40
вопреки рабочему процессу. Что существенно влияет на достоверность общего
объема информации, затрудняет оценку эффективности деятельности архивного
отдела и эффективность работы самой информационной системы
администрации Нижнеилимского муниципального района. В настоящий момент
крайне затруднительно получение достоверной информации о фактическом
объеме заявок. Что не позволяет выполнить анализ основных причин
обращений, определить пиковую нагрузку и сформировать комплект «готовых
решений», определив документы, пользующиеся наибольшим спросом.
В обязанности архивариуса архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района входит ежемесячное и
ежеквартальное формирование аналитических отчетов, в которых отражаются
результаты проведенной работы, отражаются данные в динамике о полученных
заявках, предпринятых мерах, и формируются предложения по модернизации и
развитию информационной инфраструктуры администрации Нижнеилимского
муниципального района. В тоже время, разработка данных отчетов, на
основании не полной информации носит недостоверный характер и не позволяет
сформировать объективное представление о состоянии информационной
инфраструктуры администрации Нижнеилимского муниципального района.
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице
1.6.
Таблица 1.6
Временные характеристики затрат на реализацию функции архивного
отдела администрации Нижнеилимского муниципального района
Процесс
Среднее
количество
за день
Время на
выполнение
одного
действия,
минуты
Общее
время,
минут
Поиск документа по заявке
4
20
80
Обработка заявки инспектором по архиву
4
40
160
Копирование и визирование документа
5
15
75
Проверка выполнения заявки
4
15
60
Составление отчетной информации о выполнении
заявки
4
20
80
Анализ информации по текущей деятельности
1
40
40
Итого
495
41
Таким образом, ежедневно, в среднем, 495 минут или 8 часов 15 минут,
сотрудники архивного отдела осуществляют работы по обработки информации о
поступающих заявках и формировании отчетности. Таким образом, один
рабочий человеко-день уходит на организацию процесса документального
обеспечения деятельности отдела. Чем во многом и обусловлено увеличение
штатной численности данного подразделения администрации Нижнеилимского
муниципального района в 2016 году. При этом следует отметить, что указанные
величины являются средними исходя из общего количества рабочих дней в году,
и не отражают распределение заявок, в конкретные дни года.
Существующий порядок реализации имеющегося бизнес-процесса в
модели «КАК ЕСТЬ» имеет следующие выявленные недостатки:
Низкая скорость обработки заявок;
Низкая эффективность использование рабочего времени сотрудников
администрации Нижнеилимского муниципального района.
Недостаточный контроль эффективности деятельности архивного
отдела администрации Нижнеилимского муниципального района.
Отсутствие достоверной информации о деятельности подразделения.
Результатом внедрения автоматизированной системы процесса
систематизации Документации архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района Иркутской области предполагается
повышение достоверности выходной информации, сокращение затрат времени
на реализацию стоящих перед подразделением задач. Обеспечение доступа к
данным о деятельности подразделения в режиме онлайн. Повышение
эффективности деятельности всей информационной системы администрации
Нижнеилимского муниципального района и как следствие, сокращение
финансовых потерь организации и повышение ее статуса в глазах граждан.
Для реализации ожидаемых показателей потребуется оптимизация
использования имеющихся технических средств предприятия, дополнительные
вложения в развитие технической инфраструктуры не предполагается. При этом
целесообразно рассмотреть возможность расширения используемых
программных средств.
42
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае использования электронной вычислительной техники
анализируемый рабочий процесс реализуется посредством заведения
информации в базу данных архивариусом, передачи ее на исполнение
инспектору по архиву в режиме реального времени, с автоматическим
формирование отчетных документов и организации обратной связи. В таблице
1.7 представлены результаты расчета эффекта внедрения.
Таблица 1.7
Расчет эффекта внедрения ЭВМ в рабочий процесс обработки заявки в
архивный отдел администрации Нижнеилимского муниципального района
Процесс
Среднее
количество
за день
Время на
выполнение
одного
действия,
минуты
Общее
время,
минут
Поиск документа по заявке
4
5
20
Обработка заявки архивариусом
4
10
40
Копирование и визирование документа
5
5
25
Проверка выполнения заявки
4
5
20
Составление отчетной информации о выполнении
заявки
4
5
20
Анализ информации по текущей деятельности
1
20
20
Итого
145
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени работников
архивного отдела администрации Нижнеилимского муниципального района
составит 350 минут в день или около 6 часов ежедневно, что позволяет
увеличить эффективность работы сотрудников архивного отдела администрации
Нижнеилимского муниципального района. Также, преимуществами
автоматизации анализируемого процесса станут: обеспечение
централизованного хранения данных; исключение потери и искажения данных;
структуризация входящих и исходящих данных; организация оперативной
обработки данных; вывод необходимых данных в режиме реального времени;
классификация, структурирование и анализ информации, формирование
отчетной документации в полуавтоматическом режиме.
43
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Понятие информационной безопасности неразрывно связано с рисками
для информационных ресурсов, под которыми (рисками) понимается
возможность нанесения ущерба информационным ресурсам, снижения уровня
их защищенности [27, с. 51].
В настоящее время в администрации Нижнеилимского муниципального
района наблюдается «перекос» в обеспечении информационной безопасности в
сторону организационных мер путем разработки и использования множества
регламентирующих порядок работы с информацией документов. Так, в
администрации Нижнеилимского муниципального района 30 декабря 2015 года
принято Распоряжение Администрации Нижнеилимского муниципального
района Иркутской области №323-рл «О Политике информационной
безопасности Администрации Нижнеилимского муниципального района
Иркутской области» [4], которое утвердило Политику информационной
безопасности администрации Нижнеилимского муниципального района
Иркутской области. Политика информационной безопасности составлена в
соответствии с Федеральным законом № 152 «О персональных данных» [3], и
отражает позицию администрации по вопросу обеспечения информационной
безопасности.
Политика информационной безопасности направлена на:
нормативное регулирование процесса обмена защищаемой
информацией администрации района с взаимодействующими
структурами, юридическими и физическими лицами;
установление определенного организационно-правового режима
использования информационных ресурсов администрации района;
разработку системы нормативных документов, действующих на
правах стандартов и определяющих степень конфиденциальности
информации, требуемый уровень защищенности объектов
информатизации администрации района, ответственность
должностных лиц и сотрудников за соблюдение этих требований;
реализацию комплекса организационных, инженерно-технических,
технических и аппаратно-программных мероприятий по
44
предупреждению несанкционированных действий с информацией и
защиту ее от утечки по техническим каналам;
предоставление пользователям необходимых сведений для
сознательного поддержания установленного уровня защищенности
объектов информатизации администрации района;
организацию постоянного контроля эффективности принятых мер
защиты и функционирования системы обеспечения информационной
безопасности;
создание в администрации района резервов и возможностей по
ликвидации последствий нарушения режима защиты информации и
восстановления системы обеспечения информационной безопасности.
Однако ЛВС администрации Нижнеилимского муниципального района
развивается, увеличивается количество ее элементов, а вместе с ней
увеличивается и количество возможных уязвимостей сети, на которые может
быть совершена атака как изнутри (недобросовестными сотрудниками
компании), так и снаружи – лицами, заинтересованными в
несанкционированном доступе к информации (конкурентами, преступными
организациями) [24, с. 98].
Обеспечение информационной безопасности и защиты информации на
уровнях:
Программный – Microsoft Windows Server 2016, Active Directory:
права доступа (к операционной системе Windows 10, Терминальный
доступ Windows Server);
права пользователя системы (разграничены права доступа
пользователей 1С Бухгалтерия, продуктам MS Office 2016);
парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на
программные продукты, такие как: 1С, MS Office 2016);
ведение логов и так далее (ведется контроль логов, Windows Server
пользователи, контроль трафика интернет, контроль почты).
Аппаратный – бекапы (резервное копирование) серверов.
Также ведется защита сайта администрации Нижнеилимского
муниципального района, расположенного по адресу: http://nilim.irkobl.ru/.
45
В администрации Нижнеилимского муниципального района,
используются средства защиты от внешних угроз:
- ежеквартальная смена паролей на доступ к управлению (cms) web
порталом
- ежеквартальная смена паролей на доступ к базам данных SQL
- ежеквартальная смена паролей на доступ к FTP серверу
- производится бекап (базы SQL, FTP файлов) 4 раза в месяц
В администрации Нижнеилимского муниципального района
производится постоянный мониторинг наиболее опасных угроз
информационной безопасности:
Утечка данных;
Халатность служащих;
Вирусы;
Хакеры;
Кража оборудования;
Аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения администрации Нижнеилимского
муниципального района занимает утечка данных. А именно нарушается
конфиденциальность следующих информационных блоков: персональные
данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок, интеллектуальная
собственность администрации района; бизнес-планы. Поэтому руководители
отделов администрации района ведут ежедневный мониторинг своих
подчиненных, it-отдел контролирует права доступа к корпоративной
информации на файловый сервер, производит мониторинг электронной почты
сотрудников, контролирует интернет канал путем закрытия доступа к
социальным сетям и личной почте.
К сожалению, наиболее опасным каналом по-прежнему остаются
мобильные накопители, администрация района старается ограничить
сотрудников от копирования информации и передачу ее между собой и третьим
лицам на мобильных накопителях.
46
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней ИБ. К нарушителю применяются одна
или несколько санкций: выговор; строгий выговор; штраф; увольнение;
увольнение согласно статьи и с заведением личного уголовного дела.
Следует заметить, что чаще всего для достижения поставленной цели
злоумышленник использует не один, а некоторую совокупность из
перечисленных выше путей.
Составим сводную таблицу 1.8, в которой отразим выполнение основных
задач по обеспечению информационной безопасности
Таблица 1.8
Анализ выполнения основных задач по обеспечению информационной
безопасности
Основные задачи по обеспечению информационной безопасности
Степень
выполнения
обеспечение безопасности деятельности, защита информации и
сведений, являющихся государственной тайной;
высокая
организация работы по правовой, организационной и инженерно-
технической (физической, аппаратной, программной и
математической) защите государственной тайны;
высокая
организация специального делопроизводства, исключающего
несанкционированное получение сведений, являющихся
государственной тайной;
высокая
предотвращение необоснованного допуска и открытого доступа к
сведениям и работам, составляющим государственную тайну;
средняя
выявление и локализация возможных каналов утечки
конфиденциальной информации в процессе повседневной
производственной деятельности и в экстремальных (авария,
пожар и др.) ситуациях;
высокая
обеспечение охраны территории, зданий помещений, с
защищаемой информацией.
высокая
47
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам
электронного документооборота [15, с. 24]. Будучи неразрывно связаны
с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация
в значительной степени позволяют структурировать не только самоуправление,
но и взаимоотношение с другими организациями, а также органами власти. В
настоящее время функции работы с архивами выполняет подкласс
информационных систем, называемых Системами Электронного
Документооборота. Проанализируем наиболее часто используемые системы
данного подкласса в отечественной информационной индустрии. На рисунке 9
схематически представлены наиболее популярные и эффективные системы СЭД,
лицензированные для использования в органах государственной и
муниципальной власти.
Рисунок 9. Наиболее популярные и эффективные системы СЭД
Рассмотрим каждую из систем. Корпорацией ЭЛАР разработано
комплексное решение «Автоматизация основных направлений деятельности
государственных и муниципальных архивов», позволяющее повысить
эффективность использования информационных технологий, оптимизировать
исполнение профильных функций и вывести на качественно новый уровень
автоматизацию учета, хранения и управления архивным фондом.
Решения СЭД
Автоматизация
основных
направлений
деятельности
государственных
и
муниципальных
архивов ЭЛАР
EDocLib
Система
«Архивное дело»
Электронный
архив ЭТЛАС
48
Назначение решения:
Повышение эффективности предоставления архивными
учреждениями государственных и муниципальных услуг и
исполнения государственных функций;
Снижение влияния человеческого фактора на сохранность и
целостность документов; значительное уменьшение количества
обращений к бумажным оригиналам;
Повышение доступности объектов культурно-исторического
наследия региона и внедрение современных информационных
технологий;
Снижение временных затрат и оптимизация процессов выполнения
технологических архивных процедур;
Сокращение финансовых затрат на обеспечение функционирования
архивов и уменьшение занимаемых традиционными архивами
площадей.
Этапы реализации проекта по внедрению комплексного решения
«Автоматизация основных направлений деятельности государственных и
муниципальных архивов»:
Внедрение типовых модулей автоматизации деятельности
государственных архивов;
Создание информационных ресурсов архивных учреждений региона;
Развертывание лаборатории по созданию электронных копий и
микрофильмов и внедрение подсистем электронного читального
зала;
Внедрение единого хранилища и создание централизованной
системы управления объединенными электронными ресурсами;
Создание Интернет-портала государственной архивной службы и
обеспечение межведомственного взаимодействия;
EDocLib - обеспечивает легкую адаптацию к любым видам данных,
интеграцию с любыми системами, организацию доступа к данным посредством
облачных сервисов.
49
Система eDocLib представляет широкий набор легко настраиваемых
инструментов для создания электронного архива файлов и документов.
Возможности гибкого конфигурирования структуры хранимых метаданных
обеспечивают легкость и простоту адаптации электронного архива eDocLib под
нужды конкретной организации и соответствующие объекты хранения
(например, финансовые документы, проектная документация, организационно-
распорядительные документы и т.п.).
Возможности и преимущества:
1. Встроенный визуальный конструктор позволяет создать наиболее
удобное и наглядное для пользователей представление данных по хранимым
документам.
2. Легко настраиваемые формы поисковых запросов позволяют
обеспечить быстрый поиск по любому из параметров хранимого в архиве
объекта, включая возможности поиска со сложными условиями и
полнотекстового поиска по документам.
3. Каждый из документов в системе может быть отнесен к одной или
нескольким рубрикам, что обеспечивает еще один механизм быстрого доступа к
хранимым данным.
4. Многоуровневая система разграничения доступа позволяет гибко
настроить права каждого из пользователей eDocLib и обеспечить
конфиденциальность определенных документов.
5. Механизм оповещений позволяет оперативно извещать
пользователей о появлении новых документов определенного типа.
6. Поставляемая в комплекте утилита импорта документации
обеспечивает загрузку существующих архивов электронных документов в
систему eDocLib. Возможности по переводу в электронный вид значительно
упрощают оцифровку бумажного архива.
Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» автоматизирует весь комплекс работ для
архива организации в соответствии с действующими нормами и стандартами, в
том числе обеспечивает формирование отчетных форм, утвержденных
Росархивом, и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные
архивы.