38
заказ с перечнем исполненных работ и применением
материалов по договору (приложение к договору);
приемо-сдаточный акт;
счет-фактура и счет по завершенным работам и затраченным
материалам;
перечень материалов на складе;
прайс-лист;
прейскурант;
аналитические таблицы, отчеты и диаграммы.
Перечисленный перечень задач включает в себя все основные функции
менеджера отдела заказов, которые можно и необходимо автоматизировать.
Учет наличия материалов на складе заключается в возможности
просмотра и редактировании информации о наличии материалов на складе.
Собственно учет материальных ценностей ведут работники отдела МТС.
Оформление заказа на выполнение работ заключается в составлении
перечня необходимых работ с указанием их продолжительности и стоимости,
а также перечня используемых материалов при выполнении работ. Заказ
оформляется при участии работника, который назначается куратором данного
заказа. При оформлении заказа по каждой работе устанавливается срок
выполнения, который впоследствии контролируется менеджером. Если
клиент является постоянным заказчиком компании, то ему предоставляется
персональная скидка [22].
Прейскурант компании представляет собой перечень основных
выполняемых услуг. Прайс-лист компании представляет собой перечень
изделий с указанием розничных цен.
В настоящее время существует множество готовых решений в области
автоматизации работы компании, оказывающей услуги по ремонту техники.
Рассмотрим несколько аналогов [15].
РемОнлайн - программа для разных типов сервисных бизнесов,
занимающихся ремонтом и обслуживанием любых изделий: от велосипедов
39
до компьютеров, от бытовой техники до смартфонов. Позволяет
обрабатывать заказы, контролировать сотрудников, вести складской учет,
печатать документы и отчеты. Автоматически отправляет SMS клиенту о
завершении работ над заказом, а менеджера уведомляет по email о ходе
работы над заказом.
Gincore - специализированное ПО для сервисных центров, которое
включает в себя CRM, ERP, WMS. Предназначено для учета в ремонтных
мастерских, автоматизации крупных сервисных центров, управления сетью
мастерских (логистика). Включает в себя складскую программу,
полноценную бухгалтерию, внутреннюю аналитику, интеграцию с IP-
телефонией и Google Analytics.
LiveSklad - облачное решение для автоматизации сервисного центра.
Позволяет принимать на ремонт изделие и отслеживать процесс ремонта до
выдачи клиенту; начислять заработную плату сотрудникам; вести учёт
клиентов, бухгалтерию, движение средств, товаров: на складе, между
складами, между магазинами; учёт приходящей техники; отслеживание
истории по каждому заказу.
БазаКвитанций - онлайн платформа для сервисных центров. Прием и
работа с клиентскими заявками. Складской учёт и финансовая отчетность.
Печать необходимых в работе документов. Интеграция с сайтом и интернет-
магазином. Касса. SMS информирование клиентов.
1С:Сервисный центр - комплексное решение для управления и учета
сервисного центра. Позволяет организовать единую информационную
систему для управления маркетингом и продажами; снабжением и
закупками, взаимодействием с производителями; складом и производством;
подменным фондом; взаиморасчетами и доставками; планированием,
подготовкой и учетом ремонтной деятельности; розничными продажами;
денежными средствами; зарплатой и персоналом; имуществом и финансами.
Управление сервисным центром - программный продукт на базе 1С для
автоматизации компаний, оказывающих профессиональные сервисные
40
услуги и ориентированные на ремонт и поддержку широкой линейки
изделий, продажи которых осуществлялись другими компаниями. Позволяет
автоматизировать основные контуры учета и управления сервисной
компании.
HelloClient - облачная программа для учета в сервисном центре с
бесплатным тарифом. Прием заказов на ремонт, печать квитанций,
клиентская база, учет финансов, права сотрудников, прайс услуг и другие
полезные функции для эффективной работы в мастерской. Онлайн-
поддержка пользователей.
ServiceCenter - программа для организаций занимающихся ремонтом
телефонов, компьютеров, фото и видео техники, бытовой техники.
Автоматическая рассылка SMS уведомлений о выполнении заказа.
Автоматизация работы с клиентами за счет нанесения на квитанции штрих
кодов, с последующим их чтением при помощи сканера штрих кодов и
автоматическим выполнением действий оператора. Программа включает веб
сервис, который позволяет клиентам через интернет узнавать состояние
своего заказа.
Service-Base - программа для учета в сервис центре и ремонтной
мастерской. Учет заказов, база устройств, обмен устройств между сервисами,
поиск запчастей и оборудования из большого количества поставщиков,
возможность выставить, свою не нужную зап.часть на продажу между СЦ
без посредников; (временно отключено, находится на переработке).
Недостатками рассматриваемых систем является то, что они имеют как
недостающие, так и лишние функции для работы отдела техобслуживания
компании. Из приведенного анализа был сделан вывод, что для
рассматриваемой компании необходимо разработать систему, которая будет
соответствовать всем функциям, выполняющим наладчиком отдела
техобслуживания компании.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько стратегий автоматизации выбранного комплекса
41
задач [2]:
• По направлениям - автоматизация направлений деятельности, таких
как производство, сбыт, управление финансами.
• Хаотичная - автоматизация объекта по мере необходимости
программного продукта и готовности к ее проведению.
• Полная - автоматизация всего производства в целом
• По участкам - процесс автоматизации отдельных производственных
или управленческих подразделений предприятия, объединенных по
функциональному признаку.
Автоматизация направления деятельности предполагает
функциональную связь между автоматизируемыми подразделениями
предприятия. Т.к. в решении выбранного для автоматизации комплекса задач
используются только отдел продаж, но при этом не участвуют другие
подразделения, связанные с клиентами (например, отдел экспедиции,
который отгружает продукцию клиентам), данный вид автоматизации
нецелесообразен.
Хаотичная автоматизация предполагает решение отдельных задач,
вместо внедрения одной ИС на предприятии. Данный метод автоматизации
происходит без стратегического плана, что впоследствии приводит к
затягиванию всего процесса автоматизации в целом и удорожанию его общей
стоимости.
При автоматизации выбранного комплекса задач выбор полной
автоматизации приведет к замене существующей ИС на предприятии,
огромным временным и денежным затратам на переобучение сотрудников
комбината, что не представляется возможным.
Автоматизация по участкам предполагает автоматизацию отдельных
подразделений предприятия. В выбранном комплексе задач подходит именно
этот способ, т.к. предполагается автоматизировать только отдел
техобслуживания.
42
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Существует несколько способов приобретения ИС:
1. Покупка готового решения
2. Заказ разработки системы у сторонних разработчиков
3. Разработка собственной системы
Покупка готового решения предполагает наличие на рынке систем
автоматизации, решающих выбранный комплекс задач. В связи со
специфичностью решаемой задачи (а именно: синхронизация двух баз
данных разной структуры, одна из которых - часть готовой информационной
системы) на рынке готовых решений нет. Следовательно, этот способ для
компании не подходит.
Заказ разработки системы у сторонних разработчиков займет много
времени за счет согласования требований к новой системе, а также приведет
к значительным денежным затратам.
С учетом того, что в компании существуют ИТ-специалисты и
программисты, которые на предприятии занимается разработкой программ
под нужды сотрудников и отделов компании, наименее затратным по
временным и денежным ресурсам будет способ разработки собственной
системы.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационным обеспечением (ИО) — является совокупность
целостной системы классификации, унифицированных систем документации,
кодирования информации и информационных массивов. [12] Состоит ИО из
двух комплексов: внемашинного ИО (документы и классификаторы технико-
экономической информации) и компоненты внутримашинного
информационного обеспечения (макеты и экранные формы для ввода
первичных данных в ЭВМ или вывода итоговой информации, структура
43
информационной базы: выходных, входных файлов, базы данных). Чтобы
экономическую информацию приспособить для продуктивной обработки,
поиска и передачи по каналам связи, ее надо предоставить в цифровом виде.
Для этого ее необходимо сначала классифицировать (упорядочить), а потом
закодировать (формализовать) применяя классификатор.
Классификатор — это документ, при помощи которого можно
осуществлять формализованное описание экономической информации в
ЭИС, которая содержит названия объектов, наименования
классификационных группировок и их кодовые обозначения. [13]
По своим действиям классификаторы делятся на такие виды:
отраслевые и локальные, общегосударственные или общесистемные и
международные классификаторы.
В предоставленной работе будут спроектированы такие
классификаторы: сотрудников, клиентов, документов. Решение задачи
автоматизации деятельности компании должно реализовываться на базе
принятой единой системе классификации и кодирования. По этой причине
применяются общесистемные классификаторы единиц измерения.
Главной компонентой внемашинного ИО считается система
документации, которая применяется в ходе управления экономическим
объектом. Документ-это конкретная совокупность сведений, которая
используется при решении экономических задач и располагается на
материальном носителе согласно установленной форме.
Система документации — представляет из себя совокупность
взаимосвязанных форм документов, которые регулярно используются в ходе
управления экономическим объектом. Большое и разнообразное количество
видов документов является отличительной и главной особенностью этой
системы экономической документации. [13]
Имеющиеся системы документации больше характерны для
неавтоматизированных ЭИС. Отличаются они огромным количеством
различных типов форм документов; внушительными потоками документов,
44
их запутанностью; дублирующийся информацией в документах при
проведении действий по их обработке и, как результат: низкая достоверность
получаемых результатов. Почти половину рабочего времени затрачивают
сотрудники компании на обработку документов в таких системах. Чтобы
систему документации упростить, необходимо выполнить такие действия:
- провести унификацию и стандартизацию документов;
- ввести безбумажную технологию, которая основана на применении
электронных документов, и внедрить новые информационные технологии
при их обработке.
Любые входные документы для решаемой задачи целесообразно
получать посредством сети, поэтому они должны представляться в файлах
заблаговременно согласованной структуры. Чтобы упростить использование
таких файлов, они должны быть в виде таблиц.
Описание экранных форм относится к внутримашинному ИО.
При создании структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией оправдано применять
комбинированную форму, наиболее приближенную к той, которая
использовалась для построения самого документа. Поля должны быть
расположены в последовательности, которая соответствует логической
структуре документа и файлов с оперативной информацией, а также
приводящей к снижению трудоемкости операции загрузки информации в
данную информационную базу.
В процессе создания экранных форм для документов с постоянной
информацией необходимо принимать во внимание, что эти макеты
применяются для ввода и актуализации записей информационной базы,
следовательно, при их проектировании целесообразно использовать
анкетную форму расстановки реквизитов, удобную при выполнении таких
операций.
Основу при выборе экранных форм составляют принципы
минимальной трудоемкости, а также себестоимости ввода информации в
45
ЭВМ, высокой надежности и достоверности выполнения данных операций,
хорошего уровня читабельности результатной информации, которая
выводится на экран.
Большей частью внутримашинного ИО составляет информационная
база.
Информационная база (ИБ) — конкретным образом сформированная
совокупность данных, сохраняемых в памяти вычислительной системы в
виде файлов, при помощи которых удовлетворяются информационные
запросы управленческих процессов и решаемых задач. [3]
Имеются такие способы построения ИБ:
- совокупность локальных файлов — поддерживается при помощи
функциональных пакетов прикладных программ;
- интегрированная база данных — базируется на применении
универсальных программных средств поиска, хранения, загрузки и ведения
данных, то есть СУБД.
Связана организация локальных файлов с достаточно значительным
дублированием данных в ИС, следовательно, с несогласованностью данных в
различных приложениях, а также отсутствием гибкости доступа к
информации, вследствие этого доступна к применению исключительно в
специализированных приложениях.
В данном проекте информационная база представляется как
интегрированное информационное хранилище. Такая организация дает
возможность объединять разные источники информации, осуществлять
управление файлами разных форматов. Кроме того, очевидны достоинства
применения для хранения информации базы данных:
- удобство и повышение скорости совместной обработки данных;
- поддержка целостности данных,
- совместимость данных; соответствие данных действительному
состоянию объекта.
База данных (БД) — поименованная совокупность данных, которая
46
отражает совокупность объектов и их связей в разбираемой предметной
области. [3]
Главными методами организации БД считаются построение
распределенных и централизованных БД. Главным параметром при выборе
способа организации ИБ считается достижение наименьших трудовых и
финансовых затрат на ПО системы, проектирование структуры ИБ, системы
ведения файлов. Учитывая эти критерии и, что есть необходимость в
обеспечении надежности сохранности данных, избран централизованный
метод организации БД.
По методу установления связей между данными выделяют:
- иерархическую;
- реляционную модель,
- сетевую.
Главными элементами каждой из этих моделей считаются таблицы или
файлы.
Иерархическими моделями данных является графовая модель с
вершинами-таблицами. В таких моделях имеется один файл являющимся
входом в структуру. Меж этими файлами возникают отношения
соподчиненности. У файла может быть несколько подчиненных и одна
исходная вершина. Основной тип отношений - 1:М.
Любой файл в сетевых моделях может служить точкой входа в систему,
и быть связанным с произвольным числом остальных файлов отношениями
типа, 1:М и М:М, 1:1.
Более популярное распространение обрела реляционная модель
данных. При этой организации любая информация изображена как таблицы
или файлы БД и отношения. Такие таблицы представляют собой
совокупность записей (строк или кортежей). Меж отношениями (таблицами)
имеются связи типа 1:М, М:М. Любое из отношений имеет свой ключ - поле
записи (атрибут), которое идентифицирует ее. Такое свойство, присуще
реляционной модели данных не производит дублирование информации, и
47
ускоряет процесс поиска и доступа к конкретным данным.
Данный подход в реляционной модели к структурированию и
целостности данных дает возможность просто и легко упорядочить и
организовать процесс проектирования и реализации сложных баз данных, а
реляционные операции располагают значительными возможностями по
управлению данными и их обработки.
Учитывая все достоинства реляционных моделей данных для
представления информации, которая обрабатывается при решении задачи,
есть целесообразность применения реляционной модели БД.
Входной информацией для разрабатываемой системы являются
ассортимент услуг, данные каждой услуги, данные покупателя, оценка
услуги покупателем. Данные, касающиеся услуг (ассортимент и
наименование) вноясятся в систему ее администратором.
Из ассортимента услуг в систему заносятся следующие реквизиты:
- наименование категории;
- наименование услуги;
О каждой позиции в систему вносятся следующие реквизиты:
- наименование;
- категория;
- описание
Результатными документами системы являются три формы: отчет о
проведенной операции; сообщение о выполненном платеже и сообщение о
невыполненном платеже.
Администратор получает следующие отчеты:
Отчет по количеству поступивших заявок за период за каждый
проект;
По простаивающему проекту в настоящий момент;
Сравнительный отчет по простою оборудования за период;
Сравнительный отчет по количеству выполненных заявок за период
за каждый отдел сравнительно с другими отделами;