24
В АО «Кодекс» можно выделить следующие основные бизнес-процессы:
1) Производство СПС Кодекс, которое в свою очередь включает бизнес-
процессы:
a. Программирование платформы СПС Кодекс;
b. Отслеживание изменений в законодательстве РФ и прочих
документах;
c. Добавление документов в информационные банки СПС
Кодекс.
2) Обеспечение технической поддержки РИЦ:
a. Обеспечение ежедневного доступа к обновленным
информационным банкам;
b. Обеспечение обновленным программным обеспечением.
3) Развитие и техническая поддержка онлайн-системы Кодекс (на сайте
компании)
4) Управление развитием Сети Кодекс:
a. Проведение аудита деятельности РИЦ;
b. Сертификация РИЦ;
c. Выработка регламентов работы РИЦ.
5) Планирование и поведение маркетинговых акций и мероприятий
6) Обучение пользователей работе с СПС Кодекс
7) Производство информационных и рекламных материалов, а также
сувенирной продукции
8) Хранение информационных и рекламных материалов, сувенирной
продукции:
a. Приемка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от
поставщика;
b. Хранение ТМЦ на складе
c. Отгрузка ТМЦ в РИЦ и для нужд КЦ
Обследование предприятия показало, что удаленный склад предприятия
автоматизирован недостаточно: основные операции складского учета
осуществляются вручную.
25
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Склад АО «Кодекс» является важным компонентом для организации
бесперебойной деятельности предприятия. На складе хранятся товары товарных
групп, перечисленных в таблице 5.
Таблица 5
Группы товаров, хранящихся на складе
Наименование
группы/
сегмента
Формальные
признаки/
свойства
Примеры
Особенности
«Периодически
е издания»
- Периодическое
издание;
- крупный тираж,
предназначенный
для распределения в
РИЦ
Журнал ГК;
Бюллетень;
Журналы
«Финанс»,
«Директор» и
т.п.
1) Весь или большая часть тиража
распределена под клиентов согласно
предварительным заказам.
2) Старые номера достаточно быстро
теряют актуальность после выхода
новых, что позволяет оперативно
ликвидировать остатки.
«Постоянно
поддерживае-
мые»
- рекламные и
маркетинговые
материалы
компании,
необходимые для
поддержки бизнеса;
- входят в
прейскурант;
- постоянно
поддерживаются на
складе.
Листовки,
буклеты,
руководства,
блокноты,
ручки и т.д.
1) Материал постоянно
поддерживается на складе;
2) Материал в общем случае не имеет
«срока годности». Потеря
актуальности определяется либо
директивно (не складской службой),
либо случается в связи с падением
спроса со стороны РИЦ.
«Проекты»
Выпуск связан с
определённым
календарным
событием
Материалы
Новогодней
кампании;
открытки к 23
февраля, 8
марта
Подгруппа 1
1) Весь или большая часть тиража
распределена под клиентов согласно
предварительным заказам;
2) Остаток материала оперативно
распродаётся;
3) Материал практически теряет
актуальность, после наступления даты,
к которой он выпущен.
Выпуск связан с
какой-либо
программой КЦ
Диск «Высшая
школа»
1) Некоторая часть тиража
распределена под клиентов согласно
предварительным заказам;
2) Остаток материала может
распродаваться;
3) Материал может не терять
актуальность достаточно длительное
время (более полугода).
26
Продолжение таблицы 5
Наименование
группы/
сегмента
Формальные
признаки/
свойства
Примеры
Особенности
«Производ-
ство»
- комплектующие
для производства
(дистрибутивов).
Коробка;
Вкладыш;
Регистрации-
онные карты
Материал постоянно поддерживается
на складе, объём складского запаса в
общем случае зависит от
производственного плана
«Случайные
/тестовые»
Разовые закупки по
заявкам
подразделений,
пробные закупки
1) Материал появляется на складе
эпизодически, в небольшом
количестве;
2) период хранения чаще всего
небольшой;
3) случаи «зависания» материала на
складе на длительное время служат
признаком потери актуальности.
«Обеспечение
офиса»
- Закупаются
регулярно
мелкооптовыми
партиями
- Расходуются
небольшими
партиями
Бумага для
принтера;
картриджи для
принтеров;
блоки для
записей и т.п.
Материал постоянно поддерживается
на складе
Материал не имеет срока годности
Отгружается в КЦ небольшими
партиями
Случаи «зависания» материала на
складе на длительное время служат
признаком потери актуальности.
В основном это полиграфическая продукция (информационные,
рекламные материалы), компакт-диски и сувенирная продукция. В АО «Кодекс»
маркетинговая составляющая является стратегически важным моментом,
следовательно, четкая организация работы склада очень важна для
функционирования предприятия.
Декомпозиция модели (рисунок 6) характеризует основные бизнес-
процессы склада:
- приемку товара;
- учет товаров на складе;
- хранение товара;
- комплектацию и отгрузку;
- управление складскими остатками.
27
Рисунок 5. Контекстная диаграмма модели деятельности «как есть»
Рисунок 6. Декомпозиция контекстной диаграммы
На рисунке 6 видно, что приемку товара на складе курирует отдел
снабжения, т.к. этот отдел размещал заказ поставщику на изготовление и
поставку товара. Комплектация и отгрузка товара со склада осуществляется под
руководством отдела сбыта, т.к. этот отдел собирает заявки от РИЦ и отделов
КЦ, и распределяет между ними товары. Также отдел сбыта участвует в бизнес-
28
процессе «Управление остатками». Бухгалтерию интересует приемка и отгрузка
товара со склада с позиции ведения бухгалтерского учета.
Приемка товара на склад происходит следующим образом (рисунок 7):
1) При поступлении машины с грузом, кладовщик проверяет товарно-
транспортные накладные или прочие документы. Если документы оформлены в
соответствии с требованиями АО «Кодекс», то принимается решение о начале
разгрузки товара. В Журнале приемки грузов делается запись о прибытии
машины, содержащая данные: дата, время прибытия машины, поставщик,
наименование товара, номер накладной, фамилия кладовщика и менеджера,
присутствовавшего при разгрузке, комментарий.
Рисунок 7. Декомпозиция бизнес-процесса «Приемка».
2) После окончания разгрузки осуществляется сверка наименований
фактически доставленного товара с накладной, приемка по количеству и
проверка целостности упаковки товара. Если имеются расхождения в количестве
или нарушения целостности упаковки, то это фиксируется в Акте приемки
товара, а повреждения фотографируются. Поврежденные упаковки передаются в
сектор приемки по качеству, где происходит отбраковка испорченного товара и
составляется Акт о несоответствии.
29
3) Поступивший товар отправляется в зону хранения на складе, но до
приемки по качеству хранится изолированно.
4) Приемка по качеству происходит следующим образом (рисунок 8).
Контролеры качества планируют выборку товара для проведения приемки по
качеству.
Рисунок 8. Бизнес-процесс «Приемка по качеству»
5) На поступившую партию, прошедшую приемку по количеству и
качеству, оформляется приходная накладная, содержащая следующие данные:
номер накладной, дату приемки, номенклатурный номер, наименование,
количество, учетную цену, сумму. Копия этой накладной передается в
бухгалтерию для бухгалтерского учета ТМЦ. В карточку учета материала
заносится информация о поступлении товара: наименование товара, поставщик,
дата поставки, количество мест (паллет), количество в одном месте (паллете),
учетная цена, сумма.
30
Рисунок 9. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»
Бизнес-процесс хранения товара включает следующие действия (рисунок
9):
1) Товар хранится на складе, пока не поступит заявка на его отгрузку.
Периодически возникает необходимость перемещения товара внутри склада.
Такие перемещения выполняются грузчиками по заданию кладовщиков.
2) На складе регулярно происходит инвентаризация, т.е. проверка
соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации
ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает
плановая и неплановая. Во время инвентаризации пересчитывается фактическое
количество товаров на складе и сверяется с учетными данными по базе данных
бухгалтерии.
3) По запросу подразделений КЦ, за ними резервируется определенное
количество товара, имеющегося на складе.
31
Рисунок 10. Декомпозиция бизнес-процесса «Комплектация и отгрузка»
Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» (рисунок 10) характеризуется
следующими положениями:
1) Заказы от РИЦ поступают в отдел сбыта КЦ, который, в свою очередь,
формирует заявку на выдачу ТМЦ со склада. Заявка передается на склад. Для
отгрузки в РИЦ в соответствии с заявкой комплектуется отгрузочная партия на
паллетах. Оформляется накладная на внутреннее перемещение, содержащая
следующие данные: номер накладной, дату составления документа, номер
заявки и номер РИЦ, а также город отправки заказа, номенклатурный номер
товара, наименование, количество, количество мест, учетную цену, сумму. В
карточку учета товара заносится информация об отгрузке.
2) Заказы от отделов КЦ тоже поступают через отдел сбыта компании.
Оформляется накладная на внутреннее перемещение, аналогично отгрузке в
РИЦ, но в этой накладной вместо номера РИЦ и города доставки стоит прочерк.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Обоснованием для автоматизации процессов, связанных с учетом продаж
является тот факт, что на данный момент они реализованы бессистемно.
32
Подобная 15 постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно
реагировать на изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для
заинтересованных лиц в наглядном виде.
В работе кладовщиков очень много рутинной работы по оформлению
складских документов.
Складской учет в АО «Кодекс» характеризуется большим объемом
оперативной информации: в среднем 5 раз в день поступает товар от
поставщиков, 10 раз в день отгружается. Это отражено ниже в таблице 6.
Таблица 6
Оценка трудозатрат на обработку информации
№
п/п
Наименовани
е операции
Периодич
-ность
Количест
во строк в
документ
е
Количест
во
операций
в год
Объем
работы
в год
(строк)
Норма
выработк
и (опер/в
час.)
Трудо-
затрат
ы в год
(час)
1.
Приходная
накладная
5 раз в
день
5
1250
6250
4
312,5
2.
Журнал
ожидаемых
поставок
5 раз в
день
1
1250
1250
10
125
3.
Журнал
приемки
грузов
5 раз в
день
1
1250
1250
25
50
4.
Комплектация
партии товара
10 раз в
день
20
2500
2500
1
2500
5.
Журнал
заявок
10 раз в
день
1
2500
2500
10
125
6.
Накладная на
перемещение
10 раз в
день
20
2500
50000
4
625
7.
Карточка
учета
материалов
200 раз в
день
1
5000
5000
20
250
8.
Отчет об
остатках
1 раз в
неделю
1500
52
78000
0,25
208
9.
Корректировк
а учетных
данных по
результатам
инвентаризац
ии
1-2 раза в
месяц
10
24
240
1
240
10.
Отчет о
приемке по
качеству
5 раз в
день
5
1250
6250
1
1250
ИТОГО
5685,5
33
При учете используется значительное количество документов,
подготавливаемых вручную (рисунок 11).
Рисунок 11. Схема документооборота складских документов
Операции, совершаемые работника склада, довольно утомительны для
самих работников, за счет большого объема обрабатываемой информации.
Данный аспект не может не сказаться на производительности труда работника:
работа замедляется, возникают ошибки в оформлении документов. На проверку
информации тратится достаточно большой объем времени. При подборе товара
для отгрузки могут возникать ошибки, пересортица. Часть товара может
«потеряться» на складе, из-за чего он впоследствии потеряет актуальность и
будет утилизирован. За счет этих факторов возможность получить оперативную
и достоверную информацию снижается.