28
Рисунок 8 Диаграмма потоков данных на уровне подсистем
Заказ на выполнение работ
Заказ постав щику
Заказ (приложение к договору)
Счет
Заказ на закупку материалов
Заказ на
выполнение
работ
И нформация о наличии материалов на складе
Ж урнал
заказов
Ж урнал
заказов
постав щику
Прайс-лист
От чет о выполненных
работах
И нформация о наличии
материалов на складе
От чет о выполненных работах и затраченных мат ериалах
От чет об
израсходованных
расходных
материалах
Приемо-сдаточный акт
Заказ на перемещение
материальных ценностей
Заказ
постав щику на
закупку
материалов
Догов ор
Счет -фактура
30р.
Работники
10р.
Менеджер
20р.
Служба
материально-
технического
снабж ения
40р.
Бухгалтерия
29
менеджеры отдела;
бухгалтерия;
отдел материально-технического снабжения (МТС);
работники.
Взаимодействия участников бизнес-процесса и их функции
отображены в таблице 3.
Таблица 3
Информационные связи компонентов системы
Участники
бизнес-
процесса
Функции
Куда
передаетс
я
Что передается
Отдел МТС
Учет наличия
материальных
ценностей на
складе
Поставщики
Заказ поставщику
Бухгалтерия
Информация о наличии
материальных ценностей
на складе
Работники
Выполнение работ
Менеджеры
отдела
заказов
Отчет о выполненных
работах и затраченных
материалах
Менеджеры
отдела
заказов
Оформление
документов для
клиента,
подготовка и
контроль
выполнения заказа
Клиент
Договор, Заказ
(приложение к договору),
приемо-сдаточный акт;
счет, счет-фактура.
Отдел МТС
Заказ на закупку
расходных материалов;
заказ на перемещение
материальных ценностей.
Бухгалтерия
Журнал заказов
поставщику, журнал
заказов, журнал прочих
счетов
Клиенты
Заказ работ
Менеджеры
отдела
заказов
В рамках данного проекта планируется автоматизация работы отдела
техобслуживания компании. Процесс приема и выполнения заказа можно
вкратце описать по следующим шагам:
определение, является ли клиент постоянным заказчиком компании
(постоянные заказчики получают скидки);
- предварительное определение сущности заказа (заказов). В
зависимости от потребности клиента менеджер обращается к работникам;
определение исполнителя заказа. Менеджер при этом руководствуется
30
журналом заказов. Он обращается к тому работнику, который выполняет
основную часть работ на объекте. Однако в случае фактической занятости
этого работника, менеджер переадресует заказ другому работнику;
анализ работником необходимых работ, предварительная оценка
продолжительности работ и их стоимости, а также наличия необходимых
материалов на складе. Менеджер участвует в проверке наличия на складе
необходимых материалов;
оформление договора и заказа по заданной форме, фиксация
получения предоплаты, заполнение журнала заказов клиентов и журнала
заказов поставщику;
сдача заказа, оформление менеджером приемо-сдаточного акта, счета
и счета-фактуры.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Информационный процесс, направленный на получение научно-
технической, контрольной, плановой, аналитической и учетной информации,
в ИС базируется и унифицирован на электронно-вычислительной технике.
Увеличение эффективности применения ИС выполняется путем сквозного
построения и совместимости ИС, что дает возможность ликвидировать
дублирование и обеспечить многократное применение информации,
выполнить установку определенных интеграционных связей, а также
ограничить количество показателей, и уменьшить объем потоков
информации, и повысить степень применения информации [1].
Очень важную роль выполняют способы регистрации информации,
обработки, передачи и накопления, систематизированная сохранность
информации и вывод ее в нужной форме, производство новой числовой и
другой информации [1].
Для выявления определения эффективности внутрифирменной системы
управления на большинстве предприятий в отчетности и учете стал
31
применятся показатель отношение получаемой прибыли к затратам на
технические средства и обеспечение работоспособности внутрифирменной
ИС [17].
Основой принципов и целей внутрифирменных ИС являются [17]:
выявление требований к характеру информации и к ее содержанию, в
зависимости от направленности;
выработка системы хранения, применения и предоставления
информации в децентрализованном и централизованном управлении;
определение надобностей в технических средствах (а также, в
компьютерной технике) в компании в целом;
разработка ПО, формирование и применение БД;
автоматизированная обработка текущей и вводимой информации и
выдача информации по бухучету и отделов технического обеспечения;
автоматизация административно-управленческого труда на основе
применения компьютерной техники.
Важными задачами внутрифирменной системы управления являются
[17]:
координация деятельности по обработке и сбору информации
финансовых отчетов на высоком уровне управления и в производственных
отделах в целях увеличения своевременности и качества поступления
финансовых данных по компании в целом;
выявление основных направлений системы сбора, хранения и
обработки первичной информации;
выявление основных направлений развития технологий обработки
данных.
Развитие систем телекоммуникаций, а также технологий локальных
вычислительных сетей, дало возможность соединить все технические
средства обработки бухгалтерской информации в одну внутрифирменную
информационную сеть [17].
32
Все вышесказанное говорит о необходимости использования
информационных систем для автоматизации работы персонала организаций.
Поскольку разработка комплексной системы автоматизации работы всех
подразделений организации, является сложной и дорогостоящей, и
нуждающейся в привлечении особых ресурсов, в том числе – коллектива
исполнителей, предлагается в первом этапе ограничиться проектом, который
решает ряд личных задач.
В данный момент в компании, ПО, которое автоматизирует основные
процессы учета, отсутствует, поэтому весь учет ведётся в
специализированном электронном журнале, реализованном в Excel, вручную.
Чтобы производить учет документов и клиентов, консультантов
требуется посмотреть весь журнал Excel. Эта процедура требует особого
внимания и занимает довольно длительный период.
При таком подходе могут возникать погрешности, связанных, в первую
очередь, с человеческим фактором, потому, что менеджер может попросту не
заметить какою-либо важную информацию, что повлечет за собой
формирование неправильной отчетности.
Существующий процесс имеет следующие недостатки:
- Сложность мониторинга деятельности конторы;
- Сложность в составлении отчетной документации;
- Возможность утраты информации из-за возможных ошибок
консультанта;
- Ручная обработка информации:
- Снижение эффективности в работе операторов;
- Трудоемкость в оформлении документов и отчетности при
необходимости работать с большими размерами данных;
- Отсутствие единого упорядоченного архива истории
взаимоотношения с клиентами;
- Трудоёмкость проведения взаиморасчётов с клиентами.
Применение вычислительной техники для оптимизации процесса
33
обработки информации будет эффективным потому, что большая часть
информации, участвующей в нем, поддается формализации. Внедрение ЭВМ
позволит гораздо быстрее проводить процессы составления разных отчётов,
и повысить эффективность работы менеджера по продажам и компании в
целом [20].
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
На основании анализа используемых программных и аппаратных средств
обеспечения безопасности произведен анализ выполнения задачи по обеспечению
информационной безопасности предприятия, результаты которого приведены в
таблице 4.
Таблица 4
Анализ выполнения основных задач по обеспечению
информационной безопасности
Основные задачи по обеспечению информационной
безопасности
Степень
выполнения,
%
Обеспечение информационной безопасности при ведении
делопроизводства и осуществлении документооборота
54
Обеспечение информационной безопасности при обработке
информации в ИС
45
Обеспечение безопасности конфиденциальных переговоров
43
Обеспечение информационной безопасности при
осуществлении взаимодействия с деловыми партнерами и
клиентами
66
Обеспечение сохранности персональных данных
сотрудников и клиентов
23
Обеспечение сохранности коммерческой тайны
56
Как видно из приведенной таблицы, ни одна из задач обеспечения
информационной безопасности в компании не выполняется полностью.
Оценка рисков в рассматриваемой организации организуется в
соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 13335-3-2007 «Методы
и средства обеспечения безопасности. Часть 3. Методы менеджмента
безопасности информационных технологий» на основе использования
общего подхода. [14]
Результаты оценки рисков предоставляются в виде перечня рисков,
каждому из которых определен ранг.
34
Результаты оценки рисков приведены в таблице 5.
Таблица 5
Результаты оценки рисков информационным активам
организации
Риск
Актив
Ранг
риск
а
Превышение
допустимой нагрузки
Финансовые отчеты компании
3
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3
Сбои и отказы
программных средств
Внутренняя бухгалтерская документация
3
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
3
Сведения о PR-компаниях
3
Финансовые отчеты компании
3
Недобросовестное
исполнение
обязанностей
Персональные данные сотрудников
3
Система обеспечения безопасности компании
3
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
3
Выполнение
вредоносных
программ
Внутренняя бухгалтерская документация
3
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
3
Использование
информационных
активов не по
назначению
Сведения о PR-компаниях
2
Финансовые отчеты компании
2
Персональные данные сотрудников
2
Система обеспечения безопасности компании
2
Нарушения
персоналом
организационных мер
по обеспечению ИБ
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
2
Внутренняя бухгалтерская документация
2
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
2
Действия
неавторизованного
субъекта
Сведения о PR-компаниях
2
Финансовые отчеты компании
2
Персональные данные сотрудников
2
Неконтролируемая
модификация актива
Система обеспечения безопасности компании
1
Сведения о схемах размещения систем
безопасности
1
Несанкционирован-
ный доступ
Внутренняя бухгалтерская документация
1
Сведения о достигнутых соглашениях и
договоренностях
1
Сведения о PR-компаниях
1
35
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В процессе исследования существующей системы обработки
экономической информации в компании был выявлен ряд недостатков.
Рассмотрим организационные недостатки:
в организации не рационально используется персональный
компьютер. Менеджеры отдела заказов и отдела МТС применяют в своей
деятельности в основном ПО пакета Microsoft Office, в частности
электронные таблицы Excel для управления простых однотабличных баз
поиска и учета информации по данным базам;
неэффективное распределение обязанностей между исполнителями,
что приводит к потере рабочего времени;
отсутствие программных средств, для оптимального решения
основных операций;
низкий уровень применения информационной технологии;
недостаточная квалификация сотрудников.
Среди технических недостатков нужно отметить отсутствие одной ИС,
которая обеспечивает централизованное хранение информации, сквозного
учета заказов, комплектующих и материалов автоматизированной
подготовки всех требуемых печатных документов.
Проведенный анализ показал, что предприятие не проводит одной
продуманной организационно-технической политики, которая связана с
применением оргтехники и компьютерной техники. Компьютеры, которые
находятся в компании, не объединены в локальную сеть.
Дисциплина резервного хранения не установлена корпоративными
правилами, поэтому резервное хранение выполняется при помощи записи
файлов на лазерный диск за усмотрением руководителя подразделения.
Обмен данными между отделами (а в отдельных случаях резервное хранение)
выполняется с помощью флэш-памяти.
36
Техническое оснащение в ближайшее время не находится критическим
для исследуемой компании, за исключением наличия полномасштабной
локальной сети с ее администрирования, выделенным сервером и
оговоренной корпоративной дисциплиной.
Потребность в разработке системы учета заказов компании
обусловлена острой конкуренцией на рынке услуг организации питания и
надобностью обеспечить наиболее высокую производительность труда,
большую достоверность и надежность информации, и лучшую ее
сохранность.
Исследование системы обработки информации выявило надобность
совершенствования имеющейся обработки информации, причем анализ
ситуации дал возможность выявить следующие направления
совершенствования существующей системы обработки информации:
устранение выявленных технических и организационных недостатков
предоставило бы возможность перевести имеющуюся обработку информации
на более высокий уровень;
внедрение автоматизированной ИС предоставит возможность почти
повысить эффективность работы, полностью отказаться от “ручной”
обработки данных и перейти к ее автоматизированной форме;
введение индивидуальной автоматизированной информационной
системы устраняет такие недостатки стороннего ПО, которое предназначено
для автоматизации “любого” предприятия как надобность в достаточно
крупных вложений финансовых средств и настройки приобретаемого
программного обеспечения на определенные условия работы, а также
наличие множества лишних и неиспользуемых функций, мешающее
оперативной работе пользователя.
С точки зрения косвенного эффекта преследуются следующие цели
[11]:
понижение косвенных затрат и увеличение прибыли предприятия;
37
улучшение качества взаимодействия с отделом МТС, работниками и
бухгалтерией.
С определенной точки зрения прямого эффекта достигаются такие
цели:
сокращение времени получения и обработки данных;
повышение правильности данных;
увеличение производительности труда;
понижение рисков потери данных;
автоматизированная подготовка всех требуемых документов;
повышение степени защищенности данных;
повышение степени достоверности данных, требуемых для принятия
управленческих решений;
увеличение уровня работы с клиентами и конкурентоспособности
компании.
Поскольку автоматизации в рамках данного проекта подлежит
деятельность менеджеров отдела заказов, то и задачи, подлежащие
автоматизации, соответствуют функциям менеджеров:
ведение справочников клиентов, материалов, работников и
менеджеров организации, специализаций работников;
ведение прейскуранта услуг организации;
учет наличия материалов на складе;
оформление заказа на выполнение работ;
учет исполняемых работ и применением материалов и
комплектующих по заказу;
контроль срока выполнения работы работниками;
ведение журнала заказов клиентов и журнала заказов поставщику;
оформление следующих документов:
договор на оказание услуг;