13
получением свидетельств о дополнительном образовании. Проводит курсы
по повышению квалификации преподавателей техникума, а также для
сотрудников сторонних организаций. Руководство осуществляет –
заведующая отделения.
Подготовительное отделение (ПО). Выполняет функцию связующего
звена, где школьнику дают почувствовать себя студентом, показывают все
плюсы и минусы студенческой жизни, а также различия между обучением в
школе и в учебном заведении среднего профессионального образования.
Также подготавливает школьников-выпускников к вступительным экзаменам
по средствам подготовительных курсов. Руководство осуществляет –
заведующая отделения.
Кафедры предметных областей. Учебная работа, организация учебного
процесса, разработка учебной документации; обсуждение и согласование:
перечня вопросов и практических заданий для подготовки к экзаменам и
экзаменационных билетов; рассмотрение и утверждение: тематики и
графиков выполнения курсового и дипломного проектирования; анализ
успеваемости студентов по результатам входного контроля, межсессионной и
промежуточной (семестровой) аттестации; разработка мероприятий по
повышению качества обучения; методическая работа; воспитательная работа;
совершенствование материально-технической базы кафедры и составление
самого важного документа для деятельности преподавательского состава –
это индивидуальный нагрузочный лист по дисциплинам, группам и
педагогическим часам. Все виды работ описаны в Рекомендации по
планированию работы кафедры, предметно-цикловой комиссии. Руководство
осуществляет – заведующий кафедрой, которая берет на себя обязанности по
составлению нагрузочных листов, контроль за деятельностью
преподавателей, согласование документации с заместителем директора по
учебно-воспитательной работе. У каждого заведующего кафедрой есть
заместитель, который выполняет часть обязанностей заведующего, но в
основном роль главного консультанта по преподавательской деятельности и
14
составлению учебно-методических материалов. За каждой предметной
кафедрой техникума закреплены педагогические работники - преподаватели,
которые осуществляют преподавательскую деятельность, а также выполняют
единые педагогические требования и все рекомендации по планированию
работы кафедры, предметно-цикловых комиссий.
Приемная комиссия. В функции приемной комиссии входит разработка
Правил приема в техникума в соответствии с Правилами приема в
Бузулукский гидромелиоративный техникум; координация деятельности всех
подразделений техникума, занимающихся профориентацией молодежи и ее
подготовкой к вступительным испытаниям; организация приема документов,
проведение вступительных испытаний.
Основной контингент получающих образовательные услуги – это
жители Оренбургской области и соседних регионов. Потребителем
подготовленных специалистов также выступает в основном рынок труда
региона. Техникум привлекает учащихся качеством образовательных услуг.
Со многими крупными предприятиями техникум связывают договоры о
практике студентов, подготовке и переподготовке кадров.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Было проведено изучение объекта автоматизации.
Основными задачами были:
изучение документооборота учебного процесса в данном техникуме;
виды первичной документации, используемой для осуществления
учебного процесса;
15
виды отчетности, необходимые администрации различного уровня на
каждом этапе документооборота;
знакомство с методикой работы структур и подразделений;
компьютерная база техникума и программное обеспечение,
используемая для ведения электронного документооборота;
изучения условий труда операторов и пользователей компьютерной
техники.
Особое внимание на этой стадии работ обращалось на
информационное обеспечение учебного процесса. Была тщательно
проанализирована информация, циркулирующую в системе управления
учебным процессом, определены средства ее передачи, способы контроля ее
целостности и достоверности.
Данные о студентах поступают в приемную комиссию техникума и
заполняются секретарем в личные дела. Эта информация представлена на
бумажных носителях. Далее информация передается в учебную часть, где
формируются списки данных группам, представленные в формате Microsoft
Word. На экзаменационной сессии заполняются экзаменационные и зачетные
ведомости и хранятся на бумажных носителях. Экзаменационные ведомости
сдаются заведующим отделениями, которые в Microsoft Excel заполняют
сводные ведомости. По окончании обучения все сводные ведомости в
распечатанном виде передаются в учебную часть, где без использования
компьютерной техники обрабатываются секретарем и представляются в виде
итоговой ведомости, из которой формируется приложение к диплому.
Все рабочие места пользователей, секретарей и операторов оснащены
компьютерами. На компьютере установлен пакет офисных программ
Microsoft Office 2007. Компьютеры объединены локальной сетью учебного
заведения.
Таким образом, в учебном заведении все готово для внедрения
информационной системы ведения учебного процесса, позволяющей
оптимизировать ведение документооборота в техникуме.
16
Рис. 2. Диаграмма потоков данных
1.2.2 Обоснование необходимости внедрения информационной
системы
В настоящее время во многих учебных заведениях проводятся
определенные работы по внедрению современных средств
телекоммуникаций и компьютерных систем, однако активная деятельность в
области информатизации в большинстве образовательных учреждений
направлена на использование информационных и телекоммуникационных
технологий только в учебном процессе и не затрагивает процессы
управления.
Оптимизация и автоматизация деятельности приводит, зачастую, к
структурной и логической реорганизации подразделений, где проводится
внедрение автоматизированных систем, что, в конечном счете, должно
приводить к повышению эффективности их деятельности.
Приемная комиссия
Учебная часть
Диспетчер расписания
Зам. Директора по
учебной части
Учебный процесс
Данные о
студентах
Данные по
группам
Нагрузка
преподавателей
расписание
Данные о
успеваемости
17
На сегодняшний день немногие учебные заведения имеют
автоматизированной системы по данному виду деятельности, в основном
такие системы есть только в ВУЗах.
В период сессий работа отделений Бузулукского
гидромелиоративного техникума идет напряженно. Ввод информации об
успеваемости осуществляется при помощи электронных таблиц MS Excel. По
окончании сессии зав. Отделениями формируют отчетность по этим
таблицам.
Многофункциональность и удобство данной программы бесспорно, но
в нашей ситуации (а именно, огромное количество полей в таблицах, не
объединенных в базу данных) для проведения отчетов и итогов требуются
сотни трудовых часов. Вся накопленная таким образом информация об
успеваемости, хранится на отделениях в виде множества файлов и бумажных
стопок, что не позволяет проводить какой либо анализ или учет.
Имея представление о работе зав. отделениями, было принято
решение разработать информационную систему, отвечающую задачам
данных структурных подразделений.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок и обоснование выбора
технологии проектирования
При анализе современных автоматизированных систем используется
несколько групп критериев оценки:
Качественные: «гибкость», адаптивность, интуитивность для
новых пользователей, совместимость с другими системами, возможность
конвертирования для использования в другой вычислительной среде,
Инструкция по
работе с СДО для
студента Аксёнова
Ирина
Александровна
Адрес сайта
ido.tltsu.ru
Далее ввести
логин и пароль
Логин:aksenovai
a
Пароль:asdfghjk
Справа в разделе
«Учебный
процесс» доступны
пункты:
Справка-
вызов –
можно
заказать
справку –
18
возможность восстановления, возможность членения или расширения
структуры.
Стоимостные: обновления, создания, реорганизации,
сопровождения, стоимость ПО.
Производительность: скорость ввод новых данных, скорость
выборки данных по запросу, скорость формирование отчета, язык
программирования, скорость работы.
Общие: состояние документации, простота освоения, простота
использования, обработка ошибок, ценность.
Технические: поддержка специализированного оборудования.
В настоящее время существует множество больших и малых компаний,
которые занимаются созданием и внедрением различных
автоматизированных систем учета. Когда встает вопрос о выборе и покупке
какой-либо системы, в первую очередь нужно проанализировать весь рынок
данного ПО, руководствуясь сроком существования, опытом, качеством
программных продуктов различных компаний на данном рынке. В данном
случае официальных данных о системах учета успеваемости не существует
или они неизвестны, следовательно автоматизированная система учета
успеваемости студентов будет создаваться без опыта разработки
аналогичных систем. Невозможно сравнить автоматизированную систему
«Студент» с другими (существующими) и выявить какие то сравнительные
данные и характеристики, также при разработке информационной системы
нельзя учитывать ошибки и недочеты предыдущих разработок.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
В результате анализа деятельности дневных и заочных отделений
Бузулукского гидромелиоративного техникума предлагаются следующие
принципы организации ее работы с учетом использования разрабатываемой
автоматизированной системы «Студент», которая должна предоставлять
19
решать следующие задачи: сбор личных данных, результатов успеваемости и
посещаемости студентов дневного и заочного отделений с целью анализа
деятельности отделений, упрощение процедуры оформления отчетов,
накопление информации для подготовки документов к ИГА.
Ответственное лицо на каждом отделении самостоятельно вносит
личные данные при зачислении в техникум, данные по успеваемости и
посещаемости посеместрово. Эти данные собираются в одном модуле для
дальнейшей обработки и анализа (переход к отчетным формам, сводным
ведомостям и т.д.).
Модуль должен мгновенно предоставлять необходимую информацию,
при этом требуется организация разграничения уровня доступа к данным для
различных пользователей.
Информация, собранная Приемной комиссией, впоследствии будет
доступна для импортирования и дальнейшей работы дневных и заочных
отделений техникума, такая предварительная работа позволит разгрузить
работников дневных и заочных отделений техникума во время заполнения
базы данных информацией о зачисленных студентах.
Регистрацию всех студентов в информационной базе и прием
документов желательно организовать в отдельном помещении с большой
площадью, где должны разместиться компьютерные рабочие станции с
принтерами. Ввод данных в базу данных должны выполнять подготовленные
операторы, в качестве которых могут выступать сотрудники предметно-
цикловых комиссий, которых пересаживают в приемную комиссию на время
набора студентов. Возможно, также, привлечение ответственных студентов, а
их работа - может быть организована в виде учебной или производственных
практик.
Документы складываются в папку (единственную на одного
абитуриента/студента). Для хранения документов абитуриентов необходимо
оборудовать отдельную аудиторию со шкафами-ячейками, в алфавитном
20
порядке. Документы о студентах в последствии распределяются по дневным
и заочным отделениям техникума.
Учет успеваемости является компонентом процесса управления
учебным процессом. Учебный процесс среднего профессионального
образования выполняется по рабочим учебным планам (РП), разработанным
на основе Государственных образовательных стандартов (ГОС). РП для
каждой учебной группы определяет номенклатуру учебных дисциплин,
видов учебной деятельности и итоговые аттестации по каждой дисциплине.
До начала учебного года кафедра получает список учебных поручений на
будущий год с указание групп, потоков, видов нагрузки и аттестаций.
Учебные поручения распределяются среди преподавателей кафедры и
сведения об этом распределении передаются в учебную часть для
составления расписания.
Учебный процесс выполняется в соответствии с расписанием и
завершается сессиями – выставлением оценок, по которым формируются
итоговые документы: академические справки и приложения к дипломам.
Промежуточные аттестации организуются отделениями для текущего
контроля учебного процесса. По итогам обучения принимаются решения о
переводах на следующий курс и отчислениях студентов. Администрация
рассматривает итоги успеваемости для управления учебным процессом.
К каждой оценке по предмету добавляются количество часов,
выделенное на преподавание этого предмета.
В управлении учебным процессом принимают участие следующие
должностные лица и подразделения:
– зам. директора по учебной работе;
– учебная часть (оперативное управление учебным процессом:
контроль соответствия рабочих учебных планов государственным
образовательным стандартам, формирование учебных поручений и
расписаний, контроль выполнения расписания, предложения по изменению
организации учебного процесса, контроль учета успеваемости);
21
– кафедры (распределение учебных поручений, выполнение
обучения, контроль работы преподавателей);
– зав. отделениями (контроль учебной работы студентов, сбор
сведений об итоговых аттестациях, ведение личных дел студентов,
формирование академических справок и приложений к дипломам).
Входом учета успеваемости являются знания студента, полученные им
за период обучения. Входными документами являются зачетка студента и
экзаменационная ведомость или направление студента на зачет (экзамен).
Выходом учета успеваемости являются заполненные зачетка студента и
экзаменационная ведомость или направление, на основании которых
формируются личные дела студентов, отчеты, итоговые документы:
академические справки, приложения к диплому.
Ресурсами учета успеваемости является экзаменатор и обеспечение
процедуры экзамена: помещение, информационные технологии и т.д., а
также инспекторы деканатов, выполняющие учет успеваемости, и старшие
лаборанты на кафедрах, помогающие в оформлении экзаменационных
материалов и итогов экзаменов и зачетов.
Технология учета успеваемости имеет периодический характер.
Выставление зачетов выполняется в последнюю учебную неделю семестра. В
течение сессии студенты сдают экзамены по соответствующему расписанию.
Задолжники сдают «хвосты» по направлениям в выделенное для этого время.
Документооборот представлен на рисунке 1 и в Приложении 1.
Основой планирования учебного процесса является рабочий учебный
план, который разрабатывается на основе государственного
образовательного стандарта. Рабочий учебный план разрабатывается на
выпускающей кафедре и утверждается зам. директора по учебной работе.
Список зачетов и экзаменов очередной сессии формируется на
основании рабочего плана обучения и утверждается распоряжением зав.
отделением.
22
A1
Печать
ведомостей
Рабочие учебные планы,
нормативы, списки групп
инспекторы деканатов
A2
Оценивание
знаний
Ведомости,
направления
Знания студентов
Оценки
A3
Формирование
документов
Справки,
приложение к диплому
A4
Формирование
отчетов
Отчетность
ГОСы
Преподаватели,
экзаменационные материалы,
компьютерные тесты
Рис. 3 Операции процесса учета успеваемости
В ведомости отмечается список студентов, не допущенных к экзамену
или зачету, и подписывает ведомость, которая передается лично
экзаменатору. Печать ведомости является достаточно трудоемкой операцией:
формируется списочный состав группы на начало сессии и переносится в
специальную форму в формате MS Word. В форму по очереди переносятся
наименования предметов, экзаменаторов и испытаний и затем выполняется
печать. В течение подготовки к сессии формируется 10-15 ведомостей на
одну группу. При этом зачастую секретарь путает наименования предметов и
фамилии преподавателей.
Преподаватель заполняет ведомость во время экзамена (зачетной
недели) и должен передать ее в учебную часть в день экзамена или
следующий рабочий день (до начала сессии для зачетов). Секретарь учебной
части обеспечивает хранение ведомостей и направлений и вносит сведения
об оценках в личные дела студентов. После защиты дипломного проекта