39
Таблица – словарь «особые отметки».
Рисунок 21 – Структура таблицы «Особые отметки»
Таблица заполнятся в соответствии с регламентами делопроизводства
Рисунок 22 – Заполнение таблицы «Особые отметки»
Далее вводится сборная таблица, в которой отмечается номенклатура
по годам.
40
Рисунок 23 – Структура таблицы «Номенклатура по годам»
Эта таблица не является словарем, она связана с таблицами
словарями.
Рисунок 24 – Связи таблицы «Номенклатура по годам»
Заполнять номенклатуру можно прямо в таблице или используя
форму. В форме предусмотрена возможность формирования титульного
листа на дело, находящееся в работе и архивное дело. Обязанность
заполнения базы данных возложена на секретаря-делопроизводителя.
41
Рисунок 25 – Форма для заполнения таблицы «Номенклатура по
годам»
Переходим к этапу заполнения дела. Для этого сформирована таблица
Документ.
Рисунок 26 – Структура таблицы «Документ»
42
Таблица «документ» связана с таблицами «словарями».
Рисунок 27 – Связи таблицы «Документ»
При заполнении таблицы «Документ» и таблицы Номенклатура по
годам необходимо учитывать, что
– записи в таблицы могут вносить только секретарь-
делопроизводитель и ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях, в соответствие с методическими указаниями, принятыми в
МУП «Комплекс»
– в базу вносятся сведения и подшиваются в дело только
зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в
соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы
документации»;
– таблица Номенклатура по годам заполняется только секретарем-
делопроизводителем;
43
– дела закрываются и сдаются в архив в конце года. Включение
документов с датами другого года не допускаются, кроме переходящих дел и
личных дел;
– в дело вшиваются и в таблицу вносятся только один экземпляр
каждого документа;
– дело не должно содержать более 250 листов;
– документы располагаются в хронологической последовательности.
Для входящих документов используются - даты поступления, для исходящих
- даты отправления. Приложения присоединяются к документам независимо
от даты.
Теперь составим вспомогательную таблицу, которая позволит
осуществлять быстрый поиск в помещении архива. Помещение архива
разбито на секции (A, B, C, D). В каждой секции расположены стеллажи,
стеллажи пронумерованы, на каждом стеллаже несколько полок.
Рисунок 28 – Структура таблицы «Помещение архива»
44
Рисунок 29 – Структура таблицы «Помещение архива»
Таблица «Хранилище» связывается с таблицей «Номенклатура» по
годам связью один-к-одному.
Теперь необходимо сделать карточку – заместитель. Если необходимо
выдать кому-либо документ из архива, то в программе заполняется карточка-
заместитель, изымается из хранилища архивное дело, на его место.
Рисунок 30 – Структура таблицы «Карточка заместитель»
45
Рисунок 31 – Структура таблицы «Карточка заместитель»
Рисунок 32 – Фирма «Карточка заместитель»
Окончательная схема базы данных.
46
Рисунок 33 – схема базы данных в Access
Созданную схему в Access легко привести к стандартному виду,
например, используя Visio. Для этого базу данных следует сохранить в
Acess2003, создать файл-схему модели данных, выбрать в шапке меню – базы
данных и под меню – реконструировать.
47
Document
PKdocument_Code
FK2,I2Nomenklatyra_slovar
FK1,I1Index_dela
Number_document
Data_document
FK3,I3podrazdelenie_ispolnitel
soderganie_kratko
scan_documenta
kol_sranic
kol_copi
copi_peredan
Vxod_number
Isxod_number
Date_registr
Nomenklatyra_slovar
PKND_Code
I1Nomenklatyra_slovar
osob_otmetki
PKotmetki_Code
I1Osob_otmetki
Podrazdelenie
PKPOD_Code
I1podrazdelenie
spisok_sotrudnikov
PKsotrudnika_Code
I1FIO
Karta_zamestitel
PKzamestitel_Code
FK2,I2Arxivn_num_dela
Data_vud
Zayvitel
FK1,I1Code_document
Vudan_do
Data_vozvrata
Index_dela
PKdela_Index
srok_xraneniay
PKsroka_Code
I1Srok_xraneniy
Xran
PKxran_Code
I1Arxivn_num_dela
Section
Stelag
Polka
Nomenklatyra_god
PKNG_Code
FK1,I1Index_dela
God
FK2,I3Nomenklatyra_slovar
FK4,I5podrazdelenie
FK6,I7Srok_xraneniy
FK3,I4Osob_otmetki
Data_begin
Data_end
Tom
FK5,I6FIO
Kol-vo_listov
FK7,I2Arxivn_num_dela
Рисунок 34 – Сема базы данных в Visio
2.7. Настройка VPN-каналов для возможности работы с
электронным архивом из офисов МУП «Комплекс» через сеть
В соответствии со стратегией развития информатизации в МУП
«Комплекс» информационные системы могут размещаться на внутренних
серверах и в Data-центре. Было принято решение, что в информационной
системе архивного делопроизводства на сервере Data-центра выложен
каталог документов, с системой поиска, а также сканы некоторых
внутренних документов (приказы, распоряжения, протоколы).
48
информационная
система
Электронного архива
Заявка
На обслуживание
информационная
электронного
документооборота
XOR
Хранилище общих данных
Хранилище общих данных
Рисунок 35 – Схема работы с ИС пользователей
Работа с информационной системой предусмотрена только из офисов
МУП «Комплекс», поэтому между офисами настроена логическая
виртуальная сеть поверх сети Интернет (провайдер Билайн). Для этого
использована OpenVPN (лицензия GNU открытым исходным кодом). Для
защиты соединения также используется SSL. Для передачи данных внутри
SSL-канала используется протокол с транспортом UDP. В Приложении 3 к
ВКР подробно расписан процесс настройки сервера и клиентов для VPN.
Здесь приводится краткая характеристика.
Используется Lunix на сервере и Windows 10 на клиентах. OpenVPN
доступен для Linux и Windows, установка проблем не вызывает. Для более
компактного описания используем обозначения СГ (сеть головного офиса) и
СП (сеть подчиненных подразделений).