33
Информационная технология - процесс, использующий совокупность
средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной
информации) для получения информации нового качества о состоянии
объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Информационная технология является процессом, состоящим из четко
регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной
степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная
цель информационной технологии — в результате целенаправленных
действий по переработке первичной информации получить необходимую для
пользователя информацию.
Информационная система является средой, составляющими
элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети,
программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и
программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы
— организация хранения и передачи информации.
34
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Разработка проекта автоматизации
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
Основными функциями системы являются создание списка экзаменов и
зачетов, ввод оценок и формирование отчетных и аналитических форм
(рисунок 4).
Рис. 4 Основные фкнкции системы
Списки экзаменов и зачетов должны храниться в специальной таблице
экзаменов в БД. Эти данные можно получать из учебного плана группы. Для
выбора списка экзаменов и зачетов необходимо определить учебный год,
сессию, указать группу. Для просмотра и редактирования полученного
списка должна быть предусмотрена табличная форма с возможностью
изменения, добавления, удаления записей. Редактирование в основном будет
связано с указанием экзаменатора. Для этого нужно предусмотреть поиск
35
преподавателей в БД . Экзаменатор должен быть указан первичным ключом
сотрудника.
Для выбранного экзамена или зачета должна быть предусмотрена
печать экзаменационной или зачетной ведомости или ведомости на
пересдачу. В первом случае выбираются студенты указанной группы. Во
втором – студенты потока указанной группы, не имеющие положительных
оценок по выбранному испытанию.
Для ввода оценок с ведомости должна быть предусмотрена табличная
форма аналогичная ведомости. При регистрации оценок дополнительно
вводятся количество оценок каждого вида. При записи контролируется
количества оценок каждого вида, на совпадение введенного вручную и
вычисленного по оценкам. При записи в БД контролируется заполнение всех
атрибутов дублирование оценок, наличие оценок выше, чем добавляемая,
соответствие традиционной и стобалльной оценок.
Просмотр и редактирование оценок студента требует поиска, который
удобно проводить по схеме: выбор формы обучения, группы, студента. Для
указанного студента и выбранного параметрами семестра должен
демонстрироваться список оценок, который можно редактировать. Таким
образом возможно будет вводить оценки с направления на зачет или экзамен.
Для перезачета оценок другого учебного заведения можно использовать эту
же форму с дополнительным полем: учебное заведение, в котором получена
оценка.
Регистрация продления сессии студенту заключается в указании даты,
до которой сессия продлена.
Во всех приложениях аналитическая обработка оценок связана с
определением итогов сессии. Для каждого студента и экзамена или зачета
вычисляется максимальная оценка (чтобы оставить одну оценку в случае
пересдач). Оценки студента сравниваются со списком зачетов и экзаменов
его группы. В случае отсутствия оценки студента в качестве оценки
принимается «Неявка». По результатам данной обработки вычисляются все
36
показатели успеваемости.
В разных приложениях расчет показателей успеваемости:
успеваемость, качество знаний, количество задолжников, троечников,
ударников и отличников, рейтинга студентов – по всем студентам и по
коммерческому набору в разрезах групп, потоков, курсов, специальностей,
форм обучения, предметов, преподавателей, кафедр.
Внедрение проекта разделяется на задачи, которые последовательно
выполняются. От правильно спланированной работы многое зависит.
Должна быть верно поставлена задача, изучен объект, проанализированы
маршруты передачи информации, сформулированы задачи планирования,
спроектированы формы отчетности, построены схемы проекта и выбраны
модель базы данных и способы программирования, осуществлен синтез
предварительного проекта.
1. Анализ предметной области - подготовительные действия,
позволяющие максимально эффективно реализовать этапы ЖЦ приложения:
требуемый объем работ, необходимые ресурсы, общая стоимость проекта.
Таблица 1
Задачи планирования проекта
Наименование работы
Процентная доля работы от
общих затрат времени на
проект
1. Анализ предметной области
15%
2. Построение схемы БД
15%
3. Создание объекта БД
10%
4. Основание для проектирования
20%
5. Планирование для разработки
25%
6. Создание предварительного проекта
15%
37
Корпоративная модель данных - наиболее важные данные и связи
между ними, а также их отношение к различным функциональным сферам
организации. Разработка стандартов на данные, документацию и
приложения БД.
Определение требований к системе - определение диапазона действия
и границ приложения БД, состава его пользователей и областей применения.
2. Построение схемы БД - сбор и анализ информации о той части
организации, работа которой будет поддерживаться с помощью
создаваемого приложения БД, а также использование этой информации для
определения требований пользователей к создаваемой системе. Способы
сбора: опрос, наблюдение, изучение документации, анкеты, опыт
проектирования подобных систем. Требование - некоторая функция, которая
должна быть включена в создаваемую систему.
3. Создание объекта БД
Процесс создания проекта БД, предназначенной для поддержки
функционирования предприятия и способствующей достижению его целей.
Цели: представление данных и связей между ними, необходимых для всех
основных областей применения данного приложения и любых
существующих групп его пользователей; создание модели данных,
способной поддерживать выполнение любых требуемых транзакций
обработки данных; разработка предварительного варианта проекта,
структура которого позволяет удовлетворить все основные требования,
предъявляемые к производительности системы. Восходящий подход,
нисходящий подход, «изнутри наружу», смешанный подход.
Разработка приложений - проектирование интерфейса пользователя и
прикладных программ, предназначенных для работы с БД.
4. Основание для проектирования - информация: используемая и
генерируемая документация, сведения о выполняемых транзакциях, список
требований с указанием их приоритетов. Описание системы с разных точек
зрения.
38
5. Создание предварительного проекта или реализация (физическая
реализация БД и разработанных приложений). Конвертирование и загрузка
данных. Тестирование: нисходящее тестирование, восходящее тестирование,
тестирование потоков, интенсивное тестирование. Эксплуатация и
сопровождение - контроль производительности системы, сопровождение и
модернизация БД.
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их
описание
Большинство руководителей управляют своим предприятием только
исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма
неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если
руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности
своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает
управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.
В этом случае грамотная постановка задач администрации является
важнейшим фактором, влияющим как на успех деятельности учебного
заведения в целом, так и на успех проекта автоматизации [4]. Поэтому,
первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения
информационной системы управления учебным процессом оказался удачным
- максимально формализовать все те контуры управления, которые
планируется автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления
этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но в
итоге, затраты на консультантов просто несопоставимы с убытками от
проваленного проекта автоматизации.
Прежде, чем приступать к внедрению информационной системы
управления учебного заведения, обычно необходимо произвести частичную
реорганизацию его структуры и технологий. Поэтому, одним из важнейших
этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование
39
учебного заведения во всех аспектах его деятельности. На основе
заключения, полученного в результате обследования, строится вся
дальнейшая схема построения информационной системы. Несомненно,
можно автоматизировать все, про принципу «как есть», однако, этого не
следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования
обычно фиксируется большое количество мест возникновения
необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в
организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить
производственные и логистические издержки, а также существенно
сократить время исполнения различных этапов основных процессов. Нельзя
автоматизировать хаос, т.к. в результате этого получится
автоматизированный хаос. Реорганизация может быть проведена в ряде
локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой
ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности [1].
Эффективно построенная информационная система не может не внести
изменений в существующую технологию планирования и контроля, а также
управления процессами. Одной из самых важных для руководителя
особенностей автоматизированной информационной системы, являются
модули управленческого учета и контроля. Теперь каждое функциональное
подразделение может быть определено как центр учета, с соответствующим
уровнем ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает
ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки
высших руководителей эффективный инструментарий для чёткого контроля
исполнения отдельных планов.
При наличии информационной системы управления учебным
заведением, руководитель способен получать актуальную и достоверную
информацию обо всех срезах деятельности учебного заведения, без
временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того,
информация подаётся руководителю в удобном доступном виде при
отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или
40
субъективно трактовать информацию при передаче. Однако стоит заметить,
что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие
решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение
человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на
жизнь и при наличии информационной системы управления учебным
заведением, однако часто он негативно отражается на объективности
управления. Внедрение информационной системы управления учебным
процессом вносит существенные изменения в управление учебным
заведением. Каждый документ, отображающий в информационном поле
течение или завершение того или иного сквозного процесса, в
интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного
документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс
лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции
построенных системой документов. Не стоит полагать, что работать при
наличии информационной системы управления учебным заведением станет
проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет
процесс обработки информации и подготовки итоговой отчетности по
учебному процессу в целом, а все это требует большей собранности,
компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что
существующая техническая база не будет справляться с новым потоком
информации, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и
технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на
процветании учебного заведения.
Кому из директоров система больше нужна, тот пусть и занимается ее
внедрением. Часто решение о внедрении информационной системы является
не решением компании или хотя бы консолидированным решением
коллектива и администрации, а решением одного из функциональных
руководителей, например, заместителя директора по учебной работе или
директора. В таком случае информационная система внедряется в интересах
именно данного руководителя, большинство же членов администрации не
41
принимает участие в процессе внедрения и, как следствие, может
неоднозначно оценивать как сам процесс, так и результаты внедрения
системы в целом.
Зачастую, при внедрении системы акценты могут смещаться
настолько, что для дальнейшего комплексного внедрения уже сделанные
работы приходится серьезно переделывать. Иногда такие варианты
внедрения проводятся для примера, чтоб наглядно пояснить руководству, как
не стоит автоматизировать управленческий процесс, на какие аспекты нужно
обратить внимание и насколько важно личное участие в вопросах по
комплексной автоматизации учебного заведения.
В данном случае учебное заведение на собственных ошибках проходит
обучение тому, как правильно внедрять информационные системы, и, как
следствие, при повторных проектах руководство учебного заведения уже
значительно точнее понимает, каких целей хочет добиться в результате
внедрения системы, какие усилия необходимо организовать для ведения
проекта, для чего нужно приглашать профессиональных консультантов и
сколько реально может стоить проект внедрения комплексной
информационной системы управления.
При внедрении информационной систем управления учебным
процессом в большинстве случаев возникает активное сопротивление
сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для
консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект
внедрения. Если система не нравится сотрудникам, значит она плохая. Это
вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом
перед нововведениями, консерватизмом (например, человеку,
проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически
тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или
утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся
ответственности за свои действия.
42
Даже в крупных учебных заведениях иногда мнение сотрудника
низшего звена (что-то не нравится, не подходит, не удобно, мелкий шрифт,
«вообще старая система была понятнее» и т.п.) вполне способно
притормозить внедрение системы.
Часто руководители учебного заведения, особенно, если они не
уделяют достаточного внимания процессу внедрения, судят о качестве
системы по отзывам персонала, интересы которого зачастую расходятся с
интересами руководителя. В результате, вместо оптимального достижения
целей внедрения системы управления значительное время тратится на
переделку интерфейсов и прочих подобных моментов, при том, что реальной
ценности такие доработки не представляют, но значительно влияют на
бюджет и главное - сроки внедрения.
Руководитель учебного заведения, принявший решение
автоматизировать свой техникум, в таких случаях должны всячески
содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение
информационной системы управления учебным заведением, вести
разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того:
• Создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение
неизбежности внедрения;
• Наделить руководителя проекта внедрения достаточными
полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или
в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-
менеджеров (нередко сложности могут возникнуть в тот самый момент,
когда руководитель вдруг осознает, что с внедрением системы он попадает в
своего рода ловушку: рост информированности, который обеспечивает
система, сводит к минимуму неопределенность текущей производственной
ситуации и тем самым ограничивает возможность принятия решений исходя
лишь из субъективного мнения. Новая технология управления также
способствует выявлению некомпетентности руководства);