33
Действие
Руководитель
Учет корреспонденции
Контроль правильности
занесения записи
Исполнитель
Журнал учета
Специалист
Проверка соответствия
записей друг другу
Архив
Подготовка
отчетов за период
Журнал учета
Журнал учета
Визирование
отчетов
Журнал учета
Журнал учета
Отправка
в архив
Журнал учета
Рисунок 1.10 Схема документооборота
Проведем расчеты, позволяющие оценить возможную эффективность
внедрения автоматизированного варианта документооборота.
Допустим, что в течение рабочего дня секретарем обрабатывается около
30 документов – как полученных от клиентов, так и созданных в рамках
подготовки отчетности.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации (таблица 1.4.). Время приведено с учетом за рабочий день.
Таблица 1.10
Расчет эффекта внедрения
Действие сотрудника
делопроизводства
Время, затрачиваемое
при базовой технологии/
Время, затрачиваемое
по предлагаемому
34
мин.
варианту/ мин.
Регистрация входящих
документов
45
4
Регистрация исходящих
документов
40
4
Подготовка внутренних
документов
40
6
Поиск документов
10
7
Подготовка списка
документов
20
10
Итого, минут:
165
38
Таким образом, при существующей системе на совершение указанных в
таблице действий необходимо потратить около 3 часов. При внедрении
предлагаемой системы это время сокращается до 38 минут, то есть в несколько
раз.
Внедрение системы документооборота позволяет избежать многих
ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также
значительно укорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени
сотрудников, а следовательно, к повышению общей эффективности работы
предприятия[6].
Кроме того, использование вычислительной техники для оптимизации
процессов будет эффективным благодаря тому, что значительная часть
бухгалтерской информации и процессов по ее обработке, участвующей в нем,
поддается формализации. Использование ЭВМ позволит значительно ускорить
процессы составления различных отчётов и повысить эффективность подготовки
отчетности в целом.
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Безопасность информации в настоящее время обеспечивается за счет
применения следующих мер:
1. Использование встроенного брандмауэра в маршрутизаторах, а
также фильтрации по MAC-адресам и аутeнтификации пользоватeлeй;
35
2. Использованием антивирусного программного обеспечения -
Kaspersky Enterprise Space Security;
3. Соблюдением регламента работы с документами в бумажной и
электронной форме;
4. Использованием резервного копирования информации;
5. Использование организационных и кадровых мер, в том числе
системы контроля доступа.
Основными целями политики безопасности можно выделить:
• Обеспечение конфиденциальности критичных информационных
ресурсов;
• Реализация постоянного доступа к информационным ресурсам
ИФНС № 15 для увеличения эффективности бизнес деятельности;
• Сохранение целостности деловых данных с целью обеспечения
возможности ИФНС № 15 оказывать услуги высокого качества и принимать
эффективные управленческие решения;
• Увеличение понимания пользователей в рамках рисков, которые
напрямую связаны с информационными ресурсами ИФНС № 15;
• Выявление меры ответственности и обязанностей сотрудников в
процессе обеспечения информационной безопасности в ИФНС № 15.
Руководители подразделений ИФНС № 15 обязаны поддерживать
регулярный контроль за соблюдением всех пунктов приведенной политики. А
также должна быть реализована периодическая проверка следования всем
предписаниям по информационной безопасности с подготовкой итогового
отчета по результатам указанной проверки руководству.
Все пункты политики относятся ко всем данным и ресурсам обработки
информации ИФНС № 15. Соблюдение политики строго обязательно для
каждого сотрудника (как постоянного, так и временного). В пунктах договора с
третьими лицами, также имеющими доступ к информации ИФНС № 15, должны
быть прописаны обязательства третьего лица по соблюдению всех приведенных
требований политики безопасности.
ИФНС № 15 относится по праву собственности (в т. ч. и по праву
интеллектуальной собственности) абсолютно вся деловая информация и
36
вычислительные ресурсы, которые были куплены (получены) и введены в
эксплуатацию для реализации деятельности в рамках действующего
законодательства. Указанное право собственности относится также к на
голосовой и факсимильной связи, осуществляемой с применением оборудования
ИФНС № 15, созданное самостоятельное и купленное ПО, все письма ящиков
электронной почты, электронные и бумажные документы всех действующих
подразделений и персонала ИФНС № 15.
В отношении совокупного количества информационных активов ИФНС
№ 15, активов, которые находятся под контролем ИФНС № 15, а также активов,
применяемых для получения доступа к инфраструктуре ИФНС № 15,
необходимо определить ответственность конкретного сотрудника ИФНС № 15.
Данные о смене владельцев активов, их перераспределении, изменениях в
параметрах и сфере использования за пределами ИФНС № 15 должна
передаваться руководителю отдела информационных технологий ИФНС № 15
[7].
Все работы в рамках офисов ИФНС № 15 реализуются в рамках
официальных должностных обязанностей только на компьютерах, которые
можно использоваться в ИФНС № 15.
Руководители подразделений обязаны периодически корректировать
права доступа своих подчиненных и других пользователей к различным
информационным ресурсам.
Для реализации санкционированного доступа к информационному
ресурсу, каждый вход в систему должен быть реализован при помощи
уникального имени пользователя и пароля.
Пользователи должны следовать рекомендациям по защите своего пароля
еще на этапе его создания и последующего применения. Нельзя сообщать свой
пароль другим пользователям или давать в использование другим свою учетную
запись, это касается также членов семей и близких, в случае, если сотрудник
выполняет работу дома.
Во время своей работы сотрудники должны всегда использовать режим
"Экранной заставки" с запросом пароля. Рекомендуется использовать
37
максимально большее доступное время "простоя" компьютера до появления
экранной, составляющее 15 минут.
Каждый сотрудник обязан незамедлительно сообщить руководителю ИТ
департамента и руководителю департамента ЗИ о каждом случае предоставления
доступа третьим лицам к ресурсам корпоративной сети.
Доступ третьих лиц внутрь ИС ИФНС № 15 характеризуется и
обуславливается исключительной производственной необходимостью. Поэтому
порядок доступа к информационным ресурсам ИФНС № 15 обязан быть четко
спланирован, должны быть контролируемый и защищенный.
Пользователи имеют право удаленного доступа к информационным
ресурсам ИФНС № 15 с в рамках их взаимоотношения с компанией.
Сотрудникам, которые работают на ноутбуках и других портативных
устройствах ИФНС № 15, предоставляется уникальный удаленный доступ к
сетевым ресурсам ИФНС № 15 в рамках прав и полномочий в корпоративной
ИС[8].
Сотрудникам, которые находятся за пределами офиса ИФНС № 15 и
работают на ПК, не принадлежащих ИФНС № 15, не разрешается копировать
данные на компьютер, с которого реализуется удаленный доступ.
Сотрудники и третьи лица, которым доступен удаленный доступ к
информационным ресурсам ИФНС № 15, обязаны соблюдать требование,
исключающее возможность подключения их компьютера к сети ИФНС № 15 и
одновременного подключения к каким-либо другим сетям, не относящимся к
ИФНС № 15.
Все ПК, подключаемые по методу удаленного доступа к информационной
сети ИФНС № 15, обязаны иметь установленное антивирусное ПО, имеющее
последние обновления.
Доступ к сети Интернет реализуется только в производственных целях и
не может быть использован для незаконной деятельности.
Предписанные правила:
• Всем работникам ИФНС № 15 разрешается пользоваться ресурсами
сети Интернет только в служебных целях;
38
• Исключено посещение любого сайта в сети Интернет, который
можно назвать оскорбительным для общественного мнения или содержащий
контент сексуального характера, пропаганду расовой ненависти, тематику по
поводу различия/превосходства полов, дискредитирующие заявления или другие
материалы с оскорбительными высказываниями на тему возраста, сексуальной
ориентации, политических или религиозных убеждений, национальности или
недееспособности;
• Все работники ИФНС № 15 не имеют права применять ресурсы
сети Интернет для хранения корпоративных данных;
• Деятельность работников ИФНС № 15 с Интернет-ресурсами
возможна только в режиме просмотра данных, исключая возможность передачи
данных ИФНС № 15 в сеть Интернет;
• Работникам, которые имеют личные учетные записи, полученные от
публичных провайдеров, нельзя использовать их на оборудовании,
принадлежащем ИФНС № 15;
• Работники ИФНС № 15 перед использованием или отправкой
файлов, полученных через сеть Интернет, должны проверять их на наличие
вирусов;
• Запрещен доступ в Интернет через сеть ИФНС № 15 для иных лиц,
не являющихся сотрудниками ИФНС № 15, а также близких и членов семей
работников ИФНС № 15.
Специалисты ИТ департамента и департамента по ЗИ могут
контролировать содержание всего потока данных, идущих через канал связи к
сети Интернет во всех направлениях.
Сотрудники обязаны помнить о важности обеспечения физической
безопасности оборудования, хранящем все данные ИФНС № 15.
Сотрудникам категорически запрещено самовольно корректировать
конфигурацию аппаратного и программного обеспечения. Подобные изменения
делаются авторизованными специалистами ИТ департамента, и только после
согласования всех предстоящих изменений с Департаментом по ЗИ.
Все компьютерное оборудование (а это сервера, ПК и ноутбуки),
периферийное оборудование (принтеры, сканеры, МФУ), аксессуары
39
(клавиатуры, мыши, веб-камеры), сетевое оборудование (факс-модемы,
коммутаторы, маршрутизаторы, концентраторы), в рамках политики
безопасности вместе определяются как "компьютерное оборудование".
Компьютерное оборудование, находящееся у ИФНС № 15, является ее
собственностью и используется исключительно в производственных целях.
Пользователи ноутбуков, содержащих данные, составляющие
коммерческую тайну ИФНС № 15, должны обеспечить их хранение в
защищенных и безопасных помещениях, запираемых ящиках рабочего стола,
шкафах, или гарантировать их защиту при помощи аналогичного по степени
эффективности защитного устройства, особенно в те моменты, когда данный
компьютер находится не в работе.
Все компьютеры нужно защищать паролем на стадии запуска системы,
активации по горячей клавиши и в момент выхода из режима "Экранной
заставки". Чтобы установить эти режимы, пользователь может обратиться в
службу технической поддержки. Данные не могут быть скомпрометированы в
результате халатности или небрежного отношения, что приводит к потере
оборудования. Перед тем, как утилизировать оборудование, все его компоненты,
в состав которых включены носители данных (например, жесткие диски), нужно
проверить, чтобы убедиться в полном отсутствии на них секретных и важных
данных и лицензионных ключей продуктов. Необходимо также выполнить
процедуру форматирования носителей информации для исключения
возможности восстановления данных.
В процессе записи какой-либо информации на носитель для передачи его
контрагентам или партнерам по бизнесу важно удостовериться в том, что
носитель полностью чист, т.е. не имеет никаких лишних данных. Важно
помнить, что обычное переформатирование носителя не дает гарантии
финального удаления записанной на нем информации.
КПК и другие телефоны, поддерживающие возможности получения и
отправки электронной почты, а также прочие переносные устройства не
включают в число устройств, имеющих хорошие надежные механизмы защиты
данных. В таких устройствах не рекомендуется хранить секретную и
конфиденциальную информацию.
40
Все ПО, установленное на предоставленном Компанией компьютерном
оборудовании, становится собственностью ИФНС № 15 и может быть
использовано только в производственных целях.
Сотрудникам категорически запрещено устанавливать на переданном в
пользование компьютерном оборудовании стороннее, нелицензионное ПО или
ПО, не имеющее отношения к их рабочему процессу. Если в ходе проведения
технической проверки будет обнаружено запрещенное к установке ПО, оно
будет немедленно удалено, а сообщение о нарушении будет направлено
непосредственному руководителю сотрудника, а также в ИТ-отдел.
Компания предпочитает покупать уже готовое ПО, а не разрабатывать
собственные программы, поэтому пользователям, которые хотят внести новые
возможности в уже существующие бизнес-процессы, важно обсудить свое
предложение со своим менеджером по бизнес информации, который уведомит
их о порядке приобретения и/или создания нового ПО.
Электронные сообщения (удаленные или не удаленные) также могут быть
доступны или получены государственными органами или конкурентами по
бизнесу с целью их применения в качестве доказательств в рамках судебного
разбирательства или в процессе развития бизнеса. Поэтому все электронные
сообщения должны строго соответствовать стандартным ИФНС № 15 в области
деловой этики.
Применение электронной почты в личных целях возможна только в тех
случаях, когда получение/отправка сообщения не оказывает негативного
влияния на работу других пользователей и не мешает бизнес деятельности.
Сотрудникам нельзя направлять партнерам любые секретные данные
ИФНС № 15 по электронной почте без применения систем шифрования. Вся
секретная информация ИФНС № 15, ни при каких обстоятельствах не может
быть отправлена третьим лицам по электронной почте.
Сотрудникам ИФНС № 15 нельзя применять публичные почтовые ящики
электронной почты для реализации любого вида корпоративной деятельности.
Применение сотрудниками ИФНС № 15 общедоступных почтовых
ящиков электронной почты возможно только при согласовании с департаментом
по ЗИ и использовании надлежащих механизмов шифрования.
41
Сотрудники ИФНС № 15 для пересылки документов бизнес партнерам
обязаны использовать только личный персональный адрес электронной почты.
Сообщения, отправляемые по электронной почте, представляют из себя
постоянный рабочий инструмент для электронных коммуникаций, имеющий тот
же статус, что и письма, и факс. Электронные сообщения, как и прочие средства
письменных коммуникаций, подлежат хранению и регламентации.
Чтобы предотвратить шибки в процессе написания и отправки,
необходимо непосредственно перед отправкой внимательно проверить
правильность написания имен и адресов получателей. В момент получения
сообщения лицом, для которого это сообщение изначально не предназначается,
данное сообщение нужно переслать непосредственному получателю. Если
присланная таким образом информация несет секретный (конфиденциальный)
характер, об этом необходимо сразу проинформировать специалистов отдела по
ЗИ.
Отправитель электронного сообщения или документа, а также лицо,
которое его перенаправляет, должен указать свои инициалы, служебный адрес и
тему отправляемого сообщения.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
«Функциональность формирования сводных регистров налогового учета
по налогу на прибыль с использованием справочника Показателя налогового
учета в системах ТДС/ТФС ЕК АСУФР-2»
Программа обеспечивает: снижение риска возникновения ошибок при
составлении налоговой отчетности; единый принцип кодировки объектов
Налогового Учета; прозрачность ведения первичного налогового учета для
конечного пользователя с момента сохранения документа; снижение
трудоемкости процесса обработки данных при формировании аналитической
42
налоговой отчетности; формирование итоговых показателей налогового учета в
расчетных регистрах для целей формирования сводных регистров по налогу на
прибыль; создание локальных документов FI-SL в режиме параллельного учета
по итоговым Показателям налогового учета расчетных регистров по налогу на
прибыль; единый подход при формировании сводных регистров налогового
учета по налогу на прибыль на основе признака «Показатель Налогового Учета».
Язык программирования: АВАР
Вид и версия операционной системы: IBM AIX
«Сервис автоматического расчета и накопления налогов »
Назначение: автоматизация расчета налогов и формирования налоговых
платежей. Подготовка информации для заполнения налоговых отчетов. Область
применения и функциональные возможности: оплата и расчет налогов ,
взаимодействие с налоговыми и иными контролирующими органами.
Автоматический расчет налогов на основе данных из любых банков в режиме
реального времени, отображение рассчитанных налогов на клиентской стороне,
автоматическое формирование платежных поручений на оплату налогов по
произведенному расчету, передача данных по расчету налогов в Сервис Сдачи
отчетности, возможность копить налоги на отдельном счете в автоматическом
режиме путем перевода нужной на налог суммы на отдельный счет в момент
зачисления денег.
Язык программирования: С#, JavaScript, 1С
Автоматизированная обработка данных по учету налога на добавленную
стоимость при ведении раздельного учета
Программа предназначена для автоматизации расчета суммы налога на
добавленную стоимость, принимаемой к вычету при распределении косвенных
расходов, может применяться в работе финансово-экономических служб
организаций. Программа обеспечивает автоматизацию существенной части
расчетов налога на добавленную стоимость, вывод информации, необходимой
для составления книги покупок, декларации по налогу на добавленную
стоимость в форме налоговых регистров-расчетов, возможность вывода
результатов на печать.
Язык программирования: Excel