50
Кроме того, некоторый базовый функционал работы с электронными
архивами может быть реализован с помощью возможностей СЭД «ДЕЛО» или
EOS for SharePoint.
Возможности и преимущества:
Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных
архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда
организации.
Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, включая поиск
по тексту прикрепленных файлов и по штрих-коду.
Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к
электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав
(подсистема «Читальный зал»).
Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.
Полное соответствие требованиям действующих стандартов
формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и
приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела
отечественных предприятий.
Интеграция с системой автоматизации всех государственных архивов
РФ ПК «Архивный фонд 5.0» в части передачи дел на постоянное
государственное хранение.
Поточное сканирование.
Гибкость и масштабируемость: настраиваемая схема классификации дел
и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя;
возможность структурированного описания любого документа организации.
Электронный архив ЭТЛАС - современное, удобное и эффективное
средство организации надежного централизованного хранения всех документов
компании и регулируемого доступа к ним. Электронный архив ЭТЛАС может
использоваться как для ведения классического архивного дела, так и в качестве
основного средства автоматизации работы со всеми документами организации.
Этот продукт без труда адаптируется к любым задачам.
Система позволяет создать и внедрить электронный архив документов в
любой организации в кратчайшие сроки с минимальными затратами.
51
За счет полной совместимости с другими продуктами линейки систем
ЭТЛАС, архив может быть использован как первый этап автоматизации
внутренних процессов компании. Поэтапная автоматизация позволяет
распределить во времени затраты на приобретение системы и ее внедрение, а
также упростить задачу автоматизации в целом. После приобретения архива, в
любой момент без труда можно перейти к использованию системы электронного
документооборота ЭТЛАС.
Преимущества системы ЭТЛАС:
Централизованное и надежное хранение всех документов
организации;
Значительная экономия времени при поиске документов;
Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных
документов;
Защита от потери документов;
Различные уровни доступа сотрудников к документам организации;
Возможность создания картотек любых объектов;
Безопасный доступ к документам из любой точки мира;
Автоматизация архивного дела организации в соответствии со всеми
принятыми стандартами;
Уверенность в том, что используются самые современные и
эффективные средства автоматизации, присутствующие на рынке.
Проведем сравнительную характеристику представленных систем. Для
этого составим сводную аналитическую таблицу 1.9, в которой отразим
основные особенности представленных систем.
Таблица 1.9
Сравнительная характеристика программных продуктов
Показатель
ЭЛАР
eDocLib
Система
«АРХИВНОЕ
ДЕЛО»
ЭТЛАС
Платформы
Windows
Windows
Windows,
Linux
Windows
Возможность WEB-доступа
Да
Да
Да
Да
Резервное копирование в
нескольких местах
Да
Да
Да
Да
52
Продолжение таблицы 1.9.
Показатель
ЭЛАР
eDocLib
Система
«АРХИВНОЕ
ДЕЛО»
ЭТЛАС
Соответствие федеральному
закону № 242-ФЗ
Да
Нет
Нет
Да
Входит в Единый реестр
российских программ
Да
Да
Нет
Нет
Поточное сканирование
Нет
Да
Да
Да
OCR
Да
Да
Нет
Да
Интеграция с 1С
Да
Да
Да
Нет
Уведомления клиентов
Да
Да
Нет
Да
Интеграция почты
Да
Да
Нет
Да
Шаблоны ответов
Да
Да
Нет
Нет
Контроль сроков хранения
документов
Нет
Да
Да
Да
Самообслуживание клиентов
Нет
Да
Нет
Да
Задание маршрутизации
(параллельной /
последовательной)
Да
Да
Нет
Да
Возможность логического
поиска
Нет
Нет
Да
Нет
Возможность создания
собственных шаблонов
отчетов в визуальном
редакторе
Нет
Да
Нет
Да
Гибкое разграничение прав
доступа
Нет
Да
Нет
Нет
Применение средств
криптозащита
Нет
Да
Да
Нет
Применение
Электронноцифровой
подписи (ЭЦП)
Нет
Нет
Да
Нет
Проверка на дублирование
Нет
Да
Да
Да
Использование,
редактирование и
добавление новых
справочников и словарей
Да
Да
Да
Нет
Статистика
Нет
Да
Да
Да
Стоимость
от 18000
рублей/мес
От 25000
рублей/мес
От 15600
рублей/месяц
рабочее
место
От 17500
рублей/месяц
Для составления сравнительной таблицы были собраны данные с
официальных сайтов разработчиков систем, а также использованы материалы
руководств пользователей. Для проведения анализа отбирались наиболее важные
показатели для решения прикладных задач администрации Нижнеилимского
53
муниципального района. Особое внимание уделялось возможности интеграции в
имеющуюся инфраструктуру без дополнительных модернизаций и
материальных вложений, а также организации взаимодействия с пользователями
и сотрудниками архивного отдела.
Данные, представленные в таблице 1.9, наглядно демонстрируют
несоответствие отдельных СЭД. Системы полностью не удовлетворяют
потребности администрации Нижнеилимского муниципального района. При
этом в совокупности, представленные системы в состоянии обеспечить решение
задач, поставленных перед архивным отделом администрации Нижнеилимского
муниципального района.
Следует особо отметить, что рабочий процесс архивного отдела
администрации Нижнеилимского муниципального района и ее сотрудников
является специализированной задачи и не охватывает широкий спектр задач,
решаемых с помощью профессиональных СЭД, что акцентирует внимание на
целесообразности реализации собственной программы по автоматизации
анализируемого рабочего процесса.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Выбор стратегии автоматизации, один из важнейших этапов всей
предпроектной подготовки. Из-за неверного выбора внедряемая система может
не обеспечить оптимизации процесса оказания государственных и
муниципальных услуг, но и наоборот, замедлить его.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и задачам архивного отдела. В понятие стратегии также должны
входить пути достижения этого соответствия. Стратегический план
автоматизации архивного отдела должен составляться с учетом следующих
факторов:
срок амортизации используемых систем;
стратегический план развития архивного отдела, включая планы
оптимизации, изменение численности и номенклатуры оказываемых
государственных и муниципальных услуг;
планируемые изменения функций персонала.
54
Автоматизация - один из способов достижения стратегических целей, а
не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе стратегии
автоматизации должна лежать стратегия учреждения - его миссия, направления
и модель оказания услуг. Таким образом, стратегия автоматизации представляет
собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией государственного
учреждения.
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе
стратегии автоматизации задачи систематизации документации архивного
отдела администрации Нижнеилимского муниципального района, относятся
следующие:
финансовые,
временные,
ограничения, связанные с влиянием человеческого фактора,
технические.
Финансовые ограничения определяются величиной инвестиций, которые
администраций Нижнеилимского муниципального района способно выделить из
бюджета на развитие автоматизации.
Временные ограничения в данном случае связаны со следующими
факторами:
необходимостью обучения персонала;
тратой времени на внедрение системы.
К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора,
относятся следующие ограничения:
отношение персонала к автоматизации,
трудовое законодательство.
Существуют следующие стратегии автоматизации:
1) Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним из наиболее
неэффективных видов инвестирования средств для развития предприятия. Под
автоматизацией понимается отсутствие стратегического плана создания и
развития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий
определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными
потребностями учреждения. В этом случае предприятие получает разрозненные
55
прикладные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с
комплексным решением [26, с. 214].
Выбрав эту стратегию можно сэкономить время и средства на
развертывание системы. Но при возможной последующей в будущем
модернизации, которая будет затрагивать полную автоматизацию,
использование системы будет не рациональным и экономически невыгодным.
2) Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации
отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия,
объединенных по функциональному признаку. Подобный подход автоматизации
выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автоматизацию в
полном объеме или существующие участки дают большой экономический
эффект [25, с. 79]. Часто данная автоматизация применяется на
производственных участках.
3) Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию
отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от
автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в
этом процессе всех организационных подразделений, функционирование
которых связано с автоматизируемым направлением [33, с. 42]. Конечным
результатом автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация
компании.
4) Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из
большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К
ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие
процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для
расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования
различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной. Есть и
минусы полной автоматизации [12, с. 51]. Полная автоматизация требует
значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и
тщательного планирования.
Проанализировав данные варианты стратегий, была выбрана стратегия
автоматизации по направлению, т.к. это наиболее подходящий вариант для
архивного отдела.
56
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Способы приобретения ИС - это последующие действия от определения
и формализации решения о необходимости ИС до момента пока ИС не будет
внедрена на предприятия. Существуют следующие способы приобретения ИС:
разработка (самостоятельная и заказная);
покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);
покупка + доработка (самостоятельная или заказная);
аренда [14, с. 74 ].
Рассмотрим детально каждый из способов на предмет его применения к
автоматизации поставленной задачи.
При покупке готового решения необходимо выбрать такое решение,
которое полностью будет соответствовать схемам оказания государственных
услуг. Это очень сложно, так как производители систем автоматизации
пытаются угодить всем потенциальным клиентам и их системы получаются
перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо
система представляет собой каркас для построения решения под конкретного
потребителя. Оба эти варианта не подходят для решения поставленной задачи,
так как приобретение готовой информационной системы для автоматизации по
направлениям является невыгодным с точки зрения вложения денег в систему
автоматизации [16, с. 73].
Также приобретаемая информационная система нам не подходит из-за
ряда недостатков, а также нехватки функциональности, хуже продумано
направление будущего развития информационной системы, длительный срок
адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение в
архивный отдел.
Заказ разработки у сторонних разработчиков позволит получить
информационную систему, удовлетворяющую требованиям государственного
учреждения в настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов
возможно потребуется ее переработка, что выльется в лишение затраты на
реинжиниринг имеющейся ИС [13, с. 298].
Покупка и доработка возможна, если требует небольшой объем
доработки, данная доработка часто возможна в рамках модели ядра ИС, что
57
часто вызывает затруднения из-за отсутствия развернутой документации. У
варианта аренды ИС можно выявить следующие преимущества:
улучшает инновационные возможности компании за счет
взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими
большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт;
обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного
изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и
дешевле найти новых поставщиков с необходимыми возможностями и
ресурсами, чем перестраивать внутреннюю деятельность компании, ликвидируя
одни мощности и ресурсы и создавая новые;
ускоряет приобретение ресурсов и навыков;
позволяет сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно
выполняются силами компании, и тех, которые стратегически целесообразно
сохранить под ее контролем.
Поэтому информационная система будет разрабатываться в компании
собственными силами, так как компания располагает квалифицированными
сотрудниками для разработки и внедрения данной информационной системы.
Разработка собственной системы предполагает наличие у предприятия
специалистов, способных провести анализ бизнес-процессов, разработать и
внедрить систему их автоматизации. Так как автоматизируется одно достаточно
небольшое направление деятельности администрации Нижнеилимского
муниципального района, имеющимся работникам не составит особого труда
провести весь комплекс работ по проектированию, разработке и внедрению
системы автоматизации.
Разрабатываемая информационная система будет включать весь
необходимый функционал, и учитывать все особенность работы и пожелания
сотрудников данной компании, так как будет являться индивидуальным
(уникальным) продуктом, что позволяет быстро изменить функциональность в
соответствии с требованием внутреннего заказчика.
58
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в
определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и
методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий,
направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения
для получения искомого результата.
Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации и информационных массивов [21, с. 53].
В состав информационного обеспечения включаются два комплекса:
компоненты внемашинного ИО (классификаторы технико-экономической
информации и документы) и внутримашинного ИО (макеты и экранные формы
для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации,
структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для
эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо
представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить
(классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием
классификатора.
Классификатор - это систематизированный свод наименований
деятельности, по которым распределяются виды в рамках одного
направления[30, с.41].
По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов:
международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и
локальные классификаторы.
Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения
является система документации, применяемая в процессе управления
экономическим объектом. Под документом понимается определенная
совокупность сведений, используемая при решении экономических задач,
расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной
формой [29, с. 97].
59
Система документации - это совокупность взаимосвязанных форм
документов, регулярно используемых в процессе управления экономическим
объектом. Отличительной особенностью системы экономической документации
является большое разнообразие видов документов.
Существующие системы документации, характерные для
неавтоматизированных ИС, отличаются большим количеством разных типов
форм документов; большим объемом потоков документов и их запутанностью;
дублированием информации в документах и работ по их обработке и, как
следствие, низкой достоверностью получаемых результатов [7, с. 52]. Обработка
документов в таких системах занимает почти половину времени работников.
При необходимости упростить систему документации, используют следующие
подходы:
проведение унификации и стандартизации документов;
введение безбумажной технологии, основанной на использовании
электронных документов и новых информационных технологий их
обработки.
Входные документы для решаемой задачи желательно получать через
сеть, поэтому они должны быть представлены в файлах заранее согласованной
структуры. Для упрощения использования таких файлов, они должны иметь
табличную форму (что несложно осуществить, т.к. эти документы являются
результатными в других задачах и выводятся программными средствами) [5, с.
32].
К внутримашинному информационному обеспечению относится
описание экранных форм.
При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных
документов с оперативной информацией целесообразно использовать
комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была
использована для построения самого документа. Расположение полей должно
быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа
и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции
загрузки информации в информационную базу.