15
Юридический отдел – подразделение предприятия, занимающееся
соблюдением законности оформления документов, урегулированием
экономических отношений, заключением договоров, выставлением претензий,
составлением правовых документов, подачей исков.
IT-отдел занимается поддержкой программного обеспечения,
установленного в компании, ремонтирует по возможности вышедшую из строя
компьютерную и оргтехнику, консультирует сотрудников компании по вопросам
работоспособности программного обеспечения. В составе IT-отдела находятся –
системный администратор, который координирует руководство отдела и отвечает
за безопасность и бесперебойную работу сети и компьютерной техники, а так же
выполняет функции администратора по безопасности отвечает за безопасность
данных, хранящихся в сети и на компьютерах пользователей, устанавливает
антивирусное ПО, разграничивает права пользователей и доступ к общим
ресурсам, находящимися в сети, а так же контролирует работу пользователей в
сети Интернет. В подчинении у него находятся – помощник системного
администратора и инженер по ремонту.
Помощник системного администратора отвечает за работоспособность
программного обеспечения, а также операционных систем, установленных на
персональные компьютеры работников. Консультирует пользователей по работе
с программами и возникающими ошибками в ПО, занимается сборкой и ремонтом
персональных компьютеров, подключением, принтеров, сканеров к ПК, а также
подключением ПК к сети Интернет.
Инженер по ремонту осуществляет ремонт и наладку оборудования и
автоматики сети АЗС, кроме того, осуществляет ремонт оргтехники и заправкой
картриджей.
Сотрудник ИТ-отдела:
- устанавливает на рабочие станции серверы программное обеспечение;
- интегрирует программное обеспечение на рабочих станциях, файл-серверах,
серверах СУБД;
- поддерживает рабочее состояние программного обеспечения рабочих
станций и сервера;
- регистрирует пользователей, назначает идентификаторы и пароли;
16
- обучает пользователей работе в сети, ведению архивов;
- составляет инструкции по работе с сетевым программным обеспечением и
доводит их до сведения пользователей.
- контролирует использование сетевых ресурсов;
- занимается организацией доступа к локальной и глобальной сети.
Отдел снабжения занимается закупкой необходимой продукции и
мониторингом закупочных цен. Кроме того, данный отдел занимается
внутренним снабжением самой компании, приобретая необходимые для работы
оборудование, канцелярию, офисную мебель и т. п.
Отдел кадров осуществляет прием и увольнение сотрудников, а также их
перемещение внутри компании, совместно с директором разрабатывает штатное
расписание и систему мотивации и стимулирования труда. Отдел кадров
принимает участие в собраниях трудового коллектива, являясь представителем
его интересов. При необходимости осуществляет организацию
профессионального обучения работников, необходимых компании.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
- разрабатывает кадровую политику и стратегию компании;
- разрабатывает прогнозы, определяет текущую потребность в кадрах и
источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда;
- комплектует предприятие кадрами служащих, рабочих и специалистов
нужных специальностей, профессий и квалификации в соответствии с
целями, профилем и стратегией компании, изменяющимися внутренними и
внешними условиями ее деятельности;
- формирует и ведет банк данных о качественном и количественном составе
кадров;
- подбирает и отбирает сотрудников совместно с руководителями
заинтересованных отделов и вносит соответствующие предложения об их
назначении на указанные должности, оформляет приказы о приеме на работу
и другую необходимую для этого документацию;
- разрабатывает предложения о приеме на работу по конкурсу в соответствии
с порядком, установленным законодательством, подготавливает и
организует работу конкурсной комиссии [9].
17
Хозяйственный отдел занимается уборкой офиса и прилегающей к нему
территории.
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Под технической архитектурой будем понимать совокупность всех
технических средств, которые используются при функционировании
информационных систем:
• Серверы Supermicro модель X10SRi-F, ASUS модель P9 WS, ASUS модель
X99-E, оборудованные источниками бесперебойного питания 3Cott 3C-
1000-MCSI.
• Маршрутизаторы Mikrotik RB951;
• Рабочие станции пользователей (NONAME-сборки);
• Сетевое хранилище Zyxel NAS 542;
• Центральный роутер Mikrotik RB2011;
Техническая архитектура ООО «Агронефтепродукт» представлена на
рисунке:
Рисунок 2. Техническая архитектура ООО «Агронефтепродукт»
18
Полная программная архитектура компании представлена на схеме:
Рисунок 3. Программная архитектура ООО «Агронефтепродукт»
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
На сегодняшний момент в компании ООО «Агронефтепродукт» бизнес-
процессы требующие автоматизации задействуют отдел продаж, а именно
процессы расчетов с клиентами отделом продаж и дальнейшая работа с ними.
Все обращения клиентов ведутся специалистами по продажам в программе
Excel. Для каждого клиента в Excel выделен отдельный лист, в котором находится
вся информация о взаимоотношениях с клиентом. Для каждого клиента в Excel
выделен отдельный лист, в котором находится вся информация о переговорах с
клиентом. Для того чтобы найти нужную информацию по клиенту, который уже
пользовался услугами компании в Excel хранится ссылка номер клиента в
программе партнера.
Проблемами данной реализации являются:
– возможное дублирование либо некорректный ввод информации в таблицу
Excel, а также громоздкость представления информации и сложность ее поиска;
– временные затраты во время загрузки формы Excel, а также отсутствие
мониторинга и стандартов заполнения данных об обращениях клиента.
Сеть
Сервер «Топаз-Офис»
Windows 10 Pro
Рабочее место сотрудника:
ОС Windows 10, LibreOffice,
Антивирус Dr.Web Security
Suite, Клиент 1С
Сервер 1С
Предприятия, СУБД
PostgreSQL 11
Linux Debian 9
Сервер терминалов MS,
Веб сервер MS IIS
Windows Server 2012 R2
19
Как следствие информация о взаиморасчетах с клиентом может
отсутствовать, быть указана некорректно либо не полностью. Документы
заполняются либо вручную, либо из шаблонов Word. При этом данные для
заполнения шаблона дублируются в Excel, что увеличивает время создания
документа и соответственно задерживают клиента.
Еще одной проблемой является то, что каждый из менеджеров компании
ведет свой файл Excel со своими пометками по клиентам, соответственно в случае
болезни, отпуска или увольнения другому менеджеру нужно еще больше
времени, чтобы разобраться с имеющимися данными. Причем зачастую ими даже
и не пользуются, вводя все данные по клиенту заново.
Так же существует вероятность потери данных путем повреждения файла,
а также путем случайного или преднамеренного удаления. К тому же нет
возможности отследить историю изменений, т. е. есть вероятность того, что
данные, которые вводил менеджер могли подменить.
Все это привело к тому, что необходимо совершенствовать существующую
систему расчетов с клиентами в ООО «Агронефтепродукт».
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
На рисунке 4 показана контекстная диаграмма ведения расчетов с
клиентами в ООО «Агронефтепродукт».
В соответствие с проведенным анализом было выяснено, процесс принятия
заявки от клиента в компании осуществляется на основании устава ООО
«Агронефтепродукт», внутренних положений, должностных инструкций
сотрудников отделов ответственных за ведение заявок.
В процессе регистрации заявки от клиента на решение проблем участвуют
внешние источники, сотрудники компании (специалисты по продажам),
администрация ООО «Агронефтепродукт» (директор, бухгалтер, начальник
отдела продаж).
В результате осуществления операций с данными заявками может быть
сформирован журнал заявок клиента, документ о выполненных работах по заявке
клиента, счет на оплату.
20
Рисунок 4. Контекстная диаграмма процесса принятия заявки от клиента (AS-IS)
В процессе обработки входящей документации обрабатываются и
регистрируются заявки, поступающие от внешних источников (клиентов ООО
«Агронефтепродукт»). При выполнении процессов данные документы
регистрируют и передают в качестве документа-основания для выполнения
рабочих операций.
В процессе формирования заявок основная роль в выполнении данного
бизнес-процесса возлагается на сотрудников отдела продаж.
Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции процесса принятия заявки от клиента
21
В процессе решения заявок от клиентов рассматриваются и принимаются
планы работ и отчеты о проделанной работе. Основная роль в выполнении данных
бизнес-процессов возлагается на администрацию.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Для того чтобы обосновать необходимость автоматизации задач,
рассмотрим количество заявок и сопутствующих ей документов, поступивших в
компанию ООО «Агронефтепродукт» за прошлый год (см. табл. 2).
Таблица 2. Документооборот ООО «Агронефтепродукт» по данным 2018
года
Документы
Количество документов, шт.
Общее количество
документов, шт.
Подлинник
Копии
Входящие
272
272
544
Исходящие
196
432
328
Внутренние
434
1302
1736
Итого
902
2006
2608
В результате данных, приведенных в таблице 2, можно прийти к выводу,
что объем документации в ООО «Агронефтепродукт» по данным 2018 года
составляет 2608 документов, из них 34,6% приходится на оригиналы и 65,4% на
тиражирование документов.
Основным документом в рассматриваемой задаче является заявка клиента
в отдел продаж. Схема документопотока заявки приведена на рис. 6.
Проблемой является хранение документов в ООО «Агронефтепродукт»,
так как оно осуществляется децентрализовано. Сотрудники отдела продаж
зачастую не сдают документы на хранение, а просто хранят их у себя на рабочем
месте. В связи с этим документы не формируются в дела или формируются с
нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов».
Среди основных нарушений хранения дел можно выделить тот факт, что
документы в дела формируются произвольно, в одном деле могут находиться
документы, имеющие разные сроки хранения, могут отсутствовать необходимые
реквизиты оформления дел. В компании ООО «Агронефтепродукт» не
используют типовой перечень документов со сроками хранения.
22
Рисунок 6. Схема документопотока заявки клиента в отдел продаж
Можно сделать вывод, что в компании полностью отсутствует организация
архивного хранения документов, поэтому нужно организовать внедрение
системы автоматизации приема и обработки заявок отделом продаж ООО
«Агронефтепродукт» и начать формировать документы в дела, т.е. организовать
полноценный электронный архив.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Самыми важными информационными ресурсами компании, которые
необходимо защищать наиболее тщательно являются лицензии к программным
продуктам 1С, дистрибутивы программ, а также обновления к ним.
23
Коммерческую тайну ООО «Агронефтепродукт» составляет финансово-
экономическая информация, а также база данных клиентов и поставщиков
компании и переписка с ними.
Персональные данные ООО «Агронефтепродукт» составляет информация
о сотрудниках компании, такая как паспортные данные, страховые данные,
сведения о доходах, сведения о семейном положении и т. п.
Обрабатываемые в информационной системе персональные данные (Х
ПД
)
относятся к 3 категории (персональные данные, позволяющие идентифицировать
субъекта персональных данных).
Таблица 3. Определение класса информационной системы
Х
НПД
Х
ПД
3
2
1
категория 4
К4
К4
К4
категория 3
К3
К3
К2
категория 2
К3
К2
К1
категория 1
К1
К1
К1
Так как в информационной системе одновременно обрабатываются
персональные данные менее чем 1000 субъектов ПДн или персональные данные
субъектов ПДн находятся в пределах компании ООО «Агронефтепродукт», то
Х
НПД
= 3.
По результатам анализа исходных данных информационной системе
присваивается класс 3 (К3) – информационные системы, для которых нарушение
заданной характеристики безопасности персональных данных, обрабатываемых в
них, может привести к незначительным негативным последствиям для субъектов
ПДн [3].
Для обеспечения информационной безопасности и защиты информации в
компании ООО «Агронефтепродукт» используются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, среди которых можно выделить
следующие:
24
1. Регламент информационной безопасности, который содержит доступ
сотрудников к служебной информации, составляющей коммерческую тайну, к
использованию программного обеспечения.
2. Регламент по использованию сетью Internet и электронной почтой.
При приеме на работу каждому сотруднику предоставляется должностная
инструкция, в которой четко прописаны права и обязанности сотрудника с точки
зрения информационной безопасности. Для каждого сотрудника присваиваются
учетные данные, состоящие из логина и пароля через систему Доменной
авторизации, в рамках которой предоставляется доступ к определенным ресурсам
сети, а также доступ в глобальную сеть Internet. Для каждой учетной записи
существует свой набор разрешений, например, ограничение на разрешенные к
просмотру сайты, доступ к сетевым папкам и т.п. Для того чтобы получить
доступа к закрытым папкам или сайтам, необходимо написать заявку на имя
директора с приложенным одобрением руководителя непосредственного отдела и
руководителя отдела безопасности. После того как заявка будет одобрена
директором доступ будет предоставлен либо не будет предоставлен с указанием
причины.
Настройку и поддержку информационной безопасности, и защиту
информации осуществляет системный администратор, а также обеспечивает
контроль за работоспособностью информационной безопасности и защитой
информации.
Обеспечивается информационная безопасность и защита информации на
двух уровнях – программном и аппаратном.
Программный уровень защиты основан на политиках безопасности
Microsoft Windows Server 2012 и Active Directory:
– права доступа на операционную систему и терминальный доступ к
серверам;
– права пользователей системы к программному обеспечению и файловому
серверу;
– использование парольной защиты на программы и доступ к базам данных;
– использование ведения логов, контроль интернет-трафика и почты.