29
А1
Документирова
ние (создание
документов)
A2
Документооборот
(движение и учет
документов)
A3
Архивное дело
(организация
хранения
документов)
Секретарь –
делопроизводитель
Инфраструктура,
связь
Вычислительная
техника
Информация
от директора
Информация
От подразделений
Документация от внешних источников
Приказы,
Распоряжения,
Отчеты,
Справки и т.п.
Приказы,
Распоряжения,
Отчеты,
Справки и т.п.
Номенклатурные
дела
Архивные
дела
Исходящая документация для внешних
источников
Федеральные
Законы
И кодексы
Нормативно-
Правовые акты
МУП «Комплекс»
Приказы и
Распоряжения
Администрации
Г.Переславля
Нормативно-
Методологическая
База
делопроизводства
Рисунок 11 - Диаграмма первого уровня
Подробно рассмотрим бизнес-процесс организации хранения
документов, используя диаграммуDFD.
3
Списание
документов в
дела
2
Формирова
ние дел
1
Ведение
номенклатуры
дел
4
Выдача
документов
по запросам
5
Архивирование
дел
6
Передача дел в
подразделения
7
Передача дел
на постоянное
хранение
8
Уничтожение
дел в архиве
Ведение
дел
Дела
В архиве
Сформированные
дела
Архивные
дела
Закрытые
дела
9
Выдача
документов по
запросам
Сформированные
дела
документы
Рисунок 12 - DFD-диаграмма архивного делопроизводства
30
2.3. Обоснование необходимости внедрения информационной
системы
В настоящее время поиск и выдача информации из архивных
документов по запросу занимает у секретаря достаточно большой объем
времени, которое тратится на поиск документа в описях по примерной дате,
примерному содержанию и т.п., которые сообщают сотрудники,
обратившиеся с просьбой о выдаче документа из архива. Далее секретарь
находит дело в архиве, снимает копию с интересующего документа или
выдает дело под роспись, выписывает карточку-заместитель, делает отметку
в журнале выдачи. Таким образом, обработка каждой заявки составляет в
среднем около 30 минут, что снижает производительность труда секретаря-
делопроизводителя.
Было принято решение разработать информационную систему
автоматизации формирования архивных дел, учета процессов выдачи,
возврата, хранения бумажных документов, содержащихся в архивных делах,
а также предусмотреть возможность выдачи электронных версий
документов.
Сразу следует оговорить, что хранение в электронном виде
документов, содержащих государственную тайну, коммерческую тайну в
информационной системе не предусматривается.
Полный доступ к информационной системе должен осуществляться
только с рабочего места секретаря-делопроизводителя МУП «Комплекс». В
информационной системе будут храниться отсканированные копии
подписанных документов, кроме документов, содержащих сведения
составляющие государственную тайну, в этом случае делается особая
отметка. Все остальные документы прикрепляются гиперссылками к базе
данных, хранятся на сервере, разработано программное обеспечение по их
поиску и выгрузке (см. приложение 1). База данных и документы хранятся на
31
сервере МУП «Комплекс», отдельно от этой базы данных на серверах в дата
центре хранится опись документов и ссылки на некоторые их них. Доступ к
описи имеют все сотрудники МУП «Комплекс» по своим логинам и паролям
и с проверкой на IP компьютера (логин и пароль связаны с IP). В тех случаях,
когда, сотрудник не помнит точных сведений о документе, он может
обратиться к секретарю, через внутренний web-сайт по электронной почте.
Секретарь найдет документ и вышлет скан копию. Такой подход позволит
сэкономить значительное количество рабочего времени секретаря.
Ниже представлена общая схема работы с информационной системой.
информационная
система
Электронного архива
Заявка
На обслуживание
информационная
электронного
документооборота
XOR
Хранилище общих данных
Хранилище общих данных
Приказы/копии приказов
директора МУП
подготовка архивных справок
и статистической информации.
Входящие
Документы
Вышестоящих
инстанций
Дела
Для сдачи в
архив
Архивные дела
На уничтожение
Рисунок 13 - Схема работы с информационной системой
архивного делопроизводства
2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации
базируется на трех составляющих:
– правовое обеспечение;
32
– организационно-технические и режимные меры и методы;
– использование программно-технических способов и средств;
Работа секретаря регламентируется также следующими локальными
нормативно-правовыми актами
– должностными инструкциями;
– распоряжением «О единой информационной политике МУП
«Комплекс»;
– Распоряжением директора о порядке работы с информацией,
содержащей коммерческую тайну и персональные данные.
Согласно распоряжению, сотрудники должны пройти обучение
правилам работы с конфиденциальной информацией, ознакомиться под
личную подпись с порядком работы и мерами ответственности за нарушение
правил защиты информации, включая организацию разработки и
использования документов и носителей конфиденциальной информации, их
учет, исполнение, возврат, хранение и уничтожение;
Организационно-технические и режимные меры о программно-
технические и методы сети включают
– ограничение доступа к вычислительной технике;
– обучение сотрудников основам работы с вычислительной техникой
и программным обеспечением;
– оборудование серверной, обеспечение охраны, противопожарной
безопасности, бесперебойного питания.
Программно-технические способы и средства в МУП «Комплекс»:
– настройка серверов с установлением прав пользователей на доступ к
информации и изменение данных;
– генерация логинов и паролей для пользователей, с оформлением
распоряжения о порядке выдачи логинов и паролей;
– установка ПО для контроля действий пользователей, с записью
действия в log-файл;
33
– установление антивирусного ПО и межсетевых экранов;
– создание резервных копий операционных систем для всех
компьютеров сети, хранение копий на архивном сервере;
– создание резервных копий баз данных, в случае целесообразности
установка баз данных на отказоустойчивые кластеры;
– установка системы обнаружение вторжений;
– установка анализаторов протоколов (программно);
– использование при необходимости криптографических средств
(шифрование, цифровая подпись);
– подключение бесперебойного.
Сотрудники при получении должностных инструкций должны быть
ознакомлены с уголовной, административной, гражданско-правовой
ответственностью за правонарушения в сфере компьютерной информации,
разглашение коммерческой информации и персональных данных.
2.5. Разбор существующих решений информатизации архивного
дела на предприятии
Рассмотрим некоторые программные пакеты для автоматизации
архивной работы, представленные на российском рынке.
1. «Саперион», разработчик компания Элар, в основе немецкое ядро.
Все документы организации, хранятся в одной папке Архив, что вообще
говоря – неудобно. Отсутствует возможность формирования
номенклатурных дел, отсутствует функция формирования актов на
уничтожение дел. Хорошо отлажена система сканирования и поиска
документов в архиве. Решение дорогое – порядка200$ за лицензию,
поддержка платная.
2. «БОСС-Референт», разработчик компания IT, в основе ядро
LotusNotes. Программа автоматизирует как архивное дело, так и обмен и
контроль за исполнением документов. В архивном модуле предусмотрено:
34
ведение номенклатуры дел; поиск документов в архиве по различным
группам реквизитов. Однако в программе не отслеживаются сроки хранения,
не формируются акты на уничтожение дел, не учитываются выдачи
материалов из архива. Стоимость программы 125$ за каждое рабочее место и
это только стоимость лицензии, внедрение оплачивается отдельно.
3. «Архивное дело», разработчик компания «Электронные офисные
системы». ПО рассчитана на возможность работать с бумажными и
электронными документами. В программе предусмотрена возможность
работы с номенклатурой дел, формированием дел, оформлением дел,
предусмотрена система поиска, выдачи и учета выданных документов во
временное пользование, отслеживание сроков хранения, формирование
описей. Стоимость лицензии на одно рабочее место 400$.
Практика показывает, что стоимость внедрения в 2-2,5 превышает
стоимость тестирования. Поддержка процесса внедрения во всех выше
приведенных пакетах программ платная, код скрыт.
Представляется правильным ввиду очень ограниченного бюджета
организации использовать бесплатное, либо уже приобретенное ранее
программное обеспечение и при этом использовать такой инструментарий,
которым владеет достаточно большое количество специалистов, для того
чтобы т при необходимости можно было бы легко внести нужные изменении
в программную оболочку. Поскольку организация относительно небольшая,
было принято решение разработать программу самостоятельно, используя
Access, MySQL, php, html+css+js.
2.6. Проектирование базы данных
Логическое проектирование базы данных и запуск тестового варианта
были проведены в СУБД Access, поскольку СУБД имеет дружественный
интерфейс, детали базы данных и программной оболочки легко согласовать с
35
секретарем-делопроизводителем. Таблицы базы данных (файл объектов,
данных) предполагается хранить отдельно от программного интерфейса
(файл объектов приложений), поскольку это уменьшает вероятность
критических сбоев.
После того, как база данных будет спроектирована, ее с помощью
дополнительного программного обеспечения можно будет перенести на
сервер MySQL.
Вначале следует создать таблицы-словари. Таблицы-словари состоят
из двух полей-индекс и текст. Использование словарных таблиц
оптимизирует индексирование базы данных. Практика показывает, что
следует избегать использования составных таблиц, поскольку это может
затруднить переход на другую СУБД. Список номенклатуры утверждается
директором МУП «Комплекс»
Рисунок 14 – Таблица «Номенклатура дел» (словарь)
Название номенклатурного дела должно быть коротким и раскрывать
содержание и состав документов дела. Не допускается использование
неконкретных формулировок, а также вводных слов и сложных
синтаксических оборотов. Словарь «Номенклатура дел» заполняется только
секретарем-делопроизводителем, до ввода в эксплуатацию программы. Далее
приводится метод заполнения таблицы.
36
Рисунок 15 – Заполнение таблицы «Номенклатура дел»
Таблица-словарь «Структурное подразделение». В таблице
перечисляются все структурные подразделения МУП, ведущие свою
номенклатуру дел. Список структурных подразделений, номера
номенклатурных дел утверждаются приказом директора МУП.Словарь
«Структурное подразделение» заполняется только секретарем-
делопроизводителем, до ввода в эксплуатацию программы.
Рисунок 16 –Структура таблицы «Структурные подразделения»
(словарь)
На рисунке 17 представлено заполнение таблиц.
37
Рисунок 17 – Заполнение таблицы «Структурные
подразделения»
Отдельно следует оговорить номенклатуру архива. Номенклатура дел
организации (хранится постоянно). Дело фонда (исторические справки,
выделения дел к уничтожению, об утратах, повреждениях, акты приема-
передачи дел) (хранится постоянно). Описи дел постоянного хранения
(хранится постоянно). Журнал учета выдачи дел во временное пользование
(переходящее). Журнал учета выдачи архивных справок и копий документов
(переходящее)
Таблица - словарь. Перечень ответственных лиц, работающих с
документами, представлены на рисунке 18.
38
Рисунок 18 – Структура таблицы «Список сотрудников»
Таблица словарь – «индекс дела». Каждое номенклатурное дело
должно в соответствии с регламентами делопроизводства должно иметь
индекс. Каждый индекс содержит две части, разделенные дефисом. Первая
часть –номер структурного подразделения, вторая часть– это номер
заголовка в разделе номенклатуры.
Рисунок 19 – Структура таблицы «Индекс дела»
Таблица – словарь «срок хранения». Сроки хранения дел в
номенклатуре дел определены по Перечню типовых управленческих
документов и Перечню типовых архивных документов, образующихся в
производственной деятельности организаций.
Рисунок 20 – Структура таблицы «Срок хранения»