28
модель, разбитую на блоки (см. рис. 1.7):
Рис. 1.7 Декомпозиция модели
При построении модели учитывались все потребности сотрудников. На
рисунке 1.7 показано, что автоматизированная система решает все вопросы учета
продаж.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Автоматизированная система необходима для осуществления быстрого
доступа к данным для менеджера отдела продаж.
Автоматизация работы в данном случае предназначена в первую очередь
для повышения эффективности и скорости работы. Поэтому функциональные
возможности АС должны быть направлены на решение конкретных задач,
возникающих в процессе работы.
Преимущества АС перед традиционной информационной системой:
1. Автоматизированная информационная система содержит все сведения по
продажам. Менеджер может отслеживать и выводить в удобном виде
любую необходимую информацию.
29
2. Основная функция менеджера – быстро реагировать на заказы товаров от
клиентов и тем самым повышать эффективность работы компании. В
автоматизированной системе все сведения заносятся в систему один раз,
редактируются и используются по мере необходимости. После этого
обработанные данные может использовать в своей деятельности любой
сотрудник, которому эти данные необходимы для выполнения своих
служебных обязанностей.
Схема документооборота представлена в таблице 1.2:
Таблица №1.2
Схема документооборота
№
Действие
Отделы
Отдел продаж
Архив
1
Формирование
заказа на доставку
товаров
Заказ
30
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Одной из основных составных частей успешной деятельности
современного предприятия является развитие системы обеспечения
информационной безопасности и защиты информации. Важной стороной
обеспечения информационной безопасности является защита от намеренного или
случайного уничтожения данных, что приведет к потере нужной информации.
При формировании заказов и оформлении продажи, составляемых в MS
Office ситуация с обеспечением информационной безопасности и защиты
информации нестабильна. Данные по созданным заказам, клиентам, товарам
находятся практически в свободном доступе у всех сотрудников. Максимум что
защищает в данном случае информацию это ввод пароля локальной сети, но он не
может сохранить ее в необходимом виде, поскольку велика вероятность ее
изменения или уничтожения сторонними пользователями. При подсчете продаж
на бумаге очень вероятно, что документы потеряют, либо документы уничтожат
намеренно или случайно.
При использовании информационной системы уровень информационной
безопасности повышается на порядок. Сама система автоматизированной
документации обязывает пользователя более ответственно относиться к этому
вопросу.
Технически, информационная безопасность и безопасность обеспечивается
с помощью системы паролей, позволяющей получать доступ к ресурсам
информационной системы на различных уровнях. Для начала, это пароль
подключения пользователя к операционной системе в рабочей области. Ввод
этого пароля позволяет пользователю получить доступ к ресурсам компьютера
пользователя и к документам, хранящимся в "нет". Стратегия безопасности
должна быть разработана таким образом, чтобы пользователь не был полным
"мастером" на рабочем месте и не мог, например, установить вредоносное ПО или
31
программы копирования информации. Ограничение прав несколько усложняет
работу пользователей, но гарантирует безопасность данных.
При вводе пароля входа вы получите доступ не только к ресурсам вашего
компьютера, но и к ресурсам локальной сети вашего предприятия. Это возможно
при входе пользователя на компьютер в качестве доменного или сетевого
пользователя. В этом случае следует более внимательно относиться к различию
прав пользователей в Интернете. Необходимо настроить права пользователя сети,
чтобы он мог беспрепятственно работать с документами, ограничивая при этом
доступ к документам, рабочим правам, с которыми он не имеет прав на просмотр
или только права на просмотр. В этом случае защита данных от
несанкционированного доступа и случайных разрушений является одновременно
и целью.
Распределениями прав пользователей занимается системный
администратор. Именно он должен различать права пользователей на доступ к
документам и приложениям, в сети и на локальных компьютерах.
При использовании информационных систем будет также доступ к
информации возможен только после ввода пароля пользователя ИС.
Для сохранности информации от стихийных бедствий предусмотрено
дублирование информации на электронные носители. Но информация
сохраняется также хаотически, как храниться на компьютере специалиста, в
разных файлах и при использовании такой информации другим пользователем, не
избежать путаницы, и возможны потери данных.
Сервер компании расположен в отдельной хорошо оборудованной комнате
и это позволяет обеспечить физическую защиту данных.
В качестве защиты от вирусов установлено антивирусное ПО, но для более
надежной защиты его необходимо чаще обновлять и желательно менять.
32
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации
задачи
1. Система управления торговым предприятием "S-MARKET"
S-MARKET является мощным и надежным инструментом управления
торговым предприятием на основе автоматизированного учета товародвижения.
Получаемая при внедрении данного решения оптимизация товародвижения
приводит к принципиальным изменениям в организации работы
автоматизируемого предприятия, что сокращает связанные с ней внутренние
расходы и делает управляемыми все бизнес - процессы.
S-MARKET - это основа комплексной автоматизации для торговых
компаний разного профиля (оптовые склады, минимаркеты, универмаги,
гипермаркеты, бутики, discounter, Cash&Carry, оптово-розничные фирмы,
торговые сети).
S-MARKET - это:
• полноценный и детальный учет движения товаров и финансовых средств;
• мониторинг статистики и динамики продаж;
• оперативный контроль остатков товара по всем местам хранения;
• оперативный и эффективный заказ товара;
• ведение взаиморасчётов;
• повышение качества обслуживания покупателей.
Основные преимущества S-MARKET:
• поддержка современных технологий: беспроводная передача данных,
мобильное оборудование;
• системы лояльности для покупателей: информационные киоски,
дисконтные системы, платежные системы;
33
• масштабируемость системы: управление, как локальными торговыми
предприятиями торговли, так и территориально распределённой торговой
сетью (режим on-line);
• наличие размерного варианта и производственной калькуляции;
• поддержка большого объема данных;
• интуитивно понятный интерфейс;
• удобство конфигурирования под конкретного пользователя;
• эффективная система защиты от несанкционированного доступа;
• широкие возможности для аналитики (система отчётных
форм, АВСанализ);
• возможность доработки системы в соответствии с индивидуальными
требованиями заказчика.
Основные технические характеристики системы
АСУТ "S-MARKET" обеспечивает работу торговой системы магазина (уровень
"back-office") и центрального офиса (уровень "head-office") и представляет собой
сетевой программный продукт, функционирующий под управлением
операционных систем линейки Windows. Формат Базы данных - FireBird 2.1 и
выше. Отчетные формы - Crystal Reports 11.0.
2. "1С: Управление торговлей 8"
"1С: Управление торговлей 8" это современный инструмент для
повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.
"1С: Управление торговлей 8" дает возможность в комплексе
автоматизировать задачи по оперативному и управленческому учету, анализу и
планированию торговых операций, обеспечиванию тем самым эффективного
управления современными торговыми предприятиями.
В продукте возможно регистрировать как уже совершенную, так и еще только
планируемую хозяйственную операцию. В "1С: Управление торговлей 8"
34
автоматизируется оформление практически любого изначального документа в
торговом и складском учете и в документах передвижений денежных средств.
"1С: Управление торговлей 8" применяется для любых видов торговых
операций. Осуществляется функция "Бухгалтерский учет" - от управления
справочником и ввода первоначального документа до получения аналитического
отчета.
Продукт дает возможность по ведению управленческого учета в торговом
предприятии в целом. Для компаний холдинговых структур документ имеет
возможность оформляться от имени нескольких фирм, входящих в холдинги.
Функционал решений гибко адаптируется при включении/отключении
различного функционала. Таким образом продукт возможно значительно
упростить для небольших организаций, исключив ряд возможностей которые
необходимы только крупной компании (отключенные функции скрываются в
интерфейсе и не мешает работе пользователя). Далее будут приведены
функциональные решения с включением каждой опций.
В "1С: Управление торговлей 8" обеспечивается автоматический подбор
информации, необходимо для ведения бухгалтерского учета, и передаче этой
информации в "1С: Бухгалтерию 8".
Применение программы "Управление торговлей" совместно с другими
продуктами дает возможность комплексного автоматизирования
оптоворозничных предприятий. Программа "Управление торговлей" может
применяться в качестве управляющих систем в решении "1С: Розница 8".
«Автоматизация продаж» – это решение, позволяющее в единой информационной
базе реализовывать каждую сбытовою задачу и удовлетворяет каждую
индивидуальную потребность клиента в рамках его поиска, привлечению и
удержанию. Продукт реализует комплексный подход по построению продаж – что
дает высокие результаты в достижении поставленной цели.
35
Комплексность основывается на детальных анализах бизнес-процессов, в
подборе систем управления продажам (которые включают в себя системы
управления взаимоотношениями с клиентом – CRM), их внедрению, обучению
пользователя и поддержке работоспособности продукта (в том числе CRM
продукта 1С). В том числе консалтинга по вопросам постановки и ведению
продаж.
«Сердце» модуля - это программа CRM (управление взаимоотношениями с
клиентами). В качестве платформы представлена 1С.
Разработки (адаптация), установки и настройки, полное внедрение,
1C:CRM (как и любых других клиент-ориентированных программ для продаж)
стартует с детальных обследований текущего процесса и задач заказчиков, их
целей и требований. По внедрению производят настройку систем, тестирование и
запуск в работу.
Преимущество в решении «Автоматизация продаж» В гибкости,
возможности адаптации:
• под задачу малых, средних или крупных организаций;
• под любые специализации (типография, рекламное агентство, страховая
компания, агентство недвижимости, банк, салон красоты и других сфер
деятельности);
• под любого пользователя, который будет работать с системами для продаж
(в настройке отчетности как для руководителей по маркетингу, так и для
коммерческих директоров или начальников отделов по сервисному
обслуживанию).
• Полноценной интеграции:
• с IP телефонией (продукт обеспечивает фиксирование и распределение
между работниками каждого входящего звонка что исключает потерю
клиента);
36
• с 1С: Предприятием (подобные системы продаж легко интегрируются с
1С:CRM что позволяет в одной сфере вести полноценные учеты, проводить
реализации, отслеживать и сокращать дебиторские задолженности по всем
контрагентам);
• с интернет-магазинами (данные программы для продаж сокращают
операции по занесению заказов в базы, обеспечивает оперативность по
обработке обращений (звонков, заявок, писем) от клиентов и зафиксирует
результат).
Автоматизация в продажах будет способствовать тому, что все
бизнеспроцессы станут грамотно и четко структурированными и нацеленными на
построение долгосрочного и продуктивного взаимодействия с покупателем. Будет
внедрены комплексные подходы по выявлению потребности клиента и решении
поставленной задачи. Что гарантируется слаженной работой сбытовой структуры
на всех этапах по заключению сделки и исключается потеря интереса и заказа.
Приведем сравнение систем (табл. 1.3).
Таблица №1.3
Сравнение ИС
Функции
1С Бухгалтерия
S-MARKET
Синхронизация с имеющимися
информационными системами
Да
-
Функция автозаполнения из
имеющихся справочников
Да
-
Минимизация количество окон
Да
Да
Создание выходных документов и
отчетов
Да
Да
Отслеживание статуса продажи
Да
-
37
Фильтрация заказов и продаж
Да
-
Конвертирование данных
Да
-
Многопользовательский режим
Да
Да
По результатам сравнения можно сделать выводы о целесообразности разработки
автоматизированной системы на базе 1С Бухгалтерии 8.3.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует несколько типов стратегий автоматизации:
1. Хаотичная (кусочная);
2. По участка;
3. По направления;
4. Полная (комплексная).
При применении беспорядочной автоматизации при внедрении
информационных технологий, возможно говорить только лишь о
короткосрочных, локальных задачах, а не настоящих нужд бизнеса. При подобной
стратегии автоматизации, нередко покупается бюджетный программный продукт,
который в процессе эксплуатации стал неэффективным, в следствии этого,
данный вариант автоматизации не рассматривается.
Автоматизация по направленности работы, автоматизируется только лишь
одно направление деятельности в рамках всей фирмы. Представленная стратегия
не подходит, т.к. автоматизируется не направление деятельности компании, а
управленческие функции одного отдела.
Автоматизацией по участкам работы автоматизируются функции
отдельных подразделений компании. Даная стратегия эффективна, когда есть
участки, где использование АИС дает значительный экономический эффект. Так
как, планируется автоматизировать функции отдела продаж, всецело