярных визуальных
языках программирования. Также они станут содержать кнопки, меню и конечно
диалоговые окна. Программируя на языке VBA, также возможно разрабатывать
такие мощные программные продукты, как сама система управления базами
данных MS Access.
Система управления базами данных MS Access дает возможность
создавать приложения без использования программирования с применением
макрокоманд MS Access. Пользователи электронными таблицами и базами
данных довольно хорошо знают многие ключевые понятия, которые
используются в MS Access.
Создаваемые таблицы в MS Access имеют средства для проверки допуска
данных, которые предотвращают неправильный ввод вне зависимости от того,
как он производится, а любое поле таблицы имеет также свой формат и
46
стандартные описания, что довольно сильно делает облегчение по вводу данных
в процессе работы с базой данных.
MS Access дает возможность поддержать все нужные типы полей, это:
счетчик, денежный, дата/время, текстовый, числовой, MEMO, логический,
гиперссылка, а также поля объектов OLE. Если в результате специальной
обработки в полях не находится никаких значений, тогда система делает
полнейшую поддержку имеющихся пустых значений [8, c. 411].
Подчеркнем, то, что в MS Access в абсолютной мере осуществлено
руководство реляционными базами данных. Система MS Access осуществляет
поддержание первичные и внешние ключи и тем самым добивается целостности
данных непосредственно на уровне ядра (что не дает возможности происходить
несовместимым операциям по обновлению или удалению данных).
Рассматриваемая система база данных в MS Access не что иное как
множество инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления
всевозможной цифровой информацией. К данным средствам можно отнести
таблицы, а также формы, отчеты и запросы.
На малых фирмах довольно простые, но, тем не менее, мощные средства
MS Access возможно применять для управления необходимыми для работы
электронными данными организации.
К направлениям внедрения Microsoft Access можно отнести следующее:
в малом бизнесе (например, бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение
информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах);
в работе по контракту (например, разработка внутриотраслевых
приложений, разработка межотраслевых приложений);
в крупных корпорациях (например, приложения для рабочих групп
пользователей фирмы, системы обработки различной информации);
в качестве персональной СУБД (это может быть справочник по
адресам, автоматизация инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги
книг на разную тематику, компакт дисков, видеофильмов на разную тематику и
т. п.).
Основным преимуществом MS Access при применении в крупной фирмах
заключается в том, что он имеет способность делать связь с базами данных