23
обеспечивает централизованное администрирование антивирусного решения в
корпоративных сетевых средах предприятия или глобальных сетях.
Управлением имеющимися серверами, а также дисковой системой
осуществляется путем использования ПО IBM Director.
Для разделения прав пользователей в сети организована доменная
структура с использованием службы Active Directory. При помощи IBM Director
администраторы могут во всех подробностях отслеживать аппаратные
конфигурации удаленных систем и проводить инвентаризацию, контролировать
степень использования важнейших компонентов и осуществлять резервное
копирование и перемещение данных.
Сотрудники ИТ-отдела используют следующее программное обеспечение:
Radmin;
Hardware Inspector/
Radmin - это одна из лучших программ удаленного администрирования
ПК для платформы Windows, которая позволяет полноценно работать сразу на
нескольких удаленных компьютерах с помощью обычного графического
интерфейса. Наряду с поддержкой модели безопасности NT и локализацией на
любые языки возможна работа в режимах обмена файлами и Telnet, что
позволяет рассматривать Radmin как интегрированное решение для удаленного
управления организацией любого масштаба.
Программа Hardware Inspector предназначена для инвентарного учета
компьютеров и другой техники в организациях.
Рабочие места других подразделений инспекции оснащены программным
комплексом «Работник налоговой инспекции».
Комплекс задач подсистемы АИС предназначен для автоматизации
функций инспекций:
по обеспечению сбора налогов и других обязательных платежей в
бюджет и государственные внебюджетные фонды;
по проведению комплексного оперативного анализа материалов по
налогообложению;
по обеспечению органов управления и соответствующих налоговых
служб достоверной информацией.
24
Комплекс задач подсистемы АИС автоматизирует следующие рабочие
места:
АРМ администратора системы
АРМ общесистемных функций комплекса
АРМ учета налогоплательщиков
АРМ учета информации об объектах налогообложения
АРМ приема налоговой отчетности
АРМ ввода и предварительной обработки
АРМ камеральной проверки налоговой отчетности
АРМ оперативно - бухгалтерского учета налогов, сборов и других
обязательных платежей
АРМ планирования выездных налоговых проверок
АРМ учета результатов выездных налоговых проверок
АРМ учета ККМ
АРМ учета, сбора и анализа данных по крупнейшим и проблемным
налогоплательщикам
АРМ информационного обслуживания
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основной целью деятельности инспекции налоговой службы является
осуществление контроля и надзора над деятельностью организаций и
физических лиц, обязанных оплачивать определенные законодательством налоги
и сборы. Эта деятельность осуществляется путем проведения различных
проверок, а также анализом поданных налогоплательщиками документов и
различной отчетности.
Характеристика деятельности налоговой инспекции в разрезе IDEF0
представлена на рисунке 1.4.
25
Рисунок 1.4 Характеристика деятельности ИФНС
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 Декомпозиция деятельности ИФНС
26
Как видно из представленной схемы, деятельность ИФНС можно разбить
на основные подпроцессы:
сбор сведений о налогоплательщиках;
проведение проверок;
проверка представленной и полученной в результате проверок
отчетности;
подготовка отчетности в вышестоящую организацию;
инициирование обращения в суд.
На входе данного процесса находятся сведения о деятельности
налогоплательщиков, на выходе – итоговая отчетность и налоги и сборы,
перечисленные в соответствующие бюджеты.
При этом управляющими воздействиями являются требования налогового
законодательства и руководства ИФНС, механизмами – персонал ИФНС и ее
информационная система.
В деятельности ИФНС одной из важнейших является документооборот и
организация обработки документов.
Организация работы с документами - организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности
рассматриваемого учреждения. Документооборот является важным звеном в
организации делопроизводства, так как он определяет не только инстанции
движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве
документооборот рассматривается как информационное обеспечение
деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и
использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами
времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или
ограничить возвратные перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов
должны быть единообразными.
27
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства - возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все
документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе
согласованы путем соблюдения правил особенностей представления
информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми
должно происходить движение документов. Организация документооборота
объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате
управления, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению,
отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной
составной частью делопроизводства и информационного обеспечения
управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и
исполнение документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот
уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот
входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.
Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют
документооборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представлен
организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня
структурного подразделения - специализированной документацией,
обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут
входить и организационно-распорядительные документы). В рассматриваемой
организации эти функции выполняет отдел документооборота, контроля и
работы с обращениями граждан (ОДК).
Выделяют три основных типа документов, составляющих
централизованный документооборот.
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие
исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены
28
нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на
соответствующий входящий документ или могут быть указанные
непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ,
отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются
ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих
документов готовится на основе внутренних документов организации.
Небольшое число исходящих документов может требовать поступления
входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не
выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы
используются для организации работы предприятия, так как они обеспечивают
целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной
организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые,
организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы
внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и
отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств,
оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, служебные
записки), учет кадров и т.д.
Через отдел документооборота проходят не все внутренние документы, а
только переписка наиболее крупных структурных подразделений ФС и приказы,
распоряжения руководителя. Через отдел документооборота также проходят
внутренние документы, порождающие исходящие документы.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 приведена
на рисунке 1.6.
29
Рисунок 1.6 Характеристика процесса обработки документа
Проводя декомпозицию данного процесса, получим схему на рисунке 1.7.
Рисунок 1.7 Декомпозиция процесса обработки документа
На рисунке 1.8 представлена схема декомпозиции процесса регистрации и
рассмотрения входящего документа.
30
Рисунок 1.8 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения
входящего документа
В результате рассмотрения входящего документа, как правило,
формируется внутренний документ, исходящий документ, а поступивший
документ направляется на хранение.
Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов представлена
на рисунке 1.9.
31
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса подготовки исходящих документов
Документы, поступившие в учреждение, принимаются секретарем в
приемной начальника ИФНС. К входящей корреспонденции относятся: приказы,
циркуляры, информационные письма, указания, переписка с другими
организациями, документы от налогоплательщиков, договоры, заявления.
Небольшая часть документов приходит по факсу (т.е. фактически в виде
бумажного документа) и по электронной почте. Общий объем документов за год
составляет в среднем 8000-9000.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т.п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 3000-4000.
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 8000-9000.
32
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Таким образом, многие бизнес-процессы в рассматриваемой организации
автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в
печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими
процессами и материальными потоками в единую информационную среду[1].
Отсутствие взаимодействия между составными процессами в ИФНС №
15, материальными потоками и документами может привести множество
проблем:
• Несоответствие актуального состояния материальных потоков
документам;
• Незафиксированные документально изменения в материальных
потоках (в т. ч. и в процессах);
• Долгий поиск связанных между собой документов между членами
ГЭК;
• Высокая вероятность ошибок, неточностей и дублирования;
• Отсутствие целостной картины состояния дел, а также
невозможность прогнозирования и принятия управленческих решений;
• Непонятность бизнес-процессов разработки, согласования и
утверждения всех документов.
Сам сотрудник тратит много времени на поиск необходимой информации
(около 40% от общего времени) или воссозданием заново – вместо того, чтобы
использовать повторно документы, которые «где-то» есть (и так происходит в
70% случаев). При такой разбросанности данных и документов очень сложно
обеспечить их целостность, безопасность и непротиворечивость.
Схема документооборота представлена на рисунке 1.12.